III. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
3.1 Đặc điểm địa bàn nghiên cứu và tình hình cơ bản của Công ty
3.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Sau khi tách khỏi công ty TNHH Xây Dựng và Thương mại H&B thì bộ máy tổ chức quản lý của công ty được sắp xếp tương đối phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Tổ chức bộ máy của công ty được bố trí theo sơ đồ 3.1
Các phòng ban có quan hệ với nhau chặt chẽ, thể hiện chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban như sau:
SƠ ĐỒ 3.1: CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TYTỔNG GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
Phòng
kỹ thuật Ban điều phối nhập
liệu
Phòng kinh doanh
Phòng kế
toán Phòng
HCNS
Trưởng phòng kỹ thuật Tổ trưởng tổ nội thất Điều phối nhân viên Trưởng phòng kinh doanh Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Kế toán thu chi kiêm thủ quỹ Trưởng phòng HCNS
uật viên g tác viên ên KD, tác viên án công nợ kho kiêm kho HC
Ban giám đốc:
Giám đốc: là người trực tiếp điều hành công ty và chịu trách nhiệm cao nhất trước cơ quan nhà nước và pháp luật về mọi hoạt động của Công ty.
Phó giám đốc: là người giúp việc cho giám đốc, có nhiệm vụ tham mưu, giúp đỡ giám đốc điều hành chỉ đạo các nhân viên dưới cấp của mình. Ngoài ra, còn đề xuất các hướng kinh doanh và cùng tham gia quản lý các hoạt động trong công ty theo sự chỉ đạo, điều hành của giám đốc.
Phòng hành chính nhân sự: (i) có nhiệm vụ xây dựng và lên kế hoạch nhân sự;
(ii) giải quyết vấn đề nhân sự trong công ty, các vấn đề về tiền lương - tiền thưởng cho cán bộ công nhân viên; (iii) quản lý và lưu trữ các hồ sơ có liên quan về hành chính nhân sự; (iv) có nhiệm vụ tổ chức và tuyển dụng lao động, phân công lao động sắp xếp điều phối lao động cho công ty.
Phòng tài chính - kế toán: Có chức năng: (i) thu chi tài chính, quản lý hàng hóa, tiền vốn trong kinh doanh; (ii) có nhiệm vụ cập nhật các chứng từ sổ sách hàng ngày, lập báo cáo hàng tháng, quý năm. Ngoài ra, còn tham mưu tài chính cho ban giám đốc, lập phương hướng và kế hoạch về tài chính, nguồn vốn.
Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ: (i) xây dựng kế hoạch kinh doanh ngắn hạn và dài hạn của công ty; (ii) lập các chiến lược chính sách tiêu thụ sản phẩm; (iii) xây dựng và thực hiện kế hoach tháng, năm về tiêu thụ sản phẩm; (iv) thực hiện các dịch vụ chăm sóc khách hàng, đôn đốc khách hàng trả nợ.
Ban điều phối nhập liệu: Do công ty bán hàng kinh doanh theo mạng vì vậy hàng ngày phòng điều phối nhập liệu có chức năng nhập và điều chỉnh các mặt hàng có giá thay đổi.
Phòng kỹ thuật: Có chức năng: (i) điều phối nhân viên kỹ thuật đi giao hàng và lắp đặt máy móc cho các đơn hàng do kinh doanh đã bán cho khách hàng; (ii) nhận bảo dưỡng sửa chữa các thiết bị máy móc do khách hàng của công ty mang đến.
3.1.3.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kê toán của Công ty
Cơ cấu tổ chức của phòng tài chính - kế toán:
Phòng tài chính kế toán đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong công ty.
Được đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc công ty, các nhân viên kế toán chịu sự lãnh đạo trực tiếp của kế toán trưởng. Để đảm bảo thực hiện được đầy đủ chức năng, vai trò của phòng kế toán, bộ máy kế toán của Công ty cổ phần Đầu tư Phát triển Công nghệ Thời Đại Mới được tổ chức theo sơ đồ 3.2: Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty.
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty
Kế toán trưởng: là người đứng đầu bộ máy kế toán, có nhiệm vụ tổ chức và kiểm tra công tác hạch toán ở các khâu các bộ phận kế toán. Kế toán trưởng có nhiệm vụ quan trọng trong việc thiết lập các phương án tự chủ về tài chính đảm bảo khai thác và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn của công ty. Ngoài ra, kế toán trưởng còn phải chịu trách nhiệm trước giám đốc về mọi giấy tờ, chứng từ, báo cáo kết quả kinh doanh của công ty để cuối mỗi kỳ báo cáo cho giám đốc về tình hình sử dụng vốn trong một kỳ kinh doanh của công ty. Để từ đó có hướng giải quyết đúng đắn, đưa công ty đi đúng hướng đã vạch ra trong kế hoạch phát triển của doanh nghiệp.
Kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm toàn phần ngân sách, tổng hợp tập trung các phần hành riêng của từng kế toán chi tiết lên sổ tổng hợp, sau đó đối chiếu và lập báo cáo kế toán. Giúp ban lãnh đạo thực hiện quyết định thuế, kê khai, nộp thuế đúng hạn, chấp hành các quy định của nhà nước.
Kế toán công nợ: Theo dõi các khoản vốn vay, các khoản công nợ đối với khách hàng, cuối tuần cuối tháng lập báo cáo nợ tồn đọng và các khoản phải thu.
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp
Kế toán thu chi kiêm thủ
quỹ Kế toán
bán hàng Kế toán
công nợ
Kế toán kho kiêm thủ
kho
Đối chiếu và phân chia các khoản nợ quá hạn, đến hạn và chưa đến hạn thanh toán để có kế hoạch thu và trả nợ hợp lý nhất cho công ty.
Kế toán bán hàng: Theo dõi tình hình bán hàng, doanh số bán hàng của hàng ngày, hàng tháng và hàng quý. Hạch toán tình hình tiêu thụ hàng hóa, xác định kết quả kinh doanh.
Kế toán thu chi kiêm thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu chi tiền mặt hàng ngày theo chứng từ hợp lệ, theo dõi và phản ánh việc cấp phát và nhận tiền vào sổ quỹ.
Thường xuyên kiểm kê số tiền thực tế trong két phải kớp số dư trên báo cáo quỹ.
Phải có trách nhiệm bồi thường khi để xảy ra thất thoát tiền măth do chủ quan gây ra và phải nghiêm chỉnh tuân thủ các quy định của nhà nước về quản lý tiền mặt.
Kế toán kho kiêm thủ kho: theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho hàng hóa.
Đồng thời hàng kỳ, hàng tháng kiểm kê kho để đối chiếu với sổ sách, hàng ngày lập báo cáo tồn kho cuối ngày.
Hình thức kế toán áp dụng:
Công ty cổ phần Đầu tư Phát triển Thời Đại Mới sử dụng hầu hết hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp do bộ tài chính ban hành. Công ty sử dụng phần mềm kế toán đặc thù để phù hợp với ngành nghề kinh doanh của công ty. Hiện tại, công ty cổ phần Đầu tư phát triển Thời Đại Mới đã và đang vận dụng:
- Hình thức kế toán sổ nhật ký chung.
- Hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Tính thuế theo phương pháp khấu trừ.
Các sổ kế toán sử dụng bao gồm:
- Sổ cái tài khoản.
- Sổ quỹ tiền mặt.
- Sổ nhật ký chung.
- Bảng cân đối số phát sinh.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
- Bảng thuyết minh, báo cáo tài chính theo quy định hiện hành.
Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán được thực hiện như sau:
Sơ đồ 3.3: Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán
Nguồn: Phòng tài chính - kế toán
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Ghi định kỳ Đối chiếu