CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN HOẠT ĐỘNG THU CHI TẠI CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC CAO ĐẲNG CÔNG LẬP TRÊN ĐỊA BÀN
2.2. Thực trạng kế toán hoạt động thu chi tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn tỉnh Hải Dương
2.2.1. Nội dung và cơ chế quản lý hoạt động thu chi tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn Tỉnh Hải Dương.
2.2.1.1. Nội dung hoạt động thu chi tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn tỉnh Hải Dương
Đối với các đơn vị sự nghiệp có thu nguồn tài chính đảm bảo hoạt động thường xuyên của đơn vị bao gồm 2 nguồn chính: một là do NSNN cấp, hai là từ các nguồn thu sự nghiệp tại đơn vị. Các đơn vị sử dụng nguồn thu đó để thực hiện
các khoản chi thường xuyên và chi không thường xuyên nhằm đảm bảo sự hoạt động bình thường của đơn vị.
Qua khảo sát thực tế tại 2 trường đại diện cho hai nhóm trường cao đẳng và cao đẳng nghề nội dung thu, chi của các trường cụ thể như sau:
a. Nội dung hoạt động thu chi kinh phí NSNN cấp.
Nhà nước cấp kinh phí cho các trường hoạt động dựa trên định mức chi tiêu của Nhà nước, theo chỉ tiêu về số lượng học sinh, sinh viên của trường, dựa trên biên chế thực tế và các nhiệm vụ của Nhà nước giao hàng năm theo chức năng, nhiệm vụ. Kinh phí NSNN cấp dùng cho sự nghiệp đào tạo, kinh phí đào tạo bồi dưỡng, kinh phí cho chương trình mục tiêu quốc gia…
Nguồn NSNN cấp theo năm dương lịch thông qua quyết định giao dự toán bao gồm kinh phí hoạt động thường xuyên và kinh phí hoạt động không thường xuyên.
(Phụ lục số 2.4). Quyết định giao dự toán thuộc ngân sách nhà nước cấp sẽ chỉ rõ từng nguồn kinh phí để chi cho từng nội dung, bao gồm chi thường xuyên và chi không thường xuyên. Ngoài chi thường xuyên cho sự nghiệp giáo dục đào tạo, các trường còn được NSNN cấp dự toán chi không thường xuyên, đó là các khoản chi kinh phí đào tạo lại, kinh phí thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia, kinh phí khoa học công nghệ, các khoản chi thực hiện điều chỉnh tiền lương cơ bản theo quy định và các khoản mục chi không thường xuyên nhằm thực hiện nhiệm vụ phát triển sự nghiệp giáo dục- đào tạo theo kế hoạch đã được phê duyệt. Ngoài Quyết định giao dự toán từ đầu năm, nếu trong năm có các nhiệm vụ phát sinh theo kế hoạch đã được phê duyệt, các trường cao đẳng công lập sẽ làm tờ trình kèm theo các hồ sơ cần thiết trình cơ quan quản lý tài chính cấp trên để đề nghị cấp bổ sung kinh phí.
Kinh phí NSNN cấp được các trường sử dụng để chi cho công tác chuyên môn nghiệp vụ, chi quản lý bộ máy hoạt động của nhà trường. Các khoản chi được phân loại theo nguồn kinh phí thường xuyên và kinh phí không thường xuyên, các khoản chi còn được theo dõi theo từng loại, khoản mục chi. Cụ thể như sau:
Các khoản chi thường xuyên.
- Chi thanh toán cho cá nhân: tiền lương, phụ cấp lương, tiền thưởng, phúc lợi tập thể, chi làm thêm giờ, các khoản đóng góp BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN các khoản thanh toán khác cho cá nhân.
- Chi về hoạt động: chi chuyên môn nghiệp vụ, thanh toán dịch vụ công cộng, tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại... thanh toán vật tư văn phòng, thông tin liên lạc, sửa chữa thường xuyên TSCĐ.
Các khoản chi không thường xuyên.
- Chi cải cách tiền lương: thực hiện chi bổ sung tiền lương từ mức lương tối thiểu của đầu thời kỳ ổn định so với mức lương tối thiểu tại thời điểm năm 2013.
- Chi cải tạo, nâng cấp, sửa chữa TSCĐ.
- Chi mua sắm thêm TSCĐ dùng cho công tác chuyên môn.
Đối với các khoản chi cho thanh toán cá nhân, liên quan đến chi lương, phụ cấp và các khoản tính theo lương, các đơn vị sự nghiệp có thu hoạt động trong lĩnh vực này sẽ căn cứ vào hệ số lương và mức lương cơ bản để xác định, phụ cấp hiện hưởng tại thời điểm chi trả. Các khoản chi thanh toán cho cá nhân khác như chi tiền thưởng hay phúc lợi tập thể, các đơn vị phải tiến hành trích lập các quỹ như quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp, quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi từ phần chênh lệch thu lớn hơn chi hoạt động sự nghiệp theo đúng quy định tại thông tư 71/TT-BTC cũng như Nghị định số 43/2006/NĐ-CP.
Trong đó kinh phí hoạt động thường xuyên chủ yếu chi trả lương theo quy định cho CBVC và lao động hợp đồng của nhà trường.
Kinh phí không thường xuyên bao gồm: kinh phí thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia, kinh phí đào tạo lại, kinh phí thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường, cấp Bộ, cấp Ngành, kinh phí thực hiện tinh giảm biên chế, vốn đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm trang thiết bị, cải tạo nâng cấp các hạng mục công trình phục vụ hoạt động sự nghiệp hàng năm.
Ngoài quyết định giao dự toán từ đầu năm, nếu trong năm có các nhiệm vụ phát sinh theo kế hoạch đã được phê duyệt, các trường sẽ làm tờ trình kèm theo các hồ sơ cần thiết trình để được tham mưu ra quyết định bổ sung dự toán.
b. Nội dung hoạt động thu chi sự nghiệp.
Theo khảo sát thực tế cho thấy, nguồn thu sự nghiệp tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn tỉnh Hải Dương gồm:
- Các loại phí và lệ phí hiện hành: thu học phí của người học thuộc các hình thức đào tạo chính quy và không chính quy trong phạm vị mức thu do Nhà nước quy định.
- Các nguồn thu hỗ trợ đào tạo gồm: thu lệ phí tuyển sinh, thu tiền thi tốt nghiệp, thu tiền học lại, thi lại… Mức thu của các khoản thu này sẽ do Ban giám hiệu trường quyết định trong khung quy định mức của bộ đã được giao.
Theo chức năng, nhiệm vụ của mình, các trường được phép thực hiện và tổ chức thu học phí và các khoản hỗ trợ đào tạo trong khung quy định của nhà nước.
Nhà nước giao thu phí, lệ phí và thu khác cho các trường đồng thời giao chi từ các nguồn này cho các đơn vị. Các khoản chi từ nguồn thu sự nghiệp của nhà trường bao gồm chi lệ phí tuyển sinh, chi sự nghiệp như chi tiền lương tăng thêm cho CBVC, chi tiếp khách… Hiện nay các trường cao đẳng công lập trên địa bàn tỉnh được phép giữ lại 100% nguồn thu sự nghiệp để trang trải hoạt động thường xuyên của đơn vị. (Phụ lục số 2.5)
c. Nội dung hoạt động thu chi sản xuất kinh doanh.
Theo khảo sát thực tế cho thấy các trường có các khoản thu từ hoạt động liên kết đào tạo với các đơn vị, các khoản thu tiền thuê nhà, thuê hội trường giảng đường. Bên cạnh đó, tại trường CĐN Thương mại và Công nghiệp đại diện cho nhóm trường cao đẳng nghề còn có nguồn thu từ hoạt động sửa chữa các thiết bị điện dân dụng, làm đèn led quảng cáo cho các tổ chức, cá nhân …
Hoạt động sản xuất kinh doanh của các trường được thực hiện theo nguyên tắc lấy thu bù chi có tích lũy. Nên các chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh được đảm bảo từ nguồn thu đó như:
- Chi tiền lương, tiền công, phụ cấp cán bộ công chức, viên chức và người lao động tham gia hoạt động sản xuất, kinh doanh.
- Chi phí nguyên vật liệu, nhiên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Chi trả dịch vụ mua ngoài: tiền điện, nước, tiền thuê bao điện thoại…sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Chi phí khác bằng tiền như: các chi phí khác thuộc quản lý chung ngoài các chi phí kể trên như chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí…
d. Nội dung hoạt động thu chi khác.
Bên cạnh các hoạt động thu chi kinh phí NSNN cấp, thu chi hoạt động sự nghiệp tại đơn vị. Trong quá trình hoạt động các trường có thể có một số khoản thu khác như thu tiền bán thanh lý tài sản, bán sản phẩm thực tập của học sinh, thu lãi tiền gửi…Các khoản thu này sau khi trừ các chi phí phát sinh có liên quan như chi phí trong quá thanh lý tài sản, chi phí lãi vay. Phần chênh lệch thu lớn hơn chi sẽ được dùng để bổ sung nguồn kinh phí, trích lập các quỹ theo quy định (phụ lục số 2.5)
2.2.1.2. Cơ chế quản lý hoạt động thu chi tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn tỉnh Hải Dương.
Các trường cao đẳng công lập trên địa bàn tỉnh Hải Dương là những đơn vị sự nghiệp có thu, tự đảm bảo một phần kinh phí hoạt động. Theo khảo sát tại hai nhóm trường cao đẳng và cao đẳng nghề, mức tự chủ chi thường xuyên tại các trường cao đẳng đạt từ 40% đến 50% trong khi đó mức tự đảm bảo chi thường xuyên tại các trường cao đẳng nghề chỉ đạt từ 30% đến 40% do số lượng học sinh sinh viên giảm sút trong những năm gần đây dẫn đến nguồn thu sự nghiệp từ học phí, lệ phí của các trường cao đẳng nghề tương đối thấp.
Với cơ chế tự chủ tài chính các trường chủ động hơn trong hoạt động thu chi tại đơn vị mình cụ thể như sau :
- Đối với các khoản thu, mức thu :
+ Các trường thực hiện thu phí, lệ phí đảm bảo đúng, đầy đủ theo mức thu và đối tượng thu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.
Mức thu học phí được các trường thực hiện theo NĐ86/2015/NĐ-CP, nhà nước quy định mức trần học phí theo từng bậc học, từng nhóm ngành đào tạo. Các trường tự xây dựng mức học phí trong khung học phí do nhà nước quy định.
+ Các nguồn thu hỗ trợ đào tạo: thu lệ phí tuyển sinh, thu tiền thi tốt nghiệp, thu tiền học lại, thi lại… mức thu của các khoản thu này sẽ do ban giám hiệu trường quyết định trong khung quy định mức thu của nhà nước.
- Đối với những hoạt động dịch vụ như cho thuê ki ốt, hội trường, giảng đường… hợp đồng với các tổ chức, cá nhân, hoạt động liên kết đào tạo các trường
tự quyết định các khoản thu, mức thu cụ thể theo nguyên tắc bảo đảm đủ bù đắp chi chí và có tích lũy.
- Các khoản thu khác như thu tiền từ bán thanh lý tài sản, bản sản phẩm thực tập của học sinh, sinh viên… mức thu của các khoản này do các trường tự quyết định căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm bán.
Nhà nước giao thu phí, lệ phí và thu khác cho trường đồng thời giao chi từ các nguồn này cho các đơn vị. Hiện nay các trường cao đẳng công lập trên địa bàn tỉnh được phép giữ lại 100% nguồn thu sự nghiệp để trang trải hoạt động thường xuyên của đơn vị.(Phụ lục số 2.5)
- Đối với các khoản chi, mức chi
Căn cứ vào nhiệm vụ được giao và khả năng tài chính của mình các trường được chủ động sử dụng các nguồn thu theo quy định.
Cơ cấu các khoản chi có xu hướng như sau: Phân phối nguồn thu để chi cho con người (thanh toán cá nhân) luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số nội dung chi.
Các khoản chi vào việc đầu tư xây dựng, mua sắm tài sản, trang thiết bị phục vụ giảng dạy, học tập… chiếm tỷ trọng thấp điều đó làm ảnh hưởng không ít đến chất lượng hoạt động đào tạo. Tuy vậy, còn có trường sử dụng lao động chưa hợp lý, số lao động hành chính phục vụ còn quá nhiều.
+ Đối với các khoản chi thường xuyên căn cứ vào nhiệm vụ được giao và khả năng tài chính của đơn vị, các trường được quyết định mức chi hoạt động chuyên môn, chi quản lý cao hoặc thấp hơn mức chi theo quy định. Các khoản chi về văn phòng phẩm: trong quy chế chi tiêu nội bộ có quy định rõ mức chi văn phòng phẩm gồm giấy, bút, phấn cho giáo viên tại các khoa, tổ bộ môn để chủ động trong việc sử dụng. Mực in, mực photocopy thì thanh toán theo thực tế sử dụng của khoa, phòng.
+ Đối với các khoản chi liên quan đến tiền công, tiền lương, phụ cấp chức vụ, phục cấp nghề, phụ cấp thâm niên nhà giáo và các khoản các tính chất lương nhà trường sẽ căn cứ vào hệ số lương và mức lương cơ bản để định. Trong trường hợp nhà nước tăng lương tối thiểu hay điều chỉnh các quy định về tiền lương thì các trường sẽ tự đảm bảo từ nguồn thu sự nghiệp. Nếu nguồn thu không đảm bảo đủ tiền lương tăng thêm theo chế độ, nhà nước sẽ xem xét cấp bổ sung để đảm bảo mức lương tối thiểu chung theo quy định.
+ Về khoản công tác phí trong nước gồm: thanh toán tiền tàu xe, phụ cấp lưu trú công tác, tiền thuê chỗ ở. Căn cứ để thanh toán các khoản này là công văn, giấy triệu tập, giấy đi đường, các hoá đơn, chứng từ có liên quan. Chi phí đi lại được các trường thực hiện theo Thông tư số 97/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính, còn phụ cấp lưu trú công tác, tiền thuê chỗ ở do Hiệu trưởng quy định ở các mức khác nhau tùy vào khả năng tài chính của từng trường.
+ Về khoản chi phí nghiệp vụ thường xuyên, gồm: chi cho biên soạn giáo trình, chi cho giáo viên dạy vượt định mức giờ giảng, chi cho công tác tuyển sinh, chi phục vụ thi tốt nghiệp, chi mua vật tư cho thực hành, chi sáng kiến kinh nghiệm…tùy vào khả năng tài chính của từng trường mà Hiệu trưởng các trường đã xây dựng mức chi thấp hơn, bằng hoặc cao hơn định mức do Nhà nước quy định.
Đối với các trường cao đẳng nghề thực hành chiếm đến 70% tổng số giờ giảng do đó chi phí phí mua vật tư để học sinh thực hành và thi tốt nghiệp chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số chi phí phục vụ công tác chuyên môn nhất. Phòng Tài chính kế toán đã giám sát chặt chẽ khâu mua sắm, nhập vật tư còn việc sử dụng vật tư lại chưa được quản lý chặt chẽ nên hiệu quả thực hành nghề nghiệp chưa cao. Hơn nữa, các trường mới xây dựng định mức kinh phí mà chưa xây dựng định mức tiêu hao vật tư nên quá trình quản lý việc sử dụng vật tư còn nhiều kẽ hở.
Để nâng cao chất lượng đào tạo các trường hàng năm đều phát động phong trào nghiên cứu khoa học như viết giáo trình, sáng kiến kinh nghiệm…căn cứ vào khối lượng và chất lượng công trình để có mức hỗ trợ tương ứng. Tuy nhiên thực tế ở các trường cao đẳng công lập trên địa bàn tỉnh Hải Dương phong trào nghiên cứu khoa học chưa được phát động thường xuyên, chất lượng chưa cao, nhiều môn học chưa có giáo trình cấp trường nên chi hỗ trợ ít.
+ Đối với chi phí sử dụng điện thoại di động: các trường đều quy định cụ thể đối tượng được tiêu chuẩn hỗ trợ chi phí sử dụng điện thoại tùy thuộc khả năng kinh phí và theo quy định tại Quyết định số 78/2001/QĐ-TTg ngày 16/5/2001, Quyết định số 179/QĐ-TTg ngày 16/12/2002 của Thủ tướng Chính phủ.
+ Các chi phí dịch vụ mua ngoài như chi tiền điện, tiền nước, vệ sinh môi trường, thông tin liên lạc… mức chi trả theo hóa đơn thực tế phát sinh. Các trường đều đưa ra nhiều biện pháp để tiết kiệm các khoản chi này.
+ Chi phí mua sắm TSCĐ, sửa chữa lớn TSCĐ bằng nguồn ngân sách cấp hoặc nguồn học phí, quỹ đầu tư phát triển của trường.
Các trường thực hiện đúng quy định thông tư 68/2012/TT-BTC ngày 26/4/2012 của Bộ Tài Chính và Nghị định số 63/NĐ-CP ngày 26/6/2014.
+ Đối với việc sử dụng kết quả hoạt động tài chính trong năm: sau khi trích lập các quỹ theo quy định phần còn lại dùng để chi trả thu nhập tăng thêm cho cán bộ, viên chức nhà trường. Hiệu trưởng sẽ quyết định mức chi đối với từng đối tượng viên chức căn cứ vào nguồn thu của nhà trường, kết quả bình xét thi đua hàng tháng và hệ số tăng thêm của từng loại viên chức.
+ Với các nội dung chi cần thiết phục vụ nhu cầu hoạt động của nhà trường nhưng chưa được Nhà nước ban hành chế độ định mức thì Hiệu trưởng các trường tự xây dựng định mức chi cụ thể cho từng nhiệm vụ, nội dung công việc trong phạm vi nguồn tài chính của trường mình.
Nhìn chung sau khi được giao quyền tự chủ tài chính, các trường cao đẳng công lập trên địa bàn tỉnh Hải Dương đều cố gắng khai thác các nguồn thu và cụ thể hoá tất cả các nội dung chi cho phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị.
Đối với chi không thường xuyên: là những khoản chi không thuộc nguồn tự chủ của đơn vị nên phải thực hiện căn cứ vào các khoản mục theo quy định của nhà nước.
Các khoản chi của trường được ghi chép đầy đủ kịp thời vào các sổ có liên quan theo quy định tại quyết định 19/2006/QĐ-BTC của bộ tài chính đồng thời phải phản ánh giá trị các khoản chi vào chương, loại, khoản, mục, tiểu mục theo đúng quy định của mục lục ngân sách và quy chế chi tiêu nội bộ tại đơn vị.
- Công tác xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ của các trường.
Để tạo quyền chủ động trong việc quản lý và chi tiêu tài chính cho các trường và cho cán bộ, viên chức trong đơn vị thực hiện đúng nội dung chi theo quy định, đồng thời có căn cứ quản lý và tính toán các khoản chi tiêu trong đơn vị, thực hiện sự kiểm soát của kho bạc nhà nước, cơ quan quản lý cấp trên, cơ quan tài chính và các cơ quan thanh tra, kiểm toán theo quy định, sử dụng tài sản đúng mục đích có hiệu quả, thực hành tiết kiệm chống lãng phí, đảm bảo công bằng trong đơn vị, khuyến khích tăng thu tiết kiệm chi. Thực hiện luật ngân sách nhà nước, căn cứ vào