CHƯƠNG 3: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU VÀ PHÂN
3.2. Các đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Và Phân Phối Thống Nhất
Trước yêu cầu hoàn thiện công tác kế toán của công ty cho phù hợp với chế độ của nhà nước, phù hợp với trình độ của cán bộ kế toán công ty. Trên cơ sở những kiến thức được học và thực tế, em mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đề xuất hi vọng sẽ góp phần hoàn thiện công tác kế toán của công ty.
3.2.1. Giải pháp về chính sách bán hàng
Công ty nên áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán trong công tác bán hàng của doanh nghiệp để thúc đẩy hoạt động kinh doanh và khuyến khích khách hàng thanh toán sớm, hỗ trợ thu hồi vốn nhanh.
Lý do đưa ra giải pháp:
Hiện tại công ty chưa có hình thức nào khuyến khích khách hàng thanh toán sớm mà mới chỉ dừng lại ở việc đưa ra thời hạn thanh toán cho giá trị của từng đơn hàng (đơn hàng giá trị nhỏ, khách hàng mới thì hạn thanh toán ngắn, khách hàng tin cậy mua với giá trị đơn hàng lớn thì thời hạn thanh toán được dài hạn). Do vậy, công ty nên áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán trước và đúng thời hạn để quá trình thu hồi công nợ rút ngắn giúp tăng hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh.
Cách thức thực hiện:
Tùy từng đối tượng khách hàng, thời gian và giá trị đơn hàng mà công ty có thể đưa ra các tỷ lệ chiết khấu cho phù hợp. Thời hạn thanh toán tiền càng ngắn càng được hưởng chiết khấu càng lớn.
Mức chiết khấu có thể được áp dụng cụ thể như sau: Nếu hạn thanh toán của công ty là 30 ngày thì khi khách hàng trả tiền sớm trong vòng 10 ngày thì sẽ được hưởng mức chiết khấu thanh toán là 3% trên tổng số tiền còn nợ, nếu thanh toán trong vòng từ 11 tới 20 ngày sẽ được hưởng 2 % trên tổng số tiền còn nợ và từ 21 đến 30 ngày sẽ được hưởng 1 %. Tất cả các điều khoản thanh toán này phải ghi rõ
trên hợp đồng kinh tế ký kết giữa hai bên. Khoản chiết khấu này được hạch toán vào TK 635 “Chi phí hoạt động tài chính”.
Kết cấu TK 635 – Chi phí tài chính
+ Bên Nợ: Phản ánh số tiền chiết khấu thanh toán cho người mua
+ Bên Có: Cuối kỳ, Kết chuyển toàn bộ chi phí tài chính phát sinh trong kỳ để xác định kết quả hoạt động kinh doanh.
+ Tài khoản này không có số dư cuối kỳ.
Trường hợp công ty trừ luôn chiết khấu thanh toán vào số tiền hàng phải thu khi khách hàng thanh toán tiền hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112: Số tiền thực tế nhận được Nợ TK 635: Số tiền chiết khấu cho khách hàng
Có TK 131: Tổng số tiền phải thu của khách hàng
Trường hợp khách hàng thanh toán ngay khi mua hàng và theo điều khoản của hợp đồng khách hàng được hưởng chiết khấu thanh toán (chiết khấu thanh toán trực tiếp trên hóa đơn), kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112 Nợ TK 635
Có TK 511 Có TK 3331
Cuối kỳ kế toán thực hiện bút toán kết chuyển chi phí hoạt động tài chính sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Nợ TK 911 Có TK 635
Khi thực hiện chính sách chiết khấu thanh toán cho khách hàng sẽ tăng khoản chi phí tài chính do chiết khấu thanh toán, tuy nhiên lại thu hồi được vốn nhanh nên có thể giảm được chi phí lãi vay. Thực hiện chính sách này hiệu quả, công ty có thể giảm được lượng lớn chi phí lãi vay, tăng lợi nhuận, quay vòng vốn nhanh.
3.2.2. Giải pháp về hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán Lý do đưa ra giải pháp:
Theo quy định của Bộ Tài chính các doanh nghiệp dựa trên hệ thống tài khoản kế toán do Bộ ban hành, công ty nên xây dựng hệ thống tài khoản kế toán riêng sao cho phù hợp với hoạt động của mình mà vẫn tuân thủ với các chế độ kế toán hiện hành. Điều này khắc phục được những trường hợp hạch toán sai, không đầy đủ;
giúp việc định khoản kế toán chính xác và thống nhất trong suốt kỳ kinh doanh của doanh nghiệp.
Hiện nay tại công ty, tài khoản doanh thu mới chỉ mở chi tiết tới 2 là TK 5111
“Doanh thu bán hàng hóa” dùng để phản ánh khoản doanh thu của các nhóm hàng hóa bán ra trong kỳ và TK 5113: “Doanh thu từ cung cấp dịch vụ” để ghi nhận các khoản doanh thu từ chi phí lắp đặt, bảo hành mà chưa chi tiết cho từng mã hàng.
Tương ứng tài khoản giá vốn (TK 632), hàng hóa (TK 156) mới dừng ở TK cấp 1 để ghi nhận giá vốn cho tất cả các loại sản phẩm tiêu thụ trong kỳ. Do vậy không theo dõi được doanh thu theo từng nhóm hàng, nhóm hàng nào bán chạy, nhóm nào tiêu thụ chậm, nhóm nào cho tỷ suất sinh lời cao.
Cách thức thực hiện:
Công ty nên mở chi tiết tài khoản doanh thu tới cấp 3 theo từng đối tượng hàng hóa:
- TK 5111. KG34H: Doanh thu từ bán máy làm nóng lạnh nước uống KG34H - TK 5111. KG43H: Doanh thu từ bán máy làm nóng lạnh nước uống KG43H - TK 5111. KG45H: Doanh thu từ bán máy làm nóng lạnh nước uống KG45H Tương ứng TK 632 cũng mở chi tiết theo từng đối tượng hàng bán ra:
- TK 632. KG34H: Giá vốn máy làm nóng lạnh nước uống KG34H - TK 632. KG43H: Giá vốn máy làm nóng lạnh nước uống KG43H - TK 632. KG45H: Giá vốn máy làm nóng lạnh nước uống KG45H 3.2.3. Giải pháp hoàn thiện chứng từ sử dụng.
Để giảm thiểu rủi ro khi có tranh chấp với khách hàng liên quan tới quá trình bán hàng thì công ty cần lập biên bản giao nhận hàng hóa khi chuyển giao hàng hóa cho khách hàng. Trên biên bản giao nhận cần giao nhận cần ghi rõ ngày (giờ) giao nhận; số lượng, chủng loại, chất lượng hàng hóa; chữ ký của người giao và người nhận….
Về việc sắp xếp bộ chứng từ bán hàng thì công ty nên lưu trữ các chứng từ cùng loại với nhau như: Phiếu thu xếp cùng chung sổ với Chứng từ thu, Giấy báo có xếp chung cùng sổ Chứng từ ngân hàng, hóa đơn lưu chung một sổ, phiếu xuất và biên bản giao nhận hàng hóa nên kẹp chung và lưu chung một sổ, tương tự cho hợp đồng kinh tế và các chứng từ khác.
3.2.4. Giải pháp về thiết lập các khoản trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi Công ty nên tính toán khoản nợ có khả năng khó đòi và tính toán lập dự phòng để đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ. Để tính toán mức dự phòng khó đòi, công ty đánh giá khả năng thanh toán của mỗi khách hàng là bao nhiêu phần trăm trên cơ sở số nợ thực và tỷ lệ có khả năng khó đòi tính ra dự phòng nợ thất thu.
Khi lập dự phòng phải thu khó đòi công ty phải tuân thủ Theo thông tư số 228/2009/TT – BTC “Thông tư hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm gía hàng tồn kho, tổn thất các khoản đầu tư tài chính, nợ phải thu khó đòi và bảo hành sản phẩm, hàng hóa, công trình xây lắp tại doanh nghiệp”.
Công ty dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi Nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi kèm theo các chứng từ chứng minh các khoản nợ phải thu khó đòi nói trên, trong đó:
Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng có thể như sau:
+ 30% giá trị các khoản Nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm + 50% giá trị các khoản Nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm + 70% giá trị các khoản Nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm + 100% giá trị các khoản Nợ phải thu quá hạn từ 3 năm trở lên
Mức lập dự phòng tối đa không vượt quá 20% tổng dư nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm 31/12 và được tính theo công thức:
Mức dự phòng phải thu khó đòi = Số nợ phải thu * % trích lập dự phòng theo quy định.
Chứng từ
Chứng từ gốc, đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ bao gồm:
Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ đối chiếu công nợ và chứng từ khác.
Tài khoản sử dụng: TK 2293 – “Dự phòng phải thu khó đòi”
Tài khoản này phản ánh tình hình trích lập hoặc hoàn nhập khoản dự phòng các khoản phải thu và các khoản có bản chất tương tự các khoản phải thu mà có khả năng không thu hồi được.
Kết cấu:
Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi đã lập cuối năm trước Xử lý các khoản phải thu khó đòi không thể đòi được nữa
Bên Có: Số dự phòng phải thu khó đòi cuối niên độ
Phương pháp kế toán:
Cuối niên độ kế toán, khi trích lập dự phòng kế toán ghi:
Nợ TK 6422: Số trích lập dự phòng Có TK 2293: Số trích lập dự phòng
Trong niên độ kế toán sau, các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi được thì được phép xóa nợ. Việc xóa nợ các khoản phải thu khó đòi phải ghi nhận vào bên Có TK 131 hoặc vào bên Có TK 1388 “ Phải thu khác”, và
ghi nhận khoản phải thu khó đòi đó vào bên Nợ TK 2293 nếu đã lập dự phòng còn nếu chưa lập dự phòng thì ghi nhận vào bên Nợ TK 6422.
Cuối niên độ kế toán, xác định mức dự phòng mới kế toán ghi:
+ Nếu số dự phòng mới lớn hơn số dự phòng hiện còn thì trích lập thêm, số trích lập thêm hạch toán:
Nợ TK 6422 Có TK 2293
+ Nếu số dự phòng mới nhỏ hơn số dự phòng hiện còn thì hoàn nhập số dự phòng thừa, số hoàn nhập được ghi nhận vào bên Nợ TK 2293 và bên có TK 6422.
Nợ TK 2293 Có TK 6422
Đối với những khoản phải thu khó đòi đã được xử lý xóa nợ, nếu sau đó lại thu hồi được nợ, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112 Có TK 711
Để có thể hạn chế tình trạng trên, với khách hàng đã đến hạn phải trả nợ, công ty có thể gửi thông báo trước để nhắc nhở khách hàng thanh toán nợ. Định kỳ phải gửi bản đối chiếu công nợ đến từng khách hàng, đặc biệt với những khách hàng nợ quá hạn quá nhiều và không còn khả năng thanh toán, phải có biện pháp cứng rắn (như tỷ lệ lãi trả cho nợ quá hạn). Ngược lại, có chế độ khuyến khích đối với khách hàng thanh toán đúng hạn.
3.2.5. Giải pháp thiết lập các khoản trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm giảm thiểu mức ảnh hưởng về sự biến động giá cả thị trường của hàng tồn kho. Dự phòng là khoản dự tính trước để đưa vào chi phí sản xuất, kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn giá trị đã ghi sổ kế toán của hàng tồn kho. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do hàng hóa tồn kho bị giảm
giá, đồng thời cũng để phản ánh đúng giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán.
Giá trị thực hiện thuần túy = Giá gốc của hàng hóa - Dự phòng giảm giá của hàng tồn kho.
Tài khoản sử dụng: TK 2294 – “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”. Trong đó:
Bên Nợ: Hoàn nhập số chênh lệch dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm nay lớn hơn số đã trích lập cuối niên độ trước.
Bên Có: Số còn phải trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ.
Số dư bên Có: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có cuối kỳ.
Trình tự hạch toán
Cuối kỳ kế toán năm, khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên, ghi:
Nợ TK 632: Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 2294: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Cuối niên độ kế toán, so sánh dự phòng năm cũ còn lại với số dự phòng cần trích lập cho niên độ mới, nếu số dự phòng còn lại lớn hơn số dự phòng cần lập cho niên độ mới kế toán tiến hành hoàn nhập số chênh lệch lớn hơn bằng cách ghi giảm giá vốn hàng tồn kho.
Nợ TK 2294 (chi tiết từng loại) – hoàn nhập dự phòng còn lại Có TK 632 - giảm giá vốn hàng bán
Ngược lại, nếu số dự phòng còn lại nhỏ hơn số dự phòng cần lập cho niên độ mới kế toán tiến hành trích lập số chênh lệch lớn hơn.
Nợ TK 632: Ghi tăng giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ Có TK 2294: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Trong niên độ kế toán tiếp theo, nếu hàng tồn kho bị giảm giá, đã sử dụng vào sản xuất kinh doanh hoặc đã bán, ngoài bút toán phản ảnh giá trị hàng tồn kho đã dùng hay đã bán, kế toán còn phải hoàn nhập số dự phòng giảm giá đã lập của các loại hàng tồn kho này bằng bút toán.
Nợ TK 2294 (chi tiết từng loại) hoàn nhập số dự phòng còn lại Có TK 632 giảm giá vốn hàng bán
3.2.6. Giải pháp về sổ kế toán Lý do đưa ra giải pháp:
Hệ thống sổ kế toán được thiết kế phù hợp, lưu trữ đúng quy định không chỉ đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế mà còn là công cụ để lập các báo cáo cuối kỳ, là tài liệu đắc lực cho các nhà quản lý có thể dựa vào số liệu trên các sổ để đánh giá hiệu quả hoạt động trong kỳ đưa ra những phương án chiến lược kinh doanh hiệu quả.
Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại, nhưng công ty Thống Nhất chưa mở sổ chi tiết bán hàng cho từng nhóm mặt hàng, nên công tác tổng hợp phân tích ảnh hưởng doanh thu của từng mặt hàng trong tổng doanh thu bán hàng của nhà quản trị sẽ gặp khó khăn.
Cách thức thực hiện:
Kế toán bán hàng tại công ty nên mở sổ chi tiết bán hàng cho từng mặt hàng để thuận tiện cho việc theo dõi doanh thu; đồng thời mở thêm sổ chi tiết doanh thu bán hàng theo từng đại lý mua buôn để theo dõi đánh giá hiệu quả tiêu thụ hàng bán để có kế hoạch phân phối mở rộng thị trường.
Công ty nên mở chi tiết sổ kế toán công nợ phải thu của khách hàng thành ngắn hạn và dài hạn để tránh tình trạng nợ tồn đọng cao bằng cách thêm cột thời hạn thanh toán ở sổ chi tiết công nợ phải thu.
3.2.7. Giải pháp về phần mềm và hạch toán trên phần mềm kế toán Lý do đưa ra giải pháp:
Do tính chuyên môn hóa và nhu cầu mở rộng đại lý cũng như sự phối hợp giữa các phòng ban ngày càng chặt chẽ nhưng hiện tại phần mềm VACOM công ty đang áp dụng chỉ sử dụng cho bộ phận kế toán, các phòng ban khác chưa tương tác sử dụng trên cùng hệ thống phần mềm này. Do đó, hiệu quả sử dụng của VACOM chưa tận dụng hết gây lãng phí, mất nhiều thời gian và tính chuyên môn hóa chưa cao.
Bên cạnh đó, với những trường hợp khách hàng thanh toán ngay kế toán hạch toán trên phần mềm vẫn ghi nhận qua khoản phải thu chi tiết theo từng đối tượng khách hàng. Sau đó vào mục “Phiếu thu” để ghi giảm công nợ khách hàng. Như vậy là chưa chính xác, và sai bản chất.
Cách thức thực hiện:
Công ty cần tận dụng tối đã chức năng của phần mềm kế toán VACOM bằng cách nâng cao tính chuyên môn hóa, và sự tương tác giữa các bộ phận trên VACOM
bằng cách: Kế toán trưởng sẽ phân quyền cho các thành viên, các bộ phận có thể sử dụng VACOM phục vụ cho công việc liên quan đến phần hành mình phụ trách, ví dụ như: Việc lập các “Báo giá”, “Đơn đặt hàng” trên phần mềm sẽ do Phòng kinh doanh làm và kế toán bán hàng căn cứ vào đó để lập Hóa đơn GTGT, và hạch toán thay vì Phòng kinh doanh gửi dữ liệu về giá, đơn đặt hàng cho kế toán bán hàng ghi nhận vào VACOM như hiện nay, làm như vậy sẽ rút ngắn thời gian, nâng cao hiệu quả và tính chuyên môn hóa của doanh nghiệp.
Với những trường hợp bán lẻ thu tiền ngay kế toán không nên ghi qua công nợ trên phần mềm kế toán mà ghi nhận trực tiếp vào Phiếu thu hoặc Giấy Báo có.