Chương 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.3 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO 2013
Hệ thống kiểm soát nội bộ gồm có 5 yếu tố cấu thành, và có 17 nguyên tắc đi cùng với những yếu tố đó ( theo COSO 2013 ). Tất cả các nguyên tắc của khung 2013 có liên quan phải có mặt và hoạt động cho một đơn vị, kết luận nó có kiểm soát nội bộ hiệu quả hay không hiệu quả. Ủy Ban COSO tin mỗi nguyên tắc làm tăng giá trị, phù hợp với tất cả các đơn vị và đó là tiền đề có liên quan.
1.3.1 Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát là yếu tố quan trọng nhấn trong 5 yếu tố cấu thành hệ thống KSNB, là nền tảng chi phối đến các bộ phận khác. Môi trường kiểm soát được thiết lập trong nội bộ tổ chức và có ảnh hưởng đến nhận thức kiểm soát của tất cả các nhân viên trong công ty. Hay nói cách khác, môi trường kiểm soát được xem là những nhân tố của công ty ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống KSNB và là các yếu tố tạo môi trường trong đó toàn bộ thành viên của đơn vị nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống KSNB.
❖ 5 nguyên tắc trong yếu tố môi trường kiểm soát.
➢ Nguyên tắc 1: Thể hiện cam kết về tính chính trực và giá trị đạo đức.
Nguyên tắc này được đặt ở vị trí số 1 cho thấy được tầm quan trọng của tính chính trực và giá trị đạo đức của người quản lý là hết sức quan trọng, bởi vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ hệ thống KSNB của toàn doanh nghiệp.
➢ Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị thể hiện sự độc lập và thực thi giám sát sự phát triển và hoạt động của KSNB.
Thể hiện sự độc lập của hội đồng quản trị là thể hiện Nhận thức của nhà quản lý về tầm quan trọng của sự liêm chính và đạo đức nghề nghiệp. Thực thi giám sát và phát triển hoạt động của KSNB là việc cần tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phải phân công, ủy nhiệm, giao việc rõ ràng, về việc phải ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, một cách rõ ràng. Tất cả tạo ra một môi trường mà trong đó toàn bộ thành viên công ty nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ tốt hơn, tạo sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
➢ Nguyên tắc 3: Ban quản lý thiết lập, với ban giám sát, cấu trúc, hệ thống báo cáo, quyền hạn và trách nhiệm một cách phù hợp cho việc thực hiện các mục tiêu đề ra.
Trong một doanh nghiệp cách thức thiết lập quyền lực và trách nhiệm là mỗi cá nhân phải nhận thức được công việc của mình để đạt được mục tiêu đề ra. Cơ cấu của một doanh nghiệp đó là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn sao cho thông xuốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành và thực thi những quyết định đó.
➢ Nguyên tắc 4 ( cam kết về năng lực) Doanh nghiệp thực hiện cam kết để thu hút, phát triển và giữ lại các nhân viên có năng lực để đáp ứng được các mục tiêu.
➢ Nguyên tắc 5: Doanh nghiệp và cá nhân có trách nhiệm KSNB trong việc thực hiện các mục tiêu.
1.3.2 Đánh giá rủi ro:
Trong quá trình sản xuất kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào đều phải đối mặt với rủi ro, những rủi ro có thể đến từ bên trong doanh nghiệp hoặc là từ bên ngoài như là môi trường kinh doanh, chính trị, xã hội. Rủi ro bên trong doanh nghiệp thường do các nguyện nhân: mâu thuẫn về mục đích hoạt động, các chiến lược của doanh nghiệp đưa ra cản trở việc thực hiện các mục tiêu. Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp. Chất lượng cán bộ thấp, sự cố về hệ thống máy tính, trang thiết bị, hạ tầng cơ sở. Doanh nghiệp và cở sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự thay đổi, mở rộng của sản xuất.
❖ 4 nguyên tắc trong yếu tố đánh giá rủi ro.
➢ Nguyên tắc 6 ( xác định mục tiêu): Doanh nghiệp xác định mục tiêu rõ ràng để cho phép việc xác định và đánh giá rủi ro có liên quan đến mục tiêu.
Nhằm góp ý kiến cho doanh nghiệp về việc làm thế nào để đánh giá các mục tiêu một cách có thể ảnh hưởng đến quá trình đánh giá rủi ro. Những điểm trọng tâm này được xác định theo các mục tiêu sau: Mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo tài chính bên ngoài, mục tiêu báo cáo phi tài chính bên ngoài, mục tiêu báo cáo nội bộ, mục tiêu tuân thủ.
➢ Nguyên tắc 7 ( nhận dạng và phân tích rủi ro): Doanh nghiệp xác định rủi ro nhằm đạt được các mục tiêu đã định cho toàn bộ doanh nghiệp và sử dụng phân tích rủi ro như là cơ sở quyết định việc quản trị rủi ro ra sao.
Sau khi xác định được rủi ro trong việc đạt được mục tiêu trong nguyên tắc 6, cần phải phân tích làm sao để quản lý được rủi ro đó và những rủi ro đó phải được xem xét một cách liên tục. Và khi rủi ro xảy ra ta phải chọn một trong bốn phản ứng: Chấp nhận rủi ro, tránh rủi ro, giảm thiểu rủi ro, chia sẻ rủi ro.
➢ Nguyên tắc 8 ( đánh giá rủi ro): Doanh nghiệp xem xét khả năng gian lận trong khi đánh giá rủi ro để đạt được các mục tiêu.
Nguyên tắc này xem xét phân tích khả năng gian lận có thể ngăn cản các doanh nghiệp đạt được các mục tiêu được xác định trong nguyên tắc 6. Việc quản lý đánh giá thực hiện nguyên tắc này xem xét báo cáo gian lận, có thể mất tài sản và tham nhũng do các cách khác nhau mà gian lận và hành vi sai trái có thể xảy ra.
➢ Nguyên tắc 9 ( đánh giá và phân tích những thay đổi): Doanh nghiệp xác định và đánh giá những thay đổi có thể tác động đáng kể đến hệ thống KSNB.
Là đòi hỏi phải đánh giá về sự thay đổi trong tổ chức trên cơ sở liên tục cả bên ngoài và trong nội bộ có nguy cơ bị ảnh hưởng, thay đổi bên ngoài bao gồm những người trong môi trường kinh tế, pháp lý. Thay đổi nội bộ bao gồm những người trong ngành nghề kinh doanh và hoạt động của công ty, thị trường nước ngoài và các hoạt động, các công nghệ mới, cũng như những thay đổi trong triết lý lãnh đạo và công ty.
1.3.3 Hoạt động kiểm soát.
Hoạt động kiểm soát là các hành động được thực hiện bởi các cá nhân trong doanh nghiệp giúp đảm bảo thực hiện tuân thủ các qui định để giảm thiểu rủi ro trong việc đạt được các mục tiêu. Các hoạt động kiểm soát như vậy cần được ghi lại trong các chính sách để đảm bảo rằng các hoạt động kiểm soát được thực hiện một cách thống nhất.
Các thủ tục kiểm soát trong đơn vị chủ yếu bao gồm: Kiểm tra, phê duyệt các tài liệu, chứng từ kế toán, kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán, kiểm tra số liệu giữa báo cáo tài chính, sổ kế toán tổng hợp và số kế toán chi tiết....
❖ 3 nguyên tắc trong yếu tố Hoạt động kiểm soát
➢ Nguyên tắc 10: Doanh nghiệp lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát góp phần giảm thiểu rủi ro đến mức chấp nhận được để đạt được các mục tiêu.
➢ Nguyên tắc 11: Doanh nghiệp lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát chung trong công nghệ để đạt được các mục tiêu.
➢ Nguyên tắc 12: Doanh nghiệp thực hiện các hoạt động kiểm soát thông qua các chính sách và các thủ tục để đưa vào thực tế.
Doanh nghiệp cần ban hành những chính sách, văn bản, quy chế để kiểm soát mọi hoạt động đang xảy ra tại đơn vị.
1.3.4 Thông tin và truyền thông.
Trong một doanh nghiệp hệ thống thông tin và truyền thông là rất quan trọng, giúp thông tin nội bộ có thể truyền đi một cách nhanh chóng. Ngoài ra việc tiếp nhận thông tin bên ngoài cũng dễ dàng, điều này hỗ trợ cho đơn vị hoàn thành tốt mục tiêu và hỗ trợ cho hoạt động kiểm soát. Chính vì vậy Doanh nghiệp thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền. Hệ thống truyền thông của doanh nghiệp đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức, đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định.
❖ 3 nguyên tắc trong yếu tố Thông tin và truyền thông
➢ Nguyên tắc 13: Doanh nghiệp thu thập, tạo ra và sử dụng thông tin có chất lượng liên quan nhằm hỗ trợ các hoạt động KSNB.
➢ Nguyên tắc 14: Doanh nghiệp thực hiện truyền thông thông tin nội bộ bao gồm cả mục tiêu và trách nhiệm KSNB cần thiết để hỗ trợ các chức năng của KSNB.
➢ Nguyên tắc 15: Doanh nghiệp thực hiện truyền thông với các đối tượng bên ngoài liên quan đến các vấn đề ảnh hưởng đến chức năng của KSNB.
1.3.5 Hoạt động giám sát.
Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định hệ thống KSNB có vận hành đúng như mục đích lập ra hay không và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay không. Để đạt được kết quả tốt thì nhà quản lý cần phải có những hoạt động giám sát. Bởi vì hoạt động giám sát là một quá trình mà nhà quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB.
❖ 2 nguyên tắc trong yếu tố hoạt động giám sát
➢ Nguyên tắc 16: Doanh nghiệp lựa chọn, phát triển, thực hiện và đánh giá liên tục hoặc riêng biệt để xác định các thành phần của KSNB có hữu hiệu và đúng chức năng.
➢ Nguyên tắc 17: Doanh nghiệp đánh giá và truyền thông về các khiếm khuyết của hệ thống KSNB để các đối tượng chịu trách nhiệm sẽ tiến hành các biện pháp khắc phục ( bao gồm quản lý cấp cao và hội đồng quản trị) một cách thích hợp.