CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU THĂNG LONG
2.4. Thực trạng kế toán phần hành “Bán hàng và thanh toán với người mua” tại Công ty Cổ phần TM& XNK Thăng Long
2.4.2. Các chứng từ sử dụng
Bán buôn:
- Phương thức bán buôn qua kho: Khách hàng bán buôn của Công ty chủ yếu là các công ty thương mại kinh doanh các sản phẩm bao bì và in ấn ở các tỉnh thành trong nước. Phòng kinh doanh tiến hành kí kết hợp đồng với khách hàng, hóa đơn GTGT được lập và xuất hàng tại kho tùy theo hợp đồng được ký kết. Với các khách hàng này, Công ty sẽ vận chuyển hàng đến tận nơi cho khách hàng.
Do công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên khi lập hóa đơn bán hàng thì sử dụng Hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT được đặt giấy than viết 1 lần thành 3 liên:
Liên 1 (Màu tím): Lưu ở sổ gốc.
Liên 2 (Màu đỏ): Giao cho khách hàng.
Liên 3 (Màu xanh): Lưu nội bộ.
Ví dụ: Ngày 02 tháng 3 năm 2010, Công ty TNHH TM Vạn Phú Quý đặt mua một số mặt hàng của Công ty Cổ phần TM & XNK Thăng Long. Sau khi thỏa thuận và thống nhất, phòng kinh doanh công ty lập hợp đồng kinh tế số 2/2010-VT/TM với các điều khoản cụ thể như sau:
- Loại hàng: Kẽm 1030*800, Kẽm 560*670.
- Số lượng, đơn giá, tổng giá trị: Ghi cụ thể trong hóa đơn GTGT.
- Phương thức thanh toán: Chuyển khoản
Bảng biểu 2.1: Mẫu hóa đơn GTGT bán hàng
HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTGT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG CT/2010B
Liên 3: Nội bộ 0063191
Ngày 02 tháng 3 năm 2010
Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Thương Mại và Xuất Nhập Khẩu Thăng Long
Địa chỉ: 713 Giải Phóng - Giáp Bát – Hoàng Mai – HN Số tài khoản:
Điện thoại: 04-8686018 MS: 0101189457 Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty TNHH TM Vạn Phú Quý
Địa chỉ: 283 Nguyễn Văn Cừ, P. Phương Lâm, TP. Hòa Bình Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: CK MS: 5400102365
STT Tên hàng hóa, dịch vụ
Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2
1 Kẽm 1030*800 Hộp 10 2,425,000 24,250,000
2 Kẽm 560*670 Hộp 60 1090000 65,400,000
Cộng tiền hàng: 89,650,000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 8,965,000 Tổng cộng tiền thanh toán: 98,615,000 Số tiền viết bằng chữ: chín tám triệu sáu trăm mười lăm nghìn đồng.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Kế toán căn cứ vào nhu cầu hàng tại phòng kinh doanh và lệnh xuất kho hàng hóa của trưởng phòng kinh doanh, tiến hành lập phiếu xuất kho.
Thủ kho sẽ ghi Phiếu xuất kho về mặt số lượng còn kế toán ghi đơn giá và tính thành tiền. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên.
Liên 1: Lưu tại cuống.
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán.
Liên 3: Dùng hạch toán nội bộ.
Hóa đơn GTGT và Phiếu xuất kho là căn cứ để cho thủ kho xuất hàng. Hóa đơn GTGT sẽ dùng để hạch toán doanh thu bán hàng còn Phiếu xuất kho dùng để hạch toán giá vốn giá vốn hàng bán buôn. Số lượng các mặt hàng trên hóa đơn GTGT số 0063191 và Phiếu xuất kho số 14/03 là khớp nhau.
Công ty tính giá hàng hóa xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền.
Bảng biểu 2.2: Mẫu phiếu xuất kho
Đơn vị: Công ty CP TM & XNK Thăng Long Mẫu số: 02-VT
Bộ phận: QĐ: 15/2006/QĐ-BTC
PHIẾU XUẤT KHO Ngày 20/3/2006 Ngày 02 tháng 3 năm 2010 Nợ: 632 Số 14/03 Có: 156
Họ và tên người nhận hàng:
Địa chỉ: Công ty TNHH TM Vạn Phú Quý Xuất tại kho: Tổng kho của công ty.
STT Tên hàng hóa, vật tư
Mã số Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền Yêu
cầu
Thực xuất
A B C D 1 2 3 4
1 Kẽm 1030*800 HH Hộp 10 10 2,213,000 22,130,000
2 Kẽm 560*670 HHB Hộp 60 60 954,000 57,240,000
Cộng 79,370,000
Tổng số tiền (Viết bằng chữ): bảy chín triệu ba trăm bảy mươi nghìn đồng.
Số chứng từ gốc kèm theo:
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)
- Phương thức bán buôn vận chuyển thẳng không qua kho: Trong trường hợp này, hàng xuất khỏi kho của bên cung cấp được giao cho bên mua ngay, nhưng Công ty vẫn hạch toán nhập kho. Khi giao thẳng cho khách hàng, mặc dù hàng không qua kho, nhưng vẫn viết Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, xuất hóa đơn bán hàng bình thường. Như vậy, phương pháp hạch toán theo phương thức bán buôn vận chuyển thẳng tại Công ty giống như phương thức bán buôn qua kho.
Bảng biểu 2.3: Hóa đơn GTGT
HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTGT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG CT/2010B
Liên 3: Nội bộ 0063192
Ngày 03 tháng 3 năm 2010
Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần TM & XNK Thăng Long Địa chỉ: 713 Giải Phóng - Giáp Bát – Hoàng Mai – HN Số tài khoản:
Điện thoại: 04-8686018 MS: 0101189457 Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty CP đầu tư và TM dầu khí sông Hồng Địa chỉ: Số 70 – An Dương – Tây Hồ - Hà Nội
Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: CK MS: 0102350512
STT Tên hàng hóa, dịch vụ
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2
1 Máy in ống đồng 6 màu Model GWASY – 500A
Chiếc 01 2,420,000,000 2,420,000,000
Cộng tiền hàng: 2,420,000,000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 242,000,000 Tổng cộng tiền thanh toán: 2,662,000000
Số tiền viết bằng chữ: Hai tỷ sáu trăm sáu hai triệu đồng chẵn.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Bán lẻ:
Theo phương thức bán lẻ của công ty do phòng kinh doanh đảm nhận. Quy trình xuất bán cũng tương tự như hàng hóa theo phương thức bán buôn.
Khách lẻ của Công ty có thể đến tận Công ty giao dịch với nhân viên phòng kinh doanh, yêu cầu mua hàng và các chứng từ cần thiết được lập để giao cho phòng kế toán, các chứng từ sẽ được lập đầy đủ.
Ví dụ: Ngày 3 tháng 3 năm 2010, Công ty TNHH Hưng Việt mua một số mặt hàng của Công ty Cổ phần TM & XNK Thăng Long.
Bảng biểu 2.4: Mẫu Hóa đơn GTGT
HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTGT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG CT/2010B
Liên 3: Nội bộ 0063193
Ngày 3 tháng 3 năm 2010
Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Thương Mại và Xuất Nhập Khẩu Thăng Long
Địa chỉ: 713 Giải Phóng - Giáp Bát – Hoàng Mai – HN Số tài khoản:
Điện thoại: 04-8686018 MS: 0101189457 Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty TNHH Hưng Việt Địa chỉ: 34 Đào Duy Từ - Hà Nội Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: 0100118587
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2
1 Kẽm 670*560 Hộp 90 12,500 1,120,500
2 Sữa rửa bản Lọ 100 34,955 3,495,500
3 Bột khô Kg 120 25,243 3,029,160
Cộng tiền hàng: 7,645,160 Thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 764.516 Tổng tiền thanh toán: 8.409.676 Số tiền viết bằng chữ: Tám triệu bốn trăm linh chin nghìn sáu trăm bảy sáu đồng.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) ( ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Bảng biểu 2.5: Phiếu thu
Đơn vị: Công ty CP TM&XNK Thăng Long Mẫu số:01-TT
Địa chỉ:713 Giải Phóng-Hoàng Mai-Hà Nội QĐ:15/2006/QĐ-BTC Quyển số:
PHIẾU THU Số: PT 0056 Ngày 3 tháng 03 năm 2010 Nợ
Có:
Họ tên người nộp tiền: Lê Hiền Minh
Địa chỉ: Công ty TNHH Thương mại Hưng Việt Lý do nộp: Thanh toán tiền mua hàng
Số tiền: 8.409.676 (Viết bằng chữ): Tám triệu bốn trăm linh chín nghìn sáu trăm bảy sáu đồng.
Kèm theo: ………chứng từ gốc
Ngày 3 tháng 3 năm 2010
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (Ký, họ tên đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Tám triệu bốn trăm linh chín nghìn sáu trăm bảy sáu đồng.