CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH THÁI NGUYÊN
2.2. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI
2.2.1. Kế toán bán hàng
2.2.1.1. Chứng từ sử dụng
- Trong quá trình bán hàng, công ty sử dụng những chứng từ sau:
+ Đơn đặt hàng + Đề nghị xuất kho
+ Phiếu xuất kho (mẫu số 02 - VT)
+ Hóa đơn giá trị gia tăng (mẫu số 01GTKT3/001).
+ Phiếu thu
+ Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa , dịch vụ bán ra
-Quy trình luân chuyển chứng từ Kế toán bán hàng tại công ty .
Sơ đồ 2.1. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng Khách hàng Nhân viên
bán hàng
Ngân hàng
Kế toán Thủ
kho
Thủ quỹ
(Nguồn từ Phòng Tài chính – Kế toán công ty) Bán hàng là một khâu không thể thiếu tại một công ty về mảng xây dựng như Công ty cổ phần tư vấn xây dựng công trình Thái Nguyên và có thể nói đó là một trong những lĩnh vực chính để quyết định sự tồn tại của một công ty xây dựng. Quy trình bán hàng của công ty được tổ chức rất khoa học. Khi nhận được yêu cầu báo giá từ khách hàng, nhân viên bán hàng sẽ gửi cho khách hàng cụ thể đơn báo giá sản phẩm( công trình) của công ty, cụ thể là mặt hàng khách hàng cần biết. Sau khi nhận được đơn báo giá từ công ty, khách hàng ưng thuận sẽ lập đơn đặt hàng gửi đến công ty, phòng kế hoạch và bán hàng sẽ nhận được đơn này gửi thẳng đến phòng tài chính- kế toán. Nhân viên kế toán sau khi xem xét sẽ lập phiếu xuất kho rồi chuyển cho thủ kho phê
Thanh toán luôn Làm thủ tục thanh toán
Nhận hàng và hợp đồng
Lập đơn đặt hàng Yêu cầu báo giá Nhận báo giá
Chưa thanh toán
Lập hợp đồng bán hàng và chuyển hàng
Nhận đơn đặt hàng Lập và gửi báo giá
Chuyển khoản Nhận tiền mặt
Nhận tiền lập giấy báo Có
Lập phiếu xuất kho
Lưu
Ghi sổ tiền gửi
Ghi sổ nợ Ghi sổ tiền mặt Lập phiếu thu
Nhận phiếu và xuất hàng
Thu tiền & ghi sổ
duyệt rồi xuất hàng. Sau đó, sẽ gửi phiếu đã xuất cho nhân viên bán hàng lập hợp đồng bán hàng mới, đăng kí chuyển hàng cho khách hàng. Sau khi đã bàn giao sản phẩm,hàng hóa (công trình) và kiểm kê đủ, khách hàng sẽ làm thủ tục thanh toán tiền hàng.
Hiện tại, công ty chấp nhận với hai trường hợp là khách hàng thanh toán tiền hàng theo hai phương thức là thanh toán tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng. Khi nhận tiền mặt, kế toán sẽ lập phiếu thu tiền chuyển lên cho thủ quỹ, tại đây thủ quỹ sẽ thu tiền và ghi sổ quỹ và xác nhận gửi về phòng tài chính - kế toán ghi sổ tiền mặt. Còn với phương thức chuyển khoản, ngân hàng sẽ nhận tiền và ghi giấy báo có gửi cho phòng tài chính - kế toán ghi vào sổ tiền gửi. Với hai phương thức này, sau khi thực hiện, tất cả sổ sách giấy tờ được lưu tại bộ phận kế toán.
Trường hợp còn lại, nếu như khách hàng chưa thanh toán luôn vì một lý do nào đó thì công ty áp dụng hình thức trả chậm và nhân viên kế toán sẽ ghi lại trong sổ nợ và lưu tại bộ phận. Đối với hình thức thanh toán trả chậm (tức là Công ty sẽ gia hạn thanh toán trong một thời gian nhất định từ 7-30 ngày kể từ ngày người mua nhận được hàng). Hình thức này được Công ty áp dụng đối với các khách hàng có quan hệ làm ăn lâu năm và uy tín cùng Công ty.
Nếu như quá hạn thanh toán thì Công ty áp dụng tính lãi suất 1%/tháng trên giá trị phần nợ đó.
2.2.2. Tài khoản sử dụng
Tài khoản sử dụng:
- Tài khoản 511: “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
- Tài khoản 512: “Doanh thu bán hàng nội bộ”
- Tài khoản 521: “Chiết khấu thương mại”
- Tài khoản 531 : “Hàng bán bị trả lại”
- Tài khoản 532: “Giảm giá hàng bán”
- Tài khoản 632: “Giá vốn hàng bán”
- Tài khoản 156: “ Hàng hóa”
- Tài khoản 152: “ Thành phẩm”
Ngoài các tài khoản trên, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như TK 111, TK 112 , TK131, TK 3331, TK 157, TK 641, TK 642.
Công tác kế toán bán hàng của công ty cần sử dụng những sổ sách sau:
- Bảng kê hóa đơn bán hàng
- Nhật ký chung (mẫu số S03a - DN) - Sổ chi tiết bán hàng (mẫu số S35 - DN)
- Sổ chi tiết TK 511, TK 632 (mẫu số S36 - DN).
- Sổ chi tiết thanh toán với người mua - Bảng tổng hợp thanh toán với người mua
- Sổ cái TK 131, TK511, TK 632 (mẫu số S03b - DN).
2.2.3. Quy trình hạch toán
Quy trình hạch toán kế toán bán hàng :
Sơ đồ 2.2. Quy trình hạch toán kế toán bán hàng
Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối nãm Ðối chiếu, kiểm tra
(Nguồn từ Phòng Tài chính – kế toán công ty) Hoạt động hạch toán bán hàng của công ty sẽ được thực hiện bởi một quy trình cụ thể. Khách hàng có nhu cầu đặt hàng, công ty sẽ lập đơn đặt hàng và nhân viên phòng kế hoạch và bán hàng sẽ gửi cho khách hàng bản báo giá cụ thể nhất về sản phẩm mà khách hàng yêu cầu được biết thông tin và hoàn
tất việc làm đơn đặt hàng, lập tức thủ kho sẽ nhận được phiếu xuất hàng hóa rồi trực tiếp giao hàng cho khách hàng. Kế toán sẽ lập chứng từ bán hàng cho khách hàng cụ thể theo tên khách hàng, công ty,… trực tiếp trên phần mềm.
Từ đó sẽ lập hóa đơn bán hàng giao cho khách hàng kèm theo số hàng đã được đặt.
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ như: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng thông thường, bảng kê hàng hóa bán ra và các chứng từ kế toán khác có liên quan...kế toán nhập dữ theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán theo phân hệ quản lý bán hàng.
Sau khi dữ liệu ban đầu được nhập vào thì các thông tin được tự động nhập vào các sổ kế toán tổng hợp: Nhật ký bán hàng, Sổ Cái các tài khoản 511, 632, … và sổ kế toán chi tiết tài khoản 511,632…,sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán với người mua và lưu trên phần mềm cuối kỳ xuất ra một trong những chỉ tiêu trên báo cáo tài chính.
Ví dụ minh họa:
Ngày 06/12/2017, Công ty bán 117 cái Pallet gỗ đã qua xử lý nhiệt cho công ty TNHH Atimo Dương Huy Việt Nam, giá chưa thuế 18.135.000 VNĐ, VAT 10%, thanh toán bằng chuyển khoản. Kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000006 tiến hành hạch toán chi tiết theo đường dẫn:
Hình 2.1. Phân hệ Bán hàng
(Nguồn từ Phòng Tài chính – kế toán công ty)
(1) Khách hàng có nhu cầu đặt hàng, công ty sẽ lập đơn đặt hàng để báo giá hàng hóa đó gửi đến khách hàng tham khảo. Kế toán bên khâu bán hàng sẽ vào phân hệ Bán hàng chọn Đơn đặt hàng
Biểu 2.1. Đơn đặt hàng ngày 06/12/2017
(Nguồn từ Phòng Tài chính – kế toán công ty)
(2) Sau khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, kế toán bên khâu bán hàng sẽ lập phiếu đề nghị xuất kho và tiến hành lập phiếu xuất kho để gửi thủ kho xuất hàng hóa
Biểu 2.2. Phiếu đề nghị xuất kho
(Nguồn từ Phòng Tài chính – kế toán công ty) (3)thủ kho sẽ nhận được phiếu xuất hàng hóa rồi trực tiếp giao hàng cho
khách hàng. Kế toán bên khâu bán hàng sẽ vào phân hệ Bán hàng chọn
Biểu 2.3. Phiếu Xuất kho
(4) Từ phiếu xuất kho, kế toán viết HĐ GTGT, lập chứng từ bán hàng và phiếu thu tiền của khách hàng .
Biểu 2.4. Hóa đơn GTGT bán Pallet gỗ ngày 06/12/2017
(Nguồn từ Phòng Tài chính – kế toán công ty) Sau đấy kế toán bên khâu bán hàng sẽ vào phân hệ “Bán hàng” trên thanh công cụ và xuất hiện giao diện.
Chọn tham số “Kỳ” trên thanh công cụ Chọn kỳ là “tháng 12”
Từ 01/12/2017 Đến: 31/12/2017
Cuối cùng Nhấn đúp chuột vào ô “lấy dữ liệu”
Xuất hiện các chứng từ bán hàng Chọn chứng từ ngày 06/12/2017
Nhấn đúp chuột 2 cái vào rồi vào xem, chứng từ sẽ xuất hiện như biểu phía dưới.
Biểu 2.5. Chứng từ bán hàng
Biểu 2.6. Phiếu thu tiền
(Nguồn từ Phòng Tài chính – kế toán công ty) (5)Từ phiếu thu phần mềm sẽ cập nhật lên các sổ cái tương ứng.
Biểu 2.7. Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa , dịch vụ bán ra
(Nguồn từ Phòng Tài chính – kế toán công ty)
Biểu 2.8. Sổ chi tiết bán hàng TK 511
(Nguồn từ Phòng Tài chính – kế toán công ty) Biểu 2.9. Sổ chi tiết bán hàng
(Nguồn từ Phòng Tài chính – kế toán công ty)
Biểu 2.10. Trích Sổ chi phí sản xuất kinh doanh tháng 12 năm 2017
Công ty cổ phần tư vấn xây dựng công trình Thái Nguyên
Thôn Nhật Tiến 02- xã Liên Châu- huyện Yên Lạc-
tỉnh Vĩnh Phúc
Mẫu số S36-DN
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC
Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
SỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH Từ ngày 01/01/2017 đến ngày 31/12/2017
- Tài khoản: 632
- Tên sản phẩm, dịch vụ: GIÁ VỐN HÀNG BÁN
Ngày, tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Tài khoản đối ứng
Ghi Nợ Tài khoản 632
Số hiệu
Ngày, tháng
Tổng số tiền
Chia ra
632.1 ...
A B C D E 1 2 3 06/12/20
17 PX020
06/12/20 17
Xuất kho Pallet Gỗ
đã qua xử lý nhiệt 152 16.965.000
16.965.00 0
08/12/20
17 PX021
08/12/20
17 Thép loại đặc biệt 152
350.000.00 0
350.000.0 00
09/12/20
17 PX022
09/12/20
17 Gỗ lim 152
320.000.00 0
320.000.0 00
11/12/20
17 PX023
11/12/20
17 Gạch lát 152 3.405.000 3.405.000 11/12/20
17 PX024
11/12/20
17 Gỗ sàn 152 82.500.000
82.500.00 0
………… ………. ……… ……….. ………. ……….. ……….
Quy trình xem sổ Nhật ký chung:
- Nhấn chuột vào biểu tượng “ Báo cáo”
- Chọn vào thư mục “Tổng hợp”, nhấn đúp chuột và “ Sổ Nhật ký chung” và nhấn nút xem, xuất hiện giao diện chọn tham số.
- Kỳ báo cáo: Chọn tháng 12
- Từ: 01/12/2017 Đến: 31/12/2017
- Cuối cùng nhấn “ Đồng ý”
Biểu 2.11. Trích sổ Nhật ký chung doanh thu bán hàng
Biểu 2.12. Sổ chi tiết thanh toán với người mua tháng 12 năm 2017
(Nguồn từ Phòng Tài chính – kế toán công ty)
Biểu 2.13. Bảng tổng hợp thanh toán với người mua tháng 12 năm 2017
Biểu 2.14. Sổ cái TK 131 tháng 12 năm 2017
Biểu 2.15. Sổ cái TK 511 tháng 12 năm 2017
Biểu 2.16. Sổ cái TK 632
2.2.2. Kế toán thanh toán với người mua 2.2.2.1. Chứng từ sử dụng
- Trong quá trình thanh toán với người mua, công ty sử dụng những chứng từ sau:
+ Hóa đơn giá trị gia tăng (mẫu số 01GTKT3/001) + Giấy báo Có
+ Phiếu thu (mẫu số 01 - TT) + Các chứng từ liên quan khác
-Quy trình luân chuyển chứng từ Kế toán thanh toán với người mua tại công ty .
Sơ đồ 2.3. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán thanh toán với người mua
Khách hàng Nhân viên bán hàng
Ngân hàng
Kế toán Thủ
kho
Thủ quỹ
Bán hàng là một khâu không thể thiếu tại một công ty về mảng xây dựng như Công ty cổ phần tư vấn xây dựng công trình Thái Nguyên và có thể nói đó là một trong những lĩnh vực chính để quyết định sự tồn tại của một công ty xây dựng. Quy trình bán hàng của công ty được tổ chức rất khoa học. Khi nhận được yêu cầu báo giá từ khách hàng, nhân viên bán hàng sẽ gửi cho
Thanh toán luôn Làm thủ tục thanh toán
Nhận hàng và hợp đồng
Lập đơn đặt hàng Yêu cầu báo giá Nhận báo giá
Chưa thanh toán
Lập hợp đồng bán hàng và chuyển hàng
Nhận đơn đặt hàng Lập và gửi báo giá
Chuyển khoản Nhận tiền mặt
Nhận tiền lập giấy báo có
Lập phiếu xuất kho
Lưu
Ghi sổ tiền gửi
Ghi sổ nợ Ghi sổ tiền mặt Lập phiếu thu
Nhận phiếu và xuất hàng
Thu tiền & ghi sổ
khách hàng cụ thể đơn báo giá sản phẩm, hàng hóa (công trình) của công ty, cụ thể là mặt hàng khách hàng cần biết. Sau khi nhận được đơn báo giá từ công ty, khách hàng ưng thuận sẽ lập đơn đặt hàng gửi đến công ty, phòng kế hoạch và bán hàng sẽ nhận được đơn này gửi thẳng đến phòng tài chính - kế toán. Nhân viên kế toán sau khi xem xét sẽ lập phiếu xuất kho rồi chuyển cho thủ kho phê duyệt rồi xuất hàng. Sau đó, sẽ gửi phiếu đã xuất cho nhân viên bán hàng lập hợp đồng bán hàng mới, đăng kí chuyển hàng cho khách hàng.
Sau khi đã bàn giao sản phẩm, hàng hóa (công trình) và kiểm kê đủ, khách hàng sẽ làm thủ tục thanh toán tiền hàng.
Hiện tại, công ty chấp nhận với hai trường hợp là khách hàng thanh toán tiền hàng theo hai phương thức là thanh toán tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng. Khi nhận tiền mặt, kế toán sẽ lập phiếu thu tiền chuyển lên cho thủ quỹ, tại đây thủ quỹ sẽ thu tiền và ghi sổ quỹ và xác nhận gửi về phòng tài chính - kế toán ghi sổ tiền mặt. Còn với phương thức chuyển khoản, ngân hàng sẽ nhận tiền và ghi giấy báo có gửi cho phòng tài chính - kế toán ghi vào sổ tiền gửi. Với hai phương thức này, sau khi thực hiện, tất cả sổ sách giấy tờ được lưu tại bộ phận kế toán.
Trường hợp còn lại, nếu như khách hàng chưa thanh toán luôn vì một lý do nào đó thì công ty áp dụng hình thức trả chậm và nhân viên kế toán sẽ ghi lại trong sổ nợ và lưu tại bộ phận. Đối với hình thức thanh toán trả chậm (tức là Công ty sẽ gia hạn thanh toán trong một thời gian nhất định từ 07 - 30 ngày kể từ ngày người mua nhận được hàng). Hình thức này được Công ty áp dụng đối với các khách hàng có quan hệ làm ăn lâu năm và uy tín cùng Công ty.
Nếu như quá hạn thanh toán thì Công ty áp dụng tính lãi suất 1%/tháng trên giá trị phần nợ đó.
2.2.2.2. Tài khoản sử dụng
TK 131: “Phải thu của khách hàng”. Tài khoản này dùng để phản ánh các khoan tiền phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa,… Công ty còn sử dụng các tài khoản:
- TK 111: Tiền mặt
- TK 112: Tiền gửi ngân hàng
- TK 3331: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
- Tài khoản 511: “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
- Tài khoản 512: “Doanh thu bán hàng nội bộ”
- Tài khoản 521: “Chiết khấu thương mại”
- Tài khoản 531 : “Hàng bán bị trả lại”
- Tài khoản 532: “Giảm giá hàng bán”
- Tài khoản 156: “ Hàng hóa”
- Tài khoản 152: “ Thành phẩm”
- Sổ sách sử dụng:
+ Sổ Nhật ký chung (mẫu số S03a - DN) + Sổ cái TK 131, 511 (mẫu số S03b - DN) + Sổ chi tiết thanh toán với người mua + Bảng tổng hợp thanh toán với người mua 2.2.2.3. Quy trình hạch toán
- Quy trình hạch toán kế toán thanh toán với người mua
Sơ đồ 2.4. Quy trình hạch toán kế toán thanh toán với người mua
Giải thích sơ đồ:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ như: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng thông thường bảng kê hàng hóa bán ra và các chứng từ kế toán khác có liên quan...kế toán nhập dữ theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán theo phân hệ quản lý bán hàng.
Sau khi dữ liệu ban đầu được nhập vào thì các thông tin được tự động nhập vào các sổ kế toán tổng hợp: Nhật ký bán hàng, Sổ Cái các tài khoản 131, 511,… và sổ kế toán chi tiết tài khoản 131, 511,…
Cuối tháng hoặc cuối năm, kế toán thực hiện thao tác kết chuyển để xác định doanh thu thuần và kết chuyển doanh thu thuần trên phần mềm kế toán để xác định kết quả kinh doanh và lập báo cáo tài chính và in các loại sổ theo quy định.
Ví dụ minh họa : Ngày 06/12/2017 Công ty nhận được giấy báo Có của Ngân hàng thương mại cổ phần An Bình – chi nhánh Vĩnh Yên. Đơn vị chuyển tiền là Công ty TNHH ATIMO Dương Huy thanh toán tiền hàng theo hoá đơn GTGT 0000006 ngày 06/12/2017 số tiền 19.948.500VNĐ
Biểu 2.17. Giấy báo Có
*Sau khi nhận được Giấy báo Có của ngân hàng, kế toán bên khâu bán hàng lập Phiếu thu
Biểu 2.18. Phiếu thu
Biểu 2.19. Sổ chi tiết bán hàng TK 511
Biểu 2.20. Sổ chi tiết bán hàng
Quy trình xem sổ Nhật ký chung:
- Nhấn chuột vào biểu tượng “ Báo cáo”
- Chọn vào thư mục “Tổng hợp”, nhấn đúp chuột và “ Sổ Nhật ký chung” và nhấn nút xem, xuất hiện giao diện chọn tham số.
- Kỳ báo cáo: Chọn tháng 12
- Từ: 01/12/2017 Đến: 31/12/2017 - Cuối cùng nhấn “ Đồng ý”
Biểu 2.21. Trích sổ Nhật ký chung doanh thu bán hàng
Biểu 2.22. Sổ chi tiết thanh toán với người mua tháng 12 năm 2017
Biểu 2.23. Bảng tổng hợp thanh toán với người mua tháng 12 năm 2017
Biểu 2.24.Trích Sổ cái TK 131 tháng 12 năm 2017
Biểu 2.25. Trích Sổ cái TK 511 tháng 12 năm 2017