a. Nội dung: Chi phí quản lý doanh nghiệp là các khoản chi phí liên quan đến hoạt động quản lý của Công ty như:
- Chi phí nhân viên quản lý: Tiền lương, các khoản phụ cấp, các khoản trích kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp
- Chi phí đồ dùng văn phòng phục vụ công tác quản lý tại Công ty.
- Chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ chung cho toàn Công ty.
- Thuế, phí, lệ phí
- Chi phí dịch vụ mua ngoài như điện , nước, điện thoại, thuê sửa chữa TSCĐ.
- Chi phí khác bằng tiền như tiếp khách, hội nghị, công tác phí…
Công ty sử dụng TK 642 và mở TK cấp 2 như sau:
+ 6421 : Chi phí quản lý nhân viên + 6423 : Chi phí đồ dùng văn phòng + 6424 : Chi phí khấu hao TSCĐ + 6425 : Thuế, phí, lệ phí
+ 6427 : Chi phí dịch vụ mua ngoài + 6428 : Chi phí khác bằng tiền.
b. Chứng từ sử dụng
Chứng từ sử dụng để hạch toán gồm:
- Bảng thanh toán lương và các khoản trích theo lương - Phiếu chi
- Bảng trích khấu hao - Bảng phân bổ - Phiếu xuất kho
Các nghiệp vụ kinh tế đều được ghi chép, theo dõi hoàn toàn trên máy. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào chứng từ gốc của mỗi nghiệp vụ, kế toán sẽ tiến hành nhập số liệu vào máy tính. Máy tính sẽ tự động lập bảng kê và ghi vào sổ kế toán chi tiết TK 642
c. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
(1) Ngày 31/3/2011 Căn cứ vào phiếu chi số PC 009283 và bảng thanh toán lương tháng 3/2011 cho văn phòng công ty là 352.634.750 đồng (lương phải trả cho Ban lãnh đạo công ty, các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ của công ty), trong đó lương cơ bản là 268.432.000 đồng.
Căn cứ vào bảng thanh toán lương văn phòng công ty, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 6421: 352.634.750
Có TK 3341 : 352.634.750
(2) Các khoản BHXH. BHYT, BHTN, KPCĐ được tính vào chi phí tháng 3/2011 như sau:
- Trích BHXH: 268.432.000 x 16% = 42.949.120 - Trích BHYT: 268.432.000 x 3% = 8.052.960 - Trích BHTN: 268.432.000 x 1% = 2.684.320
- Trích KPCĐ: 352.634.750 x 2% = 7.052.695 Cộng: 60.739.095
Kế toán định khoản, ghi sổ:
Nợ TK 6421 : 60.739.095 Có TK 338 : 60.739.095 Chi tiết : - BHXH – 3383 : 42.949.120
- BHYT - 3384 : 8.052.960 - BHTN - 3385 : 2.684.320 - KPCĐ - 3382 : 7.052.695
(3) Căn cứ vào chứng từ ngày 25/03/2011, chi phí sửa chữa văn phòng công ty (theo hợp đồng 65/HĐ), Công ty chưa thanh toán.
Nợ TK 6423 : 23.425.000 Có TK 331 : 23.425.000
(4) Căn cứ vào phiếu chi PC 091288 ngày 27/03/2011 chi phí tiếp khách:
Nợ TK 6427: 2.450.00
Có TK 111: 2.450.000
(5) Ngày 31/3/2011 kế toán tập hợp chứng từ chi phí điện, nước, điện thoại thàng 3 năm 2011 như sau:
Khoản chi phí Số tiền Thuế GTGT Phí MT Cộng
- Điện lước 3.843.580 384.358 4.227.938
- Nước sinh hoạt 1.648.600 82.430 164/860 1.895.890
- Điện thoại 6.522.750 652.275 7.175.025
Cộng 12.014.930 1.119.063 164/860 13.298.853 Kế toán định khoản:
Nợ TK 6427 : 12.179.790 Nợ TK 133 : 1.119.063
Có TK 331 : 13.298.853
(6) Căn cứ vào phiếu chi PC 091292 ngày 28/03/2011, chi mua văn phòng phẩm 24.388.850 đồng:
Nợ TK 6424 : 24.388.850 Có TK 214 : 24.388.850
(7) Ngày 31/3/2011, căn cứ vào bảng trích khấu hao TSCĐ, kế toán trích khấu hao TSCĐ bộ phận văn phòng tháng 3 năm 2011:
Nợ TK 6424 : 23.388.850 Có TK 214 : 23.388.850
(8) Cuối tháng, kế toán tập hợp chí phí quản lý doanh nghiệp và kết chuyển chi phi tháng 3/2011 sang TK 911:
Nợ TK 911: 499.206.335 Có TK 642 : 499.206.335 d. Hạch toán tổng hợp
+ Lập chứng từ ghi sổ:
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 10/03
Ngày 31 tháng 03 năm 2011
Đơn vị tính: Đồng
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền
Nợ Có Nợ Có
Kết chuyển lương tháng 3/2011
vào chi phi 642 334 352.634.750 352.654.750
Trích các khoản BHXH, BHYT,
BHTN, KPCĐ tháng 3/2011 642 338 60.739.095 60.739.095
Cộng 413.373.845 413.373.845
Chứng từ kèm theo : Bảng thanh toán lương và bảng trích các khoản theo lương tháng 3/2011
Ngày 31 tháng 03 năm 2011 Người lập Kế toán trưởng
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 11/03
Ngày 31 tháng 03 năm 2011
Đơn vị tính:
Đồng
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền
Nợ Có Nợ Có Chi phí sửa chữa văn phòng Cty 6422 331 23.425.000 23.425.000
Chi phí tiếp khách 6427 111 2.450.000 2.450.000
Chi phí điện nước tháng 3/2011 6427 331 12.179.790 13.298.853
133 1.119.063
Chi mua văn phòng phẩm 6423 24.388.850 24.388.850
Cộng 63.562.703 63.562.703
Chứng từ kèm theo : Các chứng từ chi phí: Ssửa chữa văn phòng, chi phí tiếp khách, chi mua văn phòng phẩm tháng 3 năm 2011.
Ngày 31 tháng 03 năm 2011 Người lập Kế toán trưởng
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 12/03
Ngày 31 tháng 03 năm 2011
Đơn vị tính:
Đồng
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền
Nợ Có Nợ Có
Trích khấu hao TSCĐ tháng 3
năm 2011 6424 214 23.388.850 23.388.850
Kết chuyển chi phí QLDN
tháng 3/2011 sang TK 911 911 642 499.206.335 499.206.335
Cộng 522.595.185 522.595.185
Chứng từ kèm theo : Bảng trích khấu hao TSCĐ và bảng tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp tháng 3 năm 2011.
Ngày 31 tháng 03 năm 2011 Người lập Kế toán trưởng + Vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Xem sổ đăng ký chứng từ ghi sổ + Vào sổ Cái Tài khoản: 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp
Cty CP Phát triển Công viên Mẫu số SO2c1-DN Cây xanh và Đô thị Vũng Tàu (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC số 221 Võ Thị Sáu TP Vũng Tàu ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI
(Dùng cho hình thức kế toán chứng từ ghi sổ) Tên tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Từ ngày: 01/03/2011 đến ngày: 31/03/2011
Đơn vị tính: Đồng Ngày
tháng ghi sổ
Chứng từ ghi sổ
DIỄN GIẢI
Số hiệu
tài khoản đối ứng
SỐ PHÁT SINH
GHI CHÚ Số
hiệu Ngày
tháng NỢ CÓ
A B C D E 1 2 G
Số dư
đầu kỳ 0
Tháng 3 năm 2011 31/03 09/03 31/03 Kết chuyển
lương văn phòng tháng 3/2011 vào
chi phi 334 352.634.750
- - - Trích các khoản
BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ
tháng 3/2011 338 60.739.095 31/03 10/03 31/03 Chi phí sửa chữa
văn phòng C ty 331 23.425.000
- - - Chi phí tiếp
klhách 111 2.450.000
- - -- Chi phí điện
nước tháng
3/2011 111 12.179.790
- - - Chi mua văn
phòng phẩm 214 24.388.850
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ ghi sổ
DIỄN GIẢI
Số hiệu
tài khoản đối ứng
SỐ PHÁT SINH
GHI CHÚ Số
hiệu
Ngày
tháng NỢ CÓ
A B C D E 1 2 G
31/03 11/03 31/03 Trích khấu hao TSCĐ văn phòng
214 23.388.850
CT tháng 3 năm 2011
- - -
Cuối tháng kết chuyển chi phí QLDN tháng 3/2011
911 499.206.335
Cộng phát sinh 499.206.33
5 499.206.33 5
Số dư cuối kỳ 0
Ngày 31 tháng 03 năm 2011 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu)