Vốn bằng tiền là tài sản của doanh nghiệp được duy trì đưới dạng tiền mặt và có khả năng thanh toán nhanh nhất. Bao gồm tiền mặt trong quỹ (TK 111), tiền gửi ngân hàng (TK 112) và tiền đang chuyên (TK 113). Kế toán vốn bằng tiền là quá trình ghi nhận và xử ly cac giao dich liên quan đến các tài khoản này. Nhiệm vụ của kế toán là tạo và lưu trữ các chứng từ, bao gồm phiếu thu, phiếu chỉ, viết séc và uy nhiệm chi, sau đó ghi vao số sách và theo dõi sự biến động trên các tài khoản này.
- Nhiệm vụ kế toán vốn bằng tiền:
+ Phải theo đõi dòng tiền thu vào và dòng tiền chỉ ra của Tiền mặt (TK 111) và tiền
gửi ngân hàng (TK 112). Khi có chênh lệch giữa số kế toán tiền mặt (TK 111) với số của thủ quỹ và sô kế toán tiền gửi ngân hàng (TK 112) với số phụ ngân hàng thì kế
toán cần tìm ra nguyên nhân chênh lệch và điều chỉnh kịp thời.
+ Kiểm soát hóa đơn, chứng từ đầu vảo sao cho Hợp pháp, hợp lý, hợp lệ dé được tính
vào chỉ phí được trừ khi tính thuế TNDN
+ Hướng dẫn cho các phòng ban về quy định của hóa đơn chứng từ cũng như cách lập các biêu mẫu
+ Lập báo cáo thu chỉ hằng ngảy, báo cáo tiền gửi ngân hàng hằng ngày để gửi theo yêu cầu của Giám đốc.
+ Liên hệ với ngân hàng nơi làm việc (về rút tiền, trả tiền... cuối tháng lấy số phụ ngân hàng và chứng tử neân hàng..)
+ Nguyên tắc bất kiêm nhiệm, kế toán vốn bằng tiền không nên kiêm thủ quỹ + Phải tổ chức theo dõi tiền gửi ngân hàng tại từng ngân hàng theo VND và theo Ngoại tệ.
+ Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt kế toán phải lập phiếu thu, phiếu chỉ và có đủ
chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng tử kế toán.
- Nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền :
Lập các phiếu thu, phiếu chỉ với các chữ ký đầy đủ theo quy định của những chứng từ kế toán khi phát sinh mọi hoạt động thu và chỉ trong doanh nghiệp.
40
Các khoản thu, chỉ, xuất, nhập tiền, ngoại tệ phải được kế toán ghi chép cần thận mỗi ngày theo đúng trình tự. Sau đó, tính toán ra số tiền tại mọi thời điểm có trong quỹ doanh nghiệp và ở mỗi tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp, nhằm phục vụ cho công tác kiểm tra, đối chiếu.
Thực hiện hạch toán và quản lý các khoản tiền được ký cược và ký quỹ của các doanh nghiệp khác tại doanh nghiệp như tiền của chính doanh nghiệp.
Đối với các giao dịch không phải bằng tiền Việt Nam, kế toán cần phải đôi đồng ngoại tệ ấy sang tiền Việt theo tỷ giá ngân hàng tại thời điểm đổi với nguyên tắc như sau:
Bên Nợ: áp dụng tý giá giao dịch thực tế Bên Có: áp dụng tý giá ghi số bình quân gia quyền
Số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ phải được kế toán đánh gia theo ty gia giao dich thyc té tai thoi diém lập báo cáo tài chính.
- Quy trình kế toán vốn bằng tiễn
Quy trình kế toán vốn bằng tiền là qua trinh ghi nhận và xử lý các giao dịch liên quan đến tiền mặt trong doanh nghiệp. Đây là một trong những quy trình kế toán quan trọng để đảm bảo việc quản lý tài chính hiệu quả trong doanh nghiệp. Dưới đây là các bước trong quy trình kế toán vốn bằng tiền:
+ Thu tiền: Khi khách hàng thanh toán tiền cho doanh nghiệp, nhân viên thu tiền sẽ phải tạo phiếu thu và ghi nhận các thông tin liên quan đến giao dịch.
+ Chỉ tiền: Khi doanh nghiệp thực hiện các chi phí liên quan đến tiền mặt, nhân viên chỉ tiền sẽ tạo phiếu chi và ghi nhận các thông tin liên quan đến chi phi đó.
+ Ghi nhận vào số sách: Sau khi thu hoặc chi tiền, nhân viên kế toán sẽ ghi nhận giao dịch vào số sách tài khoản tiền mặt.
+ Kiểm tra và soát xét: Tông hợp các giao dịch liên quan đến tiền mặt, kiểm tra và soát xét dé đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của các thông tin phi nhận.
+ Lập báo cáo tài chính: Dựa trên các thông tin ghi nhận trong số sách tài khoản tiền mặt, kế toán sẽ lập báo cáo tài chính để cung cấp thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp.
+ Quản lý tiền mặt: Đề đảm bảo việc quản lý tiền mặt hiệu quả, doanh nghiệp cần có các quy định và chính sách quản lý về tiền mặt, đồng thời áp dụng các biện pháp kiêm soát và bảo vệ tiền mặt.
- Chứng từ sử dụng trong kế toán vốn bằng tiễn 41
+ Phiếu thu: Được sử dụng để ghi nhận các khoản tiền được thu vào từ khách hàng.
+ Phiếu chỉ: Được sử dụng để sh¡ nhận các khoản tiền được chỉ ra cho các chỉ phí liên quan đến tiền mặt trong doanh nghiệp.
+ Số quỹ tiền mặt: Là chứng từ dùng để ghi nhận các giao dịch liên quan đến quỹ tiền mặt của doanh nghiệp, bao gồm các khoản thu, ch, số dư cuối ngày và số dư cuối kỳ.
+ Bảng kê chỉ tiết tiền mặt: Là chứng từ dùng để ghi nhận chỉ tiết các khoản thu, chí và số dư của các tài khoản tiền mặt.
+ Hóa đơn bán hàng: Là chứng từ dùng để ghi nhận các giao dịch bán hàng và thanh toán tiền bằng tiền mặt.
+ Hóa đơn mua hàng: Là chứng từ dùng để ghi nhận các giao dịch mua hàng và thanh toán tiền bằng tiền mặt.
+ Chứng từ ghi nợ và chứng từ nợ lại: Là chứng từ được sử dụng để ghi nhận các khoản nợ và nợ lại giữa doanh nghiệp với khách hàng, nhà cung cấp hoặc đối tác kinh doanh.
Tùy thuộc vảo từng loại giao dịch và quy trình kế toán của doanh nghiệp, các chứng từ được sử dụng trong kế toán vốn bằng tiền có thể khác nhau. Tuy nhiên, việc sử dụng các chứng từ này là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của các thông tin kế toán.
- Các loại kế toán vốn bằng tiền : + Kế toán tiền mặt
Tiền mặt của công ty (tiền Việt Nam) được bảo quản tại quỹ tiền mặt do thủ quỹ quản lý. Hàng ngày hoặc định kỳ công ty phải tô chức kiểm kê tiền mặt để nắm chắc số hiện
có, phát hiện ngay các khoản chênh lệch để tìm nguyên nhân và kiến nghị biện pháp
xử lý.
Tài khoản TK 111 — Tiền mặt: dùng để phản ánh tình hình thu, chí, tồn của từng loại
tiền mặt.
Chứng từ sử dụng
* Phiếu thu (Mẫu 01 - TT)
* Phiéu chi (Mau s6 02 — TT)
ô Bang kộ vang bac, da quy (Mau s6 07 — TT)
* Bang kiém ké quy (Mau s6 08a — TT, 08b — TT)
Số sách sử dụng
42
ôS6 quy tiộn mat
* Số kế toán chỉ tiết tiền mặt
ằ Cỏc sụ kế toỏn tụng hợp
Nội dung kết câu TK 111 (Phụ lục 2) + Kế toán tiền gửi ngân hàng
Tiền gửi ngân hàng là các khoản tiền tạm thời nhàn rỗi của công ty đang gửi tại ngân hàng hoặc kho bạc hay công ty tải chính. Tiền gửi ngân hàng của công ty phần lớn được gửi tại ngân hàng đề thực hiện phương thức thanh toán không dùng tiền mặt và an toàn, tiện dụng. Tiền gửi ngân hàng bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc và đá quý.
Tài khoản TK 112 - Tiền gửi ngân hàng: Tài khoản nảy dùng để phản ánh số hiện có
và tỉnh hình biến động tăng giảm các khoản tiền gửi của công ty tại ngân hàng, kho bạc, công ty tài chính.
-C hứng từ sử dụng
ằ Giấy bỏo nợ, giấy bỏo cú của Ngõn hàng.
ằ Bản sao kờ của Ngõn hàng (kốm theo cỏc chứng từ gốc cú liờn quan như: sec chuyển khoản, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu... ).
Số sách sử dụng
* Sô tiền gửi ngân hàng
* Sô kế toán chỉ tiết
ằ Cỏc sụ kế toỏn tụng hợp
Nội dung kết câu TK 112 (Phụ lục 3) + Kế toán tiền đang chuyển
Tiền đang chuyền là các khoản tiền của công ty đã nộp vào ngân hàng, kho bạc Nhà nước hoặc đã gửi vào bưu điện để chuyền cho ngân hàng hoặc đã làm thủ tục chuyển từ TK tại ngân hàng để trả cho các đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ hay bản sao kê của ngân hàng.
Chứng từ, số sách sử dụng . Giấy nộp tiền
" Séc bảo chị
ằ Biờn lai thu tiền
* Phiếu chuyền tiền
43
Nội dung kết câu TK 113 ( Phụ lục 4)
-Trích dân nghiệp vụ kinh tế phát sinh :