Chương 2 TÌNH HÌNH THỰC TẾ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN CÔNG
2.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG
2.2.4 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty
2.2.4.1 Chức năng nhiệm vụ các phòng ban
Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất, quyết định những vấn đề thuộc nhiệm vụ và quyền hạn theo luật pháp và điều lệ tổ chức hoạt động của VT.UPC
- Thông qua điều lệ, phương hướng hoạt động kinh doanh của công ty.
- Bầu, bãi nhiệm Hội đồng quản trị và ban kiểm soát.
- Các nhiệm vụ khác do điều lệ công ty quy định.
- Trực tiếp chỉ đạo các phó tổng giám đốc và các phòng ban, các đội và các công trình đang thi công.
Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản trị của công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định các vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của đại hội cổ đông.
- Báo cáo trước đại hội đồng cổ đông tình hình kinh doanh, dự kiến phân phối lợi nhuận, chia lãi cổ phần, báo cáo quyết toán năm tài chính, phương hướng phát triển và kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
- Quyết định cơ cấu tổ chức, bộ máy, quy chế hoạt động của công ty.Bổ nhiệm, bãi nhiệm và giám sát hoạt động của Tổng Giám đốc, quyết định triệu tập Đại hội đồng cổ đông.
Ban kiểm soát: Có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động của Công ty trong việc chấp hành tuân thủ điều lệ của Công ty và cá quy định pháp luật có liên quan.
Phòng Kế toán – Tài vụ: 7 người
- Tổ chức hạch toán kế toán về hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty. Xây dựng kế hoạch thu chi tài chính, cân đối vốn cho nhu cầu sản xuất kinh doanh - Phân phối thu nhập và tích luỹ tiền tệ đảm bảo cho quá trình hoạt động .
- Thanh quyết toán các công trình xây dựng, công viên cây xanh theo chế độ qui định của Nhà nước .
- Hạch toán kinh doanh chặt chẽ, chi phí hợp lý; trích lập và sử dụng các quỹ của Công ty theo đúng quy định hiện hành.
- Tính lương cho CNV.
Phòng Hành chính – Tổng hợp: 14 người
- Tham mưu cho Tổng Giám đốc về mô hình tổ chức sản xuất kinh doanh và quản lý nguồn nhân lực.
- Thực hiện tốt công tác văn thư, đánh máy – bảo mật theo quy định. Đảm bảo công tác bảo vệ chính trị nội bộ, bảo vệ môi trường, phòng cháy chữa cháy, duy trì an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp toàn công ty, tập huấn dân quân tự vệ.
- Quản lý các hồ sơ cán bộ CNV, bồi dưỡng nghiệp vụ tuyển dụng, bố trí lao động và có kế hoạch thi nâng bậc hàng năm cho CNV.
- Tổ chức Đại hội, hội thao và các lớp học bồi dưỡng nghiệp vụ cho CNV.
- Đảm bảo các chế độ cho người lao động .
Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật: 10 người
- Lập kế hoạch sản xuất từng tháng, quý, năm và các kế hoạch ngắn hạn, dài hạn cho công ty.
- Phối hợp với các đơn vị sản xuất trồng mới, duy trì chăm sóc công viên cây xanh đã ký với UBND TP Vũng Tàu đạt yêu cầu.
- Xây dựng quy trình kỹ thuật chăm sóc cây xanh theo từng mùa trong năm.
- Hoàn thành công tác kiểm kê khối lượng công viên cây xanh đầu năm.
- Lập Dự toán - Quyết toán quý, năm.
- Nghiệm thu chất lượng chăm sóc công viên, cây xanh.
- Lập kế hoạch vốn đầu tư XDCB.
- Lập hồ sơ thay hoa, trồng dặm cây xanh- cây cảnh và trang trí ngày lễ, tết.
- Cùng với các đội tổ chức quản lý, sử dụng và bảo quản tài sản, máy móc thiết bị, nhà xưởng, nguyên vật liệu đúng mục đích. Chặt chẽ tiết kiệm, bảo dưỡng, sửa chữa hệ thống điện, nước, xe ôtô theo kế hoạch sản xuất .
