Công tác quản lý các khoản phải thu - phải trả của Công ty

Biểu 3.14: TRÍCH BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT TÀI KHOẢN 331

3.3 Đánh giá công tác quản lý và hạch toán các khoản thanh toán trong Công

3.3.2 Công tác quản lý các khoản phải thu - phải trả của Công ty

Quản lý các khoản thanh toán nợ phải thu - phải trả của công ty là rất quan trọng đối với hoạt động của công ty cũng như để công ty phát triển đúng hướng và ổn định. Mỗi một công ty tùy theo tình hình hoạt động kinh doanh và ngành nghề kinh doanh của mình mà có thể có chiến lược cũng như công tác quản lý nợ khác nhau. Đối với Công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ Thời Đại Mới công tác

quản lý nợ phải thu - phải trả được nhìn nhận trên các khía cạnh sau:

3.3.2.1 Công tác quản lý các khoản phải thu của Công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ Thời Đại Mới

 Thực trạng nợ phải thu

Nợ phải thu được thể hiện qua các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có tính chất tương tự nhau, chính vì vậy nhà quản trị cần phải theo dõi sát sao hơn nhằm hạn chế các khoản nợ xấu, nợ khó đòi phát sinh làm ảnh hưởng tới tình hình tài chính của công ty. Việc thu hồi các khoản nợ đúng hạn và kịp thời không những làm ổn định tình hình tài chính của công ty mà còn đảm bảo cho thu nhập cho cán bộ công nhân trong công ty. Qua bảng 3.2 (xem lại bảng 3.2: Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty ) qua 3 năm. Ta có thể thấy được, nợ phải thu ngắn hạn của công ty là nợ phải thu của khách hàng. Năm 2006, con số này là gần 392 triệu đồng, năm 2007 là khoảng 324 triệu đồng và năm 2008 xấp xỉ 857 triệu đồng. Biểu đồ 3.1 cho thất tổng quát hơn tình hình nợ phải thu của Công ty

Qua 3 năm 2006, 2007 và 2008, cơ cấu các khoản nợ phải thu của Công ty biến động khá mạnh. Năm 2006, khoản nợ của công ty là 391.940.630 đồng nhưng đến năm 2007 con số này đã giảm xuống chỉ còn 324.320.265 đồng. Đến năm 2008 khoản phải thu của Công ty tăng lên 856.644.035 đồng. Sở dĩ có sự tăng

mạnh như vậy là do bối cảnh cuộc khủng hoảng kinh tế trong năm 2008 đã ảnh hưởng xẩu tới tình hình kinh doanh của Công ty. Công ty hoạt động khó khăn hơn, đặc biệt là các khách hàng, làm sao để thu hút được nhiều khách hàng đến mua hàng của công ty trong điều kiện kinh tế hiện nay. Do đó, để đảm bảo hoạt động kinh doanh bình thường, Công ty phải áp dụng hình thức bán hàng trả chậm cho khách hàng. Chính vì vậy, năm 2008 số nợ phải thu của công ty mới tăng lên đột biến như vậy.

 Công tác quản lý nợ phải thu

Việc quản lý nợ phải thu của Công ty được tiến hành theo trình tự sau:

Sơ đồ 3.1: Trình tự quản lý nợ phải thu

Kế toán thanh toán trong công ty thường xuyên kiểm tra, đối chiếu và cân đối các khoản nợ cần phải thu hồi trong thời gian nhất định. Các khoản nợ phát sinh trong từng ngày kế toán thanh toán sẽ cập nhật và lên lịch trình thu nợ đảm bảo thu hồi đúng và đủ nợ trong thời gian quy đinh.

 Mở sổ theo dõi:

Quản lý nợ phải thu phải mở sổ theo dõi chi tiết cho từng khoản mục nợ, phản ánh tổng hợp số phát sinh. Sổ chi tiết TK 131 chi tiết cho từng chứng từ, theo dõi các khoản mà khách hàng thanh toán theo thời gian cụ thể cac lĩnh vực hoạt động. Phải thu khách hàng là khoản nợ phải thu chiếm tỷ trọng cao nhất trong tổng số nợ phải thu của công ty. Vì vậy, công ty luôn quản lý chặt chẽ các khoản nợ phải thu phát sinh, theo dõi chi tiết công nợ trong bao nhiêu ngày và kế toán thanh toán sẽ đốc thúc việc thu nợ.

 Phân loại các khoản nợ phải thu:

Mở sổ theo dõi các khoản nợ

Xây dựng phương thức thu hồi nợ Phân loại các

khoản nợ phải thu

Đây là một khâu rất quan trọng trong việc quản lý và thu hồi nợ, là cơ sở cho quá trình phân tích nợ phải thu. Sau khi phát sinh nợ phải thu, kế toán thanh toán của Công ty tiến hành phân loại khoản nợ này: công nợ trong bao nhiêu ngày và của đối tượng nào hoặc nợ phải thu ngắn hạn, nợ dài hạn, ... Dựa vào đó, trong quá trình thu nợ Công ty sẽ tiến hành thu nợ theo cách đã phân loại, tránh tình trạng bỏ quên nợ hoặc để nợ quá hạn lâu ngày sẽ gây thiệt hại cho công ty.

