CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH CỦA KIỂM TOÁN ĐỘC LẬP
1.1. Lý thuyết nền tảng về hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.3. Vai trò của kiểm soát nội bộ đối với doanh nghiệp và góc nhìn của kiểm toán độc lập
a) Vai trò của kiểm soát nội bộ đối với Ngân hàng thương mại dưới góc nhìn của kiểm toán độc lập
Ngày này, xu hướng toàn cầu hóa đã mở ra những cơ hội và thách thức lớn cho hệ thống các Ngân hàng thương mại (NHTM). Với sự phát triển không ngừng nghỉ, các NHTM luôn phải đối mặt với nhiều khó khăn và thử thách trong cuộc đua phát triển dịch vụ, sản phẩm, cải thiện hệ thống tài chính. Bên cạnh đó, các NHTM đang ngày càng thu hút nhiều cổ đông đầu tư, góp vốn do tiềm năng phát triển mạnh mẽ. Tuy nhiên hiện nay các nhà đầu tư vốn đang dần tách rời khỏi vai trò quản lý doanh nghiệp vì vậy một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh đang là nhu cầu cấp thiết, một công vụ hữu hiệu để xác định sự an toàn của nguồn vốn đầu tư, xác định hiệu quả điều hành và kịp thời nắm bắt tình hình hoạt động của ngân hàng.
“Hệ thống kiểm soát nội bộ là chức năng thường xuyên của quản lý nhằm giúp cho hoạt động của ngân hàng ổn định và hiệu quả:
*) Giúp bảo vệ tài sản cho ngân hàng
Mỗi loại tài sản có giá trị và tính chất khác nhau ảnh hưởng nhất định đến hoạt động của từng cơ quan, đơn vị. Chính vì vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ không chỉ đề ra các giải pháp mà còn tiến hành thẩm tra chúng để tránh những tổn thất tác động từ môi trường bên trong và bên ngoài.
Ngoài ra còn phải xem xét tính hiệu lực, tính phù hợp của giải pháp đó thông qua việc kiểm kê, xác định số lượng, kiểm tra chi tiết hay mời chuyên gia để đánh giá được giá trị thực của tài sản, tránh tình trạng đánh tráo hay bị lợi dụng.
*) Hệ thống kiểm soát nội bộ đảm bảo thông tin công bố có độ tin cậy cao
Nói về thông tin hay dữ liệu thì đây hoàn toàn không phải chuyện đơn giản.
Hằng ngày bạn có thể tiếp nhận vô vàn các dữ liệu trái chiều về một vấn đề cụ thể nào đó. Kiểm soát nội bộ đảm bảo thông tin có độ tin cậy cao, giữ vai trò quan trọng trong các khâu kiểm tra, từ khâu ghi chép trên các chứng từ, đến việc ghi chép vào sổ sách, báo cáo.
Bên cạnh đó, hệ thống này cũng chịu trách nhiệm thẩm tra lại các thông tin tài chính nhằm đảm bảo cho chiến lược phát triển của các tổ chức được chính xác hơn.
*) Ngăn ngừa gian lận, thiếu sót trong quy trình nghiệp vụ
Kiểm soát nội bộ có trách nhiệm cách ly và phân công từng bộ phận trong các Ngân hàng. Việc cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ cũng như việc phân công, phân nhiệm rõ ràng trong các bộ phận không chỉ giúp ổn định hoạt động của từng khâu mà còn tạo điều kiện cho từng bộ phận kiểm tra chéo lẫn nhau, xem xét và đánh giá một cách khách quan để tránh được những sai sót và các gian lận nếu có. Ví dụ như trong trường hợp thiếu vốn hoạt động, nếu chỉ sử dụng một nhà cung cấp duy nhất sẽ dẫn đến tình trạng độc tài, thông tin thu nhận được chỉ theo một chiều gây ra những thiếu sót trong quá trình quản lý như gian lận, tham ô, làm trái quy định pháp luật,…
*) Hệ thống kiểm soát nội bộ là phương tiện để tối ưu hóa các nguồn lực
Chủ thể quản lý (nhà quản lý, ban giám đốc,…) là người chịu trách nhiệm chính trong việc đề ra các chuẩn mực để sử dụng nguồn nhân lực tiết kiệm và hiệu quả. Hệ thống kiểm soát nội bộ là phương tiện để tối ưu hóa các nguồn lực, hiện thực hóa các tiêu chuẩn thông qua việc xem xét tình trạng cơ sở vật chất có đủ tiêu chuẩn không, các thủ tục có nhanh gọn hay không, nhân sự thừa hay thiếu, năng lực chuyên môn của từng bộ phận đã phù hợp với công việc hay chưa,… Bên cạnh đó, hệ thống này cũng hỗ trợ đắc lực cho các nhà quản lý trong việc hoàn thành dự án, tạo uy tín cho cơ quan, tổ chức.
