SÁCH NHÀ NƯỚC TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC 1.1 Tổng quan về Ngân sách nhà nước và hệ thống TABMIS
1.3 Ke toán chi ngân sách Nhà nưóc tại Kho bạc Nhà nưóc
1 .3 .1 K e to á n N g ă n sá c h N h à n ư ớ c và h o ạ t đ ộ n g n g h iệ p v ụ c ủ a K h o b ạ c N h à n ư ớ c
1.3.1.1 N ộ i d u n g kê toán N gân sách N hà nước và hoạt đ ộ n g nghiệp vụ K ho bạc N h à nước
K e toán N SN N và hoạt động nghiệp vụ K B N N là việc thu thập, xử lý, kiêm tra, giám sát, phân tích và cung cấp thông tin m ột cách kịp thời, đầy đủ, chính xác, trung thực, liên tục và có hệ thống về: Tình hình phân bổ dự toán kinh phí N SN N ; T ình hình thu, chi N SN N ; Tình hình vay và trả nợ vay của N SN N ; Các loại tài sản của nhà nước do K B N N đang quản lý và các hoạt động nghiệp vụ KBN N.
1.3.1.2 Đ ổ i tượng của kế toán N g â n sách nhà nước và ho ạ t độn g nghiệp vụ K ho bạc N hà nước
- Tiền và các khoản tư ơng đương tiền;
- Các khoản thu, chi N SN N theo các cấp ngân sách, các khoản thu, chi các quỹ tài chính khác của N hà nước;
- Các khoản vay và tình hình trả nợ vay của N SN N ; - Các khoản thanh toán trong và ngoài hệ thống KBNN;
- Tiên gửi của các đơn vị, tố chức, cá nhân tại KBN N;
- Các khoản kết dư N SN N các cấp;
- D ự toán và tình hình phân bổ dự toán kinh phí các cấp;
- Các khoản đầu tư tài chính ngan hạn và dài hạn;
- Các loại tài sản của N hà nước được quản lý tại K B N N .
1.3.1.3 N hiệm vụ của kê toán N gân sách nhà nước và ho ạ t động nghiệp vụ K ho bạc N hà nước
- Thu thập, ghi chép, xử lý v à quản lý dữ liệu tập trung trong toàn hệ thống về tình hình quản lý, phân bổ dự toán chi ngân sách các cấp; Tình hình thực hiện thu, chi N SN N các cấp; Các khoản vay và tình hình trả nợ vay của N SN N ; Các loại tài sản do K B N N quản lý và các hoạt động nghiệp vụ K B N N , bao gồm:
+ D ự toán chi N SN N ;
+ Các khoản thu, chi N SN N các cấp;
+ Các khoản vay và tình hình trả n ợ vay của N SN N ; + Các quỹ tài chính, nguôn vốn có m ục đích;
+ Tiền gửi của các tổ chức, cá nhân hoặc đứng tên cá nhân (nếu có);
+ Các loại vốn bằng tiền: Tiền m ặt, tiền gửi ngân hàng và các khoản tư ơ ng đương tiền;
+ Các khoản tạm ứ ng, cho vay, thu hồi vốn vay và vốn khác của K ho bạc N hà nước;
+ Các tài sản quốc gia, kim khí quí, đá quí và các tài sản khác thuộc trách nhiệm quản lý của K ho bạc N hà nước;
+ Các hoạt động giao dịch, thanh toán trong và ngoài hệ thông Kho bạc N hà nước;
+ Các hoạt động nghiệp vụ khác của KBNN.
- Kiếm soát việc chấp hành chế độ quản lý tài chính, chế độ thanh toán và các chế độ, quy định khác của N hà nước liên quan đến thu, chi N SN N , vay,
trả nợ vay của N S N N và hoạt động nghiệp vụ K ho bạc N hà nước trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của K ho bạc N hà nước.
- C hấp hành chế độ báo cáo tài chính, báo cáo quản trị theo quy định;
C ung cấp đây đủ, kịp thời, chính xác các số liệu, thông tin kế toán cần thiết, theo yêu cầu về việc khai thác thông tin, CO' sở dữ liệu kế toán trên TA B M IS theo phân quyên và quy định khai thác dữ liệu, trao đổi, cung cấp thông tin giữa các đơn vị trong ngành Tài chính với các đơn vị liên quan theo quy định;
Đảm bảo cung cấp kịp thời thông tin kế toán phục vụ việc quản lý, điều hành, quyêt toán N SN N , công tác quản lý nợ và điều hành các hoạt động nghiệp vụ của các cơ quan tài chính và hệ thống K ho bạc N hà nước.
