1.2.1. Nhiệm vụ và vai trò của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Xuất phát từ ý nghĩa, tầm quan trọng của lao động tiền lương mà kế toán tiền lương có một vị trí đặc biệt quan trọng có nhiệm vụ sau:
- Phản ánh kịp thời, chính xác số lượng, thời gian và kết quả lao động.
- Tính toán và thanh toán đúng đắn, kịp thời tiền lương và các khoản khác phải thanh toán với người lao động. Tính đúng đắn và kịp thời các khoản trích theo lương mà Doanh nghiệp phải trả thay người lao động và phân bổ đúng đắn chi phí nhân công vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kì phù hợp với từng đối tượng kinh doanh trong doanh nghiệp.
- Cung cấp thông tin kịp thời về tiền lương, thanh toán lương ở Doanh nghiệp giúp lãnh đạo điều hành và quản lí tốt lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương.
- Thông qua ghi chép kế toán mà kiểm tra việc tuân thủ kế hoạch quỹ lương và kế hoạch lao động, kiểm tra việc tuân thủ chế độ tiền lương, tuân thủ các định mức lao động và kỉ luật về thanh toán tiền lương với người lao động.
1.2.2. Kế toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương 1.2.2.1. Hạch toán số lượng lao động
Căn cứ vào chứng từ ban đầu là bảng chấm công hàng tháng tại mỗi bộ phận, phòng ban, tổ, nhóm gửi đến phòng kế toán để tập hợp và hạch toán số lượng lao động trong tháng đó tại doanh nghiệp và cũng từ bảng chấm công kế toán có thể nắm được từng ngày có bao nhiêu người làm việc, bao nhiêu người nghỉ với lý do gì.
Hằng ngày tổ trưởng hoặc người có trách nhiệm sẽ chấm công cho từng người tham gia làm việc thực tế trong ngày tại nơi mình quản lý sau đó cuối tháng các phòng ban sẽ gửi bảng chấm công về phòng kế toán. Tại phòng kế toán, kế toán tiền lương sẽ tập hợp và hạch toán số lượng công nhân viên lao động trong tháng.
1.2.2.2. Hạch toán thời gian lao động
Chứng từ để hạch toán thời gian lao động là Bảng Chấm Công
23
Bảng Chấm Công là bảng tổng hợp dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ bảo hiểm xã hội của từng người cụ thể và từ đó để có căn cứ tính trả lương, bảo hiểm xã hội trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong doanh nghiệp.
Hằng ngày tổ trưởng (phòng, ban, nhóm…) hoặc người được uỷ quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình quản lý để chấm công cho từng người trong ngày và ghi vào các ngày tương ứng trong các cột từ 1 đến 31 theo các kí hiệu quy định trong bảng. Cuối tháng người chấm công và phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công và chuyển bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan như phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội… về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu, quy ra công để tính lương và bảo hiểm xã hội. Kế toán tiền lương căn cứ vào các ký hiệu chấm công của từng người rồi tính ra số ngày công theo từng loại tương ứng để ghi vào các cột 32, 33, 34, 35, 36. Ngày công quy định là 8 giờ nếu giờ còn lẻ thì đánh thêm dấu phẩy ví dụ: 24 công 4 giờ thì ghi 24,4 Bảng Chấm Công có thể chấm công tổng hợp: Chấm công ngày và chấm công giờ, chấm công nghỉ bù nên tại phòng kế toán có thể tập hợp tổng số liệu thời gian lao động của từng người. Tuỳ thuộc vào điều kiện, đặc điểm sản xuất, công tác và trình độ hạch toán đơn vị có thể sử dụng một trong các phương pháp chấm công sau đây:
Chấm công ngày: Mỗi khi người lao động làm việc tại đơn vị hoặc làm việc khác như họp…thì mỗi ngày dùng một ký hiệu để chấm công trong ngày đó.
Chấm công theo giờ: Trong ngày người lao động làm bao nhiêu công việc thì chấm công theo các ký hiệu đã quy định và ghi số giờ công việc thực hiện công việc đó bên cạnh ký hiệu tương ứng.
Chấm công nghỉ bù: Chỉ áp dụng trong trường hợp làm thêm giờ hưởng lương thời gian nhưng không thanh toán lương làm thêm.
1.2.2.3. Hạch toán kết quả lao động
Căn cứ vào phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành. Do phiếu là chứng từ xác nhận số lượng sản phẩm hoặc công việc hoàn thành của đơn vị hoặc cá nhân người lao động nên nó làm cơ sở để kế toán lập bảng thanh toán tiền lương hoặc tiền công cho người lao động. Phiếu này được lập thành 02 liên: 1 liên lưu và 1 liên chuyển đến kế toán tiền lương để làm thủ tục thanh toán cho người lao động và phiếu phải có đầy đủ chữ ký của người giao việc, người nhận việc, người kiểm tra chất lượng và người duyệt.
Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành được dùng trong trường hợp doanh nghiệp áp dụng theo hình thức lương trả theo sản phẩm trực tiếp hoặc lương khoán theo khối lượng công việc. Đây là những hình thức trả lương tiến bộ nhất đúng nguyên tắc phân phối theo lao động, nhưng đòi hỏi phải có sự giám sát chặt chẽ và kiểm tra chất lượng sản phẩm một cách nghiêm ngặt.
1.2.2.4. Hạch toán tiền lương cho người lao động
Căn cứ vào bảng chấm công để biết thời gian động cũng như số ngày công lao động của người sau đó tại từng phòng ban, tổ nhóm lập bảng thanh toán tiền lương cho từng người lao động ngoài Bảng Chấm Công ra thì các chứng từ kèm theo là bảng tính phụ cấp, trợ cấp, phiếu xác nhận thời gian lao động hoặc công việc hoàn thành.
Bảng thanh toán tiền lương: Là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lương phụ cấp cho người lao động, kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động làm việc trong các đơn vị sản xuất kinh doanh đồng thời là căn cứ để thống kê về lao động tiền lương. Bảng thanh toán tiền lương được lập hàng tháng theo từng bộ phận ( phòng, ban, tổ, nhóm…) tương ứng với bảng chấm công.
Cơ sở lập bảng thanh toán tiền lương là các chứng từ về lao động như:
Bảng chấm công, bảng tính phụ cấp, trợ cấp, phiếu xác nhận thời gian lao động hoặc công việc hoàn thành. Căn cứ vào các chứng từ liên quan, bộ phận kế toán tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương, chuyển cho kế toán trưởng duyệt để làm căn cứ lập phiếu chi và phát lương. Bảng này được lưu tại phòng kế toán.
Mỗi lần lĩnh lương, người lao động phải trực tiếp vào cột “ ký nhận” hoặc người nhận hộ phải ký thay.
25
Từ Bảng thanh toán tiền lương và các chứng từ khác có liên quan kế toán tiền lương lập Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương.
Muốn quản lý và nâng cao hiệu quả lao động, cần phải tổ chức hạch toán việc sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động. Chứng từ để hạch toán thời gian lao động là bảng chấm công. Bảng chấm công được lập riêng cho từng bộ phận, tổ, đội lao động sản xuất, trong đó ghi rơ ngày làm việc, nghỉ việc của từng người lao động. Bảng chấm công do tổ trưởng( các phòng, ban) trực tiếp ghi và để nơi công khai để công nhân viên chức giám sát thời gian lao động của từng người. Cuối tháng bảng chấm công được dùng để tổng hợp thời gian lao động và tính lương cho người lao động. Mặc dù sử dụng các mẫu chứng từ khác nhau nhưng các chứng từ đều mang tính nội dung cần thiết như: tên công nhân, tên công việc, sản phẩm, thời gian lao động…đó chính là các những chứng từ như: bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xă hội; bảng thanh toán tiền lương;bảng chấm công…
1.2.3. Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương 1.2.3.1. Chứng từ sử dụng
Để quản lý lao động mặt số lượng các doanh nghiệp sử dụng danh sách lao động. Sổ này do phòng lao động tiền lương lập để nắm tình hình phân bổ và sử dụng lao động hiện có trong doanh nghiệp Chứng từ sử dụng để hoạch toán lao động gồm có:
Mẫu số 01-LĐTL: Bảng chấm công
Mẫu số 02-LĐTL: Bảng thanh toán lương
Mẫu số 03-LĐTL: Phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội Mẫu số 04-LĐTL: Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội
Các chứng từ trên có thể sử dụng làm căn cứ ghi sổ kế toán trực tiếp hoặc làm cơ sở để tổng hợp rồi mới ghi vào sổ kế toán.
1.2.3.2. Tài khoản sử dụng
Để phản ánh tình hình thanh toán các khoản tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ kế toán sử dụng các TK kế toán chủ yếu như sau:
- TK 334: Phải trả người lao động (NLĐ) - TK 338: Phải trả, phải nộp khác
- TK 335: Chi phí phải trả
TK 334: Phải trả người lao động
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho CNV của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của CNV. Trong các doanh nghiệp xây lắp TK này còn được dùng để phản ánh tiền công phải trả cho lao động thuê ngoài.
• Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 334
Nợ TK 334 Có - Các khoản khấu trừ vào tiền công,
tiền lương của CNV
- Tiền lương, tiền công và các khoản khác đã trả cho CNV
- Kết chuyển tiền lương công nhân viên chức chưa lĩnh
Tiền lương, tiền công và các lương của
khoản khác còn phải trả cho CNV chức
Dư nợ (nếu có): số trả thừa cho CNV chức
Dư có: Tiền lương, tiền công và các khoản khác còn phải trả CNV chức - TK 338: “ Phải trả và phải nộp khác”: Dùng để phản ánh các khoản phải trả và phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức, đoàn thể xã hội, cho cấp trên về kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, các khoản khấu trừ vào lương theo quyết định của toà án (tiền nuôi con khi li dị, nuôi con ngoài giá thú, án phí,...) giá trị tài sản thừa chờ xử lý, các khoản vay mượn tạm thời, nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn, các khoản thu hộ, giữ hộ...
27
Kết cấu và nội dung phản ánh TK338
Nợ TK 338 Có - Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý
- Các khoản đã chi về kinh phí công đoàn - Xử lý giá trị tài sản thừa thu
- Kết chuyển doanh thu nhận trước vào doanh thu bán hàng tương ứng từng kỳ - Các khoản đã trả đã nộp khác
- Trích KPCĐ, BHXH, BHYT heo tỷ lệ quy định
- Tổng số doanh thu nhận trước phát sinh trong kì
- Các khoản phải nộp, phải trả hay hộ - Giá trị tài sản thừa chờ xử lý
- Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp,
phải trả được hoàn lại.
Dư nợ (nếu có): Số trả thừa, nộp thừa Vượt chi chưa được thanh toán
Dư có: Số tiền còn phải trả, phải nộp và
giá trị tài sản thừa chờ xử lý
Theo quy định hiện nay, người lao động được lĩnh lương mỗi tháng 2 lần, lần đầu tạm ứng lương kỳ I, lần II nhận phần lương còn lại sau khi đã trừ đi các khoản khấu trừ vào lương theo quy định.
Tài khoản 338 chi tiết làm 6 khoản:
+ TK 3381: Tài sản thừa chờ giải quyết + TK 3382: Kinh phí công đoàn
+ TK 3383: Bảo hiểm xã hội + TK 3384: Bảo hiểm y tế
+ TK 3387: Doanh thu nhận trước + TK 3388: Phải nộp khác
+ TK 3389: BHTN
Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số TK khác có liên quan trong quá trình hạch toán như 111, 112, 138...
1.2.3.3. Sơ đồ tổng hợp kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp
TK 141
Khấu trừ lương
Sơ đồ 1.1: Hạch toán tổng hợp tiền lương
29
TK 333 (TK TK3335) TK 334 TK 241
Thuế thu nhập Công nhân phải chịu
Khấu trừ các khoản trích theo
lương
Tiền lương phải trả
TK 338
TK 111, 112 TK 627,641, 642
TK 338 Thanh toán lương
Tiền lương phải trả cho các bộ phận
Tính tiền lương cho CNV
Tính BHXH trả trực tiếp cho
CNV
Trích BHXH, BHTY, KPCĐ, BHTN
Sơ đồ 1.2: Trình tự hạch toán các khoản trích theo lương 1.2.4. Kế toán trích trước tiền lương nghỉ phép theo quy định
Hàng năm theo quy định công nhân trong danh sách của DN được nghỉ phép mà vẫn hưởng đủ lương. Tiền lương nghỉ phép được tính vào chi phí sản xuất một cách hợp lý vì nó ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Nếu DN bố trí cho công nhân nghỉ đều đặn trong năm thì tiền lương nghỉ phép được tính trực tiếp vào chi phí sản xuất (như khi tính tiền lương chính), nếu DN không bố trí cho công nhân nghỉ phép đều đặn trong năm, để đảm bảo cho giá thành không bị đột biến tăng lên, tiền lương nghỉ phép của công nhân được tính vào chi phí sản xuất thông qua phương pháp trích trước theo kế hoạch. Cuối năm sẽ tiến hành điều chỉnh số trích trước theo kế hoạch cho phù hợp với số thực tế tiền lương nghỉ phép. Trích trước tiền lương nghỉ phép chỉ được thực hiện đối với công nhân trực tiếp sản xuất.
1.2.4.1. Chứng từ sử dụng
- Bảng kê lương và phụ cấp cho người lao động.
- Bảng thanh toán BHXH là cơ sở thanh toán trợ cấp xã hội trả thay lương cho người lao động.
- Phiếu thu, phiếu chi.
1.2.4.2. Tài khoản sử dụng
TK 334 TK 338 TK 627, 641, 642
TK 334 TK 111,112
TK 111,112 BHXH phải trả thay lương
Cho CBCNV
Nộp (chi) BHXH, BHYT, BHTN theo quy định
Trích BHXH, BHYT,BHTN
Khấu trừ lương
Nhận khoán hoàn trả của cơ BHXH, BHYT,BHTN cho CNV
KPCĐ tính vào CPSXKD
quan BHXH về khoán DN đã chi
Tài khoản 335 : Chi phí phải trả phản ánh khoản trích trước tiền lương nghỉ phép
* Trường hợp ở một số doanh nghiệp có số công nhân nghỉ phép năm không đều đặn trong năm hoặc là doanh nghiệp sản xuất theo tính chất thời vụ thì kế toán phải dùng phương pháp trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất. Việc trích trước sẽ tiến hành đều đặn vào giá thành sản phẩm và coi như là một khoản chi phí phải trả. Cách tính như sau:
Mức trích trước tiền lương nghỉ = phép của CNSX
Tổng số tiền lương nghỉ phép của CNSX theo kế hoạch năm
x Tiền lương thực tế phải trả cho CNSX Tổng số tiền lương chính phải
trả theo kế hoạch của CNSX năm
Tỷ lệ trích trước tiền Lương nghỉ phép (%) =
Tổng số tiền lương nghỉ phép KH năm CNSX
x 100 Tổng số tiền lương theo KH năm CNSX
Mức tiền lương = Tiền lương thực tế x Tỷ lệ % trích tiền nghỉ phép trả lương nghỉ phép
* Hạch toán
Khi trích trước tiền lương nghỉ phép CNSX sản phẩm Nợ TK622 (chi phí CN trực tiếp)
Có TK335 (chi phí phải trả)
Khi tính lương thực tế phải trả cho CNSX nghỉ phép Nợ TK335 chi phí phải trả
Có TK334 phải trả công nhân viên
31
TK 335
TK 334 TK 622
Tiền lương phép thực tế phải trả cho CNV
Trích trước tiền nghỉ phép cho công nhân sản xuất
Số thực tế phải trả nhỏ hơn số tiền trích trước
Số tiền thực tế phải trả
lớn hơn số tiền trích trước
Sơ đồ 1.3: Hạch toán trích trước tiền lương nghỉ phép 1.2.5. Kế toán thuế thu nhập cá nhân
1.2.5.1. Chứng từ sử dụng + Bảng thanh toán lương + Tờ khai mẫu số 02/KK-BH
+ Bảng kê mẫu số 02/BK-BH ban hành kèm theo Thông tư số 28/2011/TT-BTC ngày 28/02/2011 của Bộ Tài chính và thực hiện khai theo hướng dẫn tại Phụ lục 02; Phụ lục 03 (đính kèm công văn này).
1.2.5.2. Tài khoản sử dụng
+ Tài khoản 3335 ( Thuế thu nhập cá nhân ) 1.2.5.3. Phương pháp hạch toán
Hàng tháng, khi xác định số thuế thu nhập cá nhân phải nộp tính trên thu nhập chịu thuế của công nhân viên và người lao động khác, ghi:
Nợ TK 334 - Phải trả cho người lao động
Có TK 333(5) - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3335).
Khi trả thu nhập cho các cá nhân bên ngoài, doanh nghiệp phải xác định số thuế thu nhập cá nhân phải nộp tính trên thu nhập không thường xuyên chịu thuế theo từng lần phát sinh thu nhập, ghi:
- Trường hợp chi trả tiền thù lao, dịch vụ bên ngoài. . . ngay cho các cá nhân bên ngoài, ghi:
Nợ các TK 623, 627, 641, 642, 635 (Tổng số phải thanh toán); hoặc Nợ TK 161 - Chi sự nghiệp (Tổng số tiền phải thanh toán); hoặc Nợ TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (Tổng tiền phải thanh toán)
(3531)
Có TK 333(5) - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3335) (Số thuế thu nhập cá nhân phải khấu trừ)
Có các TK 111, 112 (Số tiền thực trả).
Khi chi trả các khoản nợ phải trả cho các cá nhân bên ngoài có thu nhập cao, ghi:
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán (Tổng số tiền phải trả)
Có TK 333(5) - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (Số thuế thu nhập cá nhân phải khấu trừ).
Cơ quan chi trả thu nhập thực hiện khấu trừ tiền thuế thu nhập cá nhân được hưởng khoản tiền thù lao tính theo tỷ lệ (%) trên số tiền thuế đối với thu nhập thường xuyên và trên số tiền thuế đối với thu nhập không thường xuyên trước khi nộp vào Ngân sách Nhà nước. Khi xác định số tiền thù lao được hưởng từ việc kê khai, khấu trừ và nộp thuế thu nhập cá nhân theo quy định, ghi:
Nợ TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3335) Có TK 711 - Thu nhập khác.
Khi nộp thuế thu nhập cá nhân vào Ngân sách Nhà nước thay cho người có thu nhập cao, ghi:
Nợ TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3335) Có các TK 111, 112,. . .
CHƯƠNG 2
33