CHƯƠNG 2 CHƯƠNG 2 THỤC TRẠNG CÔNG TÁC KÉ TOÁN NHẰM KIỂM SOÁT CHI
3.2 Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán nhằm kiểm soát hiệu quả chi Ngân sách Nhà nước tại Kho bạc Nhà nưóc tỉnh Bắc Ninhquả chi Ngân sách Nhà nước tại Kho bạc Nhà nưóc tỉnh Bắc Ninh
3.2.1 H oàn thiện, nân g cao năn g lực, trình độ p h ẩ m ch ất của đội ngũ k ế toán tại K h o bạc N h à nư ớc tỉnh B ắc N inh
Yếu tố con người luôn luôn đóng vai trò quan trọng quyết định khả năng thành công và tính hiệu quả của công việc. Vì thế m uổn nâng cao chất lượng công tác kế toán nhàm kiểm soát hiệu quả chi N S N N tại K B N N không thể không đề cập tới việc nâng cao năng lực, trình độ và phẩm chất đội ngũ cán bộ K B N N đặc biệt là cán bộ trực tiếp làm công tác kế toán chi ngân sách. Để nâng cao chất lượng cán bộ cần:
T rong công tác tuyển dụng, căn cứ vào nhu cầu của đơn vị, xác định rõ đối tượng cần tuyển dụng, tiêu chuẩn cụ thể cho tù n g vị trí về cả trình độ, chuyên m ôn, nghiệp vụ và đạo đúc. Tổ chức thi tuyển m ột cách công khai, m inh bạch đê lựa chọn được n hũng người phù họp, đáp ứng được yêu cầu của công việc.
T ăng cư ờng đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ kế toán giỏi về nghiệp vụ chuyên m ôn, vững về phẩm chất chính trị là điều kiện, nhân tố quan trọng giúp K B N N Bắc Ninh hoàn thành tốt công tác kế toán nói chung và nhiệm vụ quản lý chi N gân sách nhà nước. Do đó, cần quan tâm đến các vấn đề:
Tập trung vào công tác đào tạo chuyên m ôn, năng lực, kỹ năng nghiệp vụ, các thao tác nghiệp vụ... đặc biệt là nâng cao ý thức đạo đức nghề nghiệp.
Đ a dạng hóa các hình thức đào tạo, bồi dưỡng và học hỏi với nhiều hình thức linh hoạt: Bồi dưỡng tập trung ngắn ngày, dài ngày, bồi dưỡng từ xa, tại chức, tô chức giao lưu học hỏi, trao đôi kinh nghiệm làm việc giữa các đơn vị K B N N . N goài ra, cũng cần trang bị cho cán bộ K B N N những hiểu biết về Luật, ngoại ngữ, tin học, xây dựng, các kỹ năng làm việc hiệu quả... Định kỳ hoặc đột xuất tổ chức các cuộc thi nghiệp vụ cho cán bộ K B N N , có các hình thức khen thư ở ng cụ thể nhằm khuyến khích, tạo điều kiện trao đổi, học hỏi nâng cao trình độ chuyên m ôn nghiệp vụ. M ặt khác cũng góp phần chấn chỉnh các cán bộ không có ý thức nâng cao trình độ chuyên môn.
C huân hóa đội ngũ cán bộ làm co sở xây dựng, phát triển đội ngũ cán bộ trẻ có năng lực chuyên m ôn và trình độ học vấn, quy định rõ quyền hạn, trách nhiệm của đội ngũ cán bộ trực tiếp làm công tác kế toán chi N gân sách nhà nước. X ảy dựng tiêu chuẩn cán bộ cho từng vị trí việc làm về trình độ chuyên m ôn nghiệp vụ, phẩm chất đạo đức và yêu cầu thực hiện thống nhất, nghiêm túc đê đạt hiệu quả cao nhất. Căn cứ vào hệ thống các tiêu chuẩn đã xây dựng tiến hành rà soát, phân loại cán bộ, từ đó lập kế hoạch và triển khai sắp xếp phân công công tác phù hợp với năng lực của từng người.
X ây dựng cơ chế quản lý cán bộ nghiêm m inh, rõ ràng với các hình thức động viên, khen thưởng kịp thời với các cán bộ hoàn thành tốt nhiệm vụ, có nhiều sáng kiến đóng góp cho cơ quan, công việc. Có biện pháp và hình thức xử lý nghiêm khắc với cán bộ cố ý làm sai các quy định, vi phạm hay lợi dụng
quyền hạn trong quá trình công tác để trục lợi gây thất thoát tiền và tài sản của N hà nư ớ c hoặc gây phiền hà, sách nhiễu cho khách hàng tham gia giao dịch tại K B N N . Kiên quyết loại bỏ những cán bộ thoái hóa, biến chất, không đủ năng lực trình độ khỏi hệ thống.
3.2 .2 H oàn thiện h ệ th ốn g ch ứ n g từ k ế toán
C hứng từ kế toán là tài liệu chứa đựng thông tin về nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, là yếu tố đầu vào của việc hạch toán kế toán. Do đó, các thông tin trên chứng từ kế toán phải đầy đủ, chính xác thì kế toán mới có thể ghi chép, phản ánh thông tin m ột cách chi tiết, chính xác. M ặt khác, các thông tin trên chứng từ kế toán cần phải được m ã hoá chuẩn và thống nhất đảm bảo cho thông tin đầu ra phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý.
Vì vậy, cần th iết phải bổ sung, sửa đổi m ẫu m ột số chúng từ kế toán cho thống nhất, phù họp với Chế độ kế toán N hà nước và hoạt động nghiệp vụ K B N N nhằm kiểm soát có hiệu quả các khoản chi N S N N qua KBNN. M ột sổ m ẫu nên sửa đổi, bổ sung cụ thể như sau:
- G iấy rút dự toán ngân sách M ầu số C 2-02a/N S, C 2-02b/N S và giấy rút vốn đầu tư m ẫu sổ C 3-01/N S phần K B N N ghi nên bỏ bớt 02 dòng N ợ TK/CÓ TK vì trên m ột chúng từ thanh toán chỉ trả được cho m ột đơn vị hưởng, bổ sung thêm dòng trống để trong trường hợp các chứng từ thanh toán cho đối tư ợ ng thụ hưởng m ở tài khoản tại ngân hàng nhưng bị hết giờ thanh toán tro n g ngày, kế toán phải thực hiện áp thanh toán vào ngày hôm sau, thì bút toán hạch toán Y C TT được kế toán thực hiện định khoản vào ngày hôm trước (giấy và m áy), còn bút toán áp thanh toán được kế toán hạch toán và định khoản trên chứng từ (giấy và m áy) vào ngày hôm sau, đồng thời kế toán ghi bổ sung thêm ngày hạch toán bút toán thanh toán vào ô hạch toán phần K B N N ghi.
Hiện tại các m ẫu chứ ng từ nêu trên chỉ có ô K B N N thanh toán n g à y ....
đê ghi ngày hạch toán của bút toán nhập Yêu cầu thanh toán, nếu bút toán nhập Y C T T và áp thanh toán trong cùng 1 ngày thì kế toán ghi ngày tháng năm vào ô này. T rong trường họp các chúng từ thanh toán cho đối tư ợng thụ hưởng m ở tài khoản tại ngân hàng nhưng bị hết giờ thanh toán trong ngày, kế toán phải thự c hiện áp thanh toán vào ngày hôm sau, thì bút toán áp thanh toán không có chỗ để ghi ngày tháng năm m à phải ghi chèn vào ô Phần K B N N ghi bút toán định khoản, trong khi đó các dòng N ợ TK/CÓ TK lại bị thừa do không sử dụng đến.
- Phiếu điều chỉnh m ẫu số C 6-09/K B dùng trong trường hợp trích tài khoản chờ xử lý LN H : X ét về bản chất nghiệp vụ kế toán thì đây là việc trích từ tài khoản chờ x ử lý trong thanh toán Liên ngân hàng để chuyển tiền vào tài khoản chi N SN N của Đ V SD N S (trường họp do đơn vị ghi sai) hoặc trích chuyên tiền cho đon vị hưởng có tài khoản tại ngân hàng (Trường hợp do cán bộ K SC nhập sai trên hệ thống), do trên m ẫu không có các yểu tố cần thiết có liên quan đến thông tin người thụ hưởng nên việc ghi chép vào phần nội dung thanh toán k hông được thống nhất cụ thể rõ ràng, vì vậy trên Phiếu điều chỉnh m ẫu so C 6-09/K B nên bo sung các yếu tố:
+ Phân thông tin đã hạch toán: để ghi các thông tin đã hạch toán sai.
+ Phần thông tin đề nghị điều chỉnh: để ghi các thông tin đúng cần điều chỉnh theo chứng từ gốc phát sinh để chuyển trả vào tài khoản của Đ V SD N S hay chuyển đi ngân hàng trả cho đối tượng thụ hưởng (Tên đơn vị hưởng; sổ hiệu tài khoản; N gân hàng phục vụ đơn vị hưởng).
Phiếu điều chỉnh m ẫu C 6-09/K B là chứng từ kế toán được sử dụng trong trư ờng họp điều chỉnh sai lầm hoặc điều chỉnh nghiệp vụ. N hưng bản chất của nghiệp vụ này là các khoản sai lầm do ngân hàng trả lại (Ví dụ như sai các yêu tố: số hiệu tài khoản, tên đơn vị thụ hưởng, tên ngân hàng phục vụ đơn vị hưởng...). K ho bạc đã hạch toán vào tài khoản “ Sai lầm trong thanh toán liên
ngân hàng chò' xử lý” đế cán bộ kiểm soát chi xác định rõ nguyên nhân do cán bộ KSC nhập vào chương trình sai hay do đơn vị sử dụng ngân sách lập chứng từ sai để có hướng xử lý. Trên m ẫu phiếu điều chỉnh chỉ có dòng:
“N gày ghi sổ B T cần điều chỉnh” và dòng “N ội dung và nguyên nhân cần điều chỉnh” . N hư vậy không thể hiện được đầy đủ các thông tin liên quan đến yếu tổ sai cần bổ sung. Đe có căn cứ cho kế toán hạch toán khi thực hiện chuyên trả lại cho đơn vị (do đơn vị lập sai) hoặc chuyên tiêp đi ngân hàng (do cán bộ K SC nhập sai) thì phải bố sung các yếu tố như trên mới rõ ràng và đầy đủ thông tin.
- ủ y nhiệm chi m ẫu số C 4-02a/K B , Giấy rút tiền m ặt từ tài khoản tiền gửi mẫu so C 4-09/K B : bổ sung các yểu tổ như: niên độ ngân sách, m ã tính chất nguồn kinh phí để thuận tiện cho việc hạch toán kế toán theo niên độ và tính chất nguồn kinh phí, phục vụ cho việc theo dõi các khoản chi N SN N từ TK TG đảm bảo đúng bản chất nghiệp vụ chi từ nguồn kinh phí được N SN N cấp. Cuối năm , K ho bạc căn cứ kết quả kiểm soát chi theo chế độ quy định đôi với tài khoản tiền gửi dự toán và các khoản tiền có nguồn gổc ngân sách nhà nước câp của tù n g khoản chi theo 6 nội dung xử lý chuyển nguồn cuối năm , K B N N theo dõi số tăng, giảm , tồn từng khoản kinh phí theo 6 nội dung xử lý chuyên nguôn gắn với m ã nguồn, được hạch toán phân đoạn m ã nguồn kinh phí theo quy định đảm bảo cho việc xác nhận nguồn kinh phí được chuyên sang năm sau đúng quy định của L uật NSN N .
Hiện nay các khoản chi từ tài khoản tiền gửi dự toán hoặc các tài khoản tiên gửi có nguồn gốc ngân sách nhà nước cấp không hạch toán để theo dõi các thông tin như niên độ ngân sách, tính chất nguồn kinh phí m à chỉ hạch toán tài khoản N ợ/C ó và số tiền. N hư vậy cuối năm K ho bạc không có cơ sở để đối chiếu số liệu và thực hiện chuyển nguồn sang năm sau đối với các khoản kinh phí được phép chuyển qui định tại điểm 3 điều 64 L uật NSN N
năm 2015. Đê khẳc phục tình trạng này các m ẫu chứng từ nêu trên nên bổ sung thêm yếu tố niên độ và tính chất nguồn kinh phí để Ke toán kho bạc thực hiện hạch toán chi tiết theo niên độ và tính chất nguồn kinh phí nhằm quản lý chặt chẽ các khoản chi theo đúng dự toán đuợc giao trong năm , theo đúng nguôn kinh phí được cấp, làm cơ sở đối chiểu và thực hiện chuyển nguồn cuối năm đảm bảo đúng chế độ qui định.
3.2.3 H oàn thiện về tồ h ọp tà i khoản k ế toán
Đê đảm bảo cho việc hạch toán các khoản chi N SN N được kiểm soát chặt chẽ và sử dụng đúng m ục đích theo dự toán được giao tr o n g n ă m n g â n sá c h v à thuận tiện cho việc kết xuất các thông tin, báo cáo và đơn giản bớt các v iệc ghi chép các yếu tố k h ô n g cần th iết trên chứ ng từ, nên bỏ b ớ t phân đ o ạn m ã quỹ và th ay vào đó là m ã niên độ ngân sách gồm 2 ký tự trong tổ họp tài khoản kế toán để phản ánh thông tin về niên độ ngân sách sẽ đáp ứng có hiệu quả hơn việc kiểm soát chi N SN N . Vì mã quỹ được qui định thống nhât là 01 dùng cho tất cả các trường hợp nhưng không thể hiện vào các chỉ tiêu báo cáo chi N SN N m à đoạn m ã niên độ ngân sách mới đánh giá được bản chất việc sử dụng dự toán chi N S N N được giao trong năm có đúng hay không. V iệc thay đôi phân đoạn m ã như vậy vẫn đảm bảo nguyên tắc hạch toán trên TA B M IS theo 12 đoạn mã, k hông làm thay đổi kết cấu tổ họp tài khoản hạch toán trên T A B M IS.
Cụ thế như sau:
M ã
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
M ã n iê n
đ ộ
n g â n
s á c h
M ã tà i k h o ả n
k ế to á n
M ã n ộ i d u n g k in h
tế
M ã c ấp n g â n
sách M ã đcm v ị có q u a n
h ệ v ớ i N S
M ã đ ịa b à n h à n h c h ín h
M ã ch ư ơ n g
M ã n g à n h
k in h tế
M ã C T M T ,
D A v à h ạ c h to á n c h i tiế t
M ã K B N N
M ã n g u ồ n N S N N
M ã d ự p h ò n g
S ố k ý
tự
2 4 4 1 7 5 Jo 3 5 4 2 2
1 hực tê phân đoạn m ã quỹ không có ý nghĩa đối với việc hạch toán các khoản chi N SN N , k h ô n g thê hiện trên chỉ tiêu báo cáo chi ngân sách nên gần như là m ã quỹ k h ô n g có tác dụng trong việc theo dõi hạch toán quản lý các k hoản chi. T rong khi đó niên độ ngân sách cần phải theo dõi để giám sát, quản lý và hạch toán các khoản chi theo năm ngân sách, là căn cứ để thực hiện đúng dự toán được giao tro n g năm và là co sở để thực hiện hạch toán quyêt toán theo niên độ ngân sách, cuối năm nếu dự toán còn dư chưa sử dụng hết được chuyển sang năm sau theo đúng chế độ qui định, nhưng trong 12 đoạn mã lại k hông bố trí đoạn m ã nào để theo dõi niên độ NS, vì vậy cần sửa đôi đoạn m ã quỹ thành đoạn mã niên độ ngân sách để hạch toán kế toán được chi tiết hon, góp phần quản lý hiệu quả các khoản chi N SN N m ột cách hiệu quả.
3 .2 .4 H oàn thiện về tài khoản k ế toán
- Vê quản lý m ở và sử dụng tài khoản giao dịch trên hệ thống TABM IS:
Đe khắc phục đưoc tình trạng trường hợp đơn vị không có tài khoản tại
K ho bạc hoặc tài khoản đã ngùng hoạt động, chỉ cần có m ã đơn vị có quan hệ với N gân sách là vẫn có thể hạch toán vào bất kỳ tài khoản nào trong hệ thống hoặc trường hợp Đ V SD N S m uốn đề nghị đóng m ột hay nhiều tài khoản không sử dụng n hung đơn vị vẫn có m ã Q H N S để giao dịch các TK liên quan đên chi N SN N thì hệ thống TA B M IS cần được phát triển thêm giao diện:
“Q uản lý tài khoản giao dịch” trên cơ sở các quy định tại T hông tư 61/2014/T T -B T C hướng dẫn m ở và sử dụng tài khoản. Nếu vì nguyên nhân nào đó m à chưa phát triển được giao diện này trong hệ thống TA B M IS thì cũng phải xây dụ n g cho được m ột phần mềm “Q uản lý tài khoản giao dịch”
có khả năng kêt nôi với phần mềm TA B M IS. H iện nay việc m ở tài khoản giao dịch và m ở m ã quan hệ ngân sách (Q H N S) là tách rời nhau. V iệc cấp m ã QH N S do cơ quan Tài chính thực hiện và được đồng bộ vào chương trình TABM1S. T rong khi đó việc đon vị sử dụng ngân sách m ở tài khoản tại Kho bạc thì thực hiện thủ công. Do việc m ở tài khoản không được kết nối như m ở m ã Q H NS cho nên việc sử dụng tài khoản kế toán trên hệ thống TA BM IS không được quản lý và kiểm soát chặt chẽ. Chỉ cần có mã QH N S là Ke toán có thê hạch toán vào chương trình nên thực tế đã xảy ra các tình trạng như địa bàn tỉnh này hạch toán nhâm m ã QH NS của tỉnh khác, hoặc đon vị không đăng ký tài khoản với K ho bạc nhưng khi có chuyển tiền đến tài khoản của đơn vị vẫn hạch toán được bình thường, chỉ đến khi đon vị thực hiện chuyển tiên mới bị ngăn chặn do kê toán viên thực hiện đối chiếu m ẫu dấu chữ ký không có thì lúc đó mới phát hiện ra.
Đê quản lý chặt chẽ tài khoản của các Đ V SD N S cần phải xây dựng cho được m ột phần m ềm “Quản lý tài khoản giao dịch” có khả năng kết nổi với phân mêm TA B M IS đê ngăn chặn việc hạch toán nhầm tài khoản, nhầm mã địa bàn như hiện nay, từ đó góp phần quản lý chặt chẽ và có hiệu quả các khoản chi NSN N .
- M ặt khác K B N N cần xây dựng và phát triển quy luật kết hợp chéo để quy định cách kết họp các đoạn m ã trong bộ m ã hạch toán nhằm tạo ra những tổ hợp tài khoản phù họp với yêu cầu quản lý, điều hành N S N N và hoạt động nghiệp vụ K B N N , hệ thống tự động ngăn chặn không cho phép tạo lập các tài khoản vô nghĩa, từ đó giúp cho Ke toán kiểm soát được nhữ ng sai sót trong quá trình hạch toán. T ương tự cách xây dựng hệ thống phối hợp trao đổi thông tin, dữ liệu thu N SN N , K B N N cũng có thể phổi hợp với cơ quan Tài chính và các đơn vị sử dụng ngân sách xây dựng m ột hệ thống trao đổi thông tin, dữ liệu về chi N SN N trên cơ sở quy luật kết họp chéo để hỗ trợ cung cấp đây đủ, kịp thời các dữ liệu liên quan đến đơn vị sử dụng ngân sách phục vụ hạch toán chính xác các khoản chi N S N N trên TA BM IS.
- v ề hệ thống tài khoản kế toán:
+ Các tài khoản trung gian: Đe xử lý các tồn tại này, nên chuyển nội dung hạch toán trên 2 tài khoản phải trả trung gian liên quan đến thu N S N N là TK 3391 - Phải trả trung gian về thu ngân sách và TK 3397 - Phải trả trung gian thu hoi hoàn thuê giá trị gia tăng thuộc nhóm 33 - Phải trả nhà cung cấp sang nhóm 35 - Phải trả về thu N SN N do các tài khoản ở nhóm 35 có nội dung liên quan đến thu N S N N cho phù họp hơn.
3.2.5 H oàn thiện về p h ư ơ n g p h á p k ế toán nhằm kiểm soát chi N gân sách nhà nước
- N guyên tắc kết họp TK chi và m ục chi tương ứng: Để nâng cao chất lượng công tác hạch toán kế toán chi N SN N nhằm phục vụ có hiệu quả việc kiêm soát chi N SN N nên quy định: T rường hợp tạm úng cho các đơn vị sử dụng ngân sách, m ặc dù đã xác định được hay chưa xác định được mã nội dung kinh tế cụ thể thì kế toán hạch toán tiểu m ục 7799 - chi khác để khi thanh toán tạm ứng cho đon vị, kể toán sẽ hạch toán theo đúng mã nội dung kinh tế (Tiểu m ục chi) của khoản chi N SN N , như vậy nghiệp vụ tạm ứng chi