Người ta định nghĩa các hệ thống thông tin quản lý MIS như là một nghiên cứu về các HTTT trong kinh doanh và trong quản lý. Từ management information system (MIS) còn chỉ rõ một loại HTTT đặc biệt dùng trong các chức năng cấp quản lý. Management information system (MIS) phục vụ cấp quản lý của tổ chức, cung cấp các bảng báo cáo cho các nhà quản lý và thường xuyên truy cập trực tiếp các mẫu tin thành thích hiện hành cũng như quá khứ của tổ chức. Điển hình là MIS hầu như độc quyền thiên về các nghiệp vụ nội bộ, chứ không thiết tha với các nghiệp vụ môi trường hoặc của bên ngoài. MIS chủ yếu phục vụ chức năng hoạch định (planning), kiểm soát (controlling) và làm quyết định ở cấp quản lý. Thông thường, muốn có dữ liệu để làm việc, MIS thường xuyên tùy thuộc nặng nề vào các hệ thống TPS nằm đằng sau ở cấp tác nghiệp.
MIS lo tổng kết và báo cáo các tác nghiệp cơ bản của công ty. Các dữ liệu giao dịch cơ bản lấy từ TPS sẽ được “nén dồn” (compressed) và thường được trình bày dưới dạng những báo cáo dài được kết xuất theo lịch trình định kỳ. Hình 2.5 cho thấy một MIS điển hình biến đổi dữ liệu giao dịch cấp giao dịch được tổng kết từ ba TPS xử lý đơn đặt hàng, sản xuất và kế toán thành những tập tin MIS được dùng để kết xuất ra những báo cáo thích ứng dành cho ban quản lý.
MIS thường phục vụ chủ yếu những nhà quản lý nào cần những tổng kết theo tuần, theo tháng hoặc theo năm, mặc dù cũng có vài hệ thống MIS cho phép nhà quản lý xoáy sâu (drill down) vào chi tiết dữ liệu theo ngày hoặc theo giờ nếu thấy cần thiết. Thông thường, hệ thống MIS sẽ cung cấp những trả lời đối với những câu hỏi thường lệ được xác định trước và thường có những thủ tục chuẩn bị trả lời đã định sẵn trước. Thí dụ, các báo cáo MIS có thể liệt kê số lượng cải bắp mà cửa hàng thức ăn nhanh tiêu thụ trong quý này, hoặc được minh họa trên Bảng 2.3, so sánh tổng doanh số trong năm của các mặt hàng đặc biệt với mục tiêu được đề ra. Các hệ thống này thường rất cứng nhắc thiếu uyển chuyển và khả năng phân tích cũng rất sơ sài.
Hình 2.5. Làm thế nào MIS lấy dữ liệu từ các hệ thống TPS
Người ta định nghĩa MIS như là một hệ thống dựa trên máy tính để tạo ra thông tin có ý nghĩa sẵn cho mọi người sử dụng, cấp quản lý cùng có những nhu cầu tương tự đến lấy sử dụng. Các người sử dụng MIS thường bao gồm một chủ thể tổ chức hình thức – công ty hoặc một đơn vị chi nhánh. Thí dụ, những phiên bản đặc biệt của MIS có thể được cắt xén phù hợp với hệ thống tiếp thị (marketing information system), hoặc cho các vị lãnh đạo (executive information system). Thông tin mô tả công ty hoặc một trong những hệ thống chính dưới dạng việc gì đã xảy ra trong quá khứ, việc gì đang xảy ra bây giờ và việc gì có thể xảy ra trong nay mai. Thông tin được tạo ra từ dữ liệu được trữ trong căn cứ dữ liệu bởi hai loại chương trình phần mềm:
Phần mềm tạo báo cáo (report – writing software) sẽ tạo ra những báo cáo theo định kỳ hoặc đặc biệt. Các báo cáo định kỳ sẽ được viết theo một ngôn ngữ lập trình và được chuẩn bị theo một lịch trình. Còn các báo cáo đặc biệt, được gọi là ad hoc report, thì sẽ được chuẩn bị đáp ứng những nhu cầu thông tin không trù liệu trước. Ngày nay, các hệ thống DBMS (database management system) có thể kết sinh nhanh các báo cáo đáp ứng những yêu cầu dữ liệu hoặc thông tin cụ thể. Thí dụ, Microsoft cung cấp phần mềm mang tên Crystal Reports cho phép tạo nhanh những báo cáo dự trên dữ liệu đã được trữ trên căn cứ dữ liệu.
Các mô hình toán học (mathematical model) sẽ tạo ra thông tin như là kết quả mô phỏng các tác nghiệp của xí nghiệp. Các mô
Bảng 2.3. Một mẫu báo cáo MIS
hình toán học này có thể được viết theo bất cứ ngôn ngữ lập trình nào. Tuy nhiên, cũng có những ngôn ngữ mô hình hóa đặc biệt giúp cho công việc mô phỏng dễ dàng hơn.
Thông tin output sẽ được dùng bởi những ai trong tổ chức (các nhà quản lý hoặc chuyên viên, được gọi là problem solver) lo giải quyết các vấn đề trong tổ chức.
Hình 2.6 minh họa mô hình MIS như theo định nghĩa. Căn cứ dữ liệu chứa dữ liệu cung cấp bởi các ứng dụng TPS (như theo Hình 2.5). Ngoài ra, kể cả dữ liệu và thông tin đến từ môi trường. Môi trường sẽ có dính líu khi công ty tương tác với các tổ chức khác bên ngoài, chẳng hạn các nhà cung cấp, để hình thành một hệ thống được gọi là IOS (interorganizational information system – hệ thống thông tin liên tổ chức). Trong trường hợp này, MIS cung cấp thông tin cho các thành viên khác của IOS cũng như cho các người sử dụng của công ty.
Hình 2.6. Một mô hình MIS