Từ ngày 01/03/2008 đến ngày 31/03/2008 (ĐVT: VNĐ)
Mã KH Tên KH Đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Cuối kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
THU116 Cty CPTM Hoàng Sơn Lâm 9.817.885 9.817.885
THU13 Cty TNHH May Tinh Lợi 11.581.672 18.384.508 18.224.415 11.741.765 THU695 Cty TNHH Giải pháp và thư
vấn công nghệ HIPT
12.568.000 5.314.992 14.978.000 2.904.992 THU697 Cty dịch vụ & TM Quốc Tế
Bảo Anh
1.410.000 1410430 2.820.430 0
THU670 Cty CP Cửa sổ Nhựa Châu Âu
6.315.432 11.880.000 15.685.000 2.515.432
……… …… ………. ……… ………
Tổng 14.866.459 901.788.789 32.464.200 919.386.530
Ngày 31 tháng 03 năm 2008
Người lập sổ Kế toán trưởng Giám đốc
Định kỳ, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết nợ phải thu khách hàng để trình Ban Giám Đốc. Bảng tổng hợp này giúp Ban Giám đốc nắm bắt tình hình công nợ và có giải pháp tài chính phù hợp.
3.1.2 Kế toán các khoản phải trả nhà cung
Nhà cung cấp là những người chuyên bán vật tư, hàng hóa, dịch vụ cho công ty vì vậy công ty phải có nghĩa vụ thanh toán về số tiền đó. Hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đạt được hiệu quả cao hay không phụ thuộc rất nhiều vào nhà cung cấp. Do vậy, Công ty luôn coi trọng các khoản nợ phải trả đối với nhà cung cấp. Cũng như trong thanh toán với khách hàng, hình thức Công ty cổ phần phát triển công nghệ Thời Đại Mới dùng để thanh toán cho nhà cung cấp là thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản, trong đó chủ yếu là chuyển khoản.
Cũng như các đơn vị kinh doanh khác phần lớn các khoản mua hàng của công ty với nhà cung cấp là thông qua các hợp đồng kinh tế. Vì vậy, việc thanh toán cho nhà cung cấp sẽ được Công ty thương lượng trước, nhưng phần lớn là các hợp đồng thanh toán trả chậm. Tuy nhiên, công tác thanh toán của công ty luôn đảm bảo đúng hạn do vậy công ty luôn giữ được uy tín đối với nhà cung cấp.
3.1.2.1 Chứng từ gốc:
Các chứng từ minh chứng cho quan hệ thanh toán nợ cho nhà cung cấp là:
- Hợp đồng kinh tế, hóa đơn giá trị gia tăng, bảng kê thanh toán - Lệnh chi, phiếu chi, ủy nhiệm chi, giấy báo nợ
- Biên bản bàn giao, phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư.
Trình tự luân chuyển chứng từ trong quá trình hạch toán thanh toán nợ cho nhà cung cấp: Căn cứ vào xu hướng tiêu dùng hàng hóa của từng mặt hàng kinh doanh, công ty tiến hành ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa với nhà cung cấp.
Trong hợp đồng ký kết với nhà cung cấp ghi rõ các điều khoản quy định đối với hàng hóa (như: quy cách, phẩm chất hàng hóa, giá cả, thời hạn cung cấp, phương
thức thanh toán, thời hạn thanh toán). Sau khi hợp đồng đã ký kết, khi cần hàng công ty sẽ gọi cho nhà cung cấp giao hàng, khi hàng hóa đi kèm với hóa đơn được mang đến thủ kho và kinh doanh sẽ kiểm tra hàng hóa xem có đúng với hợp đồng đã ký kết không. Nếu đảm bảo thì thủ kho mới làm thủ tục nhập kho sau đó chuyển chứng từ cho phòng kế toán. Căn cứ chứng từ gốc đó kế toán ghi tăng nợ phải trả của công ty cho nhà cung cấp cụ thể từng đối tượng và lên kế hoạch trả nợ. Định kỳ công ty sẽ thanh toán cho nhà cung cấp, lich cụ thể thanh toán cho nhà cung cấp của công ty là vào thứ sáu hàng tuần hoặc ngày 15 và 30 hàng tháng.
3.1.2.2 Quy trình hạch toán thanh toán nợ cho nhà cung cấp
Để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp, công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ Thời Đại Mới sử dụng tài khoản 331: "Phải trả người bán". Tài khoản này được mở chi tiết cho từng nhà cung cấp, cuối tháng tổng số dư trên tài khoản chi tiết phải khớp với số dư trên tài khoản tổng hợp.
Trong quá trình kinh doanh, các nhà cung cấp hàng hóa cho công ty thường có quan hệ cung cấp lâu dài, vì thế việc theo dõi chi tiết cho từng nhà cung cấp có ý nghĩa rất quan trọng.
Hạch toán vào tài khoản 331: "Phải trả người bán" bao gồm tất cả các nghiệp vụ phát sinh liên quan tới việc mua chịu hàng hóa dịch vụ trả nợ nhà cung cấp. Phương pháp hạch toán và ghi sổ kế toán các nghiệp vụ thanh toán nợ cho nhà cung cấp với các nghiệp vụ cụ thể, căn cứ vào các chứng từ kế toán, kế toán tiến hành hạch toán chi tiết như sau:
Sau khi người bán giao hàng và hóa đơn giá trị gia tăng, thủ kho kết hợp với nhân viên kinh doanh mặt hàng đó sẽ kiểm tra hàng hóa xem có đúng mẫu mã, quy cách, phẩm chất hay không. Khi đã kiểm tra xong, thủ kho tiến hành làm thủ tục nhập kho, sau đó hóa đơn giá trị gia tăng sẽ được chuyển lên phòng kế toán. Kế toán đầu vào đối chiếu hóa đơn giá trị gia tăng và phiếu nhập kho để vào sổ kế toán và xác nhận số nợ phải trả cho nhà cung cấp theo thực tế phát sinh. Đồng
thời, dựa vào đó để ghi sổ nhật ký chung và sổ chi tiết tài khoản 331.
Ví dụ: Ngày 15/12/2008, Công ty mua hàng của công ty TID đơn mua hàng như sau:
Biếu 3.7: Hóa đơn giá trị gia tăng
HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT - 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG ND/2008B
Liên 2: Giao khách hàng 0073082 Ngày:15 tháng 12 năm 2008
Đơn vị bán hàng: Công ty TID
Địa chỉ: Xóm 6A, Cổ Nhuế, Từ Liêm, Hà Nội.
Số tài khoản:
Điện thoại: MST: 0102209233 Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty CPĐT phát triển công nghệ Thời Đại Mới Địa chỉ: Số 17, Ngõ 178 Thái Hà, P. Trung liệt, Q. Đống Đa, Hà Nội.
Số tài khoản:
Hình thức thanh toán:…..TM/CK…… MST: 0101889138
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiến
A B C 1 2 3 = 1 x 2
01 Camera Chiếc 01 31.970.000 31.970.000
Cộng tiền hàng: 31.970.000 Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 3.197.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 35.167.000 Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi lăm triệu, một trăm sáu mươi bảy nghìn đồng ./.
Người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)
Người bán hàng (ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trưởng đơn vị
(ký, đóng dâu, ghi rõ họ tên)