I. Đặc điểm và tình hình chung của Công ty Cổ phần Hoa Lan
3. Công tác tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
3.1. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty Cổ phần Hoa Lan
Tại công ty cổ phần Hoa Lan cơ cấu tổ chức sản xuất được chia thành nhiều tổ đội khác nhau với những nhiệm vụ khác nhau... Phân xưởng sản xuất định hình, phân xưởng cắt, phân xưởng in... Ngoài 3 phân xưởng chính thì mỗi phân xưởng lại phân thành các tổ để phục vụ sản xuất cho phân xưởng mình một cách hiệu quả nhất.
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
BAN TỔNG GIÁM ĐỐC
BAN KIỂM SOÁT
GIÁM ĐỐC SẢN XUẤT
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
PHÒNG HÀNH CHÍNH
NHÂN SỰ
PHÒNG KỸ THUẬT
PHÒNG KẾ HOẠCH
KINH DOANH PHÒNG
TÀI CHÍNH
KẾ TOÁN
PHÂN XƯỞNG
IV PHÂN
XƯỞNG III PHÂN
XƯỞNG II PHÂN
XƯỞNG I
BAN QA
Sơ đồ 7: Sơ đồ bộ máy quản lý tại công ty cổ phần Hoa Lan
Công ty Cổ phần Hoa Lan được thành lập và hoạt động theo Luật doanh nghiệp, các Luật khác có liên quan và Điều lệ Công ty được Đại hội cổ đông nhất trí thông qua.
* Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban.
- Đại hội đồng cổ đông: Gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty. Đại hội đồng cổ đông quyết định những vấn đề được Luật pháp và điều lệ Công ty quy định. Đặc biệt các cổ đông sẽ thông qua các báo cáo tài chính hàng năm của Công ty và ngân sách tài chính cho năm tiếp theo.
- Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. HĐQT có trách nhiệm giám sát Tổng Giám đốc điều hành và những người quản lý khác. Quyền và nghĩa vụ của HĐQT do Luật pháp và điều lệ Công ty, các quy chế nội bộ của Công ty và Nghị quyết ĐHĐCĐ quy định.
- Ban Kiểm soát: Là cơ quan trực thuộc Đại hội đồng cổ đông, do Đại hội đồng cổ đông bầu ra. Ban Kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong điều hành hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính của Công ty. Ban kiểm soát hoạt động độc lập với Hội đồng quản trị và Ban Tổng Giám đốc.
- Ban Tổng Giám đốc: Tổng Giám đốc điều hành quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.
Các phòng ban nghiệp vụ: Các phòng, ban nghiệp vụ có chức năng tham mưu và giúp việc cho Ban Tổng Giám đốc, trực tiếp điều hành theo chức năng chuyên môn và chỉ đạo của Ban Giám đốc.
- Phòng Hành chính nhân sự:
Chức năng:
1. Quản lý hành chính quản trị.
2. Quản lý và phát triển nguồn nhân lực của Công ty.
Nhiệm vụ:
1. Tổ chức các công tác lễ tân, lưu chuyển văn thư.
2. Kiểm soát chi phí hành chính.
3. Đảm bảo điều kiện, môi trường làm việc, an ninh trật tự, an toàn lao động, PCCC, thông tin liên lạc…
4. Cung ứng hàng hoá, trang thiết bị văn phòng, các dịch vụ hành chính.
5. Quản lý lưu trữ, cập nhật và hệ thống thủ tục, quy trình làm việc.
6. Thực hiện các thủ tục pháp lý.
7. Kiểm soát, bảo quản, bảo trì hệ thống mạng, máy vi tính.
8. Phát hiện và khắc phục kịp thời các sự cố hệ thống mạng, thông tin.
9. Hoạch định, tổ chức nhân sự phù hợp với định hướng phát triển của Công ty.
10. Tuyển dụng, cung ứng nhân lực đáp ứng đúng, đủ nhu cầu.
11. Tổ chức đào tạo nghiệp vụ, phát triển đội ngũ.
12. Xây dựng và thực hiện chính sách, quy định quản lý lao động.
13. Lập tính và chi trả các chế độ lương, thưởng, phúc lợi đúng theo quy định.
14. Tổ chức thực hiện đánh giá kết quả, mức độ hoàn thành công việc và trình độ năng lực nhân viên trong Công ty.
- Phòng Tài chính kế toán:
Chức năng:
1. Phản ánh họat động kinh doanh, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của Công ty.
2. Cung cấp báo cáo quản trị, báo cáo tài chính cho Ban Giám đốc, các Cơ quan thuế.
3. Quản lý tài chính kế toán, tài sản nguồn vốn của Công ty.
Nhiệm vụ:
1. Ghi nhận kịp thời, đầy đủ, trung thực, chính xác các số liệu phản ánh tình hình họat động kinh doanh của Công ty.
2. Bảo mật và lưu trữ số liệu, chứng từ.
3. Lập, phân tích và cung cấp các số liệu về tài chính kế toán và tham mưu cho việc ra quyết định của Ban Giám Đốc.
4. Lập và cung cấp kịp thời các báo cáo Tài chính cho Ban Giám Đốc, cho các đối tác, Cơ quan Tổ chức bên ngoài khi có yêu cầu của Công ty.
5. Quản lý thu: từ bán hàng và các nguồn thu khác.
6. Quản lý chi: kiểm tra xét duyệt chứng từ chi, các khoản thuế phải nộp theo quy định nhà nước.
7. Quản lý công nợ phải thu, phải trả.
8. Theo dõi: xuất, nhập, tồn hàng hoá trên sổ sách. Định kỳ kiểm kê đối chiếu giữa sổ sách và thực tế.
9. Quản lý ngân quỹ: tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng.
10. Quản lý tài sản, nguồn vốn Công ty.
11. Hạch toán và phân tích chi phí, doanh thu, lãi lỗ.
12. Báo cáo tất cả các báo cáo thuế theo quy định.
13. Xây dựng và thực hiện được quy trình phục vụ công việc.
14. Cập nhật các chủ trương, chính sách, các quy định của Nhà nước về các vấn đề có liên quan đến công tác tài chính kế toán.
15. Hoạch định tài chính, ngân sách.
16. Điều phối, phân bổ tài chính hợp lý, hiệu quả.
17. Kiểm tra theo dõi tình hình thực hiện theo các khoản ngân sách đã được duyệt.
18. Huy động vốn, tín dụng đáp ứng hoạt động Công ty.
- Phòng kỹ thuật:
Chức năng:
1. Xây dựng tác nghiệp kỹ thuật, định mức, định lượng.
2. Quản lý chất lựợng, hoàn thiện sản phẩm.
3. Đào tạo công nhân.
Nhiệm vụ:
1. Làm kế hoạch chế mẫu, thông tin, tài liệu kỹ thuật, in hình ảnh về sản phẩm mẫu hoặc mẫu đối của khách hàng.
2. Dựa vào tài liệu kỹ thuật, hình ảnh, thông số kỹ thuật để xây dựng quy trình chế mẫu. Phân tích đặc tính kỹ thuật để giảm chi phí tối thiểu.
3. Căn cứ theo yêu cầu của sơ đồ tạo mẫu để xây dựng định mức tiêu hao nguyên liệu, sản phẩm.
4. Kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu.
- Giám đốc sản xuất:
Chức năng:
1. Lập kế hoạch sản xuất.
2. Tổ chức sản xuất và giao hàng.
3. Quản lý, đào tạo và phát triển uy tín của Công ty.
Nhiệm vụ:
1. Lập kế hoạch sản xuất năm đáp ứng theo yêu cầu đã được thỏa thuận với khách hàng.
2. Giám sát và phân tích hoạt động sản xuất theo vòng tròn PDCD.
3. Quản lý và sử dụng máy móc, thiết bị hiệu quả.
4. Xây dựng môi trường làm việc hài hòa, đảm bảo chất lượng, năng suất và tiến độ giao hàng.
5. Quản lý, phát triển công nhân viên, đôn đốc việc thực hiện NQQC, chủ trương chính sách của Công ty.
6. Quản lý và sử dụng hiệu quả nguyên vật liệu, cải tiến cắt giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm.
7. Đào tạo, thiết kế công việc chuyên môn, kỹ thuật mang tính chiều sâu.
8. Xây dựng quy trình sản xuất, quy trình công nghệ hài hòa, hiệu quả.
9. Nâng cao uy tín và sự phát triển bền vững của Công ty.
- Phòng Kế hoạch kinh doanh:
Chức năng:
1 Lập kế hoạch và triển khai kế hoạch kinh doanh.
2 Đảm bảo cung cấp đầy đủ, đúng yêu cầu về chất lượng, chủng loại.
3 Lập kế hoạch sản xuất.
4 Cung ứng hàng hoá theo nhu cầu hàng đặt.
Nhiệm vụ:
1. Tìm kiếm, tiếp cận và chăm sóc khách hàng.
2. Mua đúng giá cả thị trường, đúng chất lượng, tiến độ do đơn đặt hàng yêu cầu.
3. Quản lý và cấp phát nguyên phụ liệu đảm bảo an toàn, chính xác, thực hiện các thủ tục hợp lệ về thanh toán kế toán.
4. Tiếp nhận đơn hàng và lên kế hoạch sản xuất cho từng đơn vị.
5. Cập nhật. giám sát tiến độ, xử lý thông tin liên quan đến sản xuất.
6. Phân tích hoạt động thực tế với kế hoạch đưa ra để xử lý, điều phối.
7. Kiểm tra, kiểm soát định mức nguyên phụ liệu trong khi sản xuất để đối chiếu với bộ phận kỹ thuật.
8. Quản lý hàng hoá đúng chất lượng khi giao hàng.
10. Cung ứng hàng hoá đúng định mức thời gian theo các đơn hàng.
11. Xây dựng và thực hiện các bước đúng theo quy trình.
- Ban QA (Quality_assurance):
Chức năng:
1. Đảm bảo chất lượng sản phẩm.
2. Cảnh báo những rủi ro và đưa ra biện pháp phòng ngừa.
Nhiệm vụ:
1. Kiểm tra chất lượng đầu vào nguyên, phụ liệu và chất lượng sản phẩm trên dòng sản xuất.
2. Đề xuất các biện pháp nhằm khắc phục nhằm giảm thiểu sự hao phí khi có sự không phù hợp về sản phẩm.
3. Giám sát việc thực hiện khắc phục cho đến công đoạn cuối cùng.