2.2.1. Đặc điểm công tác tổ chức, quản lý tiền lương và các khoản trích theo lương
Việc quản lý lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương là một yêu cầu cần thiết và luôn được công ty quan tâm. Công nhân trong công ty có nhiều trình độ và làm việc ở nhiều phòng ban, bộ phận khác nhau. Mỗi phòng ban, bộ phận sản xuất lại sử dụng số lượng lao động khác nhau phù hợp với tính chất và mức độ phức tạp của mỗi công việc. Công ty tương đối hoàn chỉnh chặt chẽ về quản lý lao động. Việc sử dụng lao động ở doanh nghiệp được thực hiện theo đúng quy định người lao động, bố trí đảm bảo các chế độ theo luật lao động, đồng thời lao động phải có năng lực để hoàn thành công việc được phân công. Tất cả mọi người trong Công ty phải có trách nhiệm thực hiện tốt nhiệm vụ của doanh nghiệp. Những lao động có thành tích tốt và chưa tốt thì doanh nghiệp sẽ có chế độ thưởng, phạt thỏa đáng.
Để phục vụ sự điều hành và quản lý lao động, tiền lưng có hiệu quả, kế toán lao động, tiền lương trong công ty luôn:
- Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ, số lượng, chất lượng, thời gian và kết quả lao động. Tính đúng và thanh toán kịp thời, đầy đủ tiền lương và các khoản liên quan khác cho người lao động trong công ty. Kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động, việc chấp hành chính sách, chế độ về lao động, tiền lương, tình hình sử dụng tiền lương.
- Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ, đúng chế độ ghi chép ban đầu về lao động, tiền lương. Mở sổ thẻ kế toán và hạch toán lao động, tiền lương đúng chế độ, đúng phương pháp.
- Tính toán, phân bổ chính xác, đúng đối tượng chi phí tiền lương, các khoản theo lương vào chi phí sản xuất kinh doanh của các bộ phận, đơn vị sử dụng lao động.
53
- Lập báo cáo kế toán và phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, đề xuất biện pháp khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động trong doanh nghiệp. Các chứng từ được công ty sử dụng để hạch toán chi tiết tiền lương gồm:
+ Bảng chấm công
+ Bảng tính lương sản phẩm tháng
+ Bảng thanh toán tiền lương và phụ cấp thành.
2.2.2. Hạch toán số lượng, thời gian và kết quả lao động 2.2.2.1. Hạch toán số lượng lao động
Tình hình lao động của công ty trong 3 năm từ năm 2010 đến năm 2013
Bảng 2.3: Tình hình số lượng lao động của công ty
(Nguồn số liệu: Phòng kế toán – Tổ chức hành chính)
Chỉ tiêu
Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 So sánh
Số
lượng Cơ cấu (%)
Số
lượng Cơ cấu (%)
Số lượng
Cơ cấu (%)
2012/2011 2013/2012
(người )
(người
) (người Chênh lệch Tỷ lệ % Chênh lệch Tỷ lệ %
Tổng số lao động 343 100 325 100 304 100 -18 -5,24781 -21 -6,46154
1/Phân loại theo tính chất
- Lao động trực tiếp
293 85,42 272 83,69 254 83,55
-21 -7,16724 -18 -6,61765
- Lao động gián tiếp
50 14,58 51 15,69 50 16,45
1 2 -1 -1,96078
2/Phân loại theo giới tính
- Lao động nam 86 21,6 75 23,08 52 17,11 -11 -12,7907 -23 -30,6667
- Lao động nữ 257 78,4 250 76,92 252 82,89
-7 -2,72374 2 0,8
3/ Phân loại theo
trình độ ĐT 0 #DIV/0! 0 #DIV/0!
- Đại học 50 14,58 51 15,69 55 18,09 1 2 4 7,843137
- Cao đẳng 63 18,37 63 19,38 65 21,38 0 0 2 3,174603
- Trung cấp 77 22,45 70 21,54 75 24,67 -7 -9,09091 5 7,142857
LĐ được đào tạo
tay nghề 100 29,15 110 33,85 92 30,26
10 10 -18 -16,3636
LĐ khôn qgua đào
tạo 53 15,45 31 9,25 17 5,59
-22 -41,5094 -14 -45,1613
55
Từ bảng số liệu trên ta thấy: Nhìn chung trong 3 năm tổng số lượng lao động liên tục giảm. Số lượng lao động năm 2012 giảm 18 người so với 2011 tương đương với 5,24%. Số lượng lao động năm 2013 giảm 21 người tương ứng với 6,46%.
Số lượng lao động trực tiếp giảm 21 người tương đương với 7,16% từ năm 2011 đến năm 2012, giảm 18 người tương đương với 6,61% từ năm 2012 đến năm 2013. Số lượng lao động gián tiếp tăng lên 1 người từ năm 2011 đến năm 2013 tương ứng với 2% và lại giảm 1 người từ năm 2012 đến năm 2013 tương ứng với 1%.
Vì là công ty may ra công nên cần sử tỉ mỉ chính xác và khéo tay nên công ty chủ yếu là lao động nữ duy trì từ 250 đến 300 người qua 3 năm và lao động nam là 50 đến 100 người.
Lao động có trình độ đại học tăng lên 1 người tương ứng với 2% từ năm 2011 đến năm 2012 và tăng lên 4 người tương ứng với 7,84% từ năm 2012 đến năm 2013, lao động cao đẳng không tăng trong năm 2012 và tăng 2 người tương ứng với 2,17% từ năm 2012 đến năm 2013. Qua đó công ty đã chú trọng tuyển thêm nhân viên có trình độ đại học và cao đẳng để tăng hiểu quả công việc. Lao động trung cấp giảm 7 người tương đương với 9,1% nhưng lại tăng 5 người tương ứng với 7,14% từ năm 2012 đến năm 2013.
Nhìn chung số lương lao động tương đối giảm trong 3 năm chứng tỏ doanh nghiệp đã cắt bớt số lượng công nhân viên do nền kinh tế suy thoái, thiếu việc làm và tập trung tuyển nhiều lao động có tay nghề và trình độ cao đẳng, đại học để tập trung và nâng cao hiệu quả sản xuất.
2.2.2.2. Hạch toán thời gian lao động
Để hạch toán thời gian lao động cho cán bộ công nhân viên, công ty đã sử dụng bảng chấm công. Ở công ty cổ phần may Vĩnh Phú, hình thức chấm công là chấm công theo ngày và việc chấm công được giao cho người phụ trách bộ phận. Mẫu bảng chấm công như sau
TT HỌ VÀ TÊN
NGÀY TRONG THÁNG QUY RA CÔNG
1 2 3 4 30 31 CSP TT CN CTG CĐ PR Ro BH TS
CN 2 3 4 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40
1 Nguyễn Đức Giang K K K K K 26
2 Trần Thái Sinh K K K K K 26 2
3 Đinh Thị Tâm K K K K K 22 4
…….
…….
14 Nguyễn văn Hải K K K K K K
Cộng 350 2 14
Bảng 2.4: Mẫu bảng chấm công của công ty
NGƯỜI CHẤM CÔNG PHỤ TRÁCH BỘ PHẬN NGƯỜI DUYỆT Ký hiệu chấm công
- Lương sản phẩm: K - Thai sản: TS - PR: Công thời gian
- Nghỉ bù: NB - BH: Bảo hiểm
- Lương thời gian: TT - Tai nạn: T - Nghỉ không lương: Ro
- Ốm, điều dưỡng: Ô - Nghỉ phép: P - Ngừng việc: N
- Con ốm: Cô - Hội nghị, học tập: H - Lao động nghĩa vụ: LĐ
57
Giờ đi làm của cán bộ công nhân viên là 7h sáng đến 11 rưỡi trưa buổi sáng, chiều làm từ 1 rưỡi đến 5h chiều, tuy nhiên thường công nhân phải làm quá 5h chiều.
