CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH
2.2. Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Và Phân Phối Thống Nhất
2.2.1. Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng tại Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Và Phân Phối Thống Nhất
Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu và Phân Phối Thống Nhất là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại dịch vụ chuyên phân phối các mặt hàng ngành gia dụng của hãng Kangaroo như: máy lọc nước, cây nóng lạnh, quạt phun sương tạo ẩm, nồi nấu đa năng,… Trong đó mặt hàng kinh doanh chính của công ty là cây nước nóng lạnh hay còn gọi là máy làm nóng lạnh nước uống chia làm hai nhóm chính theo xuất xứ là bên Hàn quốc và bên liên doanh.
Máy làm nóng lạnh nước uống bao gồm rất nhiều chủng loại mã hàng khác nhau: Máy làm nóng lạnh nước uống Kangaroo Model KG34H, Máy làm nóng lạnh nước uống Kangaroo Model KG41H, Máy làm nóng lạnh nước uống Kangaroo Model KG31H, Máy làm nóng lạnh nước uống Kangaroo Model KG43H….. Mặt hàng này có đặc điểm là có nhiều chủng loại sản phẩm, giá thị trường chưa ổn định.
Các mặt hàng của công ty đều được tạo mã hàng hóa vật tư để tiện cho việc quản lý nhập - xuất - tồn hàng hóa chi tiết theo Phụ lục 07
STT Tên mặt hàng Mã hàng 1 Máy làm nóng lạnh nước uống Kangaroo Model KG34H KG34H
2 Cây nước nóng lạnh Kangaroo KG43H KG43H
3 Cây nước nóng lạnh Kangaroo KG44H KG44H
4 Cây nước nóng lạnh Kangaroo KG45H KG45H
5 Máy làm nóng lạnh nước uống KG48 KG48
6 Máy làm nóng lạnh nước uống KG47 KG47
7 Máy làm nóng lạnh nước uống KG43 KG43
…….. ……….. …………
… 2.2.1.1 Cách xác định giá bán
Giá bán hàng hóa chưa thuế = Giá mua + Thặng số thương mại Hay: Giá bán hàng hóa = Giá mua * (1 + tỷ lệ thặng số thương mại)
Trong đó thặng số thương mại là phần chênh lệch giữa giá mua và giá bán hàng hóa, được dùng để bù đắp chi phí đã bỏ ra và hình thành lợi nhuận.
Tỷ lệ thặng số thương mại là khác nhau tùy vào từng mặt hàng.
Ví dụ minh họa: Ngày 25/05/2018 Công ty Thống Nhất bán 3 Máy nóng lạnh KG34H cho Công ty CP Bách Toàn theo HĐ 0001341 (Phụ lục số 10 ).Đơn giá xuất là 1.150.000 đồng/máy, 3 máy trị giá: 3.450.000 đồng (Theo Sổ Cái TK 632, Phụ lục số 21).
Công ty xác định tỷ lệ thặng số thương mại cho Máy nóng lạnh KG34H là 130,43 %. Tỷ lệ này là do Bộ phận kinh doanh của Thống Nhất dựa trên mức đề xuất của các phòng ban và mức lợi nhuận mong muốn của Ban giám đốc, có sự điều chỉnh theo giá của ngành và đối thủ cạnh tranh.
Như vậy thặng số thương mại là: 1.150.000 × 130,43% = 1.500.000 đồng.
Giá bán của 1 máy làm nóng lạnh KG34H là: 1.150.000 + 1.500.000 = 2.650.000 đồng/máy.
2.2.1.2. Phương thức bán hàng
Do đặc điểm và quy mô của công ty là nhỏ và vừa nên công ty mới chỉ áp dụng 2 phương thức bán hàng: Bán buôn qua kho và bán lẻ. Công ty chưa áp dụng phương thức bán hàng đại lý.
• Phương thức bán buôn qua kho
Đặc trưng của phương thức này là bán hàng với số lượng lớn. Phương thức này được áp dụng cho những khách hàng mua với số lượng lớn và là khách hàng thường xuyên của công ty.
Đối với bán buôn qua kho, giữa khách hàng và công ty sẽ có hợp đồng ký kết cụ thể (nếu cần thiết) trong đó có quy định rõ về loại hàng, số lượng, đơn giá, địa điểm và thời điểm giao nhận, phương thức thanh toán, thời điểm trả tiền hàng. Hợp đồng này do bộ phận kinh doanh lập và chỉ có hiệu lực khi có đầy đủ chữ ký của giám đốc công ty cũng như đại diện của bên mua.
