3.4.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy
Hình 3. Sơ Dé Tổ Chức Bộ Máy Của Intimex HoChiMinh
—
Giám đôc
Phó giám đốc
mm".
Phó giám đốc
Lị Ỷ L
Phòng kinh doanh Phòng tài chính kế toán Phòng tổ chức hành chính
Ỷ
XNCB NSXK Xi nghiệp KDTH XN CBKD cà phê Kho Long Intimex Binh Intimex Tay XK Intimex Buôn Khanh
Duong Ninh Ma Thuột Dong Nai
Nguồn tin: Phòng tài chính kế toán
3.4.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Giám Đốc. Là người lãnh đạo CN, chỉ đạo mọi hoạt động chính, đề ra các phương hướng phát triển của CN, là người đại diện cho CN trước pháp luật, được
quyền bé nhiệm, miễn nhiệm, kỷ luật, khen thưởng, ký kết hợp đồng lao động
với cán bộ công nhân viên CN. ;
Phó Giám Đốc. Giúp cho Giám đốc đưa ra quyết định, phụ trách mảng kinh doanh
dịch vụ của các don vị trực tiếp, phụ trách việc quản lý các phòng ban, tổ hợp các báo cáo kinh doanhXNK.
Phòng Kinh Doanh. Có nhiệm vụ cân đối và điều hành các giao dịch, đàm phán,
ký kết hợp đồng mua bán ngoại thương, đảm bảo tiến độ kinh doanh và giao nhận hàng, nghiên cứu thị trường về các mặt hàng mà CN kinh doanh, tìm khách hàng trong và ngoài nước. Tổ chức và thực hiện các thủ tục liên quan đến việc XNK.
Phòng Tổ Chức Hành Chính. Chịu trách nhiệm toàn bộ về nhân sự, tiền lương, bó trí lao động, tuyển nhân viên, đào tạo và bồi đưỡng cán bộ nhân viên, tổ chức bảo VỆ công ty, điều hành công tác hậu cần, phục vụ lễ hội, tiếp khách, phụ trách công tác lưu trữ văn thư, quản lý con dấu.
Phòng Tài Chính Kế Toán. ;
- _ Thực hiện chế độ ghi chép day đú, chính xác các nghiệp vu kinh tế phát sinh, chịu trách nhiệm về việc thu chỉ của CN.
- Quan lý số liệu của CN, thực hiện chế độ báo cáo hàng tuần, tháng, quý cho Ban giám đốc CN và Công ty.
- Tham mưu cho giám đốc vé mặt tài chính.
- _ Đáp ứng kịp thời và đầy đủ nhu cầu về vốn kinh doanh, quản lý hiệu quả nguồn vốn cho CN.
- Cung cấp số liệu thống kê cho Ban giám đốc và phòng kinh doanh.
Các đơn vỉ trực thuộc của Chi Nhánh.
- XN Chế biến nông sản XK Intimex Bình Dương
- XN Kinh doanh tổng hợp Intimex Tây Ninh
- XN Chế biến kinh doanh Cafe XK Intimex Buôn Ma Thuột
Trước đây các XN trực thuộc Công ty XNK Intimex, được chuyển thành
đơn vị trực thuộc Chỉ Nhánh Intimex TP. HCM theo quyết định số 602C/QD- INT-TCCB ngày 30/07/2005 của Tổng giám đốc Công ty XNK Intimex.
G3sa
3.5. Những thuận lợi và khó khăn của Chỉ Nhánh 3.5.1. Thuận lợi
Về thâm niên hoạt đông và uy tín. Với thời gian hoạt động lâu năm trong lĩnh
vực XNK, Công ty XNK Intimex và Chi nhánh Công ty tại Tp. HCM đã xây dựng được một đội ngũ cán bộ giàu kinh nghiệm, có nghiệp vụ vững vàng về kinh doanh XNK và dịch vụ
giao nhận. Có thể nói, CT đã tao dung được một. chỗ đứng khá vững chắc trên thị trường, uy
tín thương hiệu của Công ty XNK Intimex dần được khẳng định ở thị trường trong nước và
thé giới với danh sách các bạn hàng khá ổn định. Là đơn vị trực thuộc, CN đang thừa hưởng nhiều lợi thế có từ kinh nghiệm và uy tín của CT,
Ban giám đốc CT và Ban giám đốc CN. Là những người uy tín và có tiếng nói trong ngành (Giám đốc CN Công ty XNK Intimex tại TP. HCM là Chủ tịch Hiệp hội
tiêu Việt Nam).
Quan hệ tốt với các đối tác. CN đã xây dụng được mối quan hệ tốt với các Ngân
hàng lớn nhờ vào uy tín của CN trong quá trình vay vốn Ngân hàng. Vì vậy khả năng huy động
vốn vay là cao thông qua tín chấp và thế chấp. CN cũng có mối quan hệ tốt với các cơ quan hữu
quan nhu Hải quan, các Cảng, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam, CN cũng nhận
được sự hỗ trợ và giúp đỡ của Bộ Thương Mai, Bộ Tài Chính, Cục thuế TP. HCM. ...
3.5.2. Khó khăn F
- Riti ro trong kinh doanh của CN rit cao do giá cả nông sản đặc biệt là mặt hang cà phê
biến động rất mạnh và phụ thuộc nhiều vào thị trường trong nước và thé giới.
- Nguồn vốn hoạt động chủ yếu là vốn vay Ngân Hàng. Do vậy, khi hoạt động kinh doanh gặp Khó khẩn trong việc tiêu thụ sản phẩm sẽ ảnh hưởng r lớn đến khả năng than toán và tạo một áp lực tài chính năng nề cho CN.
- Địa bàn hoạt đông của CN và đơn vị trực thuộc phân tán tại nhiều tinh gây khó khăn nhất
- Dat nước đang hội nhập vào các nước trong khu vực, lộ trình AFTA đang sang giai đoạn cuối, gia nhập WTO gần ké, cùng với sự phát triển của các CT khác hoạt động trong cùng nh vực là một thách thức lớn đối với năng lực cạnh tranh của CN.
- Trong tình hình kmh doanh XNK chung của ngành, khách hàng trong và ngoài nước của CN di bi thu hẹp, hiệu quả kinh doanh còn thấp, công tác quản lý còn nhiều hạn chế,
Sh OS —— aa
3.6. Tổ chức công tác tài chính kế toán tại Chi Nhánh 3.6.1. Sơ đồ tổ chức
Hình 4. Sơ Dé Tổ Chức Công Tác Tài Chính Kế Toán Kế toán trưởng
ị
\ |
Phó phòng kế toán kiêm Phó phòng kế toán kiêm
kê toán tông hợp kê toán thuê và hàng hoá
J ee Sa |
Kế toán Kế toán Thủ Kế toán TSCĐ,
ngân hàng công nợ quỹ công cụ dụng cụ
Kế toán vốn
băng tiên
Nguồn tin: Phòng tài chính kế toán
3.6.2. Chức năng, nhiệm vụ của các kế toán
Kế toán trưởng. Theo dõi công việc của từng nhân viên trong phòng kế toán; tổ chức các hệ thống tài khoản và phương pháp hạch toán sao cho hợp ly với tinh hình tài chính; lập báo cáo
tình hình kinh doanh định kỳ cho giám đốc và gửi CT; tham mưu cho giám đốc về hoạt động kinh doanh thông qua việc phân tích kinh doanh tài chính, doanh thu chỉ phí và lợi nhuận.
Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp. Đối chiếu số sách hàng tháng.
điều chỉnh sai sót (nếu có); quan lý hồ sơ chứng từ theo chế độ quản lý hồ sơ mười năm; lập
báo cáo tài chính theo quy định; giải quyết các công việc khi kế toán trưởng vắng mặt.
Phó phòng kế toán kiêm kế toán thuế và hàng hoá. Làm thủ tục liên quan đến khai báo thuế; tính toán thuế đầu vào, đầu ra hàng tháng, dựa vào đó để biết được khấu
trừ hay phải nộp; theo dõi hàng tồn kho, hoá đơn đầu vào, đầu ra.
Kế toán ngân hàng. Theo dõi số phụ ngân hàng; thanh toán qua ngân hang, lập thủ tục chỉ bằng séc, chuyển khoản, uỷ nhiệm chỉ; làm thủ tục L/C tại ngân hàng, thủ tục thanh toán L/C; theo dõi bảng kê XNK.
Kế toán công nợ, Theo dõi công nợ hàng tháng: báo cáo kịp thời tình hình công nợ cho kế toán trưởng.
35
Thủ quỹ. Bảo quản tiền mặt tại CN, thu chi trên cơ sở phiếu thu, phiếu chi hợp lệ; lập
số quỹ ghi chép, cập nhật hàng ngày phiếu thu chi; báo cáo tình hình tồn quỹ, đối chiều số dư tiền mặt hàng tháng với kế toán; chịu trách nhiệm việc nộp và rút tiền từ tài khoản tại các ngân hàng.
Kê toán TSCD, công cu, dung cu. Theo dõi tình hình tăng giảm TSCD và trícha
khấu hao TSCD, công cụ, dụng cụ hàng tháng.
Kế toán vốn bằng tiền. Quản lý tiền mặt tại các CN bằng sổ sách, số liệu, lập phiếu thu, phiếu chỉ, vào các số liệu máy tính; cập nhật số liệu thu chỉ hàng ngày, cuối ngày đối chiếu số liệu với thủ quỹ.
3.6.3. Hình thức tổ chức kế toán
Mô hình tô chức kế toán tại CN là mô hình phân tán. Các đơn vị trực thuộc thực hiện toàn bộ nội dung kinh tế phát sinh tại đơn vị mình. Định kỳ, các đơn vị này phải nộp báo cáo lên phòng kế toán của CN dé tổng hợp và lập ra báo cáo chung cho toàn CN.
Các báo cáo mà đơn vị trực thuộc gửi lên CN gồm:
- Bảng cân đối kế toán hàng quý ° - Bảng cân đối số phát sinh hàng quý - Bảng khâu hao TSCĐ hàng quý - Bao cáo tổng hợp chi phí quý - Kết quả hoạt động kinh doanh
- _ Báo cáo công nợ
- Béo cáo nhập xuất tồn hàng hoá - _ Báo cáo kế toán chỉ tiết cần thiết
Sau đó CN sé tong hợp các báo cáo này và lên báo cáo tổng hợp của CN để gửi CT.
3.6.4. Chế độ chứng từ kế toán
CN dang sử dụng đồng thời hai hệ thống chứng từ: Hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn.
Hệ thống chứng từ bắt buộc. Là hế thống chứng từ phải tuân thủ cả về mẫu biểu,
nội dung và phương pháp lập do Bộ Tài Chính ban hành. Các chứng từ bắt buộc gồm:
- Hoá đơn bán hàng - Tờ khai hải quan
- Hoa đơn xuât kho kiêm vận đơn nội bộ
Hệ thống chứng từ hướng dẫn. Do CN lập nhưng phải tuân theo quy định của Bộ Tài Chính. Bao gồm:
- Phiếu thu - Phiếu chi
- Phiếu nhập kho - _ Phiếu xuất kho
- Uy nhiệm chi
- Biéu mẫu và số sách kế toán
3.6.5. Chế độ kế toán áp dụng tại Chỉ nhánh
Niên độ kế toán: bat đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm.
Đơn vị tiền tê: đồng Việt Nam, nguyên tắc chuyển đổi các đồng tiền khác: theo tỷ
giá bình quân liên ngân hàng tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
Phương pháp kế toán TSCĐ: nguyên tắc đánh giá lại theo quy định của Nhà nước, phương pháp khấu hao theo thời gian quy định của Bộ tài chính.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên.
3.6.6. Hình thức số kế toán: Nhật ký chứng từ
CN áp dụng số kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ
Hình 5. Hình Thức Ghi Chép Của Nhật ký chứng từ
Chứng từ gốc và
các bang phân bô
Số, thẻ kế
bá ^
a F2 La A
Bangké _— —w Nhậtkýchứngtừ -——— toán chỉ tiết2 £
| Bang tổng
Số cái |Ế hợp chỉ tiết
= Bao cáo tài chính ( :
Nguồn tin: Phòng tai chính kế toán
37
Ghi chú.
—> : Ghi hàng ngày
—=— : Ghi cuối tháng hoặc định ky
4... > :Đối chiếu, sữa chữa
Hàng ngày, căn cứ chứng từ gốc ghi trực tiếp vào nhật ký chứng từ, bảng kê và số chỉ
tết có liên quan hoặc căn cứ chứng từ gốc ghi vào bảng kê và sé chỉ tiết để cuối tháng ghi vào
nhật ký chứng từ.
Cuối tháng, khoá số, lấy số tổng cộng trên nhật ký ghi vào sé cái, căn cứ số chỉ tiết lập bảng tổng hợp chỉ tiết, đối chiếu bảng với các tài khoản trong số cái.
Số liệu ting cộng ở số cái và một số chỉ tiêu chỉ tiết trong nhật ký chứng từ, bảng kê và các bảng tông hợp chỉ tiết được dùng để báo cáo tài chính
3.6.7. Hệ thống tài khoản sử dụng
CN vẫn áp dung dựa vào hệ thống tài khoản do Bộ Tài Chính ban hành theo quyết định số
167/2000/QĐ-BTC, tuy nhiên có những đặc điểm riêng do đó CN phải mở chỉ tiết cho một số tài
khoản đáp ứng nhu cầu quản Wy của CN. Tại CN các tài khoản được mở chỉ tiết như sau.
- _ Đối với tiền gởi ngân hàng được mở chỉ tiết cho từng ngân hàng, mở chỉ tiết cho từng loại vay, tiền gửi, chỉ tiết tiền đồng hay đôla.
- __ Đối với công nợ thì theo dõi chỉ tiết cho từng người mua, từng người bán.
- Hang hoá được theo dõi từng sản phẩm
3.7. Đặc điểm việc vận dụng máy tính trong công tác kế toán
'Việc vận dụng máy tính vào công tác kế toán đã làm giảm đi một lượng công việc
đáng kể. Các chứng từ được nhập qua bàn giếng, máy sẽ xử lý các công việc tiếp theo.
Cuối kỳ kế toán tổng hợp điều chỉnh truy xuất đữ liệu lập báo cáo.
Tại CN sử dung phần mềm ké toán Microsoft Visual FoxPro, tất cả các công tác kế toán đều được phần mềm này xử lý. Khi có một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thì kế
toán sẽ nhập liệu vàp máy dựa trên chứng từ gốc. Sau đó các số liệu này sẽ được vào các
số chỉ tiết thích hợp, và tổng hợp lên báo cáo tài chính.
Các thành phần của phần mềm gồm có: danh mục, chứng từ, báo biểu, khoá sé,
tiện ích. Trong phần chứng từ thì có nhập mới chứng từ, xem sửa chứng từ. Phần báo biểu gồm các loại số chỉ tiết và báo cáo tổng hợp.
CHƯƠNG 4