CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH
2.1. Tổng quan về Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Và Phân Phối Thống Nhất và ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến kế toán bán hàng của đơn vị
2.1.1. Tổng quan về Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Và Phân Phối Thống Nhất
2.1.1.1. Khái quát về Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Và Phân Phối Thống Nhất
- Tên công ty : Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu và Phân Phối Thống Nhất
- Địa chỉ: Tổ dân phố Phùng Khoang, Phường Trung Văn, Quận Nam Từ Liêm, TP Hà Nội, Việt Nam.
- Mã số thuế: 0104894249
- Giám đốc: Lê Hạnh Hoa
- Vốn điều lệ: 2.000.000.000 đồng (Hai tỷ đồng chẵn)
- Quy mô lao động: 50 người.
Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu và Phân Phối Thống Nhất được Sở kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp phép thành lập ngày 08/09/2010. Với nhiều năm hoạt động trong ngành, công ty đã không ngừng lớn mạnh, đứng vững trên thị trường và có uy tín nhất định. Từ năm 2010 đến năm 2014, với sự nỗ lực không ngừng của Ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ nhân viên, công ty đã nhanh chóng phát triển và hình thành mạng lưới phân phối trên toàn miền Bắc. Công ty chuyên phân phối các sản phẩm máy lọc nước, cây nóng lạnh, quạt phun sương tạo ẩm, nồi nấu đa năng,
….từ các nhà cung cấp trung gian, trở thành cầu nối chính trong việc cung cấp các mặt hàng trên thị trường.
2.1.1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Và Phân Phối Thống Nhất
Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh
Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty có các đặc điểm chính sau:
- Là một công ty chuyên buôn bán và cung cấp các thiết bị gia đình như: máy lọc nước, cây nóng lạnh, quạt phun sương tạo ẩm, nồi nấu đa năng,…
- Hoạt động kinh doanh của công ty chuyên về hoạt động thương mại hay nói cách khác là phụ trách mảng lưu thông trên thị trường.
Giám đốc
Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng Online Phòng hành chính nhân sự
Phó giám đốc
- Phạm vi hoạt động của công ty chủ yếu ở trong nước. Do ngành nghề kinh doanh và dịch vụ đa dạng nên công ty không những hoạt động trên địa bàn Hà Nội mà còn mở rộng ra miền Bắc và các tỉnh lân cận.
- Phương thức bán hàng của công ty: chủ yếu là bán buôn, bán lẻ và làm đại lý phân phối các sản phẩm thiết bị gia đình trên thị trường.
- Đối tác của công ty chủ yếu là các doanh nghiệp, đại lý, cửa hàng, siêu thị, nhà phân phối và khách lẻ.
Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
Tại thời điểm giữa năm 2018, Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Và Phân Phối Thống Nhất có 50 nhân viên. Trong đó, có 1 Giám đốc, 1 Phó giám đốc, 5 nhân viên online, 6 nhân viên kế toán, 7 nhân viên kinh doanh, 3 nhân viên hành chính nhân sự và 27 nhân viên kho.
(Nguồn: Phòng Hành Chính Nhân Sự) Sơ đồ 2.1: Bộ máy tổ chức của Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Và Phân Phối
Thống Nhất
Nhìn chung, công ty quản lý theo mô hình cấu trúc chức năng, thành phần tổ chức công ty hợp lý và hiệu quả với cơ cấu tổ chức từ trên xuống dưới, vận hành công việc thuận lợi. Đây là mô hình quản lý phổ biến của các doanh nghiệp thương mại dịch vụ của Việt Nam.
Kế toán trưởng
Kế toán công nợ Kế toán bán hàng Kế toán thuế Kế toán kho Thủ quỹ
2.1.1.3. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Và Phân Phối Thống Nhất
Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu và Phân Phối Thống Nhất là một doanh nghiệp có quy mô nhỏ có trụ sở chính tại Hà Nội nên công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung để phù hợp với điều kiện kinh doanh của công ty, thống nhất sự quản lý trực tiếp từ trên xuống. Toàn bộ công việc xử lý thông tin trong toàn công ty được thực hiện tập trung ở phòng kế toán, các bộ phận thực hiện thu thập, phân loại và chuyển chứng từ về phòng kế toán xử lý. Phòng kế toán có 6 nhân viên, có nhiệm vụ thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh, cuối kỳ kế toán trưởng tổng hợp số liệu chung toàn công ty và lập báo cáo tài chính.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
(Nguồn: Phòng kế toán) Kế toán trưởng: Là người điều hành phòng kế toán, chịu toàn bộ trách nhiệm trước công ty về hoạt động của phòng; chỉ đạo việc lập BCTC cuối năm cho công ty. Cuối tháng lập bảng kê tổng hợp theo dõi tình hình thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên, các khoản trừ vào lương.
Kế toán công nợ: Nhận đề nghị xác nhận công nợ đối với khách hàng, nhà cung cấp, xác nhận hóa đơn bán hàng, chứng từ thanh toán; kiểm tra, theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng, cho nhà cung cấp;…
Kế toán bán hàng: Ghi chép phản ánh kịp thời các thông tin giao nhận hàng hóa hàng ngày, xác định giá mua thực tế của lượng hàng đã tiêu thụ đồng thời phân bổ chi phí; cung cấp thông tin cần thiết về tình hình bán hàng.
Kế toán thuế: Trực tiếp làm việc với cơ quan thuế khi có phát sinh; kiểm tra đối chiếu hóa đơn GTGT, hàng tháng lập báo cáo tổng hợp thuế GTGT đầu vào và đầu ra, theo dõi tình hình nộp ngân sách, tồn đọng ngân sách, hoàn thuế của công ty;…
Kế toán kho là người quản lý và theo dõi tình hình xuất - nhập - tồn hàng hóa của công ty, quản lý tài sản; lập báo cáo trong ngày về tình hình xuất - nhập - tồn hàng hóa trong kho, đối soát số liệu thực tế với chứng từ, lưu trữ, bảo quản sổ sách có liên quan.khi nhận chứng từ đầy đủ và phù hợp thì nhập kho - xuất kho đồng thời ghi nhận vào thẻ kho các nghiệp vụ nhập xuất hàng hóa.
Thủ quỹ: Là bộ phận quản lý quỹ tiền mặt của công ty, thực hiện việc thanh toán thu chi hàng ngày theo quy trình thanh toán. Có trách nhiệm mở sổ chi tiết cho từng loại tiền, đồng thời ghi chép chi tiết từng khoản thu chi phát sinh trong ngày, lập báo cáo tình hình luồng tiền biến động, lưu trữ, bảo quản sổ sách tài liệu có liên quan,…
Chính sách kế toán
Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu và Phân Phối Thống Nhất áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư 133/2016/ TT – BTC ngày 26/08/2016 bắt đầu từ ngày 01/01/2017.
- Năm tài chính của công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 năm dương lịch.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: đồng việt nam (VNĐ).
- Hình thức kế toán áp dụng tại công ty là hình thức Nhật ký chung và được hỗ trợ bởi phần mềm kế toán VACOM.
- Phương pháp tính thuế GTGT: Doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
+ Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ.
+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho.
- Ghi nhận và khấu hao tài sản cố định:
+ Nguyên tắc xác định nguyên giá TSCĐ hữu hình, vô hình: TSCĐ được ghi nhận ban đầu theo nguyên giá, trong quá trình sử dụng TSCĐ được ghi nhận theo 3 chỉ tiêu: Nguyên giá, hao mòn lũy kế và giá trị còn lại. Nguyên giá của TSCĐ được xác định là toàn bộ chi phí mà đơn vị đã bỏ ra để có được tài sản đó tính đến thời điểm đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng.
+ Phương pháp khấu hao TSCĐ hữu hình: Khấu hao TSCĐ hữu hình được thực hiện theo phương pháp đường thẳng, căn cứ theo thời gian sử dụng hữu ích ước tính và nguyên giá tài sản.
2.1.2. Ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Và Phân Phối Thống Nhất
2.1.2.1. Môi trường bên ngoài doanh nghiệp
Bất kỳ một doanh nghiệp nào hoạt động trong một môi trường nhất định cũng đều chịu sự tác động của các nhân tố thuộc môi trường đó. Môi trường kế toán cũng vậy, nó bị chi phối bởi cả các yếu nội tại và các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp. Các nhân tố bên ngoài tác động tới các doanh nghiệp là như nhau, và doanh nghiệp khó thể thay đổi nó.
Chính sách, chuẩn mực kế toán quy định của Nhà nước
Bất kỳ một doanh nghiệp nào, cho dù có áp dụng các chế độ, chính sách, hình thức kế toán nào đi chăng nữa thì vẫn phải thực hiện nằm trong khuôn khổ các quy định của nhà nước. Công ty Thống Nhất cũng không phải là trường hợp ngoại lệ.
Kế toán bán hàng tại doanh nghiệp cũng phải chịu sự chi phối của các chính sách luật của nhà nước (Luật thuế GTGT, Luật kế toán 2003) hệ thống các quy định, nghị quyết, thông tư (TT 39/2014/TT-BTC, TT 26/2015/TT-BTC...) các chuẩn mực về kế toán bán hàng: VAS 01, VAS 02, VAS 14, Chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành (ban hành theo TT 133/2016/TT-BTC) ảnh hưởng tới việc ghi nhận doanh thu bán hàng của doanh nghiệp. Với những chính sách pháp luật quy định rõ ràng, hướng dẫn cách hạch toán chi tiết các nghiệp vụ phát sinh đã tạo điều kiện thuận lợi cho
công tác kế toán bán hàng. Tuy nhiên, với những quy định đôi khi còn mang tính hình thức cứng nhắc, kém sự linh hoạt trong quá trình thực thi, rườm rà về các thủ tục đã làm cho công tác hạch toán kế toán tại công ty còn khó khăn.
Mặt khác, sự thống nhất giữa chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán cũng là một nhân tố ảnh hưởng đến kế toán bán hàng. Nếu giữa chế độ và chuẩn mực không có sự thống nhất sẽ làm cho người làm kế toán lúng túng trong quá trình xử lý, phạm sai lầm trong hạch toán nghiệp vụ, ảnh hưởng tới kết quả, thông tin do kế toán cung cấp không chính xác, không phản ánh đúng tình hình tài chính, hoạt động kinh doanh của DN.
Chính sách lãi suất và tín dụng ngân hàng
Chính sách lãi suất có ảnh hưởng nhiều đến hoạt động mua bán hàng hóa của doanh nghiệp. Nguyên tắc trong kinh doanh thương mại là chiếm dụng vốn kinh doanh vì vậy các doanh nghiệp luôn muốn thanh toán chậm tiền hàng, và vay vốn với chính sách ưu đãi. Chính vì vậy khi lãi suất cao và chính sách tín dụng ngân hàng khó khăn thì các doanh nghiệp sẽ bị thu hẹp nguồn vốn kinh doanh của mình.
Khi đó việc thanh toán tiền hàng hóa của các doanh nghiệp đó sẽ gặp nhiều khó khăn và chậm trễ. Dẫn đến việc thu hồi vốn kinh doanh, và thu hồi công nợ bán hàng sẽ gặp nhiều khó khăn và không đáp ứng được chỉ tiêu kế hoạch đề ra.
Thị trường tiêu thụ sản phẩm
Hiện nay trên trị trường, có rất nhiều mặt hàng đa dạng phong phú về chủng loại cũng như chất lượng, các đối thủ cạnh tranh không ngừng tung ra những phương thức bán hàng, thanh toán để thu hút khách hàng. Do vậy mà công ty phải có chiến lược cạnh tranh sản phẩm của mình, khi số lượng hàng hóa cung ứng trên thị trường vượt cầu thì công ty cần có chính sách bán hàng, marketing hợp lý. Trên thực tế, trải qua thời gian đầu mới thành lập còn gặp nhiều khó khăn, Công ty Thống Nhất đã đạt sự tăng trưởng khá trong giai đoạn từ 2015 – 2017, thị trường tiêu thụ mở rộng khắp cả nước với 20 đại lý lớn nhỏ. Nhận thức được điều đó, công ty đã tổ chức lại bộ máy kế toán với việc tuyển thêm một kế toán bán hàng riêng.
Tuy vậy, với khối lượng hàng hóa bán ra tăng nhanh như hiện nay làm cho công
việc của kế toán bán hàng cũng trở nên bận rộn, dễ có thể bị nhầm lẫn hơn nhất là vào thời điểm kê khai, quyết toán thuế.
Trình độ phát triển của khoa học công nghệ
Cuộc cách mạng khoa học công nghệ trong những năm qua đã ảnh hưởng tích cực tới việc bán hàng và kế toán tại Công ty Thống Nhất. Nhờ sự phát triển của khoa học công nghệ các phương thức bán hàng của Công ty cũng trở nên đa dạng hơn: bán hàng qua điện thoại, bán hàng Online, đặt hàng qua Website... các phương thức thanh toán cũng thuận tiện hơn giúp cho doanh nghiệp mở rộng thị trường tăng doanh số bán. Nhờ sự phát triển của khoa học công nghệ các phần mềm kế toán ra đời ngày càng nhiều giúp các công ty có nhiều cơ hội lựa chọn phần mềm kế toán tối ưu cho doanh nghiệp mình. Vì vậy mà công tác kế toán bán hàng tại Công ty Thống Nhất cũng được giảm thiểu đáng kể, rút ngắn thời gian và nâng cao tiện ích bằng việc sử dụng phần mềm VACOM.
2.1.2.2. Môi trường bên trong doanh nghiệp
Đây là nhóm nhân tố tồn tại bên trong mỗi doanh nghiệp, nó ảnh hưởng trực tiếp đến công tác kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng tại công ty.
Những nhân tố này mang tính chủ quan của doanh nghiệp và có thể thay đổi trong khuôn khổ pháp luật cho phép để phù hợp, hiệu quả hơn.
Bộ máy kế toán: Mô hình tổ chức kế toán theo hình thức tập trung phù hợp với loại hình cũng như quy mô của công ty. Cơ cấu bộ máy kế toán được sắp xếp một cách hợp lý để công việc của các kế toán không bị chồng chéo.
Nguồn nhân lực: Đội ngũ lao động có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, hơn hết đội ngũ kế toán trong công ty đều còn trẻ, đạt trình độ Đại học 100%, luôn cập nhật những thay đổi trong quy định, chế độ và chính sách kế toán. Tuy nhiên 1 số nhân sự kinh nghiệm còn hạn chế, chưa có sự linh hoạt trong xử lý nghiệp vụ và chứng từ nên không tránh khỏi một số sai sót, dễ gặp phải áp lực khi khối lượng công việc cần xử lý quá nhiều. Trong quá trình hạch toán muốn đơn giản hóa công tác kế toán và giảm nhẹ khối lượng công việc, nhiều trường hợp kế toán chưa thực hiện đúng theo quy định của chế độ và chuẩn mực.
Hình thức kế toán: Công ty lựa chọn hình thức kế toán máy vi tính, sử dụng phầm mềm kế toán VACOM và các mẫu sổ kế toán của hình thức Nhật ký chung phù hợp với quy mô công ty, do đó công việc kế toán được giải quyết nhanh chóng và chính xác.
Chính sách kinh doanh: Trong quá trình bán hàng, công ty hầu như không phát sinh các trường hợp giảm giá hàng bán hay hàng bán bị trả lại, chiết khấu thương mại hay chiết khấu thanh toán nên làm đơn giản hóa công tác kế toán bán hàng. Tuy nhiên chính điều này lại không khuyến khích được khách hàng gia tăng số lượng mua sản phẩm của công ty, về lâu dài sẽ làm giảm doanh thu của doanh nghiệp.