CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU THĂNG LONG
2.3. Đặc điểm tổ chức một số phần hành kế toán chủ yếu
2.3.1. Kế toán vốn bằng tiền
Kế toán vốn bằng tiền theo dõi số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại vốn bằng tiền của Công ty, gồm: Tiền mặt tại quỹ tiền mặt, tiền gửi ở các ngân hàng và các khoản tiền đang chuyển. Tiền mặt của Công ty chủ yếu là VNĐ. Tiền gửi ngân hàng, ngoài đơn vị tiền tệ chủ yếu là VNĐ, có ngoại tệ: USD, NDT (Nhân dân tệ), EUR (Số lượng ít).
- Chứng từ sử dụng:
Phiếu thu: Mẫu số 01-TT, Phiếu chi: Mẫu số 02-TT
Giấy đề nghị tạm ứng: Mẫu số 03-TT, Giấy thanh toán tiền tạm ứng:
Mẫu số 04-TT
Giấy đề nghị thanh toán: Mẫu số 05-TT, Biên lai thu tiền: Mẫu số 06- TT
Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý: Mẫu số 07-TT
Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND): Mẫu số 08a-TT, Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng bạc...): Mẫu số 08b-TT
Bảng kê chi tiền: Mẫu số 09-TT - Tài khoản sử dụng:
TK 111, 112, 113 chi tiết đến cấp 3.
Các TK liên quan: TK 152, 153, 211, 511,331,131,…
- Sổ sách sử dụng:
Sổ nhật ký thu tiền (Mẫu số S03a1-DN)
Sổ nhật ký chi tiền (Mẫu số S03a2-DN)
Sổ cái TK 111, 112 (Mẫu số S03b-DN)
Sổ quỹ tiền mặt (Mẫu số S07-DN), Sổ tiền gửi ngân hàng (Mẫu số S08-DN)
- Quy trình luân chuyển chứng từ:
Đối với tiền mặt: gồm 2 phần chính là thu tiền và chi tiền.
Thu tiền: Việc thu tiền vào quỹ phải có lệnh thu từ Ban Giám đốc, giấy đề nghị nộp tiền của người nộp tiền. Khi có nghiệp vụ thu tiền xảy ra, kế toán tiền mặt lập phiếu thu trên phần mềm kế toán (Phiếu thu được lập thành hai liên trong đó một liên giao cho người nộp tiền, một liên lưu tại phòng kế toán) rồi kế toán in phiếu thu. Phiếu thu được chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt rồi được chuyển cho thủ quỹ, trực tiếp thu tiền vào quỹ, ghi vào sổ quỹ tiền mặt, ký và đóng dấu “Đã thu tiền” lên phiếu thu. Sau đó, phiếu thu được chuyển lại cho kế toán tiền mặt hạch toán. Phiếu thu sau khi có đủ chữ ký của người nộp tiền, kế toán tiền mặt, thủ quỹ, kế toán trưởng được kế toán tiền mặt bảo quản và lưu trữ trong tập chứng từ kế toán tiền mặt (Sau khi nhận được phiếu thu sau mỗi nghiệp vụ thu tiền, kế toán tiền mặt sẽ nhập số liệu vào máy tính, phần mềm kế toán sẽ tự động hạch toán vào sổ chi tiết tiền mặt,
nhật ký thu tiền và sổ cái tài khoản 111).
Quy trình luân chuyển phiếu thu được tóm tắt như sau:
Sơ đồ 2.3 :Quy trình luân chuyển phiếu thu
Chi tiền: Khi Giám đốc đồng ý duyệt chi bất kỳ một khoản nào từ quỹ tiền mặt của công ty, kế toán trưởng sẽ ký duyệt chứng từ chi (Giấy đề nghị thanh toán, Giấy đề nghị tạm ứng) rồi Giám đốc sẽ ký duyệt. Trên cơ sở đó, khi nghiệp vụ chi tiền xảy ra, kế toán tiền mặt lập và in phiếu chi trên phần mềm kế toán (Phiếu chi được lập thành hai liên trong đó một liên giao cho người nhận tiền và một liên lưu tại phòng kế toán). Phiếu chi được chuyển kế toán trưởng duyệt, chuyển cho giám đốc ký phiếu chi, sau đó chuyển cho thủ quỹ chi tiền, ghi vào sổ quỹ tiền mặt và ký vào phiếu chi. Người nhận tiền sau khi nhận được tiền ký vào phiếu chi. Phiếu chi được chuyển trả lại kế toán tiền mặt ký. Phiếu chi khi có đủ chữ ký được kẹp vào tập chứng từ kế toán tiền mặt để bảo quản, lưu trữ (Sau khi nhận phiếu chi sau mỗi nghiệp vụ chi tiền, kế toán tiền mặt sẽ nhập số liệu vào máy tính, phần mềm kế toán sẽ tự động hạch toán vào sổ chi tiết tiền mặt, nhật ký chi tiền và sổ cái tài khoản 111).
Quy trình luân chuyển phiếu chi được tóm tắt như sau:
Người nộp tiền: đề nghị nộp tiền
Kế toán tiền mặt:
Lập phiếu thu
Kế toán trưởng:
ký phiếu thu
Kế toán tiền mặt:
Bảo quản và lưu trữ
Kế toán tiền mặt:
ký phiếu thu
Thủ quỹ: thu tiền và ký
Sơ đồ 2.4: Quy trình luân chuyển phiếu chi
Riêng đối với tiền gửi ngân hàng, khi nhận được Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Bảng sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (Ủy nhiệm chi, Ủy nhiệm thu) của ngân hàng chuyển đến, kế toán tiền mặt lập Sổ tiền gửi, sau đó kế toán ghi vào Sổ chi tiết TK tiền gửi ngân hàng.
Sơ đồ 2.5 : Trình tự ghi sổ vốn bằng tiền
Đơn đề nghị chi tiền
Giám đốc:
duyệt chứng từ chi
Kế toán tiền mặt: Lập phiếu chi
Kế toán tiền mặt: Ký, bảo quản, lưu trữ
Thủ quỹ:
Chi tiền và ký
Kế toán trưởng: Ký phiếu chi Kế toán trưởng
ký duyệt chứng từ chi
Giám đốc ký phiếu chi
Chú thích:
Ghi hàng ngày:
Ghi định kỳ:
Quan hệ đối chiếu: