Các viên chức quản lý cấp cao sẽ sử dụng đến hệ thống ESS (executive support system) giúp họ làm quyết định. ESS phục vụ cấp chiến lược của tổ chức, giúp giải quyết những quyết định không mang tính thường lệ (routine) đòi hỏi có sự phán đoán, biết lượng định đánh giá và hiểu biết sâu sắc vấn đề, vì ở đây không có sẵn một thủ tục được trù liệu trước để đi đến một giải pháp cho vấn đề.
ESS được thiết kế để có thể hội nhập những dữ liệu liên quan đến các tình huống nằm bên ngoài, chẳng hạn luật thuế mới ra hoặc thông tin liên quan đến các đối thủ cạnh tranh, nhưng ESS cũng có thể trích những thông tin tổng kết từ MIS và DSS nội bộ. Các hệ thống ESS sẽ sàng lọc, dồn nén và truy lùng các dữ liệu gay cấn, rồi cho hiển thị dữ liệu quan trọng nhất cho các nhà quản lý cấp cao tùy nghi sử dụng.
ESS thường sử dụng phần mềm đồ họa tối tân nhất có thể trình bày các biểu đồ và dữ liệu từ nhiều nguồn. Thường xuyên, thông tin được cung cáp cho các vị điều hành cao cấp thông qua một portal sử dụng một giao diện Web để trình bày nội dung tích hợp mang tính cá nhân được trích ra từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau. Portal được xem như là một “supersite”
(website siêu đẳng) dùng làm điểm đột nhập vào một kho nguồn dữ liệu và dịch vụ trên Internet.
Khác với các loại HTTT khác, ESS không được thiết kế chủ yếu để giải quyết các vấn đề cụ thể nào đó. Thật ra, ESS cung cấp một khả năng tính toán và liên lạc tổng quát có thể được đem áp dụng cho một loạt vấn đề hay thay đổi liên tục. Mặc dù nhiều ESS được thiết kế mang tính phân tích rất cao, nhưng có chiều hướng là ESS sẽ ít sử dụng đến các mô hình phân tích.
Các câu hỏi mà ESS hỗ trợ trong việc trả lời bao gồm sau đây: chúng ta sẽ kinh doanh gì đây? Các đối thủ cạnh tranh đang làm trò gì đây?
Những công ty mới nào chúng ta phải thu tóm để bảo vệ chúng ta khỏi chao đảo kinh doanh theo chu kỳ? Chúng ta phải bán cơ sở nào để có tiền mặt thu mua công ty đang nhắm tới? Hình 2.8 minh họa một mô hình của một ESS.
Nó bao gồm các trạm làm việc (workstation) với trình đơn, đồ họa tương tác và khả năng liên lạc cho phép truy cập dữ liệu quá khứ và dữ liệu cạnh tranh từ các hệ thống nội bộ công ty (dữ liệu TPS/MIS, dữ liệu tài chính hoặc dữ liệu của các hệ thống văn phòng) và các căn cứ dữ liệu nằm ngoài công ty. Vì các hệ thống ESS được thiết kế dành cho các nhà quản lý cấp cao, mà các vị này rất ít có kinh nghiệm tiếp xúc với các hệ thống điện toán, nên ESS thường cho hội nhập những giao diện đồ họa GUI dễ sử dụng.
Mối Liên Hệ Của Các Hệ Thống Thông Tin Với Nhau
Hình 2.9 minh họa cho thấy hệ thống phục vụ các cấp khác nhau trong tổ chức sẽ liên đới với nhau thế nào. Điển hình là TPS là nguồn dữ liệu chính đối với các hệ thống khác, theo đấy ESS chủ yếu là nơi nhận dữ liệu từ các hệ thống cấp thấp. Các loại hệ thống khác còn có thể trao đổi dữ liệu với nhau. Dữ liệu cũng có thể được trao đổi với nhau giữa các hệ thống phục vụ các lĩnh vực chức năng khác nhau. Thí dụ, một đơn đặt hàng mà hệ thống 2.3
Hình 2.8. Mô hình một hệ thống ESS điển hình
Sales thu nhập có thể được chuyển cho một hệ thống Manufacturing như là một giao dịch yêu cầu sản xuất hoặc giao sản phẩm được khai báo trong đơn đặt hàng hoặc chuyển dữ liệu cho một hệ thống MIS để lo kết xuất các báo cáo tài chính.
Rõ ràng là khi tích hợp (hội nhập) các hệ thống này lại với nhau làm cho thông tin có thể chạy dễ dàng xuyên suốt qua các thành phần khác nhau trong tổ chức và như thế cung cấp cho ban quản lý một cái nhìn bao quát xí nghiệp cho biết xí nghiệp hoạt động thế nào như là một tổng thể. Tuy nhiên, việc tích hợp các hệ thống lại với nhau đòi hỏi chi phí rất cao cũng như đòi hỏi thời gian dài và rất phức tạp. Đây là một thử thách rất lớn đối với những công ty cỡ bự, vì việc tích hợp này đòi hỏi cho chạy hàng ngàn ứng dụng dàn trải trên nhiều cấp khác nhau cũng như nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau. Mỗi tổ chức có thể phải tính toán, đo lường nhu cầu tích hợp đối chiếu với những khó khăn phức tạp khi cho thi công một hệ thống quy mô đồ sộ như thế.
Hình 2.9. Các mối liên hệ hỗ tương giữa các hệ thống
Các Hệ Thống Thông Tin Nhìn Theo Góc Độ Chức Năng
Các HTTT cũng có thể được phân loại theo chức năng đặc trưng mà hệ thống này phục vụ cũng như theo cấp tổ chức.