Chương 2 TÌNH HÌNH THỰC TẾ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN CÔNG
2.3 Thực trạng về bộ phận kế toán tại Công ty cổ phần phát triển công viên cây xanh và đô thị Vũng tàu
2.3.1 Tổ chức công tác kế toán tại đơn vị:
2.3.1.1 Hình thức tổ chức bộ máy kế tóan tại đơn vị:
Công ty áp dụng hình thức kế toán tập trung, do đó công việc kế toán như: phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ ban đầu, định khoản kế toán, ghi sổ chi tiết và sổ tổng
Chủ trương
Các phòng ban của Thành phố cùng công ty khảo sát khối lượng công việc.
Hoặc công ty với chủ đầu tư cùng khảo sát.
Dự toán
Thi công
Lập hồ sơ quyết toán công trình Hoàn thành công trình, lập hồ sơ hoàn công
Bàn giao công trình, kết thúc công trình
hợp, tính giá thành, lập báo cáo, thông tin kinh tế … đều được thực hiện tập trung ở phòng Kế toán-Tài vụ của công ty. Ở các công trình đang thi công và các đội, xí nghiệp chỉ thực hiện việc ghi chép ban đầu và một số ghi chép trung gian cần thiết phục vụ cho sự chỉ đạo hàng ngày của các đội và các bộ phận quản lý của công ty.
2.3.1.2 Cơ cấu nhân sự bộ máy kế tóan:
- Kế toán trưởng: Là người trực tiếp phụ trách phòng Kế toán-Tài vụ của công ty, tổ chức chỉ đạo và chịu trách nhiệm toàn bộ công tác kế toán tài chính của công ty đồng thời là người quản lý hoạt động tài chính các đơn vị trực thuộc theo hệ thống dọc.
Lập kế hoạch tài chính hàng năm, phân tích hoạt động kinh tế và có trách nhiệm kiểm tra việc lập các báo cáo tài chính.
- Phó phòng tài chính - kế toán: Hướng dẫn và đôn đốc các kế toán viên hoàn thành công việc theo đúng quy định, để kịp tiến độ báo cáo kế toán và báo cáo thuế cũng như các báo cáo quản trị khác. Kiểm tra tính đúng đắn, chính xác hợp lệ tất cả các chứng từ, nghiệp vụ ghi chép vào bảng kê, sổ nhật ký. Thay kế toán trưởng phụ trách phòng và giải quyết các công việc khi kế toán trưởng đi vắng.
- Kế toán tổng hợp: Là người giúp kế toán trưởng tổng hợp mọi tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong từng thời kỳ, tính giá thành, xác định kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận, lập báo cáo đầy đủ cho kế toán trưởng đồng thời đưa ra những ý kiến hay kiến nghị hợp lý nhằm giúp kế toán trưởng lãnh đạo bộ phận mình hoàn thành nhiệm vụ.
- Kế toán tài sản cố định: Tổ chức theo dõi tài sản cố định, phản ánh sự tăng, giảm tài sản cố định, quản lý toàn bộ tài sản cố định thuộc công ty, trích và phân bổ khấu hao theo đúng chế độ quy định.
- Kế toán ngân hàng: Là người có trách nhiệm theo dõi các khoản thu chi tiền mặt, các khoản tăng giảm tiền gửi ngân hàng. Có nhiệm vụ thanh toán các chứng từ, hoá đơn cho khách hàng, công trường và các đội thi công chuyển đến, lập chứng từ thu chi hợp lệ, lập các hồ sơ vay vốn lưu động hay trung dài hạn phục vụ sản xuất kinh doanh, và lập các bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thanh tóan, mở L/C theo quy định của công ty và các tổ chức tín dụng.
- Kế toán vật tư, công cụ dụng cụ: Có nhiệm vụ theo dõi việc nhập – xuất và tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo yêu cầu của từng công trình. Định kỳ lập bảng phân bổ công cụ, dụng cụ theo quy định
- Kế toán thanh tóan: Là người có trách nhiệm theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả để nhắc nhở, thu hồi những khoản nợ đến hạn, nợ tồn đọng. Hàng tháng
kiểm tra số liệu liên quan đến thuế để làm các báo cáo thuế theo quy định của nhà nước Có trách nhiệm về tính toán tiền lương cho công nhân và các phòng ban, đồng thời tiến hành trích lương, các khoản phụ cấp, trợ cấp và các khoản trích theo lương (BHYT, BHXH, KPCĐ) theo đúng chế độ quy định.
- Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm mở sổ và ghi chép trình tự khoản chi tiêu tiền mặt phát sinh hằng ngày của công ty. Theo dõi tình hình tồn quỹ tiền mặt tại quỹ hàng ngày, thu chi theo các phiếu thu, chi do kế toán thanh toán chuyển sang (sau khi đã ký đầy đủ theo yêu câu quản lý). Lập báo cáo quỹ định kỳ hoặc khi có yêu cầu đột xuất. Khi kiểm kê mà phát hiện chênh lệch giữa sổ sách và thực tế, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra để xác định nguyên nhân và kiến nghị với Kế toán trưởng để có biện pháp giải quyết.
2.3.1.3 Sơ đồ tổ chức công tóan kế tóan tại đơn vị:
Quan hệ nghiệp vụ Quan hệ chỉ đạo
(Sơ đồ phòng Kế toán-Tài vụ)
2.3.2 Tổ chức công tác kế tóan
2.3.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán.
- Tổ chức hệ thống chứng từ: chế độ chứng từ Việt Nam.
- Tất cả các chứng từ kế toán của công ty lập hoặc từ bên ngòai chuyển tiếp đến đều phải tập trung vào phòng kế toán. Cán bộ kế tóan kiểm tra chứng từ kế toán và xác minh tính pháp lý của chứng tư kế toán đó sau đó dùng để ghi sổ kế toán, cụ thể:
+ Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;
KẾ TOÁN TRƯỞNG
PHÓ PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÓ PHÒNG
TÀI CHÍNH KẾ TOÁN
Kê Tóan ngân hàng Kế tóan Tài
sản cố định Kế tóan vật tư,
công cụ dụng cụ Kế tóan
thanh tóan Kế tóan
tổng hợp Thủ
Quỹ
+ Kế tóan viên, kế tóan trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán;
+ Phân lọai, sắp xếp chứng từ kế toán, định khỏan và ghi sổ kế toán.
+ Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
2.3.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán.
- Tài khỏan kế toán dùng để phân lọai và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế. Hiện nay, Công ty Cổ Phần phát triển công viên Cây xanh và Đô thị Vũng Tàu đang sử dụng hệ thống kế toán doanh nghiệp theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính.
- Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán quy định trong chế độ kế toán doanh nghiệp, Công ty đã vận dụng và chi tiết hóa hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị. Do công ty có sử dụng phần mềm kế toán nên việc mở các tài khoản trong hệ thống kế toán bao gồm tài khỏan cấp 1, cấp 2 và ngoài ra để theo dõi chi tiết cho từng đối tượng khách hàng, hạng mục, công trình kế toán mở mã như sau:
+ Đối với các tài khoản công nợ: mở theo dõi chi tiết cho từng khách hàng.
+ Đối với nhóm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: mở mã theo dõi theo mã vật tư, công cụ dụng cụ.
+ Đối với các tài khoản phản ánh chi phí sản xuất kinh doanh, doanh thu, giá vốn: mở theo từng mã vụ việc .
2.3.2.3 Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán.
Tổ chức hệ thống sổ sách: theo hình thức chứng từ ghi sổ trên máy vi tính (phần mềm kế toán).
Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (sổ cái), và các sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan.Cuối quý (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khó sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy,
đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
(Sơ đồ hình thức kế toán trên máy vi tính)
2.3.2.4 Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính
Hệ thống báo cáo tài chính của công ty gồm báo cáo tái chính quý gửi Tổng công ty và cơ quan quản lý theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 26/3 năm 2006 của Bộ tài chính bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán;
- Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh;
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ;
- Bản thuyết minh Báo cáo tài chính
2.3.2.5 Chính sách kế toán áp dụng tại công ty :
- Năm tài chính bắt đầu từ ngày 01/01 đến 31/12 năm dương lịch hằng năm.
- Công ty lập sổ sách bằng tiếng Việt, lưu trữ hồ sơ, chứng từ và sổ sách đầy đủ.
- Sử dụng hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam: (phụ lục 01).
- Đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam ký hiệu là “VNĐ” .
- Phương pháp ghi nhận và trích khấu hao TSCĐ: TSCĐ tại đơn vị được ghi nhận theo giá gốc và khấu hao theo phương pháp đường thẳng, tỷ lệ tính khấu hao tài sản cố
- Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị