Các thông tin được thu thập từ các kết quả điều tra dân số, số liệu thống kê, phiếu tiêm chủng, sổ theo dõi thai nghén, các hồ sơ bệnh án, các báo cáo định kỳ hay đột xuất của ngành, tài liệu sách báo v.v...
2. Quan sát trực tiếp
Là kỹ thuật thu thập thông tin bằng cách nhìn, nghe, đo lường, ghi âm, ghi
hình. Thường sử dụng khi khảo sát môi trường sống, môi trường vệ sinh — sinh hoạt... Nếu nhìn thì người khảo sát sử dụng bảng kiểm (check list) để đánh giá các yếu tố/ điều kiện theo tiêu chuẩn có/ không. Nếu nghe thì phải ghi chép lại đầy đủ và có hệ thống những điều thâu nhận được.
3. Phỏng vấn trực tiếp
Là cách thu thập thông tin bằng việc hỏi trực tiếp đối tượng hay một nhóm đối tượng. Cần chuẩn bị sẵn những câu hỏi gợi ý để có sự đồng nhất khi tổng kết.
4. Điều tra theo phiếu câu hỏi
Phiếu câu hỏi hay bộ câu hỏi được soạn sẵn, in và phát ra cho đối tượng được nghiên cứu tự trả lời bằng cách điền vào phiếu. Phiếu có thể phát tận tay và thu lại ngay sau khi trả lời xong. Cũng có thể gửi phiếu qua đường bưu điện và đề nghị gửi trả lại phiếu qua đường bưu điện. Lẽ tất nhiên là người khảo sát phải gửi bao thư có sẵn tem để đối tượng gửi trả bản trả lời.
ð. Thảo luận nhóm: thảo luận nhóm (group discussion) và thảo luận nhóm có trọng tâm (focus group discussion — FGD) là cách thức để thu thập thông tin từ kết quả thảo luận của một nhóm người về một chủ đề nghiên cứu.
6. Các phương pháp thu thập khác: ngoài ra ta còn có thể thu thập thông
tin bang kỹ thuật nhóm liệt kê, kể chuyện, nghiên cứu trường hợp, kỹ thuật đánh giá nhanh, vẽ bản đồ.
Vil. HE THONG QUAN LY THONG TIN Y TE 6 NUGC TA
Trong giai đoạn phát triển xã hội hiện nay, thông tin trở thành một nhu cầu không thể thiếu trong mọi lĩnh vực của đời sống, đặc biệt trong công tác quản lý và lập kế hoạch. Do vậy, đối với ngành Y tế, thông tin y tế là một nhu cầu bức thiết nên nước ta đã hình thành hệ thống quản lý thông tìn y tế như sau:
1. Hệ thống quản lý thông tin y tế
1.1. Bộ phận thống kê y tế ở Bộ Y tế: đó là phòng thống kê — tin học trực thuộc Vụ Kế hoạch với nhiệm vụ sau:
— Tổ chức xây dựng mạng lưới thống kê — tin học, truyền tin cho ngành Y tế từ Trung ương đến địa phương.
— Là cơ quan duy nhất có quyền ban hành và quản lý số sách, biểu mẫu báo
cáo thống kê của ngành Y tế; thống nhất và chuẩn hoá biểu mẫu thống kê, sổ sách ghi chép, và phần mềm tin học ứng dụng,
— Tổ chức thu thập, phân tích xử lý, cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý, điều hành, giám sát, kiểm tra, đánh giá và nghiên cứu khoa học.
- Dự báo xu thế phát triển các mặt hoạt động chuyên môn y tế và xu thế bệnh tật, tử vong để phục vụ cho việc định hướng phát triển trước mắt và lâu dài.
- Tổ chức đào tạo bổ túc chuyên môn nghiệp vụ và quản lý hệ thống thống kê tin học cho các tuyến.
1.9. Bộ phận thống kê y tế ở các sở y tế: bộ phận thống kê — tin học của các sở y tế là một tổ gồm 1 — 2 người trực thuộc phòng Kế hoạch tổng hợp của Sở. Chức năng nhiệm vụ của tổ thống kê - tìn học là:
— Tổ chức xây dựng mạng lưới thống kê tin học trong tỉnh, thành phố; cung cấp thông tin y tế trong địa phương; từng bước hiện đại hoá tiến tới thí điểm xử lý điều hành thông tin y tế trên mạng.
— Tổ chức thu thập, phân tích xử lý, cung cấp thông tin phục vụ công tác quản ly thuộc địa bàn phụ trách.
— Tổ chức đào tạo, bổ túc chuyên môn nghiệp vụ và bảo quản hệ thống thống ké — tin học, gửi thông tin phản hồi cho tuyến dưới.
1.3. Bộ phận thống kê y tế ở phòng y tế huyện - bệnh uiện huyện: Tại đây chỉ có một cán bộ thống kê biên chế trong phòng thống kê — tổng hợp có chức năng chính là tổng hợp các hoạt động của bệnh viện, các hoạt động dự phòng, và hoạt động của các trạm y tế xã/ phường. Nhiệm vụ của cán bộ thống kê y tế là:
— Hướng dẫn việc cập nhật thông tin cho y tá trưởng của các khoa/ phòng trong bệnh viện, đội y học dự phòng, đội sinh đẻ có kế hoạch, trưởng trạm y tế xã/ phương.
— Thu thập, xử lý và tổng hợp báo cáo gửi lên cấp trên.
- Giám sát, chỉ đạo việc thực hiện báo cáo của các đơn vị thuộc địa bàn mình quản lý.
1.4. Bộ phận thống bê ở trạm y tế xã! phường: Trưởng trạm là người trực tiếp làm công tác thống kê cùng với sự trợ giúp của các nhân viên trong trạm.
Hệ thống thu thập thông tin của ngành Y tế nước ta gồm 05 nguồn chính sau đây:
- Hệ thống báo cáo thống kê định kỳ của tuyến y tế cơ sở tổng hợp tại huyện, tỉnh rồi chuyển cho phòng Thống kê — Tin học thuộc Vụ Kế hoạch, Bộ Y tế.
~ Báo cáo định kỳ từ 61 huyện trọng điểm của UNICEE.
— Báo cáo của Chương trình Ÿ tế ngành dọc.
— Báo cáo của Tổng Cục Thống kê.
— Báo cáo của các Bộ, ngành có liên quan, các điều tra chọn mẫu.
2. Mô hình thư thập thông tin đang áp dung
2.1. Hệ thống chính thức
Phương tiên thu thập thông tin chính thức của Bộ Y tế hiện nay gồm có 07
cuốn sổ như sau:
- Số A1: Số khám bệnh.
~ Số A2: Số tiêm chủng vaccin.
- Sổ A3: Sổ khám thai.
- Số A4: Sổ sinh đề.
— Số A5: Số theo đõi các biện pháp KHHGŒĐ.
— Số A6: Sổ theo dõi nguyên nhân tử vong.
- Bố A7: Số theo dõi các bệnh xã hội: sốt rét (malaria), lao (tubereulosis), phong (leprosy), mắt hột —- mù lòa (trachoma-blindness), tâm thần — nghiện hút (mental illness—drug addiction), hoa liéu (venereal diseases), budu cổ (goitre).
Hàng tháng, trưởng tram y té trich một số nội dung ở các biểu mẫu để báo cáo.
Hàng quý phải thu thập số liệu để báo cáo theo mẫu “Báo cáo thống kê y tế xã” để
gửi lên huyện. Huyện tổng hợp báo cáo của các xã để gửi lên Sở. Sở Y tế tổng hợp các báo cáo của huyện, bệnh viện, trung tâm để gửi cho Bộ Y tế.
Các Bộ, ngành,
Bộ Y tế
v ft
Vu Ké hoach P. Thống kê — Tin hoc
N
Tổng cục Thống kẽ
Các Vụ khác
Đơn vị trực thuộc
nguồn khác 4 ————
Vụ YHDP Vụ Điều trị
Y tế tư
Sở Y tế P. KH —- TK—TH
Cuc Théng ké Tinh
ZY N
TTYTDP
Bệnh viện
TT khác
Đơn vị trực thuộc
Y tế tư
TTYT huyện
P. KH~ TK - TH
Ee
Đội VSPD
Khoa Điều trị
⁄
Y tế thôn
Phòng Thống kê huyện
SS.
Trạm y tế xã
Hộ gia đình
Đơn vị trực thuộc Hiệu thuốc
£
—>y._ Thông kêxã
Y tế thôn
3.2. Hệ thống thông tỉn của các chương trình y tế ngành dọc
Hiện nay, mỗi trạm y tế xã đều thực hiện các chương trình mục tiêu y tế quốc gìa. Mỗi chương trình y tế này có một hệ thống báo cáo riêng. Cán bộ tuyến xã thu thập thông tin từ các chương trình mục tiêu y tế quốc gia tại địa phương để làm báo cáo tháng/quý để gửi lên cho ban quản lý chương trình của tuyến trên. Mỗi chương trình có một mẫu báo cáo riêng nên gây nhiều khó khăn và thông tin chồng chéo.
3.3. Hệ thống thông tin điều tra - nghiên cứu
Hàng năm, có nhiều dự án trong lĩnh vực y tế của viện, trường, trung tâm nghiên cứu, các tổ chức phi chính phủ (NGO) trong và ngoài nước được triển khai.
Những nghiên cứu này chỉ tiến hành trên điện hẹp, thông tin thường khu trú trong mục đích của dự án và vì phụ thuộc vào kinh phí nên chỉ tiến hành trong một giai đoạn nhất định. Mỗi nghiên cứu có một biểu mẫu để thu thập dữ liệu riêng. Các số liệu thường chồng chéo, và nếu việc điều tra khảo sát tiến hành không chuẩn thì số liệu của các báo cáo đôi khi lại mâu thuẫn lẫn nhau hoặc không trùng khớp; ví dụ dân số, số hộ v.v...
3. Nguồn cung cấp thông tin y tế hiện nay
3.1.0 tuyén y té co se
Nguồn thu thập thông tin chủ yếu là hệ thống sổ sách, biểu mẫu của Bộ Y tế
ban hành nhưng không phải toàn bộ người dân khi ốm đau đều đến khám chữa bệnh tại trạm y tế xã nên thông tin y tế trên địa bàn là chưa đầy đủ.
3.2.0 bệnh uiện: Mỗi bệnh viện tuyến huyện trở lên đều có bộ phận chuyên trách làm thống kê y tế, báo cáo đều đặn cho tuyến trên, đây là nguồn thông tin y tế đáng tin cậy vì số bệnh nhân được quản lý chặt chẽ. Tuy vậy các báo cáo của khoa, phòng của bệnh viện thường nặng về chuyên môn, tên bệnh chưa đúng theo ICD 10 và nhất là thiếu những thông tin về nhu cầu và hoàn cảnh sống của người bệnh.
3.3. Ở khu uực y tế tự nhân: Việc thu thập thông tin từ các cơ sở y tế tư rất khó thực hiện vì người bệnh chọn nhiều nơi để điều trị, hơn nữa quy định các cơ sở điều trị tư nhân thông báo tình hình bệnh nhân về địa phương chưa cụ thể nên đã nảy sinh khó khăn trong công tác thu thập thông tin về bệnh tật cộng đồng. Nhiều cán bộ y tế cơ sở cho rằng, khó khăn nhất của họ trong công tác thống kê là không thể nắm chắc số bệnh nhân, loại bệnh trong địa bàn đang quản lý.
Ngoài việc khai báo không đúng số người đến khám, thầy thuốc tư nhân không đăng ký và bệnh nhân không khai thật họ tên và địa chỉ, đặc biệt là một số người mắc bệnh xã hội làm y tế cơ sở khó thu thập thông tin chính xác. Do vậy ta phải
xác định nơi thu thập thông tìn chủ yếu là hộ gia đình người bệnh và phải nhờ vào sự giúp đỡ của người dân và báo cáo của các nhân viên y tế thôn, bản.
4. Một số nhược điểm trong công tác quản lý thong tin y tế
Trong ba hệ thống nêu trên thì ngành Y tế vẫn xem hệ thống thu thập thông
tin từ tuyến y tế cơ sở là chủ yếu. Hiện nay, hệ thống thông tin y tế đang có một số nhược điểm sau:
4.1. Thiếu sự thống nhất trong điều phối: Theo quy định về chức trách và nhiệm vụ, Vụ Kế hoạch là cơ quan có tư cách pháp nhân ban hành biểu mẫu, sổ sách, và cung cấp số liệu thống kê của ngành Y tế. Tuy nhiên, trong thực tế, các Vụ, Viện trực thuộc Bộ, các chương trình y tế ngành dọc đều có hệ thống thu thập riêng. Cho đến nay vẫn chưa có sự thống nhất và phối hợp để lồng ghép việc thu thập và sử dụng thông tin dẫn đến tình trạng thiếu và kém chính xác về thông tin y tế ở nước ta.
4.9. Số lượng thông tỉn nhiều nhưng không đủ: Hệ thống thu thập thông tin hiện tại dựa trên các nguồn từ cơ sở điều trị và từ trạm y tế. Mỗi trạm y tế đều triển khai khoảng 15 — 20 chương trình y tế trọng điểm, và phải ghi chép khoảng 40 — 50 sổ sách và biểu mẫu khác nhau. Do vậy, số lượng thông tin rất nhiều nhưng một số lớn lại trùng nhau. Ngược lại, có những thông tin cần thiết nhưng lại không trùng khớp với mục tiêu của các chương trình hay các dự án nên lại không được ghì nhận vào biểu mẫu.
4.3. Chất lượng thông tín còn thấp: Do phải thu thập nhiều thông tin, nguồn số liệu lại không chuẩn xác, biểu mẫu rối rắm và thiếu khoa học, đội ngũ cán bộ thống kê chưa ổn định.
4.4, It sit dung thong tin: Cán bộ y tế cở sở ít dùng các thông tìn y tế để lập kế
hoạch công tác mà thường là để báo cáo cho tuyến trên, cán bộ lập kế hoạch cũng ít dùng các số liệu trong các báo cáo định kỳ để xây dựng kế hoạch cho ngành.