Sau khi hợp đồng được ký, Bộ phận kinh doanh chuyển hợp đồng này xuống cho phòng kế toán và chuyển các thông tin về địa điểm cũng như thời điểm giao hàng cho bộ phận kỹ thuật. Trưởng bộ phận kỹ thuật có nhiệm vụ lên lịch và bố trí nhân viên giao hàng phù hợp. Đến thời điểm giao hàng, nhân viên giao hàng nhận hàng từ kho cùng với các chứng từ kèm theo từ kế toán bán hàng để giao hàng cho khách hàng.
• Phương thức bán lẻ
Khi có nhu cầu mua hàng, khách hàng gọi điện đến công ty đặt hàng hoặc có thể đến trực tiếp mua tại văn phòng. Bộ phận kinh doanh ở công ty chịu trách nhiệm tiếp nhận các thông tin đặt hàng của khách, sau đó chuyển cho bộ phận kế toán và bộ phận kỹ thuật. Trưởng bộ phận kỹ thuật cử nhân viên giao hàng qua chỗ kế toán bán hàng nhận hóa đơn, chứng từ kèm theo, đồng thời nhận hàng từ kho đem giao cho khách hàng theo đúng địa điểm đã thỏa thuận.
Trong tất cả các trường hợp, giá bán mà công ty áp dụng đều là một mức giá thống nhất đã được quy định sẵn đối với khách mua buôn và khách mua lẻ do công ty đề ra.
2.2.1.3. Phương thức thanh toán
Trong quá trình tiêu thụ hàng hóa, Công ty áp dụng nhiều phương thức thanh toán nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong quá trình thanh toán. Cụ thể:
Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt đối với những khách hàng mua ít, không thường xuyên hoặc những khách muốn thanh toán ngay bằng tiền mặt.
Người mua ứng tiền trước: Phương thức này được công ty áp dụng đối với những khách hàng có nhu cầu đặt hàng mua theo yêu cầu, những khách hàng mới, mua một lúc với số lượng lớn mà Công ty chưa đáp ứng được ngay.
Thanh toán chậm trả: Phương thức này áp dụng đối với các khách hàng thường xuyên của công ty, có uy tín, quan hệ mua bán lâu dài hoặc ký kết hợp đồng có giá trị lớn. Công ty sẽ áp dụng chính sách gia hạn cho khách hàng thanh toán theo từng đợt và quy định rõ trong hợp đồng ký kết giữa hai bên.
Chuyển khoản thanh toán tiền hàng: Khách hàng có thể chuyển tiền hoặc thanh toán bằng ủy nhiệm chi cho công ty qua ngân hàng mà công ty mở tài khoản tại đó.
2.2.1.5. Hình thức thanh toán
Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản tùy thuộc vào nhu cầu, khả năng thanh toán của khách hàng.
2.2.1.6. Chính sách bán hàng
Để khuyến khích khách hàng mua hàng tại công ty, công ty đưa ra các mức giá ưu đãi và chấp nhận cho khách hàng thanh toán chậm sau từ 1 đến 3 tháng. Đối với các khách hàng mua lẻ, công ty thu tiền ngay sau khi giao hàng.
Tuy nhiên công ty còn chưa linh hoạt trong chính sách bán hàng khi chưa có chính sách chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán hay giảm giá hàng bán để thu hút khách hàng, đẩy mạnh tiêu thụ, thu hồi vốn nhanh để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
2.2.1.7. Phương pháp xác định giá vốn hàng bán
Đơn vị thực hiện hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá trị hàng tồn kho theo phương pháp bình quân cuối tháng. Theo phương pháp này đến cuối tháng mới tính trị giá vốn của hàng xuất kho trong tháng.
Tùy theo kỳ dự trữ của doanh nghiệp áp dụng mà kế toán căn cứ vào giá nhập, số
lượng hàng tồn kho đầu kỳ và lượng nhập trong kỳ để tính giá đơn vị bình quân cho mỗi mã hàng.
Vào cuối mỗi tháng, kế toán bán hàng thực hiện tính giá xuất kho của hàng hóa trên phần mềm VACOM. Cách thức thực hiện như sau: Vào cuối mỗi tháng sau khi nhập đầy đủ các nghiệp vụ mua hàng nhập kho theo các hóa đơn nhận được vào phần hành “Mua hàng - phải trả”, kế toán kho thực hiện tính giá xuất kho trong mục “Tính giá vốn hàng xuất” trong phần hành “Hàng tồn kho”. Máy tính sẽ tự động tính toán giá vốn cho mỗi nghiệp vụ bán hàng và cập nhật thông tin trên các sổ nhật ký chung, sổ cái TK 156, sổ nhập xuất tồn....
Theo cách tính này có thể nhận thấy đây là phương pháp đơn giản dễ làm, chỉ cần tính toán một lần vào cuối tháng tuy nhiên độ chính xác không cao.
Ví dụ minh họa: Máy làm nóng lạnh nước uống Kangaroo Model KG41H có số liệu như sau:
+ Tồn đầu kỳ tháng 05 năm 2018 với số lượng 100 cái, trị giá 170.000.000 đồng (Theo Sổ tổng hợp Nhập xuất tồn, Phụ lục 23)
+ Ngày 03/05/2018 nhập mua thêm 20 máy KG41H, trị giá 29.000.000 đồng + Trong tháng 05/2018 xuất bán 28 máy KG41H. Cụ thể:
….
+ Ngày 12/05/2018 xuất bán cho Công ty TNHH Thương Mại Và Đầu Tư Vina Trần 4 máy KG41H theo hóa đơn số 0001322 (Phụ lục số 08)
+ Ngày 14/05/2018 xuất bán cho Công ty CP Sản Xuất Và Thương Mại Tổng Hợp TMT 2 máy KG41H theo hóa đơn số 0001328 (Phụ lục số 09)
….
+ Đến ngày 31/05/2018, kế toán tiến hành tính giá xuất kho của mặt hàng này như sau:
Đơn giá bình quân cả kỳ = = = 1.658.333 đồng
Trị giá hàng xuất bán = Số lượng hàng xuất bán * Đơn giá bình quân hàng xuất bán
= 28 x 1.658.333 = 46.433.334 đồng. (Theo Sổ tổng hợp Nhập xuất tồn, Phụ lục 23)
2.2.2. Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Và Phân Phối Thống Nhất
2.2.2.1. Chứng từ sử dụng
Hóa đơn GTGT (Phụ lục 08, 09, 10, 11): Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán bán hàng căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, phiếu xuất kho, kế toán bán hàng viết hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên:
Liên 1: Lưu tại quyển hóa đơn gốc
Liên 2: Giao cho khách hàng là chứng từ kế toán của bên mua.
Liên 3: Lưu hành nội bộ, được dùng làm cơ sở ghi chép, hạch toán nghiệp vụ, được kẹp vào bộ chứng từ thuế đầu ra và lưu tại công ty.
Trên hóa đơn phải thể hiện rõ: Ngày tháng năm lập hóa đơn, Tên đơn vị mua, mã số thuế người mua, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, số thuế GTGT, tổng cộng thanh toán...
Phiếu xuất kho (Phụ lục 12, 13, 14): Do kế toán kho lập khi xuất bán hàng, khi có Lệnh xuất kho từ Phòng kinh doanh chuyển xuống, được dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng cho khách. PXK được in thành 3 liên:
Liên 1: Lưu tại quyển gốc phiếu xuất kho Liên 2: Giao cho khách hàng
Liên 3: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ hạch toán.
Phiếu xuất kho có đầy đủ thông tin về: Họ tên người nhận hàng, tên đơn vị, số, ngày, tháng, năm lập phiếu, lý do xuất kho, tên kho xuất hàng. Sau khi ký lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển cho giám đốc ký, sau đó giao cho người nhận để xuống kho lấy hàng. Số lượng hàng và giá bán trên phiếu xuất kho và trên hóa đơn GTGT phải trùng nhau để thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu.
Phiếu thu (Phụ lục 15): Đối với các khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, thủ quỹ lập phiếu thu. Đây là căn cứ xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thu tiền, ghi sổ quỹ.
Trên phiếu thu thủ quỹ ghi đầy đủ nội dung và ký tên vào Người lập phiếu sau đó chuyển cho Kế toán trưởng soát xét và Giám đốc ký duyệt, thủ quỹ tiến hành thu tiền và ký đồng thời Người nộp tiền ký vào Phiếu thu và ghi rõ họ tên.
Phiếu thu được lập thành 3 liên:
Liên 1: Thủ quỹ giữ để ghi nhận vào Sổ quỹ tiền mặt Liên 2: Giao cho người nộp tiền.
Liên 3: Chuyển lại 1 liên cho kế toán bán hàng để lấy căn cứ hạch toán vào phần mềm.
Cuối ngày, toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán bán hàng hạch toán trên phần mềm kế toán VACOM.
Sổ phụ kèm theo giấy báo có của các ngân hàng: Là chứng từ được ngân hàng cung cấp cho doanh nghiệp để xác nhận các khoản thanh toán qua các tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp. Khi khách hàng chuyển trả tiền hàng vào tài khoản của công ty tại ngân hàng, ngân hàng sẽ gửi giấy Báo có để thông báo về khoản tiền khách hàng chuyển trả. Hàng tháng, kế toán có nhiệm vụ kiểm tra và đối chiếu số liệu trên phần mềm và sổ sách của công ty với số liệu được gửi từ ngân hàng.
Ngoài các chứng từ nêu trên, công ty cũng sử dụng một số chứng từ liên quan khác: Lệnh chi, Hóa đơn cước phí vận chuyển; Phiếu chi (Phụ lục 16), và các chứng từ khác có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng cụ thể ở công ty
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, căn cứ vào thông tin đặt hàng của khách hàng do bộ phận kinh doanh ở công ty chuyển sang, kế toán bán hàng tiến hành lập
các hóa đơn, chứng từ liên quan bao gồm hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho. Trong đó hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên, phiếu xuất kho được lập thành 3 liên.
+ Sau khi lập xong kế toán bán hàng chuyển qua cho kế toán trưởng và giám đốc kiểm tra, ký tên, đóng dấu.
+ Sau đó kế toán bán hàng đưa liên 2 của hóa đơn GTGT cho nhân viên giao hàng của công ty và xuất hàng từ kho để nhân viên này đem giao hàng cho khách hàng.
+ Nếu khách hàng trả ngay bằng tiền mặt, căn cứ vào số tiền thu được và hóa đơn GTGT đã viết, thủ quỹ tiến hành lập phiếu thu. Sau khi lập xong, thủ quỹ chuyển qua cho kế toán trưởng, giám đốc ký tên đóng dấu. Phiếu này được lập thành 2 liên, liên 1 để lưu và ghi sổ kế toán, liên 2 thì giao cho khách hàng.
+ Gần cuối ngày, căn cứ vào những hóa đơn chứng từ đã được kiểm tra là hợp pháp, hợp lệ, kế toán bán hàng tiến hành ghi sổ kế toán
+ Các chứng từ sau khi đã ghi sổ xong, kế toán bán hàng đưa vào các tủ lưu trữ chứng từ của năm đó để lưu trữ.
2.2.2.2. Tài khoản sử dụng
TK 511 – “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: Tài khoản này dùng để phản ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế và xác định doanh thu thuần trong kỳ của công ty. Kế toán mở chi tiết tài khoản cấp 2 của TK 511 để thuận tiện cho việc theo dõi hiệu quả cũng như hạch toán các hoạt động tạo ra doanh thu chủ yếu của doanh nghiệp. Bao gồm:
+ TK 511 – KG: Doanh thu bán máy làm nước nóng lạnh + TK 511 – LL: Doanh thu bán lõi lọc nước
+ TK 511 – TBL: Doanh thu bán thiết bị lọc nước
……..
Tuy nhiên mới chỉ dừng lại ở việc mở chi tiết tài khoản chia theo nhóm hàng chủ đạo của doanh nghiệp, chứ trong từng nhóm hàng chưa mở chi tiết tài khoản doanh thu theo từng loại mã hàng để theo dõi. Theo đó rất khó quản lý và đánh giá
được hiệu quả của từng mặt hàng xem đâu là loại hàng mang lại hiệu quả kinh tế cao cho doanh nghiệp để đầu tư, phát triển.
TK 632 – “Giá vốn hàng bán”: Tài khoản này phản ánh trị giá vốn hàng bán đã tiêu thụ trong kỳ. Tài khoản này không được mở chi tiết theo dõi cho các loại mặt hàng khác nhau.
