CHƯƠNG 1. CỞ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ
1.4. Quy trình tuyển dụng nhân sự
“Làm thế nào để tuyển được đúng và đủ người?” luôn là một câu hỏi làm đau đầu các nhà tuyển dụng, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Chất lượng của việc tuyển dụng lệ thuộc rất lớn vào quá trình phán đoán của nhà tuyển dụng. Nhưng không dễ dàng chút nào nếu việc đưa ra quyết định sau cùng trong quá trình tuyển dụng là chỉ dựa vào sự phán đoán đơn thuần. Cho nên để đưa ra tuyển chọn đúng người, đúng việc nhà tuyển dụng cần phải xác định rõ vị trí, mục tiêu, yêu cầu của doanh nghiệp. Cuối cùng người sử dụng lao động cần tìm hiểu phân tích, đánh giá lựa chọn một cách cẩn thận và khách quan nhất để có thể chọn được người tốt nhất.
Quá trình này sẽ đi đến kết thúc nếu người được tuyển đã được huấn luyện đào tạo sẵn sàng để bắt đầu công việc. Việc tuyển dụng được coi là thành công nếu người được tuyển yêu thích công việc và trở thành một thành viên tích cực góp phần nâng cao hiệu quả của doanh nghiệp.
Trình tự của quá trình tuyển dụng trong các doanh nghiệp thường được tiến hành theo 10 bước:
(Nguồn: Trần Kim Dung, 2015) Bố trí công việc
Hình 1. 1: Quy trình tuyển dụng Ra quyết định tuyển dụng
Kiểm tra, chắc nghiệm
Xác minh, điều tra Phỏng vấn lần hai
Phỏng vấn sơ bộ
Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ Chuẩn bị tuyển dụng
Thông báo tuyển dụng
Khám sức khỏe
Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng
Thành lập hội đồng tuyển dụng, quy định rõ số lượng, thành phần và quyền hạn của hội đồng tuyển dụng.
— Nghiên cứu kỹ các loại văn bản, quy định của nhà nước và tổ chức, doanh nghiệp liên quan đến tuyển dụng.
— Xác định tiêu chuẩn tuyển chọn: Theo Lewis, tiêu chuẩn tuyển chọn cần được hiểu ở góc độ.
+ Tiêu chuẩn chung đối với tổ chức và doanh nghiệp.
+ Tiêu chuẩn của phòng ban hoặc bộ phận cơ sở.
+ Tiêu chuẩn đối với cá nhân thực hiện công việc.
Bước 2: Thông báo tuyển dụng
Các tổ chức doanh nghiệp có thể sử hoặc kết hợp các hình thức thông báo tuyển dụng sau:
+ Quảng cáo trên báo, đài, tivi.
+ Thông qua các trung tâm dịch vụ lao động.
+ Thông báo trước cổng cơ quan, doanh nghiệp.
— Thông báo nên ngắn gọn nhưng rõ ràng tập trung vào nội dung chính, chi tiết và đầy đủ những thông tin cơ bản cho ứng viên như yêu cầu về trình độ, kiến thức, kỹ năng, phẩm chất và đặc điểm cá nhân. Riêng đối với quảng cáo tuyển dụng, cần lưu ý nên có thêm nội dung sau:
+ Quảng cáo về công ty, công việc để người xin việc hiểu rõ hơn về uy tín, tính hấp dẫn trong công việc nhằm thu hút thêm nhiều ứng cử viên.
+ Các chức năng, trách nhiệm, nhiệm vụ chính trong công việc để người xin việc có thể hình dung được công việc mà họ dự định xin tuyển. Để có thể tuyển chọn được đúng người đúng vị trí.
+ Quyền lợi nếu ứng viên được tuyển.
+ Các hướng dẫn về thủ tục hành chính, hồ sơ, cách thức liên hệ với công ty, v.v…
Bước 3: Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ
Tất cả hồ sơ xin việc phải ghi vào sổ xin việc được lưu trữ cẩn thận và có phân loại chi tiết để tiện cho việc xử lý sau này. Hồ sơ của người xin việc phải nộp cho công ty những giấy tờ theo mẫu của nhà nước như sau:
+ Đơn xin tuyển dụng.
+ Bản khai lý lịch có chứng thực từ các cơ quan chức năng.
+ Giấy chứng nhận sức khỏe.
+ Giấy chứng nhận trình độ chuyên môn, nghiệp vụ kỹ thuật.
— Nhằm mục đích chuyên nghiệp hóa trong hoạt động tuyển dụng, mỗi tổ chức, doanh nghiệp nên có bộ mẫu hồ sơ riêng cho từng vị trí ứng viên vào các chức vụ, công việc khác nhau.
— Nghiên cứu hồ sơ nhằm ghi lại các thông tin cơ bản về ứng viên:
+ Học vấn, kinh ngiệm, các quá trình công tác.
+ Khả năng tri thức.
+ Sức khỏe.
+ Mức độ lành nghề, sự khéo léo về tay chân.
+ Tính tình, đạo đức, tình cảm, nguyện vọng,v.v…
— Nghiên cứu hồ sơ ứng tuyển có thể loại bớt một số ứng viên hoàn toàn không đáp ứng các tiêu chuẩn yêu cầu của công việc, không cần làm thêm bất cứ một thủ tục khác trong tuyển dụng, vì vậy, có thể giảm một phần nào đó chi phí tuyển dụng cho doanh nghiệp.
Bước 4: Phỏng vấn sơ bộ
Phỏng vấn sơ bộ thường kéo dài 5 đến 10 phút, được sử dụng nhằm loại bỏ ngay ứng viên không đạt tiêu chuẩn, hoặc yếu kém rõ rệt, không đạt yêu cầu hơn những ứng viên khác mà khi nghiên cứu hồ sơ vẫn chưa phát hiện ra.
Bước 5: Kiểm tra, chắc nghiệm
Thông qua áp dụng các hình thức kiểm tra, trắc nghiệm và phỏng vấn ứng viên để nhằm chọn được những ứng viên sáng giá nhất.Các bài kiểm tra, sát hạch thường được sử dụng để đánh giá ứng viên về các kiến thức cơ bản, những hiểu biết sơ bộ về
công ty, khả năng thực hành. Áp dụng các hình thức trắc nghiệm cũng có thể được sử dụng để đánh giá ứng viên về một số khả năng đặc biệt như trí nhớ, mức độ khéo léo của bàn tay, v.v…
Bước 6: Phỏng vấn lần hai
Phỏng vấn quá trình này được dùng để tìm hiểu, xem xét ứng viên về nhiều phương tiện khác nhau như bề dày kinh nghiệm, trình độ chuyên môn, các đặc điểm đạo đức cá nhân, tính cách, khả năng, làm việc theo nhóm và những phẩm chất cá nhân thích hợp cho tổ chức, doanh nghiệp, v.v…
Bước 7: Xác minh, điều tra
Xác minh, điều tra là quy trình tìm hiểu thêm để có thể làm rõ hơn với các ứng viên có các triển vọng tốt. Bằng cách tương tác với đồng nghiệp cũ, bạn bè, người thân, thầy cô giáo hoặc quản lý cũ của thí sinh, công tác xác minh, làm rõ ràng sẽ cho biết them về khả năng trình độ, bề dày kinh nghiệm, phẩm chất của ứng viên cũng như cho biết thông tin về nguồn gốc, lý lịch gia đình của ứng viên. Xem xét phải chăng ứng viên này có thật sự phù hợp với yêu cầu tuyển dụng không?
Bước 8: Khám sức khỏe
Cho dù có đáp ứng đầy đủ các tiêu chí về trình độ học vấn, kinh nghiệm phẩm chất đạo đức tốt nhưng tình hình sức khỏe không đáp ứng được yêu cầu của công việc thì cũng không nên tuyển dụng. Tuyển dụng một người không đáp ứng các tiêu chí về sức khỏe vào làm việc, chẳng những không đem lại lợi ích và hiệu suất lao động cho tổ chức mà còn có thể tạo ra nhiều rắc rối về vấn đề pháp lý cho doanh nghiệp.
Bước 9: Ra quyết định tuyển dụng
Nhằm mục đích nâng cao mức độ chính xác của các quyết định tuyển chọn, cần xem xét một cách hệ thống chính xác các thông tin về ứng viên.Các tổ chức, doanh nghiệp thường chú trọng đến khả năng ứng viên có thể làm được gì và muốn làm như thế nào. Theo Sherman & Bohlander (1992) khả năng thực hiện công việc của ứng viên được thể hiện qua hai nhóm yếu tố sau:
Yếu tố ảnh hưởng đến khả năng có thể làm
x
Yếu tố ảnh hưởng đến khả năng muốn làm
= Kết quả thực hiện công việc Kiến thức Kích thích, động viên
Kỷ năng Sở thích
Năng khiếu Đặc điểm cá nhân
Hình 1. 2: Các yếu tố có thể làm và muốn làm trong tuyển chọn ứng viên (Nguồn: Trần Kim Dung, 2015)
Ngoài ra việc đưa ra quyết định tuyển dụng cũng ảnh hưởng lớn đến mức độ chuẩn xác của quá trình tuyển dụng. Vì vậy, hội đồng tuyển dụng nên có sự thống nhất trước về phương pháp ra quyết định tuyển dụng. Ở cách thức đưa ra quyết định tuyển dụng đơn giản, hội đồng (hoặc cá nhân cá thẩm quyền) tuyển chọn sẽ chọn lọc, đánh giá lại các thông tin về ứng viên. Cuối cùng, dựa trên sự am hiểu về công việc cần tuyển và những phẩm chất, kỹ năng làm việc của các nhân viên thực hiện công việc tốt, hội đồng (hoặc cá nhân có thẩm quyền) sẽ đưa ra các lựa chọn sau cùng.
Bước 10 : Bố trí công việc
Khi ứng cử viên được chọn thì doanh nghiệp hoặc tổ chức sẽ tiến hành các thủ tục theo quy định thiết yếu về ký hợp đồng lao động, thỏa thuận thời gian thử viêc, mức lương, thưởng, chế độ phúc lợi, quyền lợi và trách nhiệm của nhân viên tại vị trí công việc họ đảm nhận. Doanh nghiệp cần phải hỗ trợ và đảm bảo cho nhân viên mới hiểu và làm việc được. Đồng thời giúp cho nhân viên mới có thể sớm thích ứng và hòa nhập với môi trường hoạt động của công ty. Đặc thù của hoạt động kinh doanh Khách sạn có tác động đến việc tuyển chọn.