CHƯƠNG 3 CÁC KẾT LUẬN NGHIÊN CỨU VÀ GIẢI PHÁP
3.3. Các giải pháp hoàn thiện kế toán hoạt động thu chi ở các trường cao đẳng công lập trên địa bàn tỉnh Hải Dương
3.3.1. Hoàn thiện nội dung hoạt động thu chi ở các trường cao đẳng công lập trên địa bàn tỉnh Hải Dương.
Về cơ bản nội dung hoạt động thu chi ở các trường cao đẳng công lập trên địa bàn tỉnh Hải Dương rõ ràng, đúng quy định. Tuy nhiên trong giai đoạn hiện nay nguồn thu từ NSNN cho các trường có xu hướng giảm, cách phân bổ ngân sách theo hướng gắn với nhiệm vụ giáo dục đào tạo, số lượng học sinh. Đặc biệt khi tất cả các trường đều phải thực hiện theo nghị định số 16 tự chủ tài chính của các trường ở mức cao hơn. Trong khi đó công tác tuyển sinh dài hạn ở các trường đặc biệt là các trường cao đẳng nghề gặp rất nhiều khó khăn. Điều đó ảnh hưởng đến công tác kế toán hoạt động thu chi của trường. Để có thông tin trung thực, khách quan về hoạt động thu, chi nhằm cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời cho các nhà quản lý ra quyết định đúng đắn. Các trường cần xác định đúng đắn nội dung hoạt động thu – chi và phân loại chi tiết các khoản thu – chi.
- Ở các trường cao đẳng công lập trên địa bàn tỉnh Hải Dương, thu hoạt động sự nghiệp bao gồm các khoản thu sau:
+ Thu học phí từ hoạt động đào tạo chính quy, liên thông...
+ Thu lệ phí tuyển sinh và các khoản thu lệ phí khác (lệ phí thi tuyển công chức,...).
+ Thu theo đơn đặt hàng của nhà nước (nếu có).
+ Thu tiền ở Ký túc xá của sinh viên.
- Các nguồn thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ ở các trường phải được phân thành nhóm các hoạt động rõ ràng như sau:
+ Hoạt động liên kết đào tạo trong và ngoài nước.
+ Hoạt động dịch vụ phục vụ: trông xe, in bảng điểm, thuê sách thư viện, thuê căn tin, mặt bằng kinh doanh…
+ Hoạt động sản xuất: làm đèn led quảng cáo, sửa chữa thiết bị điện dân dụng...
+ Hoạt động tài chính: lãi tiền gửi ngân hàng, đầu tư tài chính ngắn hạn,…
Các khoản thu kể trên được xếp vào thu hoạt động sản xuất kinh doanh vì trong quá trình hoạt động để có được nguồn thu, các trường phải nộp thuế cho nhà nước. Chẳng hạn đối với dịch vụ cho thuê ki-ốt bán hàng, cho thuê mặt bằng để kinh doanh thì hàng năm các trường đại học phải đóng thuế môn bài; bán hàng hóa phải chịu thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp....
3.3.2. Hoàn thiện kế toán hoạt động thu chi ở các trường cao đẳng công lập trên địa bàn tỉnh Hải Dương
3.3.2.1. Hoàn thiện chứng từ kế toán các hoạt động thu chi.
Tổ chức thực hiện, lựa chọn chứng từ kế toán, luân chuyển và xử lý chứng từ là khâu quan trọng quyết định đến chất lượng của thông tin kế toán. Để hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn tỉnh Hải Dương các trường cần tập chung vào các giải pháp sau:
Thứ nhất, cần thực hiện tốt việc ghi chép ban đầu để có thể thu thập, cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác các khoản thu chi phát sinh trong các trường. Tuy nhiên tại một số đơn vị thực hiện yêu cầu này chưa tốt.
Chẳng hạn đối với các trường cao đẳng nghề số lượng vật tư để phục vụ cho học sinh thực hành cơ bản và thi tốt nghiệp tương đối nhiều và phát sinh liên tục.
