CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM CẢI THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VÀ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA CÔNG TY
3.2. Đề xuất hoàn thiện quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính tại EY Việt Nam
3.2.1. Ứng dụng công nghệ hiện đại, bắt kịp xu thế toàn cầu
Đối với quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, dựa trên toàn bộ các mẫu đã được lựa chọn, các kiểm toán viên sẽ kiểm tra từng mẫu để đánh giá các chốt kiểm soát của Ngân hàng có được tuân thủ hay không, do toàn bộ thủ tục này sẽ được thực hiện thủ công hoàn toàn nên tốn khá nhiều thời gian của kiểm toán viên ảnh hướng đến tiến độ của cuộc kiểm toán. Chính vì vậy, Ngân hàng kiểm toán có thể phát triển ứng dụng công nghệ hiện đại hơn nhằm hỗ trợ việc kiểm tra vốn tốn nhiêu thời gian này bằng việc để máy quét giấy tờ điện tử và tự động xác định và trích xuất các thông tin kế toán quan trọng từ nhiều loại tài liệu khác nhau, từ hợp đồng mua bán, cho thuê và hợp đồng lao động với hóa đơn.
Bên cạnh đó, với xu thế phát triển trí tuệ nhân tạo (“Artificial Intelligence”) khắp mọi nơi có thể áp dụng ngay trong ngành kiểm toán sắp tới. Hiện nay, công ty Deloitte - 1 trong 4 công ty kiểm toán lớn nhất thế giới đã phát triển một công cụ gọi là Argus. Công cụ này sử dụng các công nghệ nhận thức - các hệ thống máy tính có khả năng thực hiện các nhiệm vụ mà trước nay đòi hỏi sự tham gia trực tiếp của con người. Công cụ nhân tạo sẽ ghi nhớ và từ đó tự học từ mọi tương tác của con người, làm tăng sức mạnh của chúng khi thu thập thêm nhiều dữ liệu. Argus học từ mọi tương tác của con người và thúc đẩy các kỹ thuật máy móc tiên tiến và xử lý ngôn ngữ tự nhiên để tự động xác định và trích xuất các thông tin kế toán quan trọng từ bất kỳ loại tài liệu điện tử nào, cho phép thay thế quá trình sử dụng bằng tay phức tạp, tốn thời gian trở nên nhanh chóng và dễ dàng. Các nhóm kiểm toán có thể sử dụng Argus để xem xét một loạt các loại tài liệu bao gồm hợp đồng mua bán,
cho thuê và hợp đồng phái sinh, thoả thuận lao động, hoá đơn, biên bản cuộc họp của khách hàng, thư pháp lý và Báo cáo tài chính. Ngoài ra việc áp dụng công nghệ thông tin còn đảm bảo được tính độc lập trong kiểm toán, tránh được các sai sót trong việc kiểm tra bằng tay như sự mất tập trung, mệt mỏi trong công việc. Và giờ đây, công nghệ hiện đại đang dần thay thế các công việc bằng tay do hiệu quả của nó mang lại. Chính vì vậy, để đảm bảo chất lượng cuộc kiểm toán nói chung và hiệu quả của quy trình đánh giá kiểm soát nội nói riêng EY Việt Nam nên nghiên cứu áp dụng các tiến bộ công nghệ của EY toàn cầu.
3.2.2. Áp dụng đa dạng các công cụ mô tả trong cuộc kiểm toán
Hiện này, các kiểm toán viên của EY Việt Nam chủ yếu sử dụng bảng tường thuật để mô tả lại hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng được kiểm toán. Tuy nhiên, trong quá trình kiểm toán, xuất hiện các khách hàng cóchu trình kinh doanh phức tạp, thì phương pháp mô tả này lại trở nên vô cùng thiếu hụt các kĩ thuật cần thiết để mang đến cái nhìn tổng quát cho kiểm toán viên. Để khắc phục, kiểm toán viên sẽ sử dụng lưu đồ như một biệt pháp khắc phục nhược điểm này nhưng lại chưa được sử dụng nhiều. Nhằm góp phần đưa phương pháp lưu đồ trở nên phổ biến hơn trong việc áp dụng, trên cơ sở đã phân tích một số nguyên nhân kiến kiểm toán viên ít khi sử dụng đến phương pháp mô tả bằng lưu đồ như phương pháp mô tả bằng lưu đồ đòi hỏi kĩ thuật cao, tác giả xin đưa ra một số giải pháp như:
- Công ty cần mở thêm các buổi đào tạo hướng dẫn sử dụng lưu đồ.
- Công ty cần tạo một cơ sở dữ liệu cho các mô tả về hệ thống kiểm soát nội bộ của chu trình kinh doanh tại các Ngân hàng đã từng được kiểm toán có sử dụng phương pháp lưu đồ nhằm giúp các kiểm toán viên có thể tham khảo.
- Khuyến khích sự sáng tạo của kiểm toán viên khi sử dụng lưu đồ.
Bằng việc sử dụng phối hợp linh hoạt tất cả các phương pháp mô tả kiểm soát nội bộ trong các chu trình kinh doanh tại Ngân hàng được kiểm toán, kiểm toán viên sẽ trở nên linh hoạt và dễ dàng hơn trong việc mô tả lại hệ thống kiểm soát nội bộ của Ngân hàng được kiểm toán.
3.2.3. Nâng cao chất lượng kiểm toán viên
Để đánh giá chất lượng cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính sẽ chịu sự phụ thuộc rất nhiều đến sự xét đoán của các kiểm toán viên. Chính vì vậy, nhằm hoàn thiện quy trình đánh giá kiểm soát nội bộ trong quy trình kiểm toán Báo cáo tài chính tại Ngân hàng được kiểm toán, EY Việt Nam cần nâng cao hơn nữa chất lượng nguồn nhân lực kiểm toán và cải thiện chất lượng kịp với đà phát triển của nền kinh tế.
Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực tại Ngân hàng: Khả năng xét đoán nghề nghiệp của kiểm toán viên hầu hết đến từ những kinh nghiệm làm việc được bồi đắp qua thời gian, đây là một yếu tố quan trọng ảnh hướng đến kết quả đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng được kiểm toán. Chính vì vây, đối với các kiểm toán viên mới hành nghề, công ty cần nâng cao khả năng đánh giá của kiểm toán viên bằng việc thường xuyên tổ chức các hội thảo, lớp học trao đổi, nâng cao kiến thức chuyên môn. Bên cạnh các kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm về nghề, kiểm toán viên cần bổ sung một số kĩ năng mềm như kĩ năng phỏng vấn, lắng nghe…
Nâng cao chất lượng đào tạo tại các tổ chức đào tạo chuyên ngành: Việc nâng cao chất lượng đào tạo kế toán, kiểm toán ở ngay bậc đại học là điều vô cùng cần thiết khi gần như tại Việt Nam đây là cái nôi sản sinh ra các lứa kiểm toán viên đủ trình độ để có thể làm việc trong lĩnh vực kiểm toán. Tuy nhiên, để làm được điều này việc hợp tác giữa các tổ chức liên quan là điều vô cùng cần thiết:
- Các trường đại học trong nước nên có một chiến lược dài hơi trong việc liên kết với các tổ chức nghề nghiệp của Việt Nam cũng như của quốc tế để áp dụng, kết hợp chương trình đào tạo những nội dung có tính ứng dụng chuyên nghiệp mang tính quốc tế như ICAEW, ACCA, CPA Australia,. CPA Việt nam,... mang lại nhiều kết quả tốt cho quá trình thực hành chuyên môn về kế toán, kiểm toán ở cấp độ chuyên nghiệp. Với sự kết hợp này sẽ tạo nên chương trình đào tạo chuyên sâu vừa hàn lâm vừa đảm bảo được kỹ năng nghề nghiệp chuyên sâu, giữa thực tế về kế toán, kiểm toán của một quốc gia với tính chất quốc tế hoá theo xu hướng hội tụ kế toán toàn cầu. Đây là một xu hướng không còn quá mới nhưng luôn mang lại hiệu quả vô cùng to lớn.
- Bộ Giáo dục và đào tạo cùng với Bộ Tài chính cần có nhiều sự kết hợp hơn nữa trong việc cập nhật, nghiên cứu đồng thời xây dựng chương trình đào tạo phù hợp và mang tính cấp thiết cho những người theo đuổi ngành nghề kế toán kiểm toán, tài chính ngân hàng, luật,…
- Các trường đại học nên hợp tác cùng các hiệp hội nghề nghiệp như Hội Kế toán và Kiểm toán Việt Nam (VAA), Hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam (VACPA) Câu lạc bộ Kế toán trưởng, và các hiệp hội nghề nghiệp Quốc tế được công nhận trên toàn Thế giới như CPA Australia, ACCA, ICAEW tạo nên mối quan hệ rộng rãi và sâu sắc với nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau trong nền kinh tế nhằm một mặt giúp người học có điều kiện tiếp cận dễ dàng công việc thực tế tại các doanh nghiệp nhằm rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp trước khi tốt nghiệp, mặt khác với việc tạo ra mối quan hệ này sẽ giúp các trường thường xuyên lắng nghe được từ phía các doanh nghiệp - các nhà tuyển dụng chủ lực - những yêu cầu về chất lượng sản phẩm đào tạo được cung cấp cũng như sự thích hợp của chương trình đào tạo để đáp ứng yêu cầu về chất lượng được đặt ra. Chính những ý kiến và đóng góp của doanh nghiệp sẽ là cơ sở quan trọng để các trường điều chỉnh kịp thời chuẩn đầu ra và đổi mới chương trình đào tạo một cách thích ứng.
3.2.4. Làm rõ nhiệm vụ vai trò của kiểm toán viên độc lập với khách hàng
Bên cạnh việc cung cấp dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính thì các công ty kiểm toán còn cung cấp dịch vụ tư vấn. Ngay trong những cuộc kiểm toán, các công ty kiểm toán cũng đã phát hiện ra những lỗ hổng đều có những báo cáo cho ban lãnh đạo khách hàng nhằm mục đích chỉ ra những thiếu sót để khách hàng có thể nâng cao chất lượng kiểm soát từ đơn vị.
Một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của kiểm toán viên là phải xoá bỏ đi được định kiến của khách hàng khi nhắc về kiểm toán viên độc lập không chỉ là tìm kiếm sai phạm mà còn là việc tư vấn cho khách hàng. Kiểm toán viên hoạt động và làm việc nhằm mục đích xác nhận thông tin của khách hàng từ đó đem lại nhiều lợi ích cho khách hàng khi thông tin đã được một bên thứ ba độc lập, chuyên nghiệp công nhận. Điều này đã tồn tại từ rất lâu, để thay đổi suy nghĩ của khách hàng gần như là điều không thể thực hiện ngay. Tuy nhiên trong quá trình kí
kết hợp đồng cung cấp dịch vụ kiểm toán cho khách hàng, kiểm toán viên cần phải có một sự trao đổi rõ ràng hơn với khách hàng không chỉ nằm trên văn bản mà có thể là những cuộc trò chuyện để có thể hiểu được vai trò của nhau trong công việc.
Kiểm toán viên độc lập cũng cần trao đổi về những khó khăn đang gặp phải trực tiếp với khách hàng bằng những sự chia sẻ về khó khăn của đôi bên trong công tác kiểm toán báo cáo tài chính. Kiểm toán viên cần xác định được vai trò của mình là phục vụ khách hàng, đồng thời không nên tạo quá nhiều áp lực trong việc thực hiện các thủ tục kiểm toán. Ví dụ như trong quá trình phỏng vấn khách hàng, thay vì đặt nặng vấn đề chuyên môn thì nên duy trì cuộc phỏng vấn như một buổi trò chuyện sẽ dễ để lấy được những thông tin cần thiết hơn chỉ đơn thuần là đặt ra những câu hỏi.
3.2.5. Nâng cao trình độ của kiểm toán viên công nghệ thông tin
Hiện nay, EY Global vẫn đang cung cấp một dịch vụ riêng biệt với dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính đó chính là dịch vụ kiểm toán công nghệ (ITRA). Đây là một dịch vụ dành riêng cho các tổ chức có bộ máy cồng kềnh, ứng dụng nhiều công nghệ và ẩn chứa nhiều rủi ro như các TCTD. Bên cạnh đó, chi phí để thực hiện dịch vụ này rất cao, chính vì vậy, cần phải có sự cập nhật liên tục các dữ liệu, thông tin cũng như kĩ năng chuyên sâu của đội ngũ kiểm toán viên phải thật sự tốt và kịp xu thế. Trong tình hình công nghệ thông tin ngày càng được các Ngân hàng được kiểm toán ứng dụng rộng rãi tại đơn vị thì việc tiến hành đánh giá kiểm soát nội bộ trong môi trường máy tính là điều cần thiết, cùng với đó là nguồn nhân lực kiểm toán có thể kiểm toán công nghệ thông tin. Khi có một nguồn nhân lực hiểu biết về kiểm toán công nghệ thông tin, một mặt, kiểm toán viên có thể đánh giá được lúc nào cần ý kiến chuyên gia IT; mặt khác, kiểm toán viên có thể chủ động đánh giá tại một số Ngân hàng được kiểm toán có hệ thống công nghệ thông tin đơn giản nhằm tiết kiệm chi phí, giảm thiểu thời gian kiểm toán, do phải chờ ý kiến của chuyên gia IT. Vậy nhằm phát triển được một đội ngũ nhân sự kiểm toán công nghệ thông tin, các Ngân hàng kiểm toán cần xây dựng cho mình một chiến lược, kế hoạch cụ thể như:
- Trước tiên để đáp ứng nhu cầu hiện tài về nguồn lực kiểm toán viên, chuyên gia công nghệ thông tin, EY Vietnam nên tận dụng đào tạo kiểm toán viên công nghệ thông tin từ chính nguồn nhân lực kiểm toán của công ty bằng việc mở các
chương trình đào tạo chuyên sâu về công nghệ thông tin, cử nhân viên đi học tại một số quốc gia đã phát triển, có kinh nghiệm về kiểm toán công nghệ thông tin.
- Tuyển chọn nguồn nhân lực giỏi về công nghệ thông tin, trước mắt là có sự hiểu biết về các hệ thống core banking mà các ngân hàng đang sử dụng. Sau đó, tiến hành đào tạo về kiểm toán.
- Về lâu dài, công ty cần xây dụng cho mình một kế hoạch liên kết đào tạo với các Ngân hàng đào tạo nhằm đào tạo nguồn nhân lực có hiểu biết cơ bản về hai yếu tố là kiến thức kiểm toán và công nghệ thông tin.
Vậy để phát triển nguồn nhân lực kiểm toán viên công nghệ thông tin các Ngân hàng kiểm toán cần xác định và xây dựng cho mình một kế hoạch, tầm nhìn trong tương lai.