CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU THĂNG LONG
2.3. Đặc điểm tổ chức một số phần hành kế toán chủ yếu
2.3.2. Kế toán mua hàng và thanh toán với người bán
Hiện nay Công ty Cổ phần TM & XNK Thăng Long có hai nguồn mua hàng chủ yếu là: Mua hàng nội địa và hàng nhập khẩu. Việc mua hàng của công ty được thực hiện theo một kế hoạch đã được lập. Hàng tháng, kế toán theo dõi lượng hàng tồn trong kho, đối chiếu với nhu cầu dự đoán sắp tới do phòng kinh doanh chuyển lên, đề xuất các phương án mua hàng. Sau khi giám đốc thông qua, kế toán sẽ dự trù kinh phí cho số hàng mua và tiến hành lên kế hoạch mua hàng.
Mua hàng nội địa: Công ty Cổ phần TM & XNK Thăng Long được nhập dựa trên các đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế với các đối tác. Hàng hóa chủ yếu được thu nhập kho mới đem ra tiêu thụ. Hiện nay các đối tác cung cấp hàng hóa cho Công ty rất đa dạng, điển hình là các nhà cung cấp lớn như Công ty Cổ phần hóa chất và thiết bị An Hùng Minh, Công ty TNHH
Sổ Nhật ký chung
Sổ cái tài khoản 111, 112
Sổ quỹ
Sổ nhật ký thu tiền, chi tiền
Sổ chi tiết tài khoản 111,112
Báo cáo tài chính Bảng cân đối tài khoản
Phiếu thu, phiếu chi
Bình Liêu, Công ty TNHH Giấy và bao bì Hà Nội, Công ty CP in và TM Thống Nhất.
Mua hàng nhập khẩu: Công ty chủ yếu nhập khẩu từ các nước Trung Quốc, Nhật Bản,…
Công ty áp dụng hai phương thức mua hàng là mua hàng trực tiếp và phương thức chuyển hàng. Đối với phương thức mua hàng trực tiếp, cán bộ thu mua của công ty khi nhận được nhiệm vụ mua hàng sẽ đến bên bán hàng theo quy định trong hợp đồng kinh tế. Đối với phương thức chuyển hàng, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã kí kết, định kỳ bên bán sẽ chuyển hàng trực tiếp đến kho của công ty theo các điều kiện ghi trong hợp đồng.
Về phương thức thanh toán, Công ty thực hiện theo hai hình thức là thanh toán ngay và hình thức trả chậm.
- Chứng từ sử dụng:
Hóa đơn GTGT: Mẫu số 01GTGT-3LL (Của người bán)
Hóa đơn bán hàng thông thường: Mẫu số 02GTTT-3LL (Của người bán)
Bảng kê thu mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn: Mẫu số 04/GTGT
Phiếu nhập kho: Mẫu số 01-VT
Phiếu chi: Mẫu số 02-TT - Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 156, 151, 133, 331.
Một số tài khoản liên quan: 111, 112, … - Sổ sách sử dụng:
Sổ nhật ký mua hàng
Sổ nhật ký chi tiền
Sổ cái tài khoản 111, 112, 156, 331, 133
Sổ chi tiết hàng hóa
Bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa
Sổ chi tiết thanh toán với người bán - Quy trình luân chuyển chứng từ:
Phòng kinh doanh căn cứ vào tình hình hàng hóa trong kho của Công ty và nhu cầu trên thị trường để lên kế hoạch mua hàng hóa. Sau khi tìm được nhà cung cấp phù hợp, Giám đốc ký duyệt kế hoạch mua hàng, Phòng kinh doanh sẽ gửi “Giấy đề nghị mua hàng” cho nhà cung cấp. Sau khi nghiên cứu giá cả và thỏa thuận về số lượng, loại hàng, mẫu mã,… hai bên sẽ ký kết “Hợp đồng mua bán hàng hóa”. Căn cứ vào hợp đồng được ký kết với người bán, nhà cung cấp tiến hành cung cấp hàng hóa theo hợp đồng.
Khi hàng về kho, thủ kho căn cứ vào “Hóa đơn GTGT” (Liên 2) của người bán giao, hoặc “Hóa đơn bán hàng”, “Bảng kê mua hàng” để kiểm nhận và nhập kho. Đối với những loại hàng mua nhất định, trước khi nhập kho, thủ kho phải lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa;
nếu hàng hóa đạt yêu cầu thì sẽ tiến hành lập Phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập làm 2 liên. Liên 1 lưu tại quyển, liên 2 thủ kho giữ ghi vào thẻ kho và chuyển lên phòng kế toán để nhập thông tin vào máy vi tính.
Hóa đơn GTGT do người cung cấp lập và giao cho cán bộ thu mua của Công ty. Trong trường hợp nhà cung cấp là đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì chứng từ sử dụng là Hóa đơn bán hàng. Trường hợp hàng mua là hàng hóa, vật tư mua lặt vặt trên thị trường tự do mà người bán thuộc diện không phải lập hóa đơn thì cán bộ thu mua sẽ phải lập
Bảng kê mua hàng. Bảng kê mua hàng lập làm 2 liên, Liên 1 lưu tại quyển và Liên 2 chuyển cho kế toán thanh toán làm thủ tục thanh toán và nhập dữ liệu. Sau khi lập xong, cán bộ thu mua ký và chuyển cho kế toán trưởng soát xét và ký. Sau đó, cán bộ thu mua lại chuyển Bảng kê mua hàng cho Giám đốc duyệt và làm thủ tục nhập kho.
Căn cứ vào các chứng từ kế toán, kế toán nhập dữ liệu vào máy tính, phần mềm kế toán sẽ tự động hạch toán vào các sổ chi tiết, Sổ nhật ký mua hàng, Sổ cái các tài khoản.
Sơ đồ 2.6: Hạch toán quá trình mua hàng tại Công ty
Chú thích:
Ghi hàng ngày:
Ghi định kỳ:
Quan hệ đối chiếu: