CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤTĐỂ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠICÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN QUỐC TẾ ICPA
3.1. Nhận xét về ưu nhược điểm công tác kế toán tại Công ty TNHH Kiểm toán quốc tế iCPA
3.1.1 Nhận xét chung về tình hình tổ chức BMKT và công tác kế toán tại Công ty TNHH Kiểm toán quốc tế iCPA
Ưu điểm:
+ Về bộ máy quản lý:
Công ty iCPA tổ chức bộ máy quản lý khá chặt chẽ phân cấp từ cao xuống thấp, đảm bảo sự hoạt độngđồng bộ cho từng bộ phận. Các phòng ban có sự phối hợp cao, tạo hiệu quả cao trong công việc.
Trang bị cho các phòng ban chức năng trong công ty khá đầy đủ các thiết bị gồm máy vi tính cấu hình cao, máy in, điện thoại, máy chủ, đường truyền internet tốc độ cao… nên NSLĐ của nhân viên được tối ưu hóa ở mức cao nhất có thể. Hoạt động trao đổi thông tin giữa các phòng ban thông qua điện thoại, mạng Internet, e-Mail nên đảm bảo tốc độ cao, liên tục. Việc phân công, chỉ định rõ ràng giúp nhân sự trong công ty làm việc ăn ý, không chồng chéo. Các vấn đề ra quyết định, duyệt các cấp đều thông qua phần mềm hỗ trợ nên giám đốc và các phó giám đốc có thể bám sát kiểm tra công việc một cách nhanh chóng
+ Về bộ máy kếtoán:
❖ Về tổ chức bộ máy kế toán:
BMKT của tổ chức theo mô hình tổ chức tập trung một cách rất khoa học theo chuẩn mực của các doanh nghiệp hiện nay, giúp phòng kế toán khá thuận tiện tiến hành công việc một cách tập trung, thống nhấtcông việc kế toán. Các phần hành kế toán trong công ty được phân công chi tiết, rõ ràng. Công ty chia các kế toán viên thành mỗi nhóm để đảm nhận một hoặc nhiều phần hành khác nhau nhưngđảm bảo phối hợp chặt chẽ với nhau cũng như với các phòng ban khác như phòng kinh doanh, phòng hành chính nhân sự bằng các phương thức giao tiếp thông qua các phương tiện phần mềm quản lý nội bộ ERP. Công ty đã chú trọng tách phần hành kế toán bán
69
hàng riêng và số lượng nhân viên tại phần hành này cũng nhiều hơn, trình độ kinh nghiệm nhân viên tốt hơn so với phần hành khác do hoạt động bán hàng là khâu chủ đạo của doanh nghiệp
+ Số liệu luôn được đối chiếu trên chứng từ và thực tế do đó đảm bảo các đơn hàng được thực hiện theo đúng yêu cầu, không xảy ra tình trạng thừa thiếu do các phần hành trong bộ phận kế toán có mối liên hệ chặt chẽ
*Về công tác kế toán nóichung:
Căn cứ vào số liệu kết quả hoạt động và kinh doanh những năm gần đây đã cho thấy công tác tổ chức kế toán của iCPA đạt kết quả tốt đã giúp cho ban lãnh đạo công ty theo dõi, bám sát được các biến động của Công ty về vốn, tài sản, biến động lưu chuyển tiền, các chỉ số về thanh toán, hiệu quả hoạt động, khả năng sinh lời ... Do đó ban lãnh đạo công ty luôn kịp thời giải quyếtcác vấn đề liên quan đến tài chính bằng các biện pháp đúng đắn, đảm bảo cho quá trình hoạt động của Công ty theo sát kế hoạch đề ra.
Điều đó được thể hiện cụ thể ở các mặt sau:
+ Về hệ thống chứng từ kế toán:
Chế độ chứng từ kế toán được công ty chấp hành nghiêm chỉnh sử dụng đúng mẫu biểu chứng từ phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các nghiệp vụ mua bán hàng hóa đều phải đi kèm hóa đơn, chứng từ đầy đủ. Quy trình luân chuyển chứng từ được kiểm tra chặt chẽ, an toàn do đó các nghiệp vụ kinh tế đều được phản ánh trên chứng từ một cách đầy đủ và chính xác theo đúng số liệu và theo đúng quy định.
Bên cạnh đó, công ty còn thực hiện đầy đủ các chế độ kế toán phục vụ riêng cho ngành một cách nhanh chóng chính xác.
Chứng từ gốc của Công tyđược thực hiện theo chế độ kế toán hiện hành. Việc sắp xếp, luân chuyển, phân loại và lưu trữ theo thứ tự và khoa học, chứng từ được lưu trữ thành từng phần hành, nghiệp vụ riêng biệt để thuận lợi cho hoạt động đối chiếu, rà soát, kiểm tra khi cần thiết các bộ chứng từ được sắp xếp theo thứ tự thời gian. Kế toán phải kiểm tra các chứng từ gốc kèm theo để thực hiện công việc hoạch toán. Tủ hồ sơ phải được bố trí ngăn nắp, gon gàn, sạch sẽ, đảm bảo các yêu cầu về nhiệt độ, độ ẩm để việc bảo quản giấy tờ được tốt nhất, và dễ dàng tìm kiếm tài liệu
70
khi cần thiết. Trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý tạo điều kiện cho kế toán luôn hạch toán kịp thời.
+ Về hệ thống tài khoản kế toán:
Tổ chức tài khoản kế toán là việc thiết lập chế độ kế toán cho đối tượng hạch toán nhằm cung cấp các thông tin tổng quát về từng loại tài sản, nguồn vốn, quá trình kinh doanh. Hiện nay công ty đã có một hệ thống đầy đủ, chặt chẽ, đảm bảo một cách phù hợp với nhiệm vụ quản lý, đảm bảo phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hệ thống tài khoản kế toán của công ty tuân theo những quy định thống nhất chế độ chung và chế độ riêng của ngành. Đặc biệt công ty đã vận dụng một cách sáng tạo hệ thống tài khoản, có các tài khoản nhiều cấp chi tiết theo dõi từng đối tượng cụ thể. Điều này rất quan trọng vì giúp việc quản lý các đối tượng dễ dàng, tiện lợi và không ảnh hưởng đến khả năng xử lý thôngtin.
+ Về hệ thống sổ sách kế toán:
iCPA đang sử dụng khá đầy đủ các tài khoản theo TT 133 của BTC, ngoài ra để thuận tiện hơn cho việc quản lýcông ty có mở chi tiết cho các TK 156, 511, 632 tương ứng với từng kho hàng; mở TK 131 tương ứng chi tiết với từng khách hàng…. Các loại sổ sách kế toán được in từng tờ rời và được đóng gói, phân loại khoa học nên đảm bảo tính rõ ràng, không tẩy xóa. Đối chiếu và theo dõi tình hình biến động tăng giảm của các loại tài sản, ngồn vốn của công ty được dễ dàng. Cung cấp thông tin quản lý cụ thể, kịp thời theo yêu cầu của lãnhđạo.
+ Về hệ thống báo cáo kế toán:
iCPA tuân thủ nghiêm túc các quy định của chế độ kế toán hiện hành về tổ chức thống báo cáo kế toán.
+ Về quy trình hạch toán kế toán:
Quy trình hạch toán kế toán được iCPA tuân thủ nghiêm túc theo các thông tư, chính sách mới nhất của Bộ tài chính
Nhược điểm:
- Hiện nay, tổ chức BMKT của công ty đang hoạt động theo mục tiêu cung cấp các thông tin của KT-TC. Trong tổ chức BMKT, chưa có sự phân công công việc liên quan đến việc lập báo cáo quản trị, các kế toán viên chỉ thực hiện các công việc đơn giản là phản ánh các nghiệp vụ phát sinh, chưa có bước phân tích các biến động
71
liên quan đến chi phí, doanh thu. Công ty chưa xây dựng được một quy trình cụ thể về phân công công việc, trách nhiệm của các bộ phận liên quan nhằm cung cấp các thông tin kế toán quản trị cho nhà quản lý.
Hệ thống báo cáo hiện tại chưa cung cấp các thông tin một cách đầy đủ và chính xác phục vụ cho việc đánh giá trách nhiệm và mức độ hoàn thành công việc của các cấp quản lý, chỉ mang tính tổng hợp theo quy định chứ chưa giúp nhà quản lý kiểm soát, đánh giá kết quả của các bộ phận trong Công ty. Hiện nay, nhân viên kế toán tổng hợp là người thực hiện thêm chức năng kế toán quản trị, phục vụ cho nhu cầu quản lý nhưng khi có yêu cầu mới thu thập, xử lý số liệu, làm cho thông tin không được cập nhật kịp thời, kéo dài thời gian xử lý. Bộ máy kế toán quản trị hiện thời chưa tách biệt hẳn với kế toán tài chính.
3.1.2 Nhận xét về công tác kế toán tiền lương Công ty TNHH Kiểm toán quốc tế iCPA 3.1.2.1. Ưu điểm
Công ty thanh toán lương cho người lao động tương đối đầy đủ, đều đặn, ít xẩy ra tranh chấp về lương tháng. Hệ thống chứng từ phản ánh đầy đủ khối lượng, chất lượng công việc của lao động, bảng chấm công và sổ khối lượng chính xác, rõ ràng. Trình tự luân chuyển chứng từ đúng theo quy định của Nhà nước, việc thanh toán lương luôn đúng kỳ hạn. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về tiền lương được kế toán phản ánh chi tiết, đầy đủ, chính xác. Các khoản trích nộp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo đúng tỉ lệ do Nhà nước quy định vào đúng đối tượng và nộp cho cơ quan quản lý theo đúng thời gian quy định.
3.1.2.2. Nhược điểm
Thứ nhất, hiện nay iCPA đang áp dụng hình thức trả lương theo thời gian, với hình thức này tiền lương được trả cố định theo thời gian quy định không phụ thuộc vào kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, tiền lương dựa vào thâm niên làm việc tuy nhiên chế độ trả lương này không đi liền với hiệu quả công việcvì mang tính chất đánh giá bình quân, nó không khuyến khích người lao động tối đa năng suất, tiết kiệm thời gian, chi phí hoạt động, không tận dụng tối đa năng suất trang thiết bị, công nghệ để tăng NSLĐ.. iCPA áp dụng nên áp dụng hình thức trả lương theo vị trí: nhân viên
72
bán hàng để khuyến khích sự tự giác, tự chủ và cố gắng trong công việc đồng thời thu hút và giữ chân nhân tài
Thứ hai, là một công ty kinh doanh mảng dịch vụ, Công ty TNHH Kiểm toán Quốc tế iCPA cần số lượng không ít nhân viên bán hàng. Khi có thêm văn phòng đại diện, iCPA cần phải tuyển thêm nhân viên cho bộ phận bán hàng, bộ phận Marketing, bộ phận bán hàng và bộ phận kỹ thuật. Số lượng nhân sự đông lại hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau, nên việc quản lý thời gian làm việc kém sát sao là điều không thể tránh khỏi
Thứ ba, iCPA đang chốt báng lương và chuyển lương vào ngày cuối cùng của tháng. Điều này gây ra sự bất cập trong việc tính thời gian làm thêm giờ và nghỉ không lương phát sinh vào những ngày cuối tháng do sự cập nhật không đầy đủ của các bộ phận.