1.3.1.4 To chức bộ m áy k ế toán
Tố chức bộ m áy kế toán N SN N và hoạt động nghiệp vụ K B N N bao gồm bộ m áy kế toán trong hệ thống K B N N được đặt tại các đơn vị K B N N và bộ phận nghiệp vụ làm công việc kế toán đặt tại các cơ quan tài chính, đơn vị dự toán cấp 1, 2 và các đơn vị khác có tham gia vào hệ thống TA B M IS. Các đơn vị phải tô chức bộ m áy kê toán, bộ phận kế toán phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức theo quy định của C hính phủ, Bộ Tài chính.
H oạt động của bộ m áy kế toán N SN N và hoạt động nghiệp vụ K B N N tại K BN N được tổ chức theo nguyên tắc tập trung, thống nhất dưới sự chỉ đạo của T ong Giám đốc KBNN. Mỗi đơn vị KBN N là m ột đơn vị kể toán độc lập, chịu trách nhiệm thực hiện kế toán N gân sách và nghiệp vụ K ho bạc tại đơn vị m ình; đơn vị kế toán K B N N cấp dưới chịu sự chỉ đạo, kiểm tra về nghiệp vụ của đon vị kế toán K B N N cấp trên.
N goài các đơn vị kế toán trong hệ thong K B N N , các cơ quan tài chính, đơn vị dự toán câp 1, 2 và các đơn vị khác có liên quan phải tổ chức bộ phận nghiệp vụ thực hiện nhập lệnh chi tiền hoặc phân bo ngân sách được phân quyên theo chức năng nhiệm vụ của đơn vị m ình trên TA B M IS, hoặc trên hệ
thống phần m ềm có giao diện với T A B M IS. T rong phạm vi tham gia của m ình, các đon vị kế toán phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của pháp luật về kế toán và các văn bản hướng dẫn kế toán N SN N và hoạt động nghiệp vụ K B N N của Bộ Tài chính.
Bộ m áy kế toán trung tâm và bộ phận kê toán phụ thuộc:
- Bộ m áy kế toán trung tâm là bộ phận, phòng kế toán thuộc K ho bạc N h à nước các cấp.
- Đơn vị K ho bạc N hà nước có thê tô chức bộ phận kê toán phụ thuộc bao gồm các điếm giao dịch (thường xuyên, không thư ờ ng xuyên) trong trụ sở hoặc ngoài trụ sở K ho bạc N hà nước.
N gười đứng đầu bộ m áy kế toán N S N N và hoạt động nghiệp vụ KBN N tại don vị K B N N các cấp phải đáp ứng đủ các tiêu chuẩn, điều kiện của Ke toán trư ỏng theo quy định tại Đ iêu 54 L uật Kê toán và các quy định của Chính phủ, Bộ Tài chính, được xem xét bô nhiệm K ê toán trưởng theo quy định của pháp luật về kế toán. Ke toán trưởng đơn vị K B N N các cấp có trách nhiệm và quyền hạn theo quy định tại Đ iều 53, Đ iều 55 của L uật Ke toán, theo các quy định của Bộ trư ở ng Bộ Tài chính và của T ổng Giám đốc KBN N.
K e toán trưởng có trách nhiệm giúp G iám đốc đơn vị K B N N giám sát tài chính tại đơn vị; chịu trách nhiệm trư ớc Giám đốc đơn vị K B N N và Ke toán trư ở ng đơn vị K B N N cấp trên về các công việc thuộc phạm vi trách nhiệm và quyên hạn được giao; Kê toán trư ở ng đơn vị câp dưới chịu sự chỉ đạo và kiếm tra về m ặt chuyên môn, nghiệp vụ của Ke toán trư ởng đơn vị cấp trên.
V iệc bô nhiệm , bãi nhiệm , m iễn nhiệm , khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyến K e toán trư ởng các đơn vị K B N N thực hiện theo các quy định của pháp luật và của Bộ trưởng Bộ Tài chính về tổ chức bộ m áy và phân cấp
quản lý cán bộ K B N N , trên cơ sở đề nghị của G iám đốc K ho bạc đơn vị N hà nước trực tiếp quản lý và Ke toán trưởng đơn vị K B N N cấp trên.
1 .3.1.5 To chức cô n g tác k ế toán
a) Các công việc kế toán của m ỗi phần hành kế toán tại cơ quan K ho bạc N hà nước bao gồm :
- Lập, tiêp nhận, kiêm soát, x ử lý các chứng từ kế toán; ghi sổ kế toán;
tông hợp số liệu kế toán hàng ngày, tháng, quý, năm;
- K iêm tra số liệu kế toán, lập và gửi các loại điện báo, báo cáo hoạt động nghiệp vụ, báo cáo nhanh và báo cáo tài chính định kỳ;
- T ông hợp số liệu kế toán tại bộ sổ họp nhất theo quy trình của hệ thống TA B M IS;
- Phân tích, lun giữ sổ liệu kế toán, lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán.
b) T ống G iám đốc K B N N quy định quy trình nghiệp vụ Kể toán nhà nước, áp dụn g cho m ột số phần hành kế toán quan trọng trong hệ thống K ho bạc N hà nước.
1.3.1.6 P h ư o n g p h á p g h i chép k ế toán
Phư ơng pháp ghi chép kế toán N SN N và hoạt động nghiệp vụ K B N N là p h ư ơ ng pháp “ghi sô kép” .
1.3 .1.7 K ỳ k ế toán
Kỳ kế toán N S N N và hoạt động nghiệp vụ KBN N gồm: Kỳ kế toán tháng và kỳ kế toán năm.
- Kỳ kê toán tháng là khoảng thời gian được tính từ ngày 01 đến hết ngày cuối cùng của tháng (dương lịch).
- Kỳ kê toán năm (niên độ kế toán) là khoảng thời gian được tính từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 (dương lịch).
1.3.1.8 Tài liệu k ế toán
Tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, số kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, báo cáo kiếm toán, báo cáo kiếm tra kế toán và tài liệu khác có liên quan đến kế toán được the hiện dưới hình thức các thông tin trên giấy và thông điệp dữ liệu điện tử.
Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thòi hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
Thời hạn lưu trữ tài liệu kể toán được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 174/2016/NĐ- CP ngày 30/12/2016 của C hính phủ quy định chi tiết m ột số điều của L uật Kế toán.
Tài liệu kế toán đã lưu trữ chỉ được đưa ra sử dụng khi được sự đồng ý của Thủ trưởng, K e toán trưởng đơn vị K B N N và các đơn vị khác tham gia TA B M IS. N ghiêm cấm mọi trư ờ ng hợp cung cấp tài liệu kế toán ra bên ngoài đơn vị hoặc m ang tài liệu kế toán ra khỏi đơn vị kế toán nhà nước khi chưa được phép b ằn g văn bản của Thủ trưởng, K e toán trưởng đơn vị K B N N và đơn vị khác tham gia TA B M IS.
1 .3 .2 K e to á n c h i N g ă n sá c h n h à n ư ớ c tạ i K h o b ạ c n h à n ư ớ c 1.3.2.1 Các p h ư ơ n g thức chỉ N gân sách Nhờ nước
H iện nay, chi N SN N được thực hiện theo hai phương thức: Chi bằng hình thức rút dự toán và chi bằng L ệnh chi tiền
a, Chi N SN N bằng hình thức rút dự toán
Căn cứ vào dự toán chi đã gửi K B N N và yêu cầu chi cụ thể, thủ trưởng của đơn vị lập “G iấy rút dự toán ngân sách” kèm theo hồ sơ thanh toán gửi K B N N đế được kiếm soát và thanh toán. Phương thức này được áp dụng cho các đơn vị sau:
- C ơ quan hành chính sự nghiệp;
- Các tố chức chính trị - xã hội; tổ chức xã hội; tổ chức xã hội và nghề nghiệp được N S N N hỗ trợ kinh phí;
- Các tông công ty nhà nước được hồ trợ thực hiện m ột số nghiệp vụ thư ờ ng xuyên theo quy định của pháp luật.
* Q uy trình phân bổ, giao dự toán và thanh toán:
So' đ ồ 1 .1 : P h â n bổ, g ia o d ự to á n và th a n h to á n
*- Chú thích thích sơ đồ:
( l a ) : Gửi phư ơng án phân bố dự toán ngân sách cho cơ quan tài chính cùng cấp
( l b ) : C ơ quan tài chính thông báo kết quả thẩm tra phương án phân bổ dự toán ngân sách.
(2a): Q uyết định giao (phân bổ) dự toán cho đơn vị trực thuộc.
(2b): Gửi quyết định (phân bố) dự toán cho KBN N nơi đơn vị trực thuộc m ở tài khoản giao dịch.
(3a): Đơn vị sử dụng ngân sách tiến hành ký hợp đồng với nhà cung cấp.
(3b): N hà cung câp giao vật tư, hàng hoá cho đơn vị sử dụng ngân sách.
(3c): Đ on vị sử dụng ngân sách tiến hành lập “ G iấy rút dự toán N S N N ” , kèm theo hồ sơ thanh toán gửi K B N N để trả tiền cho nhà cung cấp hoặc tạm ứng kinh phí ngân sách.
(4a),(4b): K B N N trả tiền trực tiếp cho nhà cung cấp hàng hóa, vật tư thông qua ngân hàng phục vụ nhà cung cấp.
b, C hi N S N N bằng Lệnh chi tiền.
Căn cứ dự toán N SN N được giao và các thủ tục chi tiêu có liên quan theo luật ngân sách nhà nước và quy định tài chính hiện hành, cơ quan tài chính phát hành “L ệnh chi tiền ” để chi trả trực tiếp cho đơn vị thụ hưởng ngân sách.
* Q uy trình chi N SN N bằng “Lệnh chi tiền ” :
' > >
S ơ đ ô 1 .2 : Q u y trìn h c h i b ă n g lệ n h c h i tiên
*- Chú thích sơ đồ:
(la ): Đơn vị thụ hưởng sẽ tiến hành ký H Đ K T với đơn vị cùng cấp (1 b); N hà cung cấp giao vật tư, hàng hoá cho đon vị thụ hưởng NS.
(2 ) : Đ ơn vị, cá nhân được hư ởng ngân sách (Đon vị thụ hưỏng) sẽ lập
“Y êu cầu chi” gửi tới cơ quan Tài chính.
(3 ) : C ơ quan Tài chính căn cứ vào dự toán N SN N được giao và yêu cầu thực hiện nhiệm vụ chi; tiến hành xem xét, kiểm tra, kiểm soát từ n s “Yêu cầu
chi” và phát hành “L ệnh chi tiền ” gửi tới KBN N.
(4 ) : K ho bạc nhà nước xuất quỹ ngân sách chuyển trả theo “L ệnh chi tiền ” , thông qua ngân hàng m à đơn vị cung cấp m ở tài khoản.
(5 ) : N gân hàng sẽ nhận chúng từ và thông báo chi trả tiền cho đơn vị cung cấp từ kho bạc nhà nước, ngân hàng sẽ tiến hành gửi “Giấy báo có” cho đơn vị
cung cấp.
(6 ) : Đơn vị thụ hưởng có thể nhận tiền m ặt trực tiếp tại K B N N để thanh toán cho đon vị cung cấp.
1.3.2.2 C húng từ kê toán n g h iệp vụ ch i N g â n sá ch nhà nư ớc
C h ú n g từ kế toán là nhữ ng giấy tờ và vật m ang tin, phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Theo Đ iều 16 của L uật K e toán số 88/2015/QH13 ngày 20 tháng 11 năm 2015 quy định chứ ng từ kế toán phải có đầy đủ các nội dung sau:
- Tên và số hiệu của chứ ng từ kế toán;
- N gày, tháng, năm lập và xử lý ch ú n g từ kế toán;
- C ác m ã hiệu quản lý N S N N và m ã hiệu nghiệp vụ K B N N ;
- Tên, địa chỉ, m ã hiệu (nếu có) của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
- Tên, địa chỉ, m ã hiệu (nếu có) của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Các chỉ tiêu về số lượng, đon giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tống số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bàng số và bằng chừ;
- C hữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đên chứng từ kế toán; dấu của các đơn vị có liên quan theo qui định đôi với tù n g loại chứ ng từ.
- N goài nhữ ng nội dun g chủ yếu quy định trên đây, chứng từ kế toán có thê bô sung thêm nhữ ng nội dung khác theo quy định của T ông Giám đốc K ho bạc N h à nước.
T hông tư 77/2017/TT -B TC ban hành ngày 28/7/2017 của Bộ Tài chính quy định cụ thể 32 m ẫu chứng từ chi NSN N .
(Chi tiết danh m ục ch ứ n g từ chi N S N N tại P hụ lục 01) 1.3.2.3 Tài khoản kê toán chỉ N gân sách nhà nước
H ệ thống tài khoản kể toán N SN N được chia thành 7 loại, gồm : Loại 1, Loại 2, Loại 3, Loại 5, Loại 7, Loại 8, Loại 9.
Tài khoản sử dụng cho kế toán chi N SN N bao gồm các TK sau:
- T K Loại 8 - Các khoản chi
- N hóm TK 15 - Tạm ứng và ứng trước kinh phí chi thường xuyên - N hóm TK 17 - Tạm ứng và ứng trước kinh phí chi đầu tư phát triển - Các tài khoản liên quan:
+ N hóm TK 11: Tiền
+ N hóm TK 38: T hanh toán giữa các K ho bạc N hà nước + N hóm TK 39: Phải trả và thanh toán khác
+ TK Loại 9: D ự toán — TK không đưa vào cân đối (C hi tiết các tài khoản chi N S N N tại P hụ lục 02)
1.3.2.4 N guyên tăc hạch toán chi N gân sách N hà nước trên các p h â n hệ của TAB M ls
a, Phân hệ quản lý chi (AP)
- T hanh toán các khoản chi có cam kết chi;
- T hanh toán các khoản chi không có cam kết chi, bao gồm:
+ T hanh toán bằng tiền m ặt cho Đ V SD N S;
+ T hanh toán bàng chuyển khoản m à đơn vị thụ hưởng có tài khoản tại ngân hàng (thanh toán qua ngân hàng hoặc chuyến tiếp qua LKB).
- T rường hợp hết giờ cut-off-tim e, kế toán phải thực hiện áp thanh toán vào ngày hôm sau thì không cần phải lập G iấy chuyển tiền.
b, Phân hệ sổ cái (G L)
- T hanh toán khoản chi không có cam kết chi, bao gồm : chuyển tiền cho đon vị thụ hưởng có tài khoản tiền gửi trong hệ thong K B N N hoặc chuyển vào tài khoản tạm thu, tạm giữ, ...
- Thanh toán các khoản tạm ứng, ứ ng trước:
+ C huyến từ tạm ứ ng sang thực chi N SN N ;
+ C huyến các khoản ú n g trước chưa đủ điều kiện thanh toán sang khoản ú n g trước đủ điều kiện thanh toán, khoản ứng trước chuyển thành tạm ứng hoặc thực chi N SN N ;
1.3.2.5 Sô kê toán các n g h iệp vụ chi N g â n sách N h à nước
Sô kế toán dưới dạng biếu m ẫu theo quy định là m ột dạng dữ liệu được thiết lập trong T A B M IS theo yêu cầu quản lý dùng để phản ánh và lưu giũ' toàn bộ, có hệ thống các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh liên quan đến tình hình phân bổ ngân sách, thu, chi ngân sách, trả nợ vay của N SN N và các hoạt động nghiệp vụ KBN N.
K e toán chi N SN N sử dụng các sổ sau:
❖ Sổ tổng hợp:
+ Sổ cái tài khoản kế toán (m ẫu S2-01/K B /T A B M IS) như: sổ cái TK1 lx x , T K 15xx, TK8ỈXX, TK 82xx: D ùng để phản ánh tình hình tổng hợp
chi N SN N , số liệu trên sổ cái TK chi ngân sách được đổi chiếu với số liệu trên các sổ kế toán chi tiết chi NSN N và được dùng để lập bảng cân đối tài khoản và báo cáo chi N SN N . Căn cứ đế lập số cái là chứng từ chi ngân sách hoặc sổ chi tiết chi ngân sách.
+ Sổ tổng họp theo dõi dự toán ngân sách (S2-04/K B /T A B M IS)
❖ Sổ chi tiết:
+ Sổ chi tiết tài khoản (m ẫu S2-02/K B /T A B M IS)
+ Số chi tiết theo dõi tình hình sử dụng dự toán ngân sách (m ẫu S2- 05/K B /T A B M IS)
+ L iệt kê chứng từ Phân hệ s ổ cái (m ẫu sổ S2-06a/K B /T A B M IS) + L iệt kê chứng từ Phân hệ quản lý chi (m ẫu S2-06c/K B /T A B M IS)
(C hi tiết các m ẫu số kế toán chi N S N N đư ợc liệ t kê tại P hụ lục 03) 1.3.2.6 B áo cáo sử dụn g cho kê toán nghiệp vụ chi N gân sách N hà nước
❖ B áo cáo chi N S N N định kỳ (tháng, quý, năm ) :
Thời điếm chốt sổ liệu báo cáo tài chính tháng, năm (12 tháng) là ngày 05 của tháng tiếp theo (lấy theo ngày kết sổ).
❖ B áo cáo quyết toán chi N SN N (theo năm).
Thời điếm chốt số liệu được chia làm 2 giai đoạn:
a) C hốt sổ liệu hết thòi gian chỉnh lý quyết toán: s ố liệu được lấy đến hết ngày 31 /3 năm sau (lấy theo ngày kết sổ).
b) C hốt sổ liệu quyết toán lần cuối cùng: s ố liệu được lấy hết ngày 30/11 năm sau (lấy theo ngày kết số). T rường hợp sau ngày 30/11 vẫn còn điều chỉnh số liệu quyết toán năm trước theo quyết định của co quan có thẩm quyên thì phải có thuyết minh.
♦> Báo cáo kế toán quản trị: