CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HIỆU QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SAO THÁI DƯƠNG
2.1. Giới thiệu tổng quan về CTCP Sao Thái Dương
2.1.6 Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban
- Hội đồng quản trị
Chủ yếu thực hiện chức năng quản lý liên quan đến lĩnh vực tài chính, nguồn vốn và ngân sách của công ty. Việc hoạt động của Ban kiểm soát sẽ tuân thủ theo điều lệ của công ty bên cạnh việc thực hiện tốt nghĩa vụ cũng như quyền hạn trong quy định của pháp luật.
- Ban kiểm soát
Trong hệ thống của Ban giám đốc sẽ bao gồm Tổng giám đốc hay Giám đốc và các Phó tổng giám đốc phụ trách từng mảng hoạt động của công ty. Ban kiểm soát thực hiện những chức năng được quy định trong Luật Doanh nghiệp cũng như thực hiện các công việc được đảm nhiệm trong công ty.
- Ban giám đốc
Ban điều hành gồm Tổng giám đốc (Giám đốc) và các Phó Tổng giám đốc (Phó Giám đốc) thay mặt Hội đồng quản trị để quản lý và điều hành tổ chức tài chính quy mô nhỏ.Tổng giám đốc là người đại diện pháp nhân của công ty. Giám
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp
Kế toán bán hàng
Kế toán thanh toán
Kế toán thuế
Kế toán vật tư tài sản cố
định
Thủ quỹ
Các nhân viên hạch toán ban đầu ở các đơn vị phụ thuộc
26
đốc hiện tại của CTCP Sao Thái Dương là ông Nguyễn Hữu Thắng là người đại diện pháp nhân cho công ty. Tham gia trực tiếp vào các hoạt động kinh doanh, hoạt động sản xuất của công ty.
- Phòng kinh doanh
Phòng kinh doanh là phòng ban có chức năng rất quan trọng trong việc hỗ tợ và cung cấp các thông cho giám đốc trong hầu hết các hoạt động của công ty như hoạt động về thị trường, về kế hojahc kinh doanh của công ty, đầu tư phát triển, chiến lược marketing với các sản phẩm của Công ty. Tổ chức lập biện pháp đảm bảo an toàn cho người lao động, tổng hợp lập các báo cáo trình giám đốc công ty phê duyệt trước khi gửi lên cơ quan cấp trên. Tổ chức các đợt kiểm tra công tác đảm bảo an toàn lao động, tiến độ thực hiện dự án. Tham gia trực tiếp vào việc xây dựng chiến lược kinh doanh, chiến lược hoạt động của công ty. Năm bắt các thông tin về kinh doanh, về lợi nhuận của các công ty trong cùng thị trường. Kết hợp hài hòa và chặt chẽ trong quá trình hoạt động của công ty để đem lại lợi nhuận như đã đề ra
- Phòng vật tư
Có chức năng cơ bản gồm cung cấp, quản lý vật tư, giá cả vật liệu và cách sử dụng. Chuyên sâu hơn sẽ là lập kế hoạch và kiểm soát nguyên vật liệu trong hoạt động thực hiện sản xuất. Việc lên kế hoạch và kiểm tra, kiểm soát nguyên vật liệu đầu vào được dựa trên những ước tính và các yêu cầu riêng của các bộ phận, chuẩn bị ngân sách, dự báo mức độ tồn kho, lên lịch các đơn đặt hàng và giám sát hiệu suất sản xuất, bán hàng. Như vậy, ta có thể đánh giá nhiệm vụ chủ yếu của phòng vật tư sẽ là kiểm soát nguyên vật liệu để từ đó lập lên kế hoạch thu mua nguyên vật liệu cung ứng cho các bộ phận cần dùng đúng vật liệu vào đúng thời điểm, đúng số lượng và chất lượng. Song song với việc thu mua nguyên vật liệu, phòng vật tư cần thực hiện việc kiểm soát hàng tồn kho. Đây là một trong những chức năng quan trọng để kiểm soát tốt nguyên vật liệu, điều này bao gồm các vấn đề như thiết lập mức tồn kho, phân tích, sửa số lượng đơn hàng, xác định mức tồn kho an toàn, báo cáo thời gian. Một chức năng và nhiệm vụ quan trọng không kém của phòng vật tư đó là kiểm tra, quản lý vật tư, trang thiết bị máy móc của công ty để từ đó thực hiện
27
việc lên kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng, kiểm định toàn bộ máy móc thiết bị toàn công ty.
- Phòng kế toán- tài chính
* Tổ chức hạch toán kinh tế của Công ty:
+ Tổ chức công tác kế toán và hạch toán kế toán của Công ty theo đúng luật kế toán và chế độ chuẩn mực kế toán hiện hành.
+ Tổng hợp kết quả kinh doanh, lập báo cáo tài chính gửi Giám đốc, Phó Giám đốc kinh doanh, Cửa hàng trưởng, các cơ quan quản lý theo quy định. Phân tích hoạt động sản xuất – kinh doanh để phục vụ cho việc kiểm tra thực hiện kế hoạch và điều hành sản xuất của Công ty.
+ Lưu trữ, bảo quản mọi thông tin về vốn của công ty, về vốn điều lệ, vốn hiện có, vốn vay. Theo dõi và đưa ra các kế hoạch sử dụng vốn sao cho phù hợp với diễn biến hoạt động của công ty
+ Theo dõi, kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, tình hình công nợ, đôn đốc thu hồi các khoản nợ của công ty, tiến hành xây dựng các hình thức thanh toán hợp pháp và phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian hoạt động công ty.
+ Tiến hành thực hiện công việc quyết toán theo quý, 6 tháng, hàng năm đúng thời gian quy định và cùng Phòng Tổng hợp của Công ty để hạch toán lỗ, lãi cho từng loại sản phẩm, từng đơn vị, giúp cho Ban Giám Đốc Công ty nắm chắc nguồn vốn, biết rõ kết quả sản xuất kinh doanh từng loại sản phẩm, từng đơn vị.
+ Chủ trì việc tổ chức kiểm kê định kỳ, đột xuất trong toàn công ty và thanh lý tài sản cố định do Công ty trực tiếp quản lý.
+ Chủ trì thanh lý các loại hợp đồng kinh tế, quản lý toàn bộ các tài liệu đủ pháp lý có liên quan đến hợp đồng và thanh lý hợp đồng.
* Xây dựng kế hoạch và quản lý tài sản:
+ Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh để lập kế hoạch tài chính đáp ứng kịp thời cho sản xuất.
28
+ Quản lý chặt chẽ các loại vốn: Vốn cố định, vốn lưu động, chuyên dùng, xây dựng cơ bản…để khai thác có hiệu quả tài sản, nguồn vốn của Công ty.
+ Theo dõi hướng dẫn các đơn vị mở sổ sách, quản lý các vấn đề có liên quan đến công tác kế toán tài chính.
+ Thực hiện việc phân công nhiệm vụ theo kế hoạch, theo dõi việc thực hiện kế hoạch của các đại lý, chi nhánh theo định kỳ (tuần, tháng, quý) để báo cáo đến ban giám đốc của công ty.
+ Lập sổ sách theo dõi tài sản cố định và quản lý tài sản cố định, công cụ, dụng cụ trong toàn Công ty.
+ Quản lý và lập hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Phiếu xuất kho tiêu thụ sản phẩm
+ Lập phiếu nhập kho theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành.
+ Thường xuyên bồi dưỡng nghiệp vụ kế toán – thống kê cho cán bộ phụ trách kế toán tài chính, cho các cán bộ nhân viên quản lý có liên quan.
- Phòng hành chính
Ngoài nhiệm vụ xây dựng các kế hoạch liên quan trực tiếp đến hai hoạt động chính là hoạt động sản xuất và hoạt động kinh doanh của CTCP Sao Thái Dương thì phòng hành chính còn có các chức năng chung đối với từng phòng ban trong công ty và có mối liên hệ mật thiết trong công việc chung của công ty.
+ Đối với mảng quản lý: hỗ trợ Ban giám đốc trong các công việc liên quan đến giám sát, quản lý nhân sự, người lao động, các công việc thuộc lĩnh vực hành chính nhân sự trong quá trình hoạt động, điều hành công ty.
+ Đối với mảng nhân sự: tham vấn cho Ban giám đốc và trình lên Ban giám đốc kế hoạch tuyển dụng lao động khi công ty cần tuyển dụng, trong đó nêu và phân tích rõ các phương án tuyển dụng, thu hút người tài, có kĩ năng có kinh nghiệm làm việc liên quan đến ngành
29
nghề của công ty. Đưa ra các phương án đào tạo cả về kỹ năng lẫn chuyên môn cho người lao động, đối với từng cán bộ ở mọi bộ phận, theo trình độ học vấn.
+ Đối với mảng pháp lý: phòng hành chính là bộ phận giúp cho Giám đốc xây dựng nên điều lệ công ty, quy chế và quy định riêng công ty và luôn đảm bảo phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.
Thực hiện cập nhật văn bản pháp lý, các nghị định, thông tư các văn bản luật liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty.
+ Đối với mảng công đoàn
Xây dựng thang bảng lương, xây dựng các chế độ đãi ngộ đối với công nhân viên, xây dựng quy chế khen thưởng, xử phạt, xử lý vi phạm của người lao động. Đưa ra các cách xử lý khi tài sản cũng như an toàn lao động đối với người lao động trong quá trình làm việc.
- Phòng marketing
Xây dựng kế hoạch duy trì và phát triển mảng truyền thông, quảng bá hình ảnh, sản phẩm của công ty trong quá trình hoạt động sản xuất và hoạt động kinh doanh.
Kế hoạch xây dựng phải chi tiết và đầy đủ các nội dung về định hướng marketing sản phẩm, nguồn vốn sử dụng để marketing, chiến lược quảng cáo từng giai đoạn.
Tổ chức lập biện pháp đảm bảo an toàn cho người lao động, tổng hợp lập các báo cáo trình giám đốc công ty phê duyệt trước khi gửi lên cơ quan cấp trên. Tổ chức các đợt kiểm tra công tác đảm bảo an toàn lao động, tiến độ thực hiện dự án.
Tổ chức xây dựng nên nội dung của các hợp đồng kinh tế và tiến hành trình lên ban giám đốc công ty để xem xét, phê duyệt nội dung. Tìm hiểu các phương pháp marketing từ phía đối thủ cạnh tranh, luôn luôn thực hiện tốt việc phối kết hợp với các phòng ban trong công ty, thực hiện nghiêm túc các nguyên tắc làm việc của ban lãnh đạo đề ra để đạt được hiệu quả cao trong hoạt động của công ty.
- Phòng nghiên cứu
Nghiên cứu để phát triển những sản phẩm mới nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường, đáp ứng yêu cầu từ phía khách hàng và thực hiện chiến lược phát triển của
30
công ty. Thực hiện việc cải tiến nội địa hóa công nghệ sản xuất, thay thế các vật liệu và công nghệ phù hợp nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm theo yêu cầu từ phía khách hàng nói chung cũng như yêu cầu từ phía lãnh đạo nhằm tăng giá trị gia tăng và chủ động trong sản xuất với chi phí hợp lý hơn. Đồng thời đưa tên tuổi cũng như sự uy tín của công ty vươn xa và có niềm tin đối với khách hàng.