CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN QUỐC TẾ
2.3. Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Kiểm toán Quốc tế iCPA
❖ Đặc điểm và cơ cấu đội ngũ lao động :
iCPAlà công ty dịch vụ liên quan đến tài chính, do vậy công ty đòi hỏi tất cả mọi người đều phải có trình độ đại học, bắt buộc đối với các vị trí trưởng phòng, kiểm toán viên và những người làm trong phòng kế toán. Tại công ty tỉ trọng của những người có trình độ đại học chiếm 85% trên tổng số CBCNV toàn công ty và nó được thể hiện qua bảng đánh giá sau:
Bảng 2.2 Cơ cấu lao động tại công ty
❖ Công tác chi trả lương :
Hàng tháng căn cứ vào bảng chấm công , phòng hành chính nhân sự tổng hợp tính lương cho toàn bộ CBNV toàn công ty. Tiền lương công ty chi trả vào ngày cuối cùng của tháng.
Công ty đang tính lương theo hình thức trả theo thời gian cho toàn bộ CNV.
Việc chi trả lương ở công ty được thanh toán bằng chuyển khoản, kế toán căn cứ vào các chứng từ: “Bảng Thanh Toán Tiền Lương”, “Bảng Thanh Toán BHXH” để
46
chuyển chứng từ cho ngân hàng thực hiện lệnh chuyển khoản trả lương và các khoản khác cho CBCNV.
❖ Các chứng từ sử dụng
và một số loại chứng từ khác theo quy định của Bộ lao động, Bộ tài chính
❖ Tài khoản sử dụng:
47
* Tổ chức hạch toán lao động
Việc tổ chức hạch toán các chỉ tiêu liên quan về lao động là rất cần thiết trong quá trình quản lý, sử dụng lao động để làm cơ sở tính lương phải trả cho người lao động. Phòng tiền lương sẽ lập sổ danh sách lao động để nắm được việc phân bổ, sử dụng lao động hiện có trong công ty phục vụ cho công tác quản lý số lượng lao động, ngoài ra sổ lao động (mở riêng cho từng người lao động) còn là căn cứ để quản lý về chất lượng lao động, biên chế, tình hình chấp hành chế độ đối với người lao động.
Công ty sử dụng bảng chấm công làm chứng từ cơ sở để tính lương phải trả người lao động. Bảng chấm công này cho bộ phận nhân sự trực tiếp ghi và quản lý
Sơ đồ 2.3: Chu trình luân chuyển chứng từ tiền lương
Công ty đang sử dụng phương pháp tính lương theo thời gian cho người lao động. Mức lương cho từng người được quy định riêng tùy theo trình độ, chức năng, trách nhiệm được ghi trên hợp đồng lao động
Nhân viên đi làm sẽ được chấm công hàng ngày trên máy chấm công, máy chấm công sẽ xuất ra file chấm công, sau đó bộ phận chấm công sẽ lấy file này chuyển cho kế toán tiền lương để tổng hợp thành bảng chấm công và các chứng từ liên quan, căn cứ vào đó lập các bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng, các khoản phải nộp rồi chuyển cho kế toán trưởng duyệt. Kế toán trưởng sẽ duyệt lại các chứng từ, bảng lương. Nếu kế toán trưởng không duyệt, các số liệu này sẽ được chuyển lại kế toán
48
tổng hợp để làm lại. Nếu được duyệt sẽ chuyển cho giám đốc ký duyệt. Sau khi giám đốc ký xác nhận, kế toán trưởng nhận lại toàn bộ hồ sơ và chuyển lại cho kế toán tiền lương, kế toán tiền lương sẽ dựa theo bảng tính lương và tạo phiếu lương cho mỗi người lao động ký nhận, sau đó chuyển khoản cho người lao động
