III. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
3.2 Kế toán thanh toán mua bán hàng hóa tại Công ty cổ phần đầu tư phát triển Công nghệ Thời Đại Mới
3.2.1 Kế toán các khoản phải thu tiền hàng trong Công ty
Khách hàng là một đầu mối hết sức quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đó công ty cần phải tiến hành tìm hiểu và nắm vững đối tượng khách hàng của chính mình để đáp ứng yêu cầu khách hàng một cách tốt nhất.
Hình thức bán hàng của công ty chủ yếu là hình thức bán hàng qua mạng, khách hàng sẽ trao đổi thông tin cần mua hàng với nhân viên kinh doanh. Khi đồng ý mua hàng công ty sẽ cho nhân viên chuyển hàng đến hoặc khách hàng sẽ đến lấy.
Nếu khách hàng mua hàng theo phương thức trả chậm thì phát sinh khoản nợ phải thu đối với khách hàng. Việc thu hồi công nợ sẽ do bộ phận kế toán trong công ty tiến hành.
3.2.1.1 Các chứng từ gốc
Để minh chứng cho các nghiệp vụ thanh toán nợ với khách hàng phát sinh và hoàn thành, kế toán thanh toán nợ với khách hàng sử dụng các loại chứng từ như:
– Đơn đặt hàng
– Hợp đồng kinh tế, Phiếu đề nghị xuất hàng – Hóa đơn GTGT
– Phiếu xuất kho, biên bản bàn giao hàng hóa,…
– Phiếu thu, uỷ nhiệm chi (của khách hàng), ủy nhiệm thu, giấy báo có – Biên bản đối chiếu công nợ chi tiết
– Biên bản thanh lý hợp đồng (khi hợp đồng đã hoàn thành)
3.1.1.2 Trình tự bán hàng:
Do điện tử là mặt hàng chính của công ty nên việc ứng dụng thương mại điện tử vào kinh doanh của công ty cũng chính là một thế mạnh. Công ty bán hàng chủ yếu qua mạng, với trang web: www.megabuy.vn. Khi có khách hàng muốn mua một mặt hàng nào đó, khách hàng sẽ trao đổi với kinh doanh phụ trách về mặt hàng và thỏa thuận giá cả. Khi khách hàng chấp nhận mua hàng sẽ làm đơn đặt hàng (hoặc hợp đồng bán hàng nếu số tiền hàng lớn hơn 1 triệu đồng). Đơn đặt hàng sẽ được chuyển đến Ban Giám đốc, kế toán, thủ kho, nếu Ban Giám đốc duyệt thì lúc này bộ phận kế toán sẽ tiến hành viết hóa đơn GTGT và thủ kho tiến hành xuất kho.
Để theo dõi tình hình thanh toán nợ với khách hàng, về mặt kế toán Công ty sử dụng tài khoản 131: "Phải thu khách hàng", chi tiết đến từng đối tượng để theo dõi tình hình thanh toán nợ với khách hàng. Tài khoản này được mở sổ theo dõi chi tiết cho từng đối tượng khách hàng, cuối tháng cuối quý khi lập báo cáo tổng hợp thì số dư trên tài khoản 131 trong báo cáo tổng hợp phải bằng với tổng số dư trong sổ theo dõi chi tiết.
Khi công ty bán hàng cho khách theo đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế đã được ký kết từ trước, kế toán sẽ viết hóa đơn bán hàng. Căn cứ hóa đơn bán hàng thủ kho sẽ viết phiếu xuất kho. Hóa đơn giá trị gia tăng là loại chứng từ do công ty lập ra minh chứng cho số lượng hàng hóa, dịch vụ đã bán ra cho khách hàng. Trên đó có ghi rõ số lượng, chủng loại, đơn giá, tổng tiền hàng đã bán cũng như phương thức thanh toán.
Ví dụ: khi xuất hóa đơn bán hàng ngày 01/03/2008:
Biểu 3.1: Hoá đơn giá trị gia tăng
HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT - 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG PG/2008B (Liên 2: Giao khách hàng) 0019562 Ngày 01 tháng 03 năm 2008
Đơn vị bán hàng: Công ty CPĐT phát triển công nghệ Thời Đại Mới Địa chỉ: Số 17, Ngõ 178 Thái Hà, P. Trung liệt, Q. Đống Đa, Hà Nội.
Số tài khoản:
Điện thoại: ……….. MST: 0101889138 Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty TNHH Giải pháp và thư vấn công nghệ HIPT Địa chỉ: Xuân Thủy - Cầu Giấy - Hà Nội
Số tài khoản:
Hình thức thanh toán:…..TM/CK…… MST:
TT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiến
A B C 1 2 3 = 1 x 2
01 Máy in Epson LQ - 300 C 01 3.662.857 3.662.857
Cộng tiền hàng: 3.662.857 Thuế suất GTGT: 10% x 50% Tiền thuế GTGT: 183.143 Tổng cộng tiền thanh toán: 3.846.000 Số tiền viết bằng chữ: Ba triệu tám trăm, bốn mươi sáu nghìn đồng chẵn../.
Người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)
Người bán hàng (ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trưởng đơn vị
(ký, đóng dâu, ghi rõ họ tên)
(Nguồn: Phòng kế toán tài chính) Khi xuất hóa đơn kế toán căn cứ vào hóa đơn ghi vào sổ theo quan hệ đối ứng sau:
Nợ TK 131: 3.846.000 đồng
Có TK 511: 3.662.857 đồng Có TK 333: 183.143 đồng
Căn cứ vào nghiệp vụ phát sinh, kế toán mở sổ theo dõi chi tiết để theo dõi chi tiết đối với từng khách hàng. Khi thu được tiền hàng, căn cứ hóa đơn và chứng từ thanh toán hoặc giấy báo có của ngân hàng. Kế toán thu chi lập phiếu thu và ghi vào sổ quỹ tiền mặt.
Biểu 3.2: Mẫu phiếu thu
Đơn vị: … Bộ phận:…
Mã đơn vị DNS:…