Tháng 04 năm 2006
Tài khoản 3311: Phải trả khách hang trong nước
Đối tượng: Công Ty Ca Phê Ta Sao Số
NKCT
Chứng từ
Ngày Diễn giải
TK
đôi ứng
Phát sinh VND
No Co
SDĐK
NKCT số 5 | 10/04/2006 Mua cà phê Thuê GTGT
156 133
2.255.400.000 112.770.000 NKCT sô 5 20/04/2006 Thanh toán tiên
hàng
111 2.368.170.000
Céng phat sinh 2.368.1 70.000 2.368.170.000 SDCK
SỐ CHI TIẾT PHAI THU
Thang 05 nam 2006
Tài khoản 1312: Phẩi thu khách hàng nước ngoài Đối tượng: TALOCA AG
Chứng từ NKCT
Ngày
DIEN GIẢI
TK đối ứng
Tỷ
giá
Phát sinh ngoại
tệ Phát sinh VND
Nợ Có Nợ Có
SDĐK
23/05/2006 XK ca phê Robusta I $11 15.955 145,656 2.323.941.480
25/05/2006 Thu tiền hàng XK 112 18.975 145.656 2.326.854.600 Dieu chỉnh chênh lệch
tỷ giá trong ngày 515 2.913.120
Cộng 145.656 145.656 2.326.854.600 2.326.854.600 SDCK
SO CHI TIẾT HANG HOÁ Ngay 01/04/2006 dén ngay 30/05/2006
Tài khoản 1561: Giá mua hang hoá
Đối tượng: Cà phê Sẽ
NKCT
Chứng từ Số Ngày
TK đôi
, ứng
Diễn giải Phát sinh VNĐ
Nợ Có
SDDK 10/04/2006 Mua cà phê của
Ta Sao
331
2.255.400.000 20/05/2006 Chuyén hang ra
cang
157
2.255.400.000 Cộng phát sinh 2.255.400.000 2.255.400.000
SDCK
SO CAI
Thang 04 nam 2006
Tài khoản 3311: PHAI TRA KHACH HANG TRONG NƯỚC Sẻ Chứng từ TK Phat sinh VND
, Diễn giải đối
NKCT lsó| Ngày bọn Nợ Có SDĐK 5
NKCT số 5 10/04/2006 Mua cà phê của Ta Sao | 156 2.255.400.000
Thuê GTGT 133 112.770.000
NKCT số 5 20/04/2006 | Thanh toán tiền hàng 111 | 2.368.170.000
cho Ta Sao
Cộng phát sinh 2.368.170.000 2.368.170.000 SDCK
SỐ CAI
Tháng 05 năm 2006
Tài khoản 1312: PHAI THU KHACH HÀNG NƯỚC NGOÀI h Phát sinh ngoại
Số Chứng từ ee TK | Ty té Phat sinh VND
NKCT DIEN GIẢI đổi | giá
Số | Ngày ứng Nợ Có Nợ Có
SDĐK
23/05/06 | XK cà phê Robusta I - Talaoca ã1I | (5.955 | 145.656 2.323.941.480
25/05/06 | Thu tiền hàng XK - Taloca 112 4 15,975 145.656 2.326.854.600
Điều chỉnh chênh lệch tỷ giá cudi
kỳ 413 2.913.120
Cộng 145.656 | 145.656 | 2.326.854.600 | 2.326.854.600 SDCK
SỐ CAI
Tháng 05 năm 2006
Tài khoản 511: DOANH THU BAN HÀNG
Phát sinh
ằ Chứng từ - : h ngoại té Phát sinh VNĐ
Neer DIEN GIAI TK eA N
Số Ngày đối š ợ
ứng Có Nợ Có
SDĐK
NKCT số 8 23/05/2006 | XK cà phê Robusta | 131 | 15.955 145.656 2.323.941.480
- Taloca
Doanh thu bán hang
Céng 145.656 2.323.941.480 SDCK ˆ ;
65
4.3. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp hàng hoá
4.3.1. Thủ tục chứng từ thực hiện hợp đồng nhập khẩu trực tiếp
Sau khi ký hợp đồng NK, phòng kinh doanh lập phương án kinh doanh trình Giám déc.
Hop đồng sẽ được thực hiện khi Giám đốc duyệt. Việc đề ra phương án kinh doanh nhằm thúc đây tiến độ NK diễn ra nhanh chóng có hiệu quả, lường trước được và có khả năng ứng phó
nhanh khi gặp rủi ro, Quá trình thực hiện hợp đồng NK được tiến hành theo trình ty như sau:
Xin giấy phép NK. Ngày 14/09/1995, CN được Uy Ban Kế Hoạch TP. Hồ Chí Minh cấp giấy phép kinh doanh XNK số 302548 nên khi xuất hay nhập một lô hàng CN xuất trình giấy chứng nhận mã số DN và giấy chứng nhận: đăng ký kinh
doanh chứng minh lô hàng đơn vị nhập là phù hợp. Va CN chỉ phải xin giấy phép
trong các trường hợp NK những mặt bins có điều kiện.
Làm thủ tục thanh toán.
~ Đối với khách hàng có quan hệ lâu đài, CN thường sử dụng phương
pháp thanh toán TTR.
— Đối với khách hàng mới lập quan hệ mà ăn, phương thức thanh toán sử dung là L/C. Sau khi ký kết hợp đồng, CN sẽ tiến hành liên hệ với ngân hàng mở L/C. CN xin mở L/C với các chứng từ:
e Đơnxinmở L/C
e Hop đồng ngoại thuong
e Phuongankinhdoanh 4
Vì CN thường mở L/C trả ngay nên CN thường mở tín dụng thư ở những ngân hàng quen nhằm:
s_ Được hưởng chế độ ưu đãi
© Mức ký quỹ thấp (10 — 100% tuỳ theo trị giá lô hàng)
e Là nơi đáng tin cậy
CN sẽ tự chọn ngân hàng mở L/C khi bên đối tác không có yêu cầu
gì, nếu không CN sẽ mở L/C tại ngân hàng mà hai bên thoả thuận.
Nhân thông báo tàu đến. CN thường NK theo giá CIF nên việc thuê phương tiện vận tải do đối tác thực hiện. Hàng hoá của CN nhập thường được vận chuyển theo đường
biển và là hàng nguyên container nên hãng tàu sẽ gửi giấy thông báo tàu đến cho CN khi tàu
8
sap dén cảng. Trong giấy thông báo tàu đến sẽ ghi rõ tên cảng tàu cập bến và giao hàng, CN sẽ cử nhân viên đến đúng cảng làm thủ tục hải quan và nhận hàng.
Mua bao hiểm. Việc mua bảo hiểm do người bán chịu trách nhiệm nhưng CN cần nắm rõ những điều kiện trong bảo hiểm nhằm bảo đảm bồi thường đúng mức khi có
TÚI ro xay ra.
Nhân và kiểm tra bộ chứng tir. Bộ chứng từ của người bán xuất trình gồm:
— Hợp đồng ngoại thương
— Invoice
— Packing list
— Insurance
— Certificate of origin
— Bill of landing ,
—> Nếu thanh toán bằng phương pháp L/C, nha XK sẽ gửi bộ chứng từ cho ngân hang dé ngân hang chuyén cho CN. Tiếp theo, CN nhận được thông báo đảo bảm cam kết giao hàng nhằm phục vụ cho việc chuẩn bị nhận hàng. Nôi dung bản cam kết giao hàng gồm: tên tàu, hợp đồng, số hoá đơn, số B/L, số container + số seal (packing list) + ngày, số lượng, trọng lượng hàng hoá, ngày giao hàng + ngày dir kiến tàu đến, cảng đến...
Cách thức kiểm tra bộ chứng từ là so sánh chỉ tiết, điều khoản trong bộ chứng từ
có đúng với nội dung và quy định của L/C hay không. Nếu hợp lệ với L/C thì CN
chấp nhạn thanh toán dé đổi lây bộ chứng từ gốc bằng cách ngân hàng sẽ ký B/L chấp nhận bộ chứng từ.
—> Nếu thanh toán bằng TTR, CN sẽ nhận thẳng bộ chứng từ từ người bán. Sau
đó, CN sẽ kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ. Nếu tất cá đều hợp lệ, CN sẽ viết
lệnh chuyên tiền gửi đến ngân hàng của minh dé thanh toán cho người XK.
Lay D/O. Trong bộ chứng từ xuất trình của người bán có một B/L gốc của hãng
tàu. CN sẽ liên lạc với số điện thoại của đại lý hãng tàu ở Việt Nam hỏi về container hàng đã về nhập cảng chưa. Nếu có rồi, CN sẽ cử người di lầy D/O.
Khi đi lấy D/O phải cầm theo B/L gốc và giấy giới thiệu CN
67
Tại đại lý hãng tau, nhân viên đại lý sẽ giữ lại B/L gốc và giao: 1 D/O gốc, 3 D/O copy, 1 manifest. Khi nhận manifest, nhân viên CN dò số container, số seal, chuyến tàu xem có đúng như trên B/L không, Manifest có thé có hay không vì: nếu hàng vừa nhập
cảng thi cần phải có Manifest, nếu hàng nhập cáng lâu rồi thì manifest đã được hải quan cửa khẩu lưu lại. Sau đó, nhân viên trả phí D/O và những phí khác tại quầy. Ngoài ra, cần lập
rõ phương án nhận hàng trước khi lầy D/O dé làm thủ tục tại hãng tàu như:
— Lấy hàng nguyên container hay rút ruột
— Có mượn container không để làm giấy mượn container luôn
— Thời gian trả container
Làm thủ tục hải quan. Khi hàng hoá vào cửa khẩu, CN phải có trách nhiệm khai báo làm thủ tục hải quan và đóng thuế.
— Dia điểm làm thủ tục hải quan: Nếu hàng NK kiểm tra ở kho riêng thì CN làm thủ tục ở hải quan thành phố, nếu hàng NK kiểm tra tại cảng thì CN làm thủ tục tại cửa khẩu.
— Thu tục khai báo hải quan: Bộ hỗ sơ khai báo hải quan gồm
Kẹp một gồm: ;
© _1 phiếu tiếp nhận tờ khai; 1 C/O
© 1 giấy giới thiệu của công ty
© 1 hợp đồng ngoại (bản chính)
s _1 vận don (bản sao); | packing list (bản chính) e 1 invoice (bản chính)
s 1 gidyphépkinh doanh XNK tue tiép cia CN do Bộthương mại cấp (bản so) Kẹp hai gồm:
se _1 phiếu tiếp nhận tờ khai
e 2 invoice (bản sao) se 2 P/L (bản sao)
¢ 3 tờ khai hải quan có cùng số seri (màu xanh)
œ3 tờ phụ lục tờ khai hải quan màu vàng (nếu có từ 2 mặt hàng trở lên sẽ dé dang mô tả chỉ tiết hàng hoá)
Đăng ký tờ khai: Nhân viên CN vào phòng tiếp nhận tờ khai và bộ hồ sơ
sẽ được tiến hành theo các bước sau:
Bước!: Đối chiếu công nợ Bước 2: Kiểm tra hồ sơ Bước 3: Kiểm tra thuế
Kiểm hoá. Hải quan kiểm hoá sẽ kiểm tra số container, số seal có giống như trên D/O gốc và tờ khai không. Nếu đúng, sẽ cắt seal, mở container kiểm tra thực tế lô hàng.
Trước hết, kiểm hoá viên đối chiếu hàng hoá thực tế với tờ khai về số lượng chung, có thé
kiểm tra bằng nhiều phương pháp khác nhau căn cứ vào thực tế hàng hoá. Để việc kiểm
hoá được thuận tiện thì:
—_ Việc kiểm hoá phải có mặt nhân viên CN.
— _ Việc kiểm tra lô hang NK phải tiến hành trong ngày.
— Hàng hoá NK phải được sắp xếp gọn gàng, trật tự thuận tiện cho việc
kiểm hoá nhất khi đếm số lượng. Mối lô hàng phải có ít nhất 2 kiểm hoá viên xuống kiểm tra.
CN phải chuẩn bị bộ chứng từ dé phục vụ cho việc đối chiếu:
— 1 hợp đồng (bản chính)
— 1 L/C (bản chính); Manifest
— B/L,Invoice, P/L, D/O (1 ban chinh) Nhan hang,
— Nhận hàng nguyên container: Khi nhận thông báo tàu đến, nhân viên CN sẽ cm
BIL gốc và giấy giới thiệu CN đến hãng tàu lấy D/O. Sau khi hoàn tắt thủ tue nhận
hàng và thú tuc hải quan, CN đem bộ chứng từ đi nhận hàng. Bộ chứng từ gồm:
e Giấy giới thiệu CN (1 bản copy)
e _B/L có ký nhận của ngân hàng thanh toán
e To khai hai quan đã hoàn thành thủ tục (1 bản copy)
Nhân viên CN cầm D/O, hoá đơn thanh toán lô hàng + giấy mượn vỏ container
sẽ được nhân viên hãng tàu xác nhận đã đóng đủ phí vào hoá đơn và cấp giấy
phép xuất container. Mang hoá don, D/O đến văn phòng kho ghi nhận sé nhận
69
hàng. Đến phòng điều độ bãi làm thủ tục nhận container, nhân viên phụ trách bãi sẽ kiểm tra tính nguyên vẹn của container và seal.
Thuê xe cầu container lên xe vận tải. Yêu cầu văn phòng điều độ lập lệnh vận chuyên (2 bản). Mang toàn bộ hồ sợ đến hải quan giám sát kho (bãi) kiểm tra,
ký xác nhận vào tờ khai và lệnh vận chuyển... đóng đấu chấp nhận xuất container ra bãi, giữ lại 1 đơn xin kiểm hàng còn lại giao cho nhân viên CN.
Ra hải quan công đóng dấu cho phép xuất container vào tờ khai chủ hàng và giữ lại 1 lệnh vận chuyển. Lệnh còn lại nộp bảo vệ cảng. Khi đó container có thể
chuyên chở vẻ kho riêng.
— _ Nhận hang rời: Tương tự như việc nhận hàng container về lấy D/O và hoàn
tất thủ tục hải quan và các thủ tục ở hãng tàu. Sau đó, nhân viên CN: xuống
kho tim vị tri dé hàng + đóng phí lưu kho và xếp đố; mang 2 bản D/O đến phòng thương vụ cảng để làm phiếu xuất kho; mang phiếu xuất kho đến phòng kho hàng của cảng xem hàng và chờ hải quan kiểm hoá . Sau khi xác nhận “hoàn thành thủ tục hải quan” thì nhân viên CN sẽ tiến hành thực hiện
việc nhận hàng tương tự như nhận nguyên container.
Kiểm tra hàng hoá. Nhân viên CN phải kết hợp chặt chẽ với kiểm hoá viên, kiểm tra thật kỹ hàng ngay trong cảng trước khi đưa hàng ra khỏi cảng.
Làm thủ tục thanh toán. CN tiến hành thanh toán tiền hàng cho nhà XK theo phương pháp L/C hay TTR.
Thanh lý hợp đồng, CN sẽ tiến hành thanh lý hợp đồng sau khi hoàn tất việc NK
lô hàng và việc thanh toán cũng được thực hiện xong.. Nhân viên CN sẽ điền vào biên bản
thanh lý, nêu rõ những phần đã được thực hiện, giữa CN và đối tác: loại hàng hoá, giá trị lô
hang... Sau đó, phòng kê toán sẽ hạch toán chi phi lô hàng vào số sách và nhân viên phòng kinh doanh XNK sẽ lưu lại bộ hồ sơ hàng hoá.
4.3.2. Cách hạch toán nghiệp vụ
(1) Sau khi ký hợp đồng NK, nếu thanh toán bằng L/C thì CN sẽ tiến hành thủ tục mở L/C. Thông thường thì ngân hàng yêu cầu ký quỹ L/C khoảng 10% hợp đồng.
Phần còn lại sau khi nhận bộ chứng từ nhận hàng sẽ thanh toán.
- Nếu có ngoại tệ thì CN sẽ chuyến tiền ký quỹ
Nợ TK144
Có TK1122 — chỉ tiết theo ngân hàng
- Nếu không có ngoại tệ tại quỹ để ky quỹ thì CN sẽ mua ngoại tệ hoặc
Vay ngoại tệ.
e Trường hợp mua ngoại tệ
Nợ TK1122 Có TK1121
Khi hợp đồng mua ngoại tệ được chấp nhận kèm theo giấy báo Nợ của ngân hàng thì kế toán sẽ hạch toán
No TK144 Có TK1122
® Trường hợp vay ngoại tệ ký quỹ, thủ tục vay gồm có:
" Hợp đồng vay ngắn han
=" Don xin vay
" Cac phương án kinh doanh ,
Khi nhận giấy báo Có của ngân hàng kế toán ghi
Nợ TK144 Có TK311
Khi hàng về cảng, phòng kinh doanh sẽ lập bộ chứng từ hàng nhập để làm chứng
từ hàng nhập dé làm chứng từ hàng nhập. Bộ chứng từ để làm căn cứ nhập kho gồm có:
e_ Giấy thông báo thuế
e TO khai hàng hoá NK e Hoá đơn
Đơn giá nhập kho thường được kế toán tính cho từng đơn vị hàng hoá
Dongié _ Đongi Tỷgitên „ [ee Nà
nhập kho nguyên tệ tờ khai hững hed Ỷ
(2) Giá mua hàng hoá r No TK1561
Có TK331 — khách hang nước ngoài
(3) Chi phi phát sinh trong quá trình nhập hàng (vận chuyên, bốc dỡ...)
71
Nợ TK1562
Có TK111, 112
(4) Đối với các khoản thuế NK, thuế GTGT hàng NK, Thuế TTĐB (nếu 06) khi đến hạn nộp thuế thì kế toán tiền hành lập phiếu chỉ, nếu nộp bằng tiền mặt. Nếu nộp bằng chuyển khoản, căn cứ vào giấy nộp tiền kho bạc Nhà Nước nhập dif liệu vào máy thông qua phiéu chuyển khoản.
Nợ TK3333, 33312, 3332 (nếu có) Có TK111, 112 é
(5) Thuế NK và thuế TTDB (nếu có) sẽ tính vào giá nhập kho
Nợ TK156
Có TK3333, 3332
(6) Riêng thuế GTGT NK thì kết chuyển khấu trừ thuế trong kỳ
Nợ TK133
Có TK33312
(7) Chuyển tiền trả cho người bán nước ngoài (tiền vay hay tiền gửi)
Nợ TK331
Có TK112, 311
4.3.3. Phương pháp xử lý chênh lệch tỷ giá
(1) Kết chuyên chênh lệch tỷ giá
No TK33 1 — khách nước ngoài
Có TK515 (nếu lãi TG)
Hoặc
Nợ TK635 (nếu lỗ TG)
Có TK331
(2) Đánh giá lại CLTG số du ngoại tệ phải trả vào cuối kỳ kế toán (sau đó kết chuyên số du TK413 vào TK911)
Nợ TK331
Có TK413 (nếu lãi TG)
Hoặc
Nợ TK413 (nếu lỗ TG)
Có TK331
oer eee = a SS “— ain
4.3.4. Nghiệp vụ thực tế phát sinh
Ngày 26/04/2006, Chi nhánh ký hợp đồng nhập khẩu số INHCM/ELTHE- 41/2006 với Công ty ELECTROLUX THAILAND mua một số đồ gia dụng như sau:
© Máy giặt kiểu EWF549, số lượng 121 cái, đơn giá: 202,39 USD/cái
e May giặt kiéu EW670F, sé lượng 8 cái, đơn giá: 232,95 USD/cái
se May giặt kiểu EWSS§0F, số lượng 14 cái, đơn giá: 232,17 USD/cái
© Máy giặt kiểu EWF 1495, số lượng 4 cái, đơn giá: 354,48 USD/cái
¢ Bếp ga am kiểu EGG9420K, số lượng 100 cái, đơn giá: 61 USD/cái
Tổng trị giá là 37.121,09 USD. Điều kiện giao hang là FOB THAILAND, điều
kiện thanh toán là TTR.
Ngày 03/05/2006, Công ty ELECTROLUX THAILAND gửi cho Chỉ nhánh Invoice, Packing list.
Ngày 07/05/2006, Đại điện cho Công ty ELECTROLUX THAILAND là Công ty ELECTROLUX VIỆT NAM gửi cho Chi nhánh Bill of landing. Cùng ngày Chi
nhánh đến Công ty United Insurance Company of Vietnam mua bảo hiểm hàng hoá 62,22 USD, thuế GTGT bảo hiểm là 6,22 USD, tổng phí bảo hiểm là 68,44 USD, ty giá
là 15.950 đ/USD, chưa thanh toán cho Công ty bảo hiểm
Ngày 10/05/2006, Chỉ nhánh nhận Certificate of origin.
Ngày 16/05/2006, phí cước tàu do Công ty VITAMAS thu là 430 USD, tỷ giá là 15.955 đ/USD, chưa thanh toán cho Công Ty VITAMAS.
Ngày 17/05/2006, hàng về đến cảng, làm thủ tục hai quan hàng nhập khẩu, tỷ giá là 15.940 đ/USD, đồng thời Chỉ nhánh nhận giấy thông báo nộp thuế
e Thuếnhập khẩu là29.982.765 đ
e ThuếGTGT 1a 62.963.807 đ
Cùng ngày, Chỉ nhánh thanh toán các khoản phí bảo hiểm, phí cước tàu và nộp
thuế ngay (bảo lãnh thuế tại ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn chỉ nhánh
TP. HCM)
Ngày 24/05/2006, Chỉ nhánh chuyển tiền thanh toán tiền cho người bán, tỷ giá là 15.950 đUSD
73
Quy trình được hạch toán như sau.
- Ngày 07/05/2006, mua bảo hiểm chưa thanh toán cho Công ty bảo hiểm (UICVN)
Phí bảo hiểm: 62,22 x 15.950 = 992.409 đ
Thuế GTGT: 62,22 x 15.950 x 10% = 99.241 đ
No TK1562: 992.409 No TK133: 99.241
Có TK331(UICVN): 1.091.650
— Phản ánh vào Nhật ký chứng từ số 5 (trang 80)
Bảng kê số 8 (trang 81)
Số chỉ tiết TK3311 (UICVN) (trang 82)
- Ngày 16/05/2006, phí cước tàu chưa thanh toán cho Công ty Vitamas Phí cước tàu: 430 x 15.955 = 6.860.650 đ
Nợ TK1562: 6.860.650
Có TK331(Vitamas): 6.860.650
— Phản ánh vào Nhật ký chứng từ số 5 (trang 80)
Sổ chỉ tiết TK 3311 (Vitamas) (trang 83)
- Ngày 17/05/2006, hàng về đến cảng.
® Trị giá lô hàng là: 37.121,09 x 15.940 = 591.710.175 đ
Nợ TK1561: 591.710.175 (chỉ tiết từng mặt hang) Có TK33 1(Electrolux Thailand): 591.710.175
— Phản ánh vào Nhật ký chứng từ số 5 (trang 80) Bảng kê số 8 (trang 81)
Số chỉ tiết TK3312 (Electrolux Thailand) (trang 82)
e Thanh toán phí bảo hiểm: 62,22 x 15.940 = 991.787 đ
Thuế GTGT phí bảo hiểm: 62,22 x 15.940 x 10% = 99.179 đ
Nợ TK331(UICVN): 1.090.966
Có TK112(Vietcombank): 1.090.966
— Phản ánh vào Nhật ký chứng từ số 2 (trang 79) Nhật ký chứng từ số 5 (trang 80)
Số chỉ tiết TK3311 (UICVN), TK112101 (trang82; 83)
e Thanh toán phí cước tàu: 430 x 15.940 = 6.854.200 Nợ TK331(Vitamas): 6.854.200
Có TK112(Vietcombank): 6.854.200
— Phản ánh vào Nhật ký chứng từ số 2 (trang 79) Nhật ký chứng từ số 5 (trang 80)
Số chỉ tiết TK331 1,(Vitamas), TK121101 (trang 83)
e Chi nhánh nộp thuê
Nợ TK3333: 29.982.765 Nợ TK33312: 62.963.807
Có TK112(No TP. HCM): 92.946.572
— Phản ánh vào Nhật ký chứng từ số 2 (trang 79)
Số chỉ tiết TK112110 (NO) (trang 83)
Nợ TK156: 29.982.765 (chi tiết từng mặt hàng nhập khẩu) Có TK3333: 29.982.765
— Phản ánh vào bảng kê số 8 (trang 81)
Nợ TK133: 62.963.807
Có TK33312: 62.963.807
Kế toán sẽ phản ánh số hang hoá nhập khẩu vào phiếu nhập kho theo
giá trên tờ khai hai quan. Giao diện máy tính như sau:
TÔ