49
Bảng 2.3: Bảng chấm công phòng kinh doanh
50
Lương theo thời gian tại công ty được tính như sau:
Lương thực nhận = 𝐋ươ𝐧𝐠 𝐜ơ 𝐛ả𝐧
𝟐𝟒 xNgàycông thực tế+ Các khoản phụ cấp – Các khoản giảm trừ
Trong đó: các khoản phụ cấp gồm: tiền ăn; và phụ cấp trách nhiệm Tiền ăn = 30.000 đ/ngày x số ngày công thực tế
Phụ cấp trách nhiệm được quy định như sau:
Chức vụ Mức phụ cấp
Manager 200.000 VNĐ
Leader 100.000 VNĐ
Từ bảng thanh toán lương thì tiền lương của từng người được xác định như sau:
Lương thời gian của bà Mai = Lương cơ bản
* số công đi làm 24
Lương thời gian của bà Mai =
8.000.000
* 24 = 8.000.000 VNĐ 24
Phụ cấp trách nhiệm của bà Mai là:200.000 VNĐ Tiền ăn trưa của bà Mai = 24 * 30.000= 720.000 VNĐ
Công ty còn tính 10.5 % khấu trừ vào lương của công nhân viên bao gồm 8%
cho BHXH và 1.5% cho BHYT, 1% cho BHTN
Số BHXH, BHYT, BHTN phải nộp = Lương đóng bảo hiểm * % tỷ lệ trích Theo công thức trên thì BHXH, BHYT, BHTN mà bà Mai cần phải nộp là:
BHXH = 8.000.000 * 8% = 640.000 BHYT = 8.000.000 * 1.5% = 120.000 BHTN = 8.000.000 * 1% = 80.000
Từ đó xác định được số tiền lương mà bà Lưu Thị Mai nhận được là:
8.000.000 + 200.000 + 720.000 – 640.000 – 120.000 - 80.000 = 8.080.000 Ngoài ra còn có các khoảng được nhận vào các ngày lễ được quy định trong luật lao động nước CHXHCN Việt Nam
50
Bảng 2.4: Bảng thanh toán tiền lương bộ phận kế toán
51
Bảng 2.5: Bảng chấm công phòng kinh doanh
52
Bảng 2.6: Bảng thanh toán tiền lương bộ phận kinh doanh 12/2018
53
Bảng 2.7: Bảng tổng hợp lương toàn công ty
54
Các cơ sở để Công ty lập bảng thanh toán là từ các chứng từ như: Bảng tính phụ cấp, bảng chấm công, bảng tính thưởng, phạt, ... Bảng thanh toán lương được lập hàng tháng cho từng bộ phận chức năng trong công ty tương ứng với bảng chấm công.
Căn cứ vào các chứng từ liên quan thì bộ phận kế toán lập bảng thanh toán lương, chuyển cho kế toán duyệt để làm căn cứ viết UNC để gửi cho ngân hàng chuyển khoản cho toàn bộ CNV
55
* Hình thức thanh toán lương:
Từ bảng thanh toán lương tổng hợp kế toán viết UNC
56
Ủy nhiệm chi còn có tên gọi khác là lệnh chi hoặc UNC là phương thức thanh toán mà người trả tiền sẽ thành lập lệnh thanh toán theo mẫu mà ngân hàng cung cấp.
Sau đó, người trả tiền sẽ gửi lại ngân hàng tại nơi mở tài khoản để yêu cầu trích một số tiền trong tài khoản thanh toán của mình bằng với số tiền ghi trên ủy nhiệm chi để trả cho người thụ hưởng.
UNC được lập thành 2 liên:
Liên thứ nhất, ngân hàng giữ
Liên thứ 2, sau khi ngân hàng xác nhận sẽ đóng dấu và trả lại cho khách hàng để kế toán doanh nghiệp căn cứ làm hạch toán
Từ các bảng thanh toán lương , kế toán ghi:
Nợ TK 627: 288.140.000
Có TK 334: 288.140.000 Các khoản khấu trừ vào lương:
Nợ TK 334: 31.500.000 Có TK 3383: 24.000.000 Có TK 3384: 4.500.000 Có TK 3386: 3.000.000 Các khoản tính vào chi phí doanh nghiệp:
Nợ TK 627 : 64.500.000 Có TK 3383: 52.500.000 Có TK 3384: 9.000.000 Có TK 3386: 3.000.000
Thanh toán tiền lương cho CNV:
Nợ TK 334: 245.560.000
Có TK 112: 245.560.000
57