CHƯƠNG 4 XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ MÔI TRƯỜNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 14001:2004 TẠI NHÀ MÁY SATIMEX CHI NHÁNH THỦ ĐỨC
4.4 THỰC HIỆN VÀ ĐIỀU HÀNH
4.4.3 Trao đổi thông tin
4.4.3.1 Nội dung
Cách thức xác định thông tin:
Ban ISO cần lập ra Tổ Thông tin có trách nhiệm xác định các thông tin môi trường cần thông báo bên trong và bên ngoài.
Lập thành văn bản thông tin, có thể sử dụng hình ảnh...
Trình các văn bản thông tin này cho Ban Giám đốc xem xét và phê duyệt.
Tiến hành theo ý kiến của Ban Giám đốc.
Đối với các thông tin không được duyệt cho thông tin: Phải lưu lại trong hồ sơ mật, do người Tổ trưởng chịu trách nhiệm bảo mật.
Đối với các thông tin được phép thông tin: Lựa chọn cách thức và hình thức thông tin phù hợp, sử dụng các phương tiện thông tin hiệu quả.
GVHD: KS. Bùi Thị Cẩm Nhi Trang 39 SVTH: Huỳnh Thị Tuyết Nhung
Trả lời phản hồi: Khi nhận được thông tin phản hồi từ bên trong hay bên ngoài Nhà máy về môi trường, Tổ Thông tin, Ban ISO cùng Ban Giám đốc sẽ xem xét, quyết định cách xử lý hay giải quyết vần đề môi trường, cách trả lời và ghi chép lại trong hồ sơ.
Tất cả các tài liệu hướng dẫn thực hiện, các biên bản làm việc, báo cáo tai nạn sự cố, báo cáo giám sát môi trường, ... đều phải được lập thành văn bản, xét duyệt và lưu giữ lại làm hồ sơ thông tin
Nhận dạng đối tượng cần thông tin:
Đối tượng cần thông tin là bất kỳ một cá nhân hay tổ chức nào liên quan hoặc quan tâm đến các hoạt động quản lý môi trường tại Nhà máy, gồm 2 đối tượng:
Đối tượng thông tin nội bộ:
• Nhân viên của các phòng ban, phân xưởng của Nhà máy.
• Ban lãnh đạo Nhà máy, trưởng các phòng ban và bộ phận sản xuất.
Đối tượng thông tin bên ngoài:
• Nhà cung cấp nguyên vật liệu cho Nhà máy.
• Các đại lý phân phối sản phẩm trên toàn quốc.
• Khách hàng.
• Cơ quan chính quyền địa phương.
• Cộng đồng dân cư xung quanh.
Xác định nội dung thông tin cần phổ biến:
Thông tin nội bộ:
Thông tin về KCMTĐK, thông tin về các hoạt động môi trường của Nhà máy, thông tin về nhu cầu đào tạo để thiết lập, thực hiện và duy trì HTQLMT, thông tin về các vấn đề pháp luật và các yêu cầu khác có liên quan đến hoạt động của Nhà máy, thông tin phản hồi từ các phòng ban, thông tin về sự không phù hợp, HĐKP và HĐPN.
GVHD: KS. Bùi Thị Cẩm Nhi Trang 40 SVTH: Huỳnh Thị Tuyết Nhung
Thông tin bên ngoài:
Thông tin giới thiệu về Nhà máy cho khách hàng hoăc các cơ quan đại diện Chính Phủ, báo chí, Báo cáo Giám sát môi trường nộp Sở Tài Nguyên & Môi Trường TP. Hồ Chí Minh, thông tin hay các yêu cầu của khách hàng.
Hệ thống thông tin liên lạc:
Thông tin nội bộ:
• Thông báo qua bản tin đặt tại canteen.
• Đưa lên trang web nội bộ.
• Báo cáo nội bộ định kỳ về tình hình thực hiện HTQLMT.
• Thông tin qua việc ban hành các văn bản và gởi đến các bộ phận muốn thông tin.
• Lập đường dây nóng trong nội bộ để cung cấp các thông tin liên quan đến việc QLMT (đặc biệt là các tình huống, sự cố khẩn cấp)
• Lập kênh thông tin liên lạc giữa các phòng ban, phân xưởng với nhau, giữa Ban ISO và các bộ phận khác.
• Xây dựng kênh thông tin khi có sự cố khẩn cấp xảy ra.
• Hệ thống email và điện thoại nội bộ.
Thông tin bên ngoài:
• Lập đường dây điện thoại thông tin với bên ngoài
• Thông tin qua các báo cáo định kỳ về tình hình quản lý môi trường.
• Đưa lên trang web của Nhà máy.
• Hệ thống email và điện thoại bên ngoài.
4.4.3.2 Hồ sơ lưu trữ:
Bảng 4.3: Hồ sơ lưu trữ STT Biểu mẫu/ hồ sơ Bộ phận lưu (người
lưu)
Thời gian lưu tối thiểu
1 Báo cáo cập nhật thông tin Ban ISO 03 năm
2 Quyết định xử lý thông tin Ban ISO 03 năm
3 Phiếu phản hồi thông tin Ban ISO 03 năm