CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP
1.2 KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
1.2.3 Hình thức tổ chức sổ kế toán
Sổ kế toán là sự biểu hiện vật chất cụ thể của phương pháp tài khoản và ghi chép trên sổ kế toán là sự thể hiện nguyên lý của phương pháp ghi chép sổ kép. Nói cách khác sổ kế toán là một phương tiện vật chất cơ bản, cần thiết để người làm kế toán ghi chép phản ánh một cách có hệ thống các thông tin kế toán theo thời gian cũng như theo đối tượng. Ghi sổ kế toán được thừa nhận là một giai đoạn phản ánh của kế toán trong quá trình công nghệ sản xuất thông tin kế toán.
Công tác kế toán trong một đơn vị hạch toán thường nhiều và phức tạp, không chỉ thể hiện ở số lượng các phần hành mà còn ở mỗi phần hành kế toán cần thực hiện.
Do vậy đơn vị hạch toán cần thiết phải sử dụng nhiều loại sổ sách khác nhau cả về kết cấu, nội dung, phương pháp hạch toán, tạo thành một hệ thống sổ sách kế toán, các loại sổ kế toán này được liên hệ với nhau một cách chặt chẽ theo trình tự hạch toán của mỗi phần hành. Mỗi hệ thống sổ kế toán được xây dựng là một hình thức tổ chức sổ nhất định mà doanh nghiệp cần phải có để thực hiện công tác kế toán.
Như vậy, hình thức tổ chức kế toán là hình thức kết hợp các sổ kế toán khác nhau về khả năng ghi chép, về kết cấu, nội dung phản ánh theo một trình tự hạch toán nhất định trên cơ sở của chứng từ gốc. Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mô và điều kiện kế toán sẽ hình thành cho một hình thức tổ chức sổ kế toán khác
TK 335
TK 334 TK 622
Tiền lương phép thực tế phải trả cho CNV
Trích trước tiền nghỉ phép cho công nhân sản xuất Số thực tế phải trả nhỏ hơn
số tiền trích trước
Số tiền thực tế phải trả lớn hơn số tiền trích trước
29
nhau và trên thực tế, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các hình thức tổ chức sổ kế toán như sau:
1.2.3.1. Hình thức Nhật ký - Sổ cái.
Đối với hình thức Nhật ký - Sổ cái, kế toán sử dụng các loại chứng từ, bảng biểu và sổ sách sau:
- Chứng từ gốc.
- Sổ quỹ.
- Bảng tổng hợp chứng từ.
- Nhật ký - Sổ cái.
- Số kế toán chi tiết.
- Bảng tổng hợp chi tiết.
- Báo cáo tài chính.
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hay bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán ghi vào Nhật ký - Sổ cái, sau đó ghi vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết.
Cuối tháng phải khoá sổ và tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu giữa sổ Nhật ký - Sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết).
Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối tài khoản. Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính.
30
Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán của hình thức kế toán Nhật ký sổ cái
Ghi chú:
Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng, ghi theo kỳ:
Đối chiếu kiểm tra:
1.2.3.2. Hình thức Nhật ký - chứng từ.
Hình thức này sử dụng các loại chứng từ, bảng biểu và sổ sách sau:
- Chứng từ gốc và các bảng phân bổ.
- Bảng kê số 4, 5.
- Nhật ký chứng từ số 1, 2, 7, ...
- Thẻ (sổ) kế toán chi tiết.
- Sổ cái TK 334, 338, ...
Chứng từ gốc (Bảng chấm công, bảng thanh toán
lương…)
Sổ chi tiết TK 334, 338, 641, Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
Nhật ký sổ cái Sổ quỹ
Bảng tổng hợp chi tiết (Bảng tổng hợp
thanh toán lương)
Báo cáo tài chính
31 - Bảng tổng hợp chi tiết.
- Báo cáo tài chính.
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hay bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với các nhật ký chứng từ được ghi vào các bảng kê, sổ chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán, vào bảng kê, vào sổ chi tiết. Cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết vào nhật ký chứng từ. Đối với các loại chi phí SXKD phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các bảng kê và nhật ký chứng từ có liên quan. Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết. Bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái.
32
Sơ đồ 1.5 : Trình tự ghi sổ kế toán của hình thức kế toán Nhật ký chứng từ.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng, ghi theo kỳ:
Đối chiếu kiểm tra:
1.2.3.3 Hình thức Nhật ký chung.
Các chứng từ, sổ sách, bảng biểu được kế toán sử dụng:
- Chứng từ gốc.
- Sổ Nhật ký đặc biệt.
Sổ chi tiết TK 334, 338, 622, ...
Chứng từ gốc (Bảng chấm công, Bảng thanh toán lương)
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 01, 02, 07
Sổ cái TK 334, 338
Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính Bảng kê số 4,5
33 - Sổ Nhật ký chung.
- Thẻ (sổ) kế toán chi tiết.
- Sổ cái TK 334, 338, ...
- Bảng cân đối tài khoản.
- Bảng tổng hợp chi tiết.
- Báo cáo tài chính.
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào sổ kế toán chi tiết. Trường hợp đơn vị mở các sổ nhật ký đặc biệt (chuyên dùng) thì hàng ngày, căn cứ vào chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ hoặc cuối tháng tuỳ khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản (sổ cái) phù hợp sau khi đã loại trừ số trùng lặp. Cuối kỳ lấy số liệu tổng cộng trên các sổ cái lập bảng cân đối tài khoản.
Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính.
34
Sơ đồ 1.6: Trình tự ghi sổ kế toán của hình thức kế toán Nhật ký chung
Sổ chi tiết TK 334, 338, 622, … Sổ nhật ký đặc
biệt
Chứng từ gốc (Bảng chấm công, Bảng thanh toán lương)
Nhật ký chung
Sổ cái TK 334, 338
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
35 Ghi chú:
Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng, ghi theo kỳ:
Đối chiếu kiểm tra:
1.2.3.4. Chứng từ ghi sổ
Là hình thức kế toán chứng từ ghi sổ được hình thành sau các hình thức Nhật ký chung và Nhật ký sổ cái. Nó tách việc ghi nhật ký với việc ghi sổ cái thành 2 bước công việc độc lập, kế thừa để tiện cho phân công lao động kế toán, khắc phục những hạn chế của hình thức nhật ký sổ cái. Đặc trưng cơ bản là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ. Chứng từ này do kế toán lập trên cơ sở chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
36
Sơ đồ 1.7: Trình tự ghi sổ kế toán của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Sổ chi tiết TK 334, 338, 622,...
Sổ quỹ
Chứng từ gốc (Bảng chấm công, Bảng thanh toán lương)
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Sổ cái TK 334, 338
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng
Sổ đăng ký chứng từ ghi
37 Ghi chú:
Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng, ghi theo kỳ:
Đối chiếu kiểm tra:
38