2.2.2.3. Hạch toán kết quả lao động
Hàng ngày, tại mỗi đơn vị phòng ban, tổ sản xuất, tổ trưởng hoặc trưởng phòng tiến hành chấm công cho từng nhân viên trên bảng chấm công ( Trích phụ lục 01 ) cho đơn vị, qua đó tính được số công làm việc của từng cán bộ công nhân viên và số công tổng cộng cả tổ, phòng ban trong tháng và cuối tháng gửi về phòng kế toán - tổ chức hành chính để kế toán tổng hợp lại.
Cuối tháng, dựa vào sản lượng thực tế nhập kho sản phẩm hoàn thành của mỗi tổ sản xuất, thủ kho tiến hành lập bảng kê sản lượng nhập kho ( phụ lục 20, 21, 22 ), dựa vào đó làm cơ sở để lập nên bảng thống kê giá trị sản lượng nhập kho ( phụ lục 23 ) và gửi về phòng kế toán - tổ chức hành chính.
Kế toán dựa vào bảng chấm công và bảng thống kê sản lượng nhập kho để tính ra đơn giá 1 sp công bộ phận gián tiếp ( phụ lục 08 ) và từ đó lập bảng thanh toán lương sản phẩm ( phụ lục 03 ).
2.2.3. Quỹ lương và các khoản trích theo lương 2.2.3.1 Quỹ tiền lương
Do đặc thù của loại hình sản xuất gia công, công ty thực hiện chế độ khoán quĩ lương theo tỷ lệ % trên doanh thu. Quĩ lương của toàn doanh nghiệp được phân chia cho bộ phận sản xuất trực tiếp theo mức khoán và cho bộ phận sản xuất gián tiếp theo hệ số lương. Đối với bộ phận trực tiếp sản xuất thì hiện nay công ty qui định chế độ khoán tiền lương với mức khoán là 50% giá trị sản phẩm hoàn thành.
Hàng tháng, căn cứ vào bảng kê sản lượng nhập kho và bảng thống kê giá trị sản lượng nhập kho, kế toán tính ra quĩ lương của doanh nghiệp
Tổng quĩ = Tỷ giá x 50% x QiPi
lương hiện hành Trong đó:
Qi : Tổng số sản phẩm i hoàn thành nhập kho Pi : Đơn giá gia công của sản phẩm i
Ví dụ: Dựa vào bảng kê sản lượng nhập kho tháng 9 năm 2013 ( phụ lục 20, 21, 22 ), thủ kho sẽ tính ra được bảng thống kê giá trị sản lượng nhập kho tháng 9 năm 2013 ( phụ lục 23).
Do công ty cổ phần may Vĩnh Phú có cơ sở chính tại Việt Trì và một cơ sở tại Ninh Bình nên tổng giá trị sản lượng nhập kho được tính trên tổng giá trị tại cả 2 cơ sở.
Giá trị sản lượng nhập kho tại cơ sở Việt Trì là 1.369.111.231 VND Giá trị sản lượng nhập kho tại cơ sở Ninh Binh là 517.695.960 VND Do đó giá trị sản lượng nhập kho cả doanh nghiệp là:
1.369.111.231+ 517.695.960 = 1.886.807.191 VND
Quỹ lương của doanh nghiệp= 1.886.807.191 / 2 = 943.403.596 VND Toàn bộ tiền lương tính trên doanh thu mà công ty nhận được sẽ được phân chia theo qui chế chia lương do bộ phận lao động tiền lương của công ty xây dựng. Đảm bảo công bằng và phù hợp với mỗi công việc và chức danh.
* Quy định bổ sung đối với một bộ phận công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm:
- Công nhân may: hàng may mặc được tính 78% quỹ lương may mặc - Công nhân cắt: Công đoạn cắt phôi hàng may mặc: 3% - 5% quỹ lương may mặc
- Công nhân đóng gói: Đóng gói hàng may mặc: 1,5% quỹ lương may mặc
* Quy định bổ sung đối với bộ phận văn phòng
Là bộ phận gián tiếp do không trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm nên không thể khoán theo sản phẩm đơn chiếc như công nhân sản xuất trực tiếp mà phải tính lương theo sản phẩm cục bộ.Theo quy chế chia lương cụ thể : 1% tổng quỹ lương lễ, phép và các khoản lương khác: 18% tổng quỹ lương.
Doanh nghiệp không có tiền ăn ca, làm thêm giờ để tăng thêm thu nhập cho người lao động.
59
2.2.3.2. Các khoản trích theo lương
Hàng tháng, công ty tiến hành trích lập các khoản phải nộp theo lương, gồm có: Quỹ BHXH, BHYT, BHTN ,KPCĐ
Tỷ lệ các khoản trích theo lương theo quy định năm 2013 bao gồm :Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và Kinh phí công đoàn (KPCĐ) áp dụng cho từng giai đoạn. Tỷ lệ trích BHXH, BHYT, BHTN 32,5% trên lương cơ bản, trong đó người lao động chịu 9.5%
( 7% BHXH, 1.5% BHYT, 1% BHTN), Công ty chịu 23% ( 17% BHXH, 3%
BHYT, 1% BHTN, 2% CPCĐ) tính vào chi phí sản xuất.
Mức lương cơ bản là mức lương theo chế độ quy định của doanh nghiệp và thỏa thuận với người lao động.
a, Quỹ BHXH:
Được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương của người lao động thực tế phát sinh trong tháng. Là sự đảm bảo thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của nguời lao động khi họ bị mất thu nhập do ốm đau, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết trên cơ sở đóng góp vào quỹ BHXH. Quỹ này do cơ quan BHXH quản lý. Theo đúng chế độ hiện hành, Mức trích lập BHXH của công ty là 24% quỹ tiền công, tiền luơng đóng BHXH. Trong đó, người lao động sẽ đóng 7%, công ty đóng 17%
(Tính vào chi phí). Doanh nghiệp sẽ giữ lại 2% để chi trả kịp thời cho trường hợp ốm đau, thai sản.
b, Bảo hiểm y tế:
Đây là hình thức bảo hiểm được áp dụng trong lĩnh vực chăm sóc sức khoẻ, không vì mục đích lợi nhuận, do nhà nước tổ chức thực hiện và các đối tượngcó trách nhiệm tham gia theo quy định của luật BHYT. Quỹ này được dùng để thanh toán các khoản tiền khám chữa bệnh, thuốc chữa bệnh, viện phí cho người lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ. Quỹ này đuợc hình thành bằng cách trích theo tỉ lệ quy định trên tổng số tiền luơng thực tế phát sinh trong tháng. Mức trích lập BHYT bằng 4,5% mức tiền công tiền lương hàng tháng của người lao động. Trong đó công ty đóng 3% và người lao động đóng 1,5%.
c, Quỹ bảo hiểm thất nghiệp:
Tỷ lệ trích lập BHTN là 2%. Trong đó, Người lao động đóng 1%, khấu trừ vào luơng. Công ty đóng 1%, tính vào chi phí.
Ngoài chế độ tiền lương và các khoản trích theo lương, công ty còn xây dựng chế độ tiền thưởng cho tập thể, cá nhân nhằm kích thích người lao động trong sản xuất kinh doanh. Bên cạnh đó, để đảm bảo cho sức khoẻ cũng như đời sống cho công nhân, công ty còn tiến hành ứng trước tiền lương cho công nhân nếu công nhân có nhu cầu.
2.2.4. Hình thức trả lương
Việc tính lương có thể thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau,tùy theo đặc điểm hoạt động kinh doanh ,tính chất công việc và trình độ quản lý.Tại công ty Cổ phần May Vĩnh Phú áp dụng hai hình thức trả lương cho người lao động là:
- Hình thức trả lương theo thời gian : áp dụng trong trường hợp cán bộ, công nhân viên đi hội họp, đi tập huấn,…
- Hình thức trả lương theo sản phẩm : áp dụng với bộ phận công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm , bộ phận gián tiếp
Công thức tính tổng lương chính của người lao động trong doanh nghiệp Tổng lương chính= Lương sản phẩm + Lương thời gian + Phụ cấp Thu nhập + Bù cơm Công Nghiệp
Trong đó lương sản phẩm là lương dựa vào số lượng sản phẩm thực tế hoàn thành trực tiếp của người lao động đối với công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm.
Phụ cấp thu nhập là khoản tiền được phụ cấp theo lương của cán bộ công nhân viên, đối với CBCNV trong các phòng ban thì được hưởng 150.000 VND, giám đốc được hưởng 1.500.000 VND, đối với trưởng phòng được hưởng 600.000 VND, phó phòng được hưởng 300.000 VND hoặc 200.000 VND, đối với các tổ công nhân trực tiệp sản xuất tổ trưởng được hưởng phụ cấp 300.000 VND hoặc 200.000 VND, công nhân trực tiếp sản xuất không được hưởng phụ cấp thu nhập.
61
Đối với bộ phận gián tiếp thì lương sản phẩm gián tiếp dựa trên số ngày công sản phẩm gián tiếp, hệ số tay nghề và đơn giá 1 công sp bộ phận gián tiếp ( phụ lục 08) để tính. Công thức:
Lương sản phẩm gián tiếp= Số ngày công × hệ số công việc × đơn giá 1 công sp bộ phận gián tiếp.
Hệ số công việc tùy thuộc vào trình độ của từng người và thường cao khi có số năm công tác nhiều hoặc trình độ đại học, cao đẳng. Ví dụ hệ số công việc phòng kỹ thuật:
Số thứ tự Tên Hệ số công việc
1 Nguyễn Thanh Bình 1,8
2 Nguyễn Thu Phương 1,3
3 Nguyễn Thanh Hà 1,3
4 Nguyễn Vũ Lan 1,3
5 Nguyễn Thị Thịnh 1,3
6 Đào Thị Hồng Nhung 1,2
7 Nguyễn Xuân Huy 1,2
8 Nguyễn Thị Thanh Nhàn 1,2
9 Nguyễn Hải Yến 1,2
10 Nguyễn Thị Hồng Nhung 1,2
11 Dương Thị Kim Thanh 1,2
12 Hà Thị Hồng 1,2
13 Hoàng Thị Lan 1,1
14 Nguyễn Thị Hằng 1,1
Bảng 2.5: Hệ số công việc phòng kỹ thuật
(Nguồn số liệu: Phòng kế toán – Tổ chức hành chính) Bù cơm công nghiệp là khoản tiền tương đương với các bữa ăn của công nhân viên theo chế độ đãi ngộ của doanh nghiệp trong tháng được tính quy ra tiền để trả cho người lao. Theo quy định tại công ty, một bữa cơm được quy định 7.000 VND 1 suất và doanh nghiệp hỗ trợ 6.000 VND và CBCNV chịu 1.000 VND trên một suất cơm.
Số tiền bù cơm công nghiệp = Số công thực tế × 6.000 VND.
Tổng lương thực lĩnh=Lương sản phẩm + Lương thời gian + Phụ cấp TN + Bù cơm CN-Các khoản trích theo lương-Cơm công nghiệp
Các khoản trích theo lương là các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN tính trên lương cơ bản.
a. Hình thức trả lương theo thời gian
Hình thức này không áp dụng phổ biến trong công ty kể cả đối với bộ phận gián tiếp. Nó chỉ được tính trong trường hợp cán bộ, công nhân viên đi hội họp, đi tập huấn,…
Công thức tính:
Tiền lương Thời Gian =
Lương Cơ Bản
x Số ngày công thực tế 26 công
Lương cơ bản là mức lương của người sử dụng lao động thỏa thuận với người lao động trong doanh nghiệp, là cơ sở để tính bảo hiểm. Mức lương cơ bản không nhỏ hơn mức lương tối thiểu vùng. Tại công ty cổ phần May Vĩnh Phú, mức lương cơ bản cho CBCNV mới vào sau thời gian thử việc là 2.352.000 VND, cao hơn mức lương tối thiểu vùng II tại Việt Trì năm 2013 theo quy định là 2.100.000 VND. Hàng năm công ty tổ chức thi tăng lương cho cán bộ công nhân viên, nếu hoàn thành tốt bài thi, mức lương cơ bản sẽ tăng lên một bậc mới. Tại công ty cổ phần may Vĩnh Phú, lương cơ bản chỉ để tính lương thời gian và các khoản trích theo lương, các khoản bảo hiểm.
Ví dụ: Căn cứ vào bảng châm công tổ 2A tháng 9 năm 2013 ( Trích phụ lục 02) Chị Đặng Thị Thành có một công thời gian( Lương phép), với mức lương cơ bản của chị Đặng Thị Thành là 2.438.000 VND lương thời gian của chị Đặng Thị Thành được tính như sau:
Lương thời gian= 2.438.000 × 26 × 1 = 93.769 VND.
63
b. Hình thức trả lương theo sản phẩm
Do đặc thù sản xuất tại Công ty là khoán sản phẩm các công đoạn đòi hỏi phải làm chung theo một tổ, một nhóm nên sử dụng chủ yếu cách tính lương theo sản phẩm tập thể. Bởi vậy, đơn giá tiền lương cho một sản phẩm, một khối lượng công việc làm chung sẽ được tính cho cả tổ, nhóm sau đó mới chia cho cá nhân theo định mức mà cá nhân đó làm được.
Để tính ra số tiền lương phải trả cho công nhân, kế toán lao động tiền lương căn cứ vào chứng từ ban đầu là “ Bảng chấm công” và “ Bảng tổng hợp khối lượng sản phẩm” được lập chi tiết cho từng tổ SX, từng phòng ban để làm cơ sở theo dõi thời gian lao động của từng công nhân viên. Lập song song với “Bảng chấm.
công”, tổ trưởng tổ sản xuất lập “Bảng tính lương sản phẩm”, trên đó ghi rõ ràng, đầy đủ, chính xác khối lượng công việc thực tế, có xác nhận của thủ kho thành phẩm cũng như đơn giá từng sản phẩm đã được hội đồng xét duyệt từ “ bảng tính lương sản phẩm” kế toán sẽ tính ra số tiền công sản phẩm trả trong tháng
* Đối với một bộ phận công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm: Kế toán tính lương theo Công thức như sau:
Tiền lương thực lĩnh của cả tổ=
∑(QiPi)
Trong đó: Qi là số lượng sản phẩm hoàn thành loại I của cả tổ Pi là đơn giá gia công sản phẩm loại i
Tiền lương của 1 công nhân=
∑(qiPi)
Trong đó: qi là số lượng sản phầm hoàn thành loại I của công nhân đó Pi là đơn giá gia công sản phẩm loại i
Ví dụ: Từ bảng thanh toán lương sản phẩm tháng 9 tổ 2A, chị Nguyễn Thị Bích hoàn thành được 457 sản phẩm mã NEWSEVEN LADY với đơn giá 1193 ở công đoạn 47 thì quy ra số tiền là 545.201 VND và chị hoàn thành được 11 mã sản phẩm với số lượng như hì thì số tiền lương sản phẩm chị nhận được là 3.853.253 VND.