Chương 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI VIỆN ĐÀO TẠO VÀ NÂNG CAO THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
2.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Viện Đào Tạo Và Nâng Cao Thành Phố Hồ Chí Minh
2.2.2.1 Thực trạng về Môi trường kiểm soát
❖ Tính chính trực và giá trị đạo đức
Bảng 2.3: Kết quả khảo sát về tính chính trực và giá trị đạo đức.
STT Câu hỏi khảo sát
Kết quả khảo sát Tỷ lệ ( %)
Có Không
➢ Tính chính trực và giá trị đạo đức
1 Viện đào tạo có hướng dẫn cụ thể những hành vi nào
là vi phạm tính chính trực và đạo đức không ? 78,3% 21,7%
2
Viện đào tạo có xây dựng yêu cầu về tính chính trực và giá trị đạo đức làm tiêu chí trong xét tuyển nhân sự không ?
13,3% 86,7%
3 Thầy (Cô) và nhân viên có gặp áp lực nào dẫn đến
hành vi thiếu trung thực không ? 0 100%
4 Viện đào tạo có ban hành văn bản xử lý hành vi vi
phạm quy tắc ứng xử đạo đức không ? 0 100%
( Nguồn: Tác giả khảo sát) Tính chính trực và giá trị đạo đức là yếu tố quan trọng trong bất kỳ lĩnh vực nào, đặc biệt là trong môi trường giáo dục. Nếu không đặt nền móng tốt sẽ gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động của Nhà trường, cũng như ảnh hưởng đến những con người đang phục vụ trong Nhà trường. Là một đơn vị cung cấp dịch vụ về giáo dục Viện Đào Tạo và Nâng Cao TP.HCM cũng đã ban hành Quyết Định số 23/2008/QĐ-VĐT, ngày 04/06/2008 về "Quy tắc ứng xử văn hóa trong trường học" liên quan đến tính chính trực và giá trị đạo đức, nội dung của văn bản cũng nói rõ những hành vi mà giảng viên không được phép làm, nói rõ cụ thể những hành vi nào là vi phạm tính chính trực và giá trị đạo đức (78,3% số người trả lời là có ).
Kết quả khảo sát cho thấy 86,7% cho rằng khi phỏng vấn tuyển dụng không được đề cập tới tính chính trực và giá trị đạo đức, chỉ được phổ biến khi nhận công việc.
Về việc bị áp lực dẫn đến hành vi thiếu trung thực thì hầu như là không có, cho thấy ban lãnh đạo rất chuẩn mực và làm tấm gương cho nhân viên noi theo.
Nhà trường ban hành "quy tắc ứng xử văn hóa trong nhà trường" nhưng không ban hành kèm theo các biện pháp xử lý hành vi vi phạm quy tắc này, khi xảy ra vi phạm chỉ làm bản kiểm điểm trình lên Viện trưởng và rút kinh nghiệm. Chính vì thế chưa nói
lên được tầm quan trọng của quy tắc này, và biện pháp xử lý còn chưa đủ sức răng đe đến nhân viên và giảng viên..
❖ Triết lý quản lý và phong cách điều hành.
Bảng 2.4: Kết quả khảo sát về triết lý quản lý và phong cách điều hành.
STT Câu hỏi khảo sát
Kết quả khảo sát Tỷ lệ ( %)
Có Không
➢ Triết lý quản lý và phong cách điều hành 1 Viện trưởng có thường xuyên theo dõi, đánh giá các
hoạt động của các phòng ban không ? 90% 10%
2 Nội dung các cuộc họp giữa Viện trưởng, viện phó và
các phòng ban có được công khai không? 81,7% 18,3 3 Cấp quản lý có bị điều chuyển vị trí mà không có lý
do chính đáng không ? 96,7% 3,3%
4
Trưởng các phòng ban có thường xuyên trao đổi, lấy ý kiến đóng góp của nhân viên để giải quyết công việc không ?
58,3% 41,7%
5 Cấp quản lý có thường xuyên chăm lo thăm hỏi đời
sống của nhân viên không? 100% 0
( Nguồn: tác giả khảo sát) Trong giai đoạn hiện nay việc tìm kiếm chọn người có năng lực để làm việc không dễ, chính vì điều này mà ban giám hiệu rất chú trọng về cách hành xử đối với nhân viên và giảng viên, luôn luôn bình đẳng với tất cả mọi người không phân biệt đối xử.
Bình đẳng được thể hiện trong các cuộc họp giữa ban giám hiệu và các trưởng phòng ban tự do trao đổi, đóng góp ý kiến nêu lên quan điểm những gì xãy ra trong tuần hoặc trong tháng cùng nhau giải quyết vấn đề.
Kết quả khảo sát cho thấy Viện trưởng thường xuyên theo dõi, đánh giá các hoạt động của phòng ban, bằng cách là yêu cầu các ban phòng báo cáo tiến độ hoàn thành công việc để có những quyết định kịp thời.
Nội dung các cuộc họp được Viện trưởng giao cho các phòng ban công khai trực tiếp cho toàn trường, tuy nhiên cũng có ít người cho rằng có những cuộc họp mình không được biết là do đặc thù công việc như là công tác tuyển sinh thường xuyên đi ra ngoài nên không được biết, và khi về thì không được phổ biến lại.
Việc điều chuyển vị trí của cấp quản lý hầu như xảy ra đều có lý do chính đáng với tỷ lệ khảo sát là 96,7% trả lời là có.
Theo khảo sát cho thấy việc trao đổi công việc, lấy ý kiến đóng góp giữa trưởng bộ phận và nhân viên tương đối chưa nhiều, có 41,7% trả lời là không, thường khi giải quyết công việc trưởng các phòng ban thường tự quyết định. Trao đổi công việc giữa cấp trên và nhân viên chỉ xảy ra vào một ngày trong tuần ( tùy từng ban phòng quy định).
Bên cạnh đó cấp quản lý thường xuyên chăm lo thăm hỏi cuộc sống thường ngày của nhân viên, cho thấy được nhà quản lý rất quan tâm đến nhân viên của mình. Thể hiện được triết lý nhân văn trong cách đối xử nên được nhiều người tận tâm với công việc và có được sự gắn bó lâu dài với Viện.
❖ Cơ cấu tổ chức
Bảng 2.5: Kết quả khảo sát về cơ cấu tổ chức.
STT Câu hỏi khảo sát
Kết quả khảo sát Tỷ lệ ( %)
Có Không
➢ Cơ cấu tổ chức
1 Sơ đồ về cơ cấu tổ chức có phù hợp với đặc điểm
hoạt động của Viện đào tạo không ? 96,7% 3,3%
2 Khi thay đổi về nhân sự sơ đồ cơ cấu tổ chức có
được cập nhật kịp thời không ? 36,7% 63,3%
3 Vị trí nhân viên làm việc trong phòng ban có định
kỳ luân chuyển công việc không ? 18,3%11 81,7
%49
4
Định kỳ Viện đào tạo có điều chỉnh lại cơ cấu tổ chức cho phù hợp với sự thay đổi về môi trường hoạt động không ?
6,7% 93,3%
( Nguồn: Tác giả khảo sát)
Cơ cấu tổ chức của Viện Đào Tạo và Nâng Cao TP.HCM gồm Viện trưởng, phó Viện, ban kiểm soát, các phòng ban, các khoa đào tạo và các phân viện trực thuộc Viện đào tạo. Xét về hình thức thì cơ cấu tổ chức trong Viện đào tạo đảm bảo hợp lý theo đúng quy định, bộ máy gọn nhẹ linh hoạt trong công việc dễ dàng quản lý, theo khảo sát có 96,7 % cho rằng sơ đồ cơ cấu tổ chức phù hợp với hoạt động của nhà trường, tuy nhiên chính vì bộ máy gọn nhẹ nên một số phòng ban phải làm nhiều công việc khác nhau cụ thể là phòng quản trị thiết bị làm luôn công việc thủ kho, và phòng đào tạo làm tất cả các việc như xây dựng trương trình đào tạo, quảng cáo, bộ phận IT của Viện, tổ chức thi... Mà nhân lực làm việc thì quá ít nên số lượng công việc lúc nào cũng quá tải, dẫn đến rủi ro về việc thực hiện các mục tiêu.
Hiện nay Viện đào tạo đang cơ cấu theo hình thức trực tuyến, trong đó cấp quản lý ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới và ngược lại mỗi người cấp dưới chỉ nhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trước một người quản lý trực tiếp cấp trên .
Cơ cấu theo hình thức trực tuyến được mô tả bằng sơ đồ sau:
( Nguồn: Tác giả nghiên cứu) Sơ đồ 2.3: Cơ cấu theo hình thức trực tuyến
Cơ cấu trực tuyến có ưu điểm là tạo thuận lợi cho việc áp dụng chế độ thủ trưởng, tập trung, thống nhất, làm cho tổ chức nhanh nhạy linh hoạt với sự thay đổi của môi trường và có chi phí quản lý doang nghiệp thấp .Tuy nhiên cơ cấu theo trực tuyến lại hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ nghiệp vụ cao về từng mặt quản lý và
Nhân viên
Trưởng các phòng ban
Viện Trưởng
Trưởng các khoa đào tạo
Giảng viên Phó Viện Trưởng
đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện để chỉ đạo tất cả các bộ phận quản lý chuyên môn .Nhưng trong thực tế thì khả năng của con người có hạn nên những quyết định đưa ra mang tính rủi ro cao.
Khi có thay đổi về nhân sự có 63,3 % số người trả lời là không được cập nhật kịp thời, lý do là vì chỉ có sự thay đổi ở cấp quản lý mới được cập nhật, còn thay đổi ở các vị trí nhân viên và giảng viên phần lớn là chỉ thông báo trong phòng ban.
Về việc luân chuyển vị trí công việc ở một số vị trí trong phòng ban chưa được thực hiện (81,7% trả lời không), vị trí nào thì phụ trách công việc do trưởng phòng ban phân công.
Kết quả khảo sát cho thấy có 93,3% số người cho rằng Viện đào tạo không có sự điều chỉnh về cơ cấu tổ chức.
❖ Phân định quyền hạn và trách nhiệm
Bảng 2.6: Kết quả khảo sát việc phân định quyền hạn và trách nhiệm.
STT Câu hỏi khảo sát
Kết quả khảo sát Tỷ lệ ( %)
Có Không
➢ Phân định quyền hạn và trách nhiệm 1 Quyền hạn và trách nhiệm của từng cá nhân có
tương xứng với nhau không ? 76,7% 23,3%
2 Nguyên tắc ủy quyền trong Viện đào tạo có được
đảm bảo nghiêm ngặt không ? 81,7% 18,3%
3 Quyền hạn giữa các phòng ban có bị chồng chéo
không ? 86,7% 13,3%
( Nguồn: Tác giả khảo sát) Sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm trong công việc là điều hết sức cần thiết trong mỗi bộ phận, phân chia quyền hạn hợp lý giúp cho từng cá nhân hiểu rõ về trách nhiệm trong công việc được giao. Nhận định được tầm quan trọng trong việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm Viện trưởng cũng đưa ra qui định bằng văn bản cho từng bộ phận và từng vị trí các phòng ban.
Đa phần cho rằng việc bổ nhiệm phù hợp với khả năng của từng người và tương xứng với vị trí của mình, nhưng cũng có 23,3% cho rằng công việc hiện tại không tương xứng với những quyền hạn.
Theo kết quả khảo sát về sự tuân thủ nguyên tắc ủy quyền của Viện đào tạo thì 81,7% số người cho là có, bởi vì nguyên tắc ủy quyền giúp cho cấp quản lý hiểu rõ được trách nhiệm và quyền hạn của mình khi thực hiện công việc được ủy quyền. Cụ thể là Viện trưởng ủy quyền cho phòng đào tạo lập kế hoạch tuyển sinh, hình thức tuyển sinh và thực hiện công việc.
Kết quả khảo sát cho thấy có 86,7% cho rằng tất cả các phòng ban đều được quản lý độc lập. Tuy nhiên cũng có một số người cho rằng mặc dù vậy nhưng cũng có vài trường hợp nhà trường phân công một người làm ở 2 vị trí quản lý cùng lúc như là Phó Viện Trưởng kiêm luôn Giám đốc trung tâm NN-TT, do là 2 vị trí này không có mối liên hệ chung trong công việc.
❖ Cam kết về năng lực
Bảng 2.7: Kết quả khảo sát cam kết về năng lực.
STT Câu hỏi khảo sát
Kết quả khảo sát Tỷ lệ ( %)
Có Không
➢ Cam kết về năng lực
1
Viện đào tạo có xây dựng khung năng lực để đánh giá năng lực cho cán bộ quản lý và nhân viên không
?
0 100%
2 Cấp quản lý có yêu cầu về kiến thức và kỹ năng của
từng cá nhân để giao việc không ? 93,3% 6,7%
3 Viện đào tạo có bảng mô tả công việc của từng vị trí
nhất định không ? 3,3% 96,7%
( Nguồn: Tác giả khảo sát) Mỗi công việc sẽ yêu cầu những năng lực cần thiết để hoàn thành tốt nhiệm vụ, dù là ở vị trí nào đi chăng nữa cũng đòi hỏi phải có năng lực phù hợp để thực hiện công việc đó. Theo khảo sát về việc thiết lập khung năng lực để đánh giá năng lực cho cán bộ quản lý và nhân viên là không có, đa phần chỉ đánh giá theo cảm tính, không có bất
kỳ văn bản nào để so sánh hay đánh giá để có thể xắp xếp công việc cho phù hợp với từng vị trí.
Về yêu cầu kiến thức và kỹ năng trong công việc chỉ áp dụng khi tuyển cán bộ quản lý, thông qua lúc phỏng vấn xin việc, còn đa phần là những người làm trái với những ngành nghề theo học, hoặc một số sinh viên tốt nghiệp loại giỏi thì được Viện đào tạo giữ lại để làm việc, hoặc là phòng hành chính từng cá nhân làm việc đều không qua qui trình đào tạo chuyên môn.
Từ khi đi vào hoạt động Viện Đào Tạo chọn nhân sự làm việc theo hướng phù hợp với công việc, không có văn bản mô tả công việc cho từng vị trí nhất định, phần lớn là do nhà quản lý sắp xếp chỉ định công việc cụ thể. Những nhân viên được tuyển vào thường làm những công việc do người cũ để lại, và được hướng dẫn theo khẩu lệnh.
Không có một văn bản cụ thể hướng dẫn quyền hạn và trách nhiệm đối với công việc đó.
❖ Chính sách về nhân sự
Bảng 2.8: Kết quả khảo sát chính sách về nhân sự.
STT Câu hỏi khảo sát
Kết quả khảo sát Tỷ lệ ( %)
Có Không
➢ Chính sách về nhân sự
1 Việc tuyển dụng nhân sự có đảm bảo đúng quy trình
và công khai không? 86,7% 13,3%
2 Viện đào tạo có chính sách hỗ trợ cho nhân viên (
Thầy, Cô) nâng cao trình độ chuyên môn không ? 96,7% 3,3%
3
Mức độ đãi ngộ nhân sự ( khen thưởng, phụ cấp, hoàn thành tốt công việc...) có được ban hành bằng văn bản không ?
0 100%
4 Thầy ( Cô) cho biết mức lương hiện tại có tương
xứng với công việc của mình không ? 91,7% 8,3%
( Nguồn: Tác giả khảo sát)
Đối với một tồ chức hay một đơn vị việc tuyển chọn nhân sự là điều hết sức quan trọng và cần thiết, đề nâng cao tính hiệu quả trong công việc đòi hỏi khâu tuyển chọn nhận sự phải cẩn trọng chọn lựa tìm được người phù hợp với công việc. Chính vì điều này Viện đào tạo cũng đã ban hành một số qui định về tuyển dụng nhân sự bằng văn bản cũng như tiêu chuẩn cho từng vị trí làm việc. Bắt đầu bằng việc xét hồ sơ bằng cấp xem có phù hợp với vị trí cần tuyển dụng không, sau đó là thời gian thử việc trong vòng 3 tháng mới chính thức ký hợp đồng, việc tuyển dụng được công khai thông báo rộng rãi.
Đối với các nhân viên và giảng viên Viện đào tạo tạo điều kiện để nâng cao kiến thức về chuyên môn, bằng cách khuyến khích trợ cấp một phần trong chi phí học tập các khóa học nâng cao, và khi về có những đãi ngộ nhất định đối với những người hoàn thành tốt.
Về mức độ đãi ngộ khen thưởng, trợ cấp cũng không qui định rõ bằng văn bản.
Việc khen thưởng chỉ phụ thuộc vào hoạt động kinh doanh của Viện đào tạo, cuối niên học tùy vào mức độ hiệu quả của Viện đào tạo thì khen thưởng hoặc tổ chức các buổi liên hoan vào các ngày lễ lớn trong năm.
Tuy vậy nhưng cũng không phủ nhận được về lương bỗng cho từng vị trí rất tốt có thể đảm bảo giữ chân được nhân sự gắn bó với Viện. Mặc dù vậy cũng có 8,3% nhân viên cho rằng mức lương hiện nay không tương xứng với công việc mà mình đang làm, do một lúc phải làm nhiều công việc trong khi đó có một số người không làm gì cả hoặc là làm việc không hiệu quả.