 Xây dựng phương thức thu hồi nợ: Thông qua việc phân loại các khoản nợ mà Công ty tiến hành xây dựng các phương thức thu hồi nợ khác nhau cho từng đối tượng. Ví dụ, đối với những khoản nợ phải thu có số tiền lớn Công ty sẽ áp dụng phương thức thu tiền bằng chuyển khoản. Phương thức này có ưu điểm là rất nhanh, tiện lợi và đảm bảo an toàn.

Hiện nay, Công ty đang sử dụng phương thức thu hồi nợ là chuyển khoản, thu tiền mặt. Đối với phương thức thu hồi nợ bằng chuyển khoản Công ty áp dụng với việc thanh toán các khoản nợ lớn, hoặc các khoản nợ ở xa. Còn với phương thức thu hồi nợ bằng tiền mặt, Công ty áp dụng chủ yếu cho các khoản nợ nhỏ lẻ.

3.3.2.2 Công tác quản lý các khoản nợ phải trả đối với nhà cung cấp

 Tình hình nợ phải trả

Công nợ phải trả là các khoản tiền mà công ty đi vay hoặc chiếm dụng vốn hợp lý của các đơn vị để tạo thêm nguồn vốn kinh doanh. Khác với các khoản nợ phải thu, nợ phải trả là các khoản nợ mà công ty phải thanh toán cho nhà cung cấp.

Việc quản lý các khoản phải trả đòi công ty thường xuyên duy trì một lượng tiền mặt, tiền gửi để đáp ứng yêu cầu thanh toán và đòi hỏi việc thanh toán nợ phải trả là đúng hạn, an toàn và không ngừng nâng cao uy tín của công ty đối với nhà cung cấp. Tình hình nợ phải trả của công ty sẽ được thể hiện qua bảng 3.2: Phân loại nợ phải trả qua 3 năm (2006 - 2008) như sau.

Qua bảng 3.2 ta thấy cơ cấu nợ của công ty biến động rất mạnh qua 3 năm.

Năm 2006 Công ty không vay nợ ngắn hạn, năm 2007 số nợ đã tăng lên là

1.837.800.011 đồng.

Bảng 3.2: Phân loại nợ phải trả qua 3 năm

Chỉ tiêu 2006 2007 2008

Giá trị % Giá trị % Giá trị %

I. Nợ ngắn hạn 648.751.873 100,00 2.602.202.535 100,00 4.810.053.950 100,00 1.Vay ngắn hạn 0 0 1.837.800.011 70.62 2.571.908.512 53.47 2. phải trả người

bán 584.347.108 90,07 758.999.069 29.17 1.461.629.956 30.39 3. Người mua

trả tiền trước 0 0 0 0 753.050.309 15.66

4. thuế và các

khoản phải nộp 126.547 0.02 5.403.455 0.21 18.339.173 0.38 5. Phải trả ngắn

hạn khác 64.278.218 9.91 0 0 5.126.000 0.11

II. Nợ dài hạn 0 0 0 0 0 0

(Nguồn: Phòng kế toán tài chính)

Và năm 2008 tổng số nợ vay ngắn hạn của công ty là 2.571.908.512 đồng chiếm 53,47% trong tổng cơ cấu nợ ngắn hạn của công ty. Có thể thấy rằng công ty đang thành công trong việc chiếm dụng vốn của của các đơn vị khách, nhưng đồng thời doanh nghiệp cũng đang đứng trước một rủi ro khá lớn đó là việc hoàn trả các khoản nợ. Chỉ tiêu thứ hai cần quan tâm trong tổng nợ ngắn hạn của Công ty là nợ phải trả nhà cung cấp. Qua bảng số liệu, nợ phải trả nhà cung cấp có xu hướng tăng lên qua các năm. Năm 2006 là hơn 584 triệu đồng tăng lên gần 759 triệu đồng năm 2007, và năm 2008 tăng lên tới gần 1,5 tỷ đồng. Trong tổng số nợ ngắn hạn thì các khoản phải trả người bán là tăng lên nhiều nhất qua các năm, nhưng cũng giảm dần trong cơ cấu nợ phải trả ngắn hạn.

Để có cái nhìn tổng quát và toàn diện hơn với khoản nợ phải trả nhà cung cấp được thể hiện qua biểu đồ 3.2: Tình hình nợ phải trả nhà cung cấp.

Trong năm 2008 không chỉ mình các khoản nợ phải thu tăng mà các khoản nợ phải trả nhà cung cấp cũng tăng lên rất mạnh. Như vậy, có thể thấy rằng qua 3 năm thì quy mô vốn cũng như hoạt động của công ty ngày càng được mở rộng, và chỉ tiêu phản ánh quy mô và lợi nhuận của công ty đó là chỉ tiêu thuế và các khoản phải nộp. Thuế và các khoản phải nộp của công ty tăng mạnh, năm 2006 chỉ là 126.547 đồng nhưng năm 2007 tăng gấp 42,70 lần năm 2006 tức tăng lên 5.403.455 đồng. Tính riêng đến năm 2008 số thuế và các khoản phải nộp nhà nước của công ty tăng lên 18.339.173 đồng, tăng gấp 3,39 lần năm 2007 và gấp 144,92 lần năm 2006.

Nhìn chung, đối với mỗi khoản nợ công ty đều quan tâm đến thời hạn trả nợ để tránh tình trạng khó khăn trong việc trả nợ khi có khoản nợ đến hạn trả, đảm bảo uy tín của công ty đối với các nhà cung cấp cũng như trên thị trường. Qua phân tích chúng ta có thể thấy một điểm quan trọng, đó là trong cơ cấu nợ của công ty chỉ có nợ ngắn hạn mà không có nợ dài hạn. Vay nợ dài hạn cũng có ưu điểm đó là thời gian trả nợ lâu, qua đó Công ty có thể tập trung hơn vào việc quay vòng vốn kinh doanh trước mắt không phải lo trả các khoản nợ dài hạn này. Vì nợ dài hạn thường có thời gian nợ lâu. Do vậy, trong chiến lược kinh doanh của công ty trong thời gian tới Công ty nên khai thác ưu điểm này của việc vay nợ dài hạn.

 Công tác quản lý nợ phải trả

Nợ phải thu và nợ phải trả là hai quá trình tồn tại song song trong công tác quản lý công nợ. Thực hiện tốt công tác quản lý nợ phải trả chính là việc quản lý rủi ro về tài chính, nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Để quản lý tốt nợ phải Công ty tiến hành từng bước như sau:

Sơ đồ 3.2: Trình tự quản lý nợ phải trả

 Mở sổ theo dõi: là công việc quan trọng hàng đầu của công tác quản lý nói chung và công tác quản lý công nợ phải trả nói riêng, mục đích của việc mở sổ là để cung cấp đầy đủ chính xác, kịp thời các thông tin về tình hình công nợ phải trả cho nhà cung cấp để ra các quyết định kịp thời nhằm đảm bảo tình hình tài chính ổn định cho công ty. Kế toán tiến hành mở sổ theo dõi chi tiết cho các khoản nợ phải trả theo từng đối tượng phải trả.và tổng hợp sổ sách báo cáo tháng, quý, năm để có cơ sở kiểm tra giám sát tình hình nợ phải trả của công ty.

 Phân loại các khoản nợ phải trả và lập kế hoạch trả nợ: Nợ phải trả là các phần vốn đi chiếm dụng nên công ty cần phải thận trọng trong quan hệ thanh toán.

Công ty đã phân loại các khoản nợ phải trả đồng thời xây dựng kế hoạch trả nợ theo từng đối tượng riêng biệt, đảm bảo cho công ty chủ động hơn trong công tác thanh toán nợ cho các đối tượng phải trả. Sau đây là ví dụ về lịch thanh toán cho một số nhà cung cấp:

Bảng 3.3: Lich thanh toán công nợ cho các nhà cung cấp Mở sổ

theo dõi

Xây dựng phương thức

trả nợ Phân loại và

lập kế hoạch trả nợ

Tiền hành trả nợ

Lịch thanh toán

thứ 6 hàng tuần

15, 30 hàng tháng

Theo hợp đồng

Công ty phân phối FPT X

Công ty Tuấn Thành X

Công ty công nghệ số X

Công ty phân phối CMC X

Công ty viễn thông Hà Nội X

Công ty TNHH Biển Bạc X

Công ty TM & SX Ngọc Diệp X

Công ty Hệ thống mạng X

Công ty TNHH Vĩnh Xuân X

Công ty TNHH BNP X

(Nguồn: phòng kế toán tài chính) Thường xuyên kiểm tra đối chiếu công nợ: Đối với các khoản nợ với chủ nợ trong quan hệ mua hàng công ty luôn kiểm tra định kỳ đối chiếu công nợ. Định kỳ công ty luôn kiểm tra và gửi bảng kê công nợ của công ty tới nhà cung cấp, ngân hàng để xác nhận và đối chiếu nợ.

 Xây dựng phương thức trả nợ: Căn cứ và từng trường hợp cụ thể mà công ty xây dựng phương thức trả nợ hợp lý. Từng nhà cung cấp từng hợp đồng mà công ty sẽ có phương thức trả nợ khác nhau. Căn cứ hóa đơn hợp đồng thanh toán với các đối tượng, công ty đã xây dựng cho mình phương thức thanh toán bằng tiền, thanh toán bằng chuyển khoản hay thanh toán bằng đối trừ công nợ.

 Tiến hành trả nợ: Căn cứ vào các hóa đơn chứng từ, hợp đồng kinh tế, giấy nhận nợ công ty tiến hành trả các khoản nợ khi đến hạn thanh toán. Việc chủ động trong trả nợ các khoản nợ đúng hạn không chỉ đảm bảo uy tín cho công ty đối với nhà cung cấp, mà còn tạo niềm tin cho các đối tác trong quá trình kinh doanh.

Chính vì vậy trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm qua luôn tạo được uy tín với khách hàng.