TK 131 – “Phải thu của khách hàng”: Phản ánh số tiền còn phải thu của khách hàng trong trường hợp khách hàng nhận nợ, ghi vào bên nợ TK 131 và phản ánh khoản khách hàng ứng tiền trước, thanh toán tiền hàng cho Công ty ghi bên Có TK 131. Tài khoản này được công ty mở chi tiết tới TK cấp 2 và theo từng mã đối tượng khách hàng như: TK 131 (KH 8456): Khoản phải thu của Công ty TNHH Điện Tử Kinh Đô, TK 131 (KH 6975): Khoản phải thu của Công ty CP Telematic……
TK 111 - “Tiền mặt”, TK 112 - “Tiền gửi ngân hàng”: Phản ánh số tiền thu về khi bán hàng. Trong đó TK 111 chi tiết: TK 1111: Tiền Việt Nam, TK 1112: Ngoại tệ
Ngoài ra, công ty mở các tài khoản tiền gửi ngân hàng chi tiết theo từng ngân hàng nhằm phục vụ cho việc quản lý tiền gửi và thu hồi công nợ được thuận tiện, một số tài khoản chi tiết như sau:
+ TK 1121MSB: Tiền VNĐ gửi ngân hàng MB Bank + TK 1122ACB: Tiền VNĐ gửi ngân hàng ACB + TK 1122VPB: Tiền VNĐ gửi ngân hàng VP Bank
…..
TK 156 – “Hàng hóa”: Tài khoản này phản ánh giá trị hiện có và sự biến động của hàng hóa trong doanh nghiệp. Tài khoản này được mở chung cho tất cả các hàng hóa trong công ty, không chi tiết TK 156 cho từng loại mặt hàng.
TK 3331 – “Thuế GTGT đầu ra”: phản ánh số thuế GTGT đầu ra của công ty phải nộp cho nhà nước.
TK 642 – “Chi phí quản lý kinh doanh”: phản ánh chi phí kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm:
+ TK 6421 - “Chi phí bán hàng”
+ TK 6422 - “Chi phí quản lý doanh nghiệp”
2.2.2.3. Vận dụng tài khoản
Kế toán bán buôn
Trường hợp khách hàng nhận nợ
Vì hình thức bán buôn nên khách hàng thường không thanh toán ngay mà sẽ thanh toán theo từng đợt như trong quy định hợp đồng đã ký kết với Công ty Thống Nhất. Công ty ghi nhận doanh thu khi người vận chuyển của khách hàng nhận hàng và liên 2 của Phiếu xuất kho.
Sau khi kế toán kho lập phiếu xuất kho, kế toán bán hàng viết hóa đơn GTGT giao cho khách hàng. Kế toán tổng hợp sẽ căn cứ vào các chứng từ trên để xác định các tài khoản nợ có và hạch toán trên phần mềm kế toán: ghi tăng khoản phải thu khách hàng khi khách hàng chưa thanh toán (TK 131) theo tổng giá thanh toán mở chi tiết theo từng đối tượng, ghi tăng doanh thu hàng bán theo giá bán chưa có thuế (TK 511) và ghi tăng thuế GTGT phải nộp (TK 3331).
Đồng thời với việc ghi nhận doanh thu, phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật số lượng hàng hóa xuất ra trên sổ nhập xuất tồn để theo dõi. Cuối tháng, kế toán bán hàng sẽ thực hiện bút toán tính giá vốn hàng bán trong kỳ theo phương pháp bình quân gia quyền, khi đó phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật giá vốn của từng đơn hàng, mã hàng và các sổ tổng hợp, sổ chi tiết liên quan.
Tới thời hạn thanh toán trong Hợp đồng kinh tế. Khách hàng chuyển khoản thanh toán. Khi ngân hàng nhận được tiền sẽ chuyển giấy Báo Có cho Công ty Thống Nhất để thông báo là khách hàng đã thanh toán. Kế toán tổng hợp tiến hành đối chiếu giữa giấy Báo có với Hóa đơn GTGT đã lập trước đó để hạch toán vào phần mềm ghi tăng TK tiền (TK 111, 112), giảm khoản phải thu khách hàng (TK 131).
Ví dụ minh họa: Ngày 25/05/2018, Công ty xuất bán buôn cho Công ty TNHH Thương Mại Xuất Nhập Khẩu Việt Hàn một lô hàng có trị giá thanh toán là:
87.846.000 đồng theo hóa đơn số 1345 (Phụ lục 11). Khách hàng nhận nợ.
Căn cứ vào đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa hai bên, kế toán bán hàng tiến hành viết hóa đơn giá trị gia tăng và lập phiếu xuất kho chuyển xuống cho bộ phận kho xuất hàng giao cho khách. Đồng thời tập hợp các chứng từ liên quan để lấy căn cứ hạch toán vào phần mềm: