CHƯƠNG 3: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU VÀ PHÂN
3.1. Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu về kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Và Phân Phối Thống Nhất
3.1.1. Những kết quả đã đạt được
Về tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán được tổ chức phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh của công ty, phát huy được vai trò của kế toán, là một công cụ quan trọng đối với nhà quản trị. Mô hình tổ chức tập trung nên mọi công việc đều được tiến hành ở phòng kế toán đảm bảo tập trung, thống nhất và thuận tiện. Các phần hành kế toán được phân công cho từng người, mỗi người đảm nhận một phần hành khác nhau và phối hợp chặt chẽ với nhau. Công ty đã thấy được tầm quan trọng của hoạt động bán hàng nên đã tổ chức một phần hành kế toán bán hàng riêng và có sự phối hợp chặt chẽ với phần hành kế toán khác.
Kế toán bán hàng tại công ty là người trẻ, năng động , nhiệt tình với công việc và có có tinh thần trách nhiệm cao, giúp cho công tác kế toán bán hàng tại Thống Nhất được thực hiện đầy đủ, kịp thời theo đúng quy định của pháp luật. Đồng thời phản ánh đúng đắn tình hình tiêu thụ các mặt hàng tại doanh nghiệp.
Phương pháp hạch toán
Thời điểm ghi nhận doanh thu được công ty thực hiện theo đúng quy định và nguyên tắc ghi nhận doanh thu trong Chuẩn mực kế toán số 14 “Doanh thu và thu nhập khác”. Đồng thời với ghi nhận doanh thu kế toán đã ghi nhận khoản giá vốn cũng như các chi phí tương ứng với doanh thu đó đảm bảo nguyên tắc phù hợp. Giá vốn được xác định theo Chuẩn mực kế toán số 02 “Hàng tồn kho”, giá trị hàng xuất
kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Áp dụng phương pháp này giúp công ty kiểm soát tốt hàng tồn kho cả về giá trị và hiện vật tại mọi thời điểm, tạo thuận lợi cho việc lập, thực hiện kế hoạch mua hàng của công ty và dễ dàng phát hiện ra những sai sót, gian lận do biển thủ tài sản.
Về chứng từ kế toán
Công ty đã xây dựng hệ thống chứng từ và tổ chức luân chuyển chứng từ trong kế toán bán hàng tương đối hoàn chỉnh. Các chứng từ kế toán sử dụng trong công tác kế toán bán hàng tại Công ty Thống Nhất (hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu thu...) đều tuân thủ theo mẫu của Bộ tài chính quy định theo Thông tư 133/2016/TT- BTC. Hệ thống chứng từ được sắp xếp theo đúng trình tự thời gian, các hóa đơn viết sai được xử lý theo đúng các văn bản hướng dẫn. Hóa đơn chứng từ đều được theo dõi, kiểm tra giám sát chặt chẽ nhằm đảm bảo cho công tác kế toán được thực hiện một cách dễ dàng, đồng thời tránh được những sai sót trong quá trình thực hiện.
Hệ thống tài khoản kế toán
Công ty vận dụng hệ thống tài khoản theo đúng chế độ hiện hành: Thông tư 133/2016/TT –BTC ban hành ngày 26/08/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Từ những tài khoản do Bộ tài chính quy định công ty đã mở thêm các tài khoản chi tiết theo từng đối tượng, nội dung kinh tế. Qua đó, giúp cho việc theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các đối tượng hàng hóa, công nợ phải thu với các khách hàng được chính xác.
Về hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Việc ghi nhận doanh thu bán hàng tại công ty được thực hiện nghiêm túc và đúng theo quy định của VAS 14: Ghi nhận doanh thu khi khách hàng nhận được hàng và công ty xuất hóa đơn, khách hàng thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán. Doanh thu hàng bán được ghi nhận theo giá bán chưa bao gồm thuế GTGT ghi trên hóa đơn. Ghi nhận giá vốn theo giá trị bình quân cả kỳ dự trữ theo đúng chính sách kế toán mà Công ty đang áp dụng, phù hợp với quy định hiện hành.
Công ty hạch toán trên tài khoản 131 chi tiết theo từng đối tượng khách hàng cho cả trường hợp trả tiền ngay hay nhận nợ. Việc hạch toán như vậy giúp công ty
theo dõi tình hình thanh toán công nợ của khách hàng, có kế hoạch thu hồi nợ với những khoản nợ sắp tới hạn.
Về sổ sách kế toán
Kế toán sử dụng hình thức kế toán trên máy vi tính, với việc sử dụng phần mềm kế toán VACOM và các mẫu sổ theo hình thức Nhật ký chung phù hợp với Thông tư 133/2016/TT-BTC. Hình thức ghi sổ này đơn giản, gọn nhẹ phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. Cuối kỳ, các sổ kế toán đều được in từ phần mềm kế toán để lưu trữ. Đối với sổ chi tiết “Phải thu khách hàng” công ty cũng theo dõi chi tiết cho từng khách hàng. Điều này tạo điều kiện cho công ty dễ dàng theo dõi, quản lý tình hình nợ phải thu đối với các đối tượng khách hàng này.
Tới kỳ kế toán, kế toán bán hàng lập đầy đủ các báo cáo bắt buộc gửi cho cơ quan thuế: Tờ khai thuế GTGT theo quý, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý và các báo cáo cho Ban giám đốc: Báo cáo tình hình bán hàng từng tháng, quý;
Báo cáo công nợ...
Về quản lý hàng hóa
Việc quản lý hàng hóa và các kho hàng được mã hóa bởi phần mềm kế toán VACOM. Việc mã hóa các đối tượng này cho phép người sử dụng có thể nhận diện, tìm kiếm một cách dễ dàng, nhanh chóng, không nhầm lẫn hơn nữa còn tiết kiệm bộ nhớ và thời gian xử lý. Đây là hình thức mới rất tiến bộ và khoa học mà công ty đã áp dụng hiệu quả. Đồng thời việc kiểm kê hàng hóa tồn kho được công ty tổ chức thường xuyên theo định kỳ. Điều này giúp công ty quản lý tốt hàng hóa và giúp kế toán thực hiện những bút toán kịp thời khi hiện tượng thừa thiếu hàng hóa xảy ra.
3.1.2. Những mặt hạn chế, tồn tại và nguyên nhân
Tuy nhiên, ngoài những mặt kết quả đó, trong tổ chức kế toán của công ty vẫn còn một số điểm hạn chế và tồn tại nhất định cần phải khắc phục để hoàn thiện hơn nữa tổ chức kế toán:
Về chính sách bán hàng
Hiện nay công ty mới chỉ áp dụng phương thức bán buôn và bán lẻ thông qua việc tìm kiếm khách hàng trực tiếp là chủ yếu chứ chưa thực sự chú trọng đến chính sách bán hàng, chiến lược nhằm thúc đẩy quá trình tiêu thụ như đẩy mạnh truyền
thông, giới thiệu sản phẩm. Công tác nghiên cứu thị trường cũng chưa được quan tâm, các chính sách sau bán hàng cũng chưa được áp dụng điển hình như chính sách chiết khấu thanh toán trong công tác bán hàng của doanh nghiệp. Công ty cũng ít khi áp dụng chương trình khuyến mãi, tặng hàng khuyến mãi cho khách hàng.
Về hệ thống tài khoản kế toán
Hiện nay, tài khoản doanh thu của công ty mới chỉ mở chi tiết tới cấp 2 là TK 5111 “Doanh thu bán hàng” dùng để phản ánh khoản doanh thu của hàng hóa bán ra trong kỳ và TK 5113: “Doanh thu từ cung cấp dịch vụ” để ghi nhận các khoản doanh thu từ chi phí lắp đặt, bảo hành. Chi tiết tài khoản doanh thu chia theo các nhóm hàng chủ đạo của dn chứ chưa mở theo dõi chi tiết theo từng mã hàng. Tương ứng tài khoản giá vốn (TK 632), hàng hóa (TK 156) mới dừng ở TK cấp 1 để ghi nhận giá vốn cho tất cả các hàng hóa tiêu thụ trong kỳ. Theo đó rất khó quản lý và đánh giá được hiệu quả của từng mặt hàng xem đâu là loại hàng mang lại hiệu quả kinh tế cao cho doanh nghiệp để nhà quản trị có định hướng đầu tư và phát triển.
Về chứng từ sử dụng
Chứng từ sử dụng được luân chuyển đúng quy định và có sự quy định trách nhiệm rõ ràng. Nhưng tại phòng kế toán, mọi chứng từ tập hợp về lại chưa có công tác phân loại (theo từng nội dung). Bộ chứng từ cho nghiệp vụ bán hàng phát sinh được kế toán bán hàng lưu chung thành một tập gồm: Hóa đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có...Như vậy, khi muốn đối chiếu số liệu sẽ gây khó khăn và tốn thời gian đặc biệt khi sử dụng chứng từ gốc làm căn cứ để ghi các sổ liên quan, lập chứng từ ghi sổ hoặc khi các cơ quan chức năng (Thuế) đến kiểm tra.
Về việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi
Hiện nay công ty đang tồn tại một số khoản công nợ tồn đọng trên một năm từ những năm trước vẫn chưa xử lý, do đa số khách hàng của công ty thường tập hợp công nợ nhiều tháng xong thanh toán một thể. Khi xảy ra trường hợp công ty không đòi được nợ sẽ ảnh hưởng khá lớn tới tình hình tài chính của công ty tại thời điểm đó, nhưng công ty không tiến hành trích lập dự phòng phải thu khó đòi đề phòng những tổn thất về tài chính có thể xảy ra khi có những biến động về nợ phải thu.
Về việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Kế toán không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Hoạt động kinh doanh thực tế tại công ty là mua hàng về nhập kho sau đó mới thực hiện bước lưu thông tiếp theo. Do đó không tránh khỏi sự giảm giá thường xuyên, liên tục của hàng hóa trong kho. Khi mà sự phát triển của nền kinh tế chưa ổn định, giá cả các mặt hàng luôn có sự biến động so với giá trị ghi sổ, việc không trích lập dự phòng có thể gây tổn thất cho công ty trong việc bù đắp chênh lệch giá của mặt hàng này. Chính vì vậy, công ty cần trích lập dự phòng giảm giá cho hàng tồn kho.
Về sổ kế toán
Công ty kinh doanh bán nhiều nhóm mặt hàng khác nhau nhưng lại không sử dụng sổ chi tiết doanh thu hàng bán cho từng mặt hàng. Điều này sẽ gây khó khăn trong việc theo dõi doanh thu bán hàng của từng mặt hàng, để đánh giá hiệu quả kinh doanh theo từng nhóm để đưa ra những biện pháp kinh doanh phù hợp.
Về phần mềm kế toán
Do tính tự động hóa của phần mềm, khi hạch toán các khoản doanh thu được thu trực tiếp bằng tiền, công ty ghi nhận thông qua tài khoản phải thu khách hàng chi tiết cho từng đối tượng, sau đó kế toán vào mục phiếu thu để ghi giảm công nợ khách hàng. Việc này dẫn đến việc làm sai bản chất của nghiệp vụ kinh tế, làm cho việc ghi chép của kế toán không phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ đó.
Ngoài ra, dùng phần mềm còn có một số bất cập khác như: Có nhiều người cùng làm việc đồng thời thì hệ thống hay bị treo. Có nhiều địa điểm làm việc cần trao đổi dữ liệu giữa các địa điểm, mà hệ thống hiện tại chưa thực hiện được.