Phòng Đầu tư – Xây dựng: 8 người
- Nghiên cứu thị trường tìm kiếm các cơ hội đầu tư, đề xuất và lập kế hoạch đầu tư các dự án.
- Khảo sát và lựa chọn địa điểm xây dựng, làm thủ tục thỏa thuận địa điểm xây dựng trình cấp có thẩm quyền phê duyệt để làm căn cứ xác định khái toán đầu tư và chủ trì lập các dự án hoặc báo cáo kinh tế - kỹ thuật đầu tư công trình xây dựng cơ bản.
- Giám sát thi công công trình cải tạo, sửa chữa công viên, khuôn viên và các công trình phục vụ lễ, tết.
- Hoàn thành các thủ tục để triển khai các công trình xây dựng cơ bản.
- Thiết kế mô hình trang trí cây cảnh, chậu cảnh trong các dịp lễ, tết theo quyết định đầu tư của UBND TP Vũng Tàu và các đối tác khác.
Phòng Kinh doanh: 4 người
- Lập kế hoạch kinh doanh trong ngắn hạn và dài hạn cho công ty.
- Thiết lập, hoàn chỉnh hồ sơ pháp lý liên quan đến việc chuyển nhượng quyền sử dụng đất và các căn hộ từ dự án do công ty làm chủ đầu tư (dự án chung cư Mỹ Lợi – thành phố Mỹ Tho).
- Quảng cáo tiếp thị bán bất động sản, thực hiện dịch vụ chuyển nhượng nhà đất thuộc các dự án do công ty làm chủ đầu tư cho khách hàng.
- Tìm kiếm đối tác đầu tư.
Bộ phận Công viên và Vườn ươm:
- Duy trì, chăm sóc, vệ sinh, chỉnh trang công viên, DPC, khuôn viên các cơ quan, trường học… trong Thành phố Vũng Tàu đúng theo quy trình kỹ thuật.
- Trồng dặm hoa, cỏ bị chết tại các công viên, DPC kịp thời.
- Chủ động đề xuất các giải pháp nâng cao năng suất lao động, hiệu quả sản xuất.
- Giám sát chặt chẽ lượng nước tưới cho công viên, cây xanh trong mùa khô.
- Phối hợp phòng Kế hoạch –Kỹ thuật xử lý kịp thời các vướng mắc trong sản xuất kinh doanh.
- Đảm bảo an toàn tuyệt đối trong lao động sản xuất.
- Quản lý, chăm sóc, thường xuyên ươm giống cây mới tại các vườn ươm Long Sơn, Xà Bang, Công ty, phường 10.
Bộ phận cây xanh:
- Thực hiện chăm sóc, duy trì cây xanh đúng theo kế hoạch.
- Khảo sát, trồng dặm cây xanh hàng năm trên các tuyến đường trong TP. Vũng Tàu - Thường xuyên duy trì, cắt tỉa cành, nhánh, phát quang cành cây cản trở giao thông,
cắt gỡ cành khô gây nguy hiểm trong mùa mưa bão.
- Thường xuyên vệ sinh sạch sẽ gốc cây xanh.
- Đảm bảo an toàn tuyệt đối trong lao động sản xuất.
Bộ phận xe máy:
- Hoàn thành công tác tưới nước rửa mặn, tưới nước mùa khô 2009- 2010.
- Tiến hành bảo quản, duy trì và sửa chữa xe máy thường xuyên.
- Thi công công trình đầu tư xây dựng (chung cư Mỹ Lợi, dự án khu phố chợ TP. Mỹ Tho, tỉnh Tiền Giang…)
- Bộ phận bảo vệ
- Bảo vệ an toàn các công viên, khuôn viên, các DPC trong dịp lễ, Tết, Hội hoa xuân…
- Bảo vệ tốt tài sản công ty.
- Phát hiện và lập biên bản kịp thời các mảng xanh bị xâm lấn.