Việc theo dõi tình hình mua, nhập, xuất và quá trình sử dụng vật tư là một vấn đề phức tạp vì vừa nhiều về lượng lại có nhiều loại, nhiều phẩm cấp, chất lượng, xuất xứ khác nhau. Để tiết kiệm và bảo đảm quá trình sử dụng vật tư có hiệu quả các trường nên xây dựng định mức sử dụng từng loại vật tư cho từng hoạt động. Từ đó bổ sung thêm vào phiếu xuất kho nội dung định mức sử dụng, qua nội dung này thì nhân viên kế toán và người duyệt chứng từ biết được giá trị vật tư cần sử dụng theo
định mức và giá trị vật tư cần xuất dùng để kiểm soát trực tiếp ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đồng thời, có thể phát động phong trào thi đua tiết kiệm vật tư để qua phiếu xuất kho có thể xác định lượng và giá trị tiết kiệm cũng như bộ phận, cá nhân có thành tích.
Mẫu phiếu xuất kho có thể lập như sau :
PHIẾU XUẤT KHO Ngày …. tháng….. năm …..
Số : ……….
- Họ và tên người nhận hàng :………
- Địa chỉ ( Bộ phận )………...
- Lý do xuất kho : ………
- Xuất tại kho ( ngăn lô ) ……….. Địa điểm : ………
TT
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật
tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
Mã số
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn
giá Thành tiền Định
mức
Yêu cầu
Thực xuất
A B C D 1 2 3 4 5
Cộng x x X
- Tổng số tiền ( Viết bằng chữ ): ………..
- Số chứng từ gốc kèm theo : ………
Ngày …. tháng ….. năm ……
Đối với hoạt động thu học phí, lệ phí tuyển sinh, hoạt động liên kết với các tổ chức, cá nhân để mở các lớp liên kết đào tạo và các khoản thu sự nghiệp khác các
Nợ TK ………
Có TK ………
Người lập phiếu
( Ký, họ tên ) Người nhận hàng
( Ký, họ tên ) Kế toán trưởng
( Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập ( Ký, họ tên )
Giám đốc ( Ký, họ tên ) Thủ kho
( Ký, họ tên )
trường phải sử dụng Biên lai thu tiền (mẫu số C38-BB) được ban hành theo quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Tại nhóm trường cao đẳng nghề đại diện là trường CĐN Thương mại và Công nghiệp khi ghi nhận số tiền học lại, thi lại kế toán chỉ căn cứ vào bảng kê do các khoa gửi lên đã lập phiếu thu nên muốn đối chiếu kiểm tra số thực thu rất khó và rất khó tìm kiếm thông tin về số thực thu như danh sách số tiền thi lại, học lại. Chính vì vậy, phòng đào tạo lập kế hoạch chung kèm theo danh sách học lại các lớp gửi phòng kế toán và các khoa, sau khi triển khai thu tiền các khoa phải nộp về phòng kế toán danh sách thu tiền có chữ ký của từng học sinh, sinh viên kèm với bảng kê tổng hợp theo từng môn cụ thể. Phòng kế toán đối chiếu bảng tổng hợp phòng đào tạo gửi sau đó lập phiếu thu. Bảng tổng hợp số tiền học lại có thể lập theo mẫu sau:
Trường : …………
Khoa : ………
BẢNG TỔNG HỢP HỌC LẠI, THI LẠI Lớp :….. Khóa : ……… Năm học : ………….
TT Tên MH/MĐ SL HS
đăng ký học
Số giờ Học lại
Lệ phí/
giờ
Tổng số tiền
Hải dương, ngày…. tháng… năm
Người lập biểu Phòng đào tạo
Cần bổ sung các chứng từ về vật tư, văn phòng phẩm cho các phòng khoa ngoài các khoản chi theo kế hoạch hay khoán chi các phòng khoa cần bổ sung thêm Giấy đề nghị cấp vật tư, hàng hóa. Hiện tại ở các trường khi muốn lấy thêm vật tư, đổ mực in, sửa máy tính, máy in… trưởng khoa chỉ báo phòng TCHC mà không có giấy đề nghị cấp vật tư, hàng hóa hay giấy đề nghị sửa chữa. Nên khi phòng TCHC thanh toán các khoản chi này phòng kế toán không có căn cứ thực tế để đối chiếu cụ thể.
Thứ hai, quá trình luân chuyển, ký nhận chứng từ cần giảm thiểu nhưng vẫn đảm bảo được tính hợp pháp và hợp lệ của chứng từ.
Cụ thể như đối với các chứng từ liên quan đến giấy đề nghị thanh toán giảng dạy của giảng viên ở các lớp ngoài trường (các lớp liên kết, liên thông ngoài trường) đã có chữ ký xác nhận của phòng đào tạo rồi thì khi lập bảng kê thanh toán không cần phòng đào tạo phải ký lại nữa. Như vậy tính hợp pháp của chứng từ vẫn được đảm bảo mà thời gian luân chuyển chứng từ được tăng tốc nhanh hơn.
Thứ ba, cần có luân chuyển chứng từ sao cho khoa học, phù hợp với đặc thù của từng trường. Quy định cụ thể thời gian lập và nộp chứng từ để đảm bảo ghi nhận thông tin kế toán kịp thời.
3.3.2.2. Hoàn thiện vận dụng tài khoản kế toán.
Hầu hết các trường đều vận dụng hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với điều kiện cụ thể của đơn vị trong việc phản ánh các nghiệp vụ thu chi.
Một số trường phải bổ sung thêm tài khoản để phản ánh thông tin một cách đầy đủ chính xác hơn. Chẳng hạn nên dùng thêm tài khoản ngoài bảng TK 005 để theo dõi công cụ dụng cụ đang dùng. Khi xuất công cụ dụng cụ để sử dụng lâu dài cho các đơn vị kế toán theo dõi ở bên Nợ TK 005, khi các bộ phận báo hỏng, mất do các nguyên nhân kế toán ghi bên Có TK 005. Định kỳ kế toán xác định giá trị dụng cụ còn sử dụng tại đơn vị. Khi dụng cụ bị hỏng, mất bộ phận được giao quản lý, sử dụng phải làm giấy báo hỏng hoặc báo mất tài sản có đại diện của bộ phận và cá nhân người được giao quản lý, sử dụng ký xác nhận để làm căn cứ xác định trách nhiệm vật chất.
Với cơ chế tự chủ tài chính các trường tận dụng tối đa nguồn lực sẵn có của đơn vị để thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ. Tuy nhiên các chi phí trường bỏ ra cho hoạt động dịch vụ được tập hợp tất cả trên TK 631 mà không chi tiết theo từng khoản mục hay nội dung chi phí riêng điều đó rất khó cho công tác quản trị chi phí. Theo cá nhân tác giả cần phải chi tiết các khoản chi phí này bằng cách các trường nên mở thêm tài khoản cấp 2.
Tại nhóm trường cao đẳng nghề đại diện là trường cao đẳng nghề Thương mại và Công nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh có hai nhóm riêng biệt là hoạt động sản xuất và hoạt động dịch vụ liên kết đào tạo, bồi dưỡng ngắn hạn và thu dịch vụ khác. Chính vì vậy, kế toán cần theo dõi chi tiết hai hoạt động này trên các tài khoản cấp 2 tương ứng. cụ thể như sau:
- TK 531 chi tiết thu của từng loại hình đào tạo như:
+ TK 5311: Thu của hoạt động sản xuất kinh doanh.
+ TK 5312: Thu của dịch vụ đào tạo liên kết.
+ TK5318: bồi dưỡng ngắn hạn và thu dịch vụ khác.
Khi hạch toán vào tài khoản này cần tuân thủ một số quy định sau:
Các khoản hạch toán vào tài khoản này được coi là thực hiện trong kỳ, kể cả chưa thu được tiền theo cơ sở dồn tích.
Đối với hoạt động cho thuê cơ sở hạ tầng, bán hàng hóa doanh thu được ghi nhận khi hoàn tất việc bàn giao cho khách hàng.
- TK 631 mở thêm tài khoản cấp 2, cấp 3 chi tiết tương ứng với từng loại ví dụ như:
TK Cấp 1
TK cấp 2 TK cấp 3
Mã
số Nội dung Mã
số Nội dung
TK 631
1 Hoạt động sản xuất kinh doanh
1
Chi phí trực tiếp - Chi phí nguyên vật liệu
- Chi phí nhân công - Chi phí quản lý phân xưởng
sản xuất 2 Chi phí bán hàng 3 Chi quản lý chung 2 Dịch vụ đào tạo liên kết
1 Chi trực tiếp 2 Chi hoa hồng giới thiệu
3 Chi quản lý
8 Bồi dưỡng ngắn hạn, dịch vụ khác
1 Chi phí trực tiếp 2 Chi hoa hồng giới thiệu
3 Chi quản lý
3.3.2.3. Hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán.
Hệ thống sổ sách tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn tỉnh Hải Dương chủ yếu là các sổ theo dõi khoản thu, chi dùng để lập báo cáo tài chính. Các sổ báo cáo chi tiết ít sử dụng điều đó gây khó khăn cho công tác quản trị tài chính của nhà trường. Để khắc phục hạn chế đó theo cá nhân tác giả các trường nên sử dụng các sổ báo cáo chi tiết. Tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động của trường mình kế toán xây dựng mẫu sổ cho phù hợp. Ví dụ như mẫu sổ sau :
SỔ CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH
Tài khoản :……
Tên phân xưởng :…………
Tên sản phẩm , dịch vụ :…………
NT GS
Chứng từ
Diễn giải
Ghi nợ TK 631 Ghi có
TK
SH NT Tổng 631
số
Chi tiết
6311 6312 6318
Ngày … tháng ….. năm
Người ghi sổ Kế toán trưởng
( Ký, họ tên ) ( Ký , họ tên )
- Mở sổ chi tiết theo dõi từng đối tượng tạm ứng công nợ nhà trường.
3.3.2.4. Hoàn thiện hệ thống báo cáo kết quả hoạt động thu – chi.
Như đã trình bày ở trên tổ chức hệ thống báo cáo tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn tỉnh Hải Dương hiện tại đáp ứng được yêu cầu chung về công tác lập báo cáo tài chính theo mẫu quy định chung của nhà nước.
Do các trường chưa nhận thức hết được tầm quan trọng của phân tích báo cáo tài chính nên việc phân tích mới dừng lại ở mức độ đơn giản. Nội dung phân tích chủ yếu chỉ tập trung vào phân tích tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí, phân tích kết quả của các hoạt động có thu. Phương pháp phân tích mới chỉ dừng lại ở phương pháp so sánh. Với cơ chế tự chủ như hiện nay, các trường cao đẳng công lập trên địa bàn Hải Dương đã và đang ngày càng đa dạng hoá các loại hình đào tạo, đa dạng hoá các nguồn thu nên việc quản lý và hạch toán các nguồn kinh phí này không còn đơn giản như hiện nay và cần phải xem như một nguồn vốn có tính đến hiệu quả sử dụng. Do đó nội dung phân tích cần phải được mở rộng, bao gồm: phân tích quá trình và kết quả thực hiện kế hoạch thu, chi sử dụng vốn, kể cả vốn trong và ngoài ngân sách được phản ánh trên báo cáo tài chính, tài liệu hạch toán kế toán và các tài liệu liên quan khác.
Việc phân tích tài chính sẽ giúp Ban giám hiệu nhà trường kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện các dự toán thu, chi; tình hình sử dụng vật tư, tiền vốn; tình hình chấp hành các chế độ chính sách quản lý kinh tế, tài chính, các tiêu chuẩn, định mức chi tiêu. Từ đó đưa ra các biện pháp cải tiến, vận dụng kinh nghiệm tổ chức quản lý tài chính, khai thác mọi tiềm năng tăng thu, tiết kiệm chi, sử dụng các nguồn lực với hiệu quả kinh tế cao.
Các hoạt động thu chi hoạt động sản xuất kinh doanh có thể lập theo mẫu sau:
BÁO CÁO HOẠT ĐỘNG THU CHI HOẠT ĐỘNG SXKD
TT Chỉ tiêu Mã số
Hoạt động
Ghi chú
SXKD DV
Đào tạo
Bồi dưỡng NH và DV
khác 1 Phần thu
2
Phần chi Chi phí trực tiếp
Chi phí bán hàng, hoa hồng Chi phí quản lý
Cộng chi
3 Chênh lệch thu chi
Ngày … tháng ….năm….
Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Bên cạnh đó cần lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính theo quy định.
3.3.3. Điều kiện thực hiện các giải pháp hoàn thiện kế toán hoạt động thu chi ở các trường cao đẳng công lập trên địa bàn tỉnh Hải Dương.
Xuất phát từ thực trạng kế toán hoạt động thu chi tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn tỉnh Hải Dương tác giả đề ra một số giải pháp cơ bản như trên. Tuy nhiên để những giải pháp đó có tính khả thi cần phải có các điều kiện nhất định sau:
* Đối với cơ quan quản lý Nhà nước.
- Hoàn thiện hệ thống các văn bản pháp lý về hoạt động thu chi phù hợp với điều kiện thực tiễn tạo sự thống nhất, đồng bộ văn bản giữa các bộ, ngành có liên quan. Tuy được giao quyền tự chủ nhưng các trường không được phép thu mức học
phí vượt so với trần quy định của nhà nước điều đó gây khó khăn cho nhà trường vì muốn tăng chất lượng giảng dạy, điều kiện cơ sở vật chất… thì buộc các trường phải tăng mức học phí nhưng muốn tăng thì không được vượt quá khung quy định, điều đó làm giảm tính linh hoạt và nhu cầu không ngừng thay đổi của thực tế khách quan.
- Bổ sung, sửa đổi các quy định về cơ sở thực hiện kiểm soát chi. Các văn bản hướng dẫn xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ cần rõ ràng, chi tiết phù hợp với từng đơn vị cụ thể và trong từng hoàn cảnh cụ thể.
- Xây dựng và ban hành các chuẩn mực kế toán hành chính sự nghiệp có tính đến yếu tố đặc thù của từng ngành, từng lĩnh vực.
- Tiếp tục cải tiến, hoàn thiện hệ thống chế độ kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp.
* Về phía các trường cao đẳng công lập trên địa bàn tỉnh Hải Dương.
Để quản lý tốt hoạt động thu chi tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn tỉnh Hải Dương thì việc xác định đúng, đủ nội dung thu chi mới chỉ là công việc đầu tiên. Làm sao để sử dụng các nguồn thu này một cách hiệu quả các trường phải có những quy định quản lý hoạt động thu – chi phù hợp với điều kiện thực tế của trường đồng thời đảm bảo đúng chế độ của nhà nước.
- Xây dựng dự toán thu chi phù hợp với điều kiện thực tế.
Phương pháp xây dựng dự toán của các trường cao đẳng công lập trên địa bàn tỉnh Hải Dương hiện nay vẫn dựa trên cơ sở quá khứ. Do đó dự toán thu chi chưa sát với điều kiện thực tế. Dự toán thu chi ngoài việc tuân theo biểu mẫu quy định hiện hành các trường nên nghiên cứu áp dụng phương pháp lập dự toán cấp không cho một số hoạt động tự chủ của đơn vị có như vậy mới đáp ứng yêu cầu đổi mới của cơ chế tự chủ tài chính.
- Xây dựng, chỉnh sửa quy chế chi tiêu nội bộ hàng năm sao cho minh bạch các khoản thu, quy định chi tiết, cụ thể các khoản chi, mức chi phù hợp với tình hình tài chính của nhà trường.
Để chủ động sử dụng kinh phí hoạt động thường xuyên được giao đúng mục đích, tiết kiệm và có hiệu quả. Các trường đều phải xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ làm căn cứ để cán bộ, viên chức thực hiện và Kho bạc nhà nước thực hiện kiểm