“Hoạt động kiểm soát nội bộ đối với báo cáo tài chính phản ánh chất lượng của toàn bộ hệ thống cung cấp thông tin của tổ chức. Vì vậy, sự yếu kém của kiểm
soát nội bộ đối với báo cáo tài chính làm giảm chất lượng báo cáo quản lý nội bộ và trì hoãn việc cung cấp thông tin hữu ích trong nội bộ” (Li và McVay, 2009).
“Ngược lại, hệ thống kiểm soát nội bộ càng hữu hiệu, gian lận trên BCTC càng được hạn chế” (Theo Spatacean, 2012).
Do đó, tất cả các tổ chức nói chung, các tổ chức tín dụng nói riêng đều được đề xuất về việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu tại Ngân hàng nhằm giúp Ngân hàng đạt được các mục tiêu chiến lược đã đề ra, trong đó có việc nâng cao chất lượng thông tin công bố ra đại chúng được trình bày trên báo cáo tài chính được trung thực và hợp lý.
Trong hoạt động kiểm toán báo cáo tài chính được thực hiện bởi kiểm toán độc lập thì kiểm soát nội bộ đối với báo cáo tài chính, cơ chế quản trị nội bộ mang ý nghĩa vô cùng quan trọng nhằm cung cấp hoạt động kiểm tra nội bộ và hạn chế các hành vi mang tính trục lợi cá nhân. Do đó, hệ thống kiểm soát nội bộ được xem là phòng tuyến đầu tiên trong việc đảm bảo chất lượng thông tin kế toán tại Ngân hàng được kiểm toán. Kiểm soát nội bộ đối với báo cáo tài chính không hiệu quả tạo điều kiện thuận lợi cho việc số liệu kế toán bị thao túng, từ đó, độ chính xác và chất lượng của báo cáo tài chính bị giảm đi. Thông tin báo cáo của Ngân hàng không còn hữu ích, nếu nó được lập dựa trên những ghi chép giao dịch không có tính tin cậy cao và không chính xác. Có nghĩa là sự thiếu hụt các thủ tục kiểm soát nội bộ thích hợp làm cho việc quản lý tài chính của một tổ chức tín dụng gặp phải những rủi ro, bao gồm báo cáo tài chính không được công bố chính xác/mất mát tài sản của Ngân hàng. Bên cạnh đó việc mất cắp và quản lý yếu kém những tài liệu thiết yếu của tổ chức do sự chuyên quyền của nhân viên. Sổ sách, giấy tờ và các chứng từ chứa đựng nhiều sai sót và không đáng tin cậy, làm mất đi tính trung thực trong toàn tổ chức. Cuối cùng, tổ chức nếu không thực hiện các chính sách kế toán phù hợp với những quy định trong việc trình bày báo cáo tài chính. Sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ cung cấp một sự đảm bảo cho việc quản lý độ tin cậy của các số liệu kế toán được sử dụng, tạo ra thông tin nhằm việc ra quyết định của người đứng đầu Ngân hàng. Chính vì vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu là một yếu tố quyết định cho việc lập báo cáo tài chính có chất lượng vì
khả năng ngăn chặn những sai sót về thủ tục, đo lường, bóp méo thu nhập, cũng như hạn chế những rủi ro tiềm tàng trong quá trình hoạt động.” - Theo Gilles Hồng Tuấn, chủ nhiệm Bộ phận dịch vụ tư vấn rủi ro của Công ty TNHH Ernst & Young Việt Nam (2018).
Điều này cho thấy, đối với các kiểm toán viên độc lập trong việc xác minh tính trung thực và hợp lý của các thông tin mà NHTM công bố ra công chúng thì hệ thống kiểm soát nội bộ mang một ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc xây dựng, thiết kế ra quy trình kiểm toán, nguồn nhân lực và các thủ tục được áp dụng để thực hiện cuộc kiểm toán có chất lượng. Nếu hệ thống kiểm soát nội bộ của NHTM yếu kém và tồn tại nhiều hạn chế, kiểm toán viên độc lập cần xây dựng một chương trình kiểm toán chặt chẽ, áp dụng nhiều thủ tục hơn và quy mô phức tạp hơn bởi đánh giá về mặt rủi ro là cao hơn. Ngược lại, nếu hệ thống kiểm soát nội bộ của NHTM đã mạnh, các cấu phần được đảm bảo tính chặt chẽ, hiệu năng cao và có hiệu lực trong việc ngăn chặn rủi ro thì chương trình kiểm toán sẽ được tinh giản và sẽ ít thủ tục hơn do kiểm toán viên có thể đánh giá được rủi ro kiểm toán thấp hơn so với một NHTM có hệ thống kiểm soát nội bộ đang có nhiều lỗ hổng.