Thực trạng về Hoạt động kiểm soát

Một phần của tài liệu Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH Phúc Hiếu (Trang 56 - 70)

Chương 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI VIỆN ĐÀO TẠO VÀ NÂNG CAO THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

2.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Viện Đào Tạo Và Nâng Cao Thành Phố Hồ Chí Minh

2.2.2.3 Thực trạng về Hoạt động kiểm soát

❖ Kiểm soát mua TSCĐ và CCDC

Việc mua sắm TSCĐ, CCDC trong trường học chủ yếu là những vật tư trang thiết bị phục vụ trong việc giảng dạy, những bước cần thiết khi mua thì Viện đào tạo cũng qui định rõ trong quyết định 152/2009/QĐ-VĐT ban hành vào ngày 25/10/2009 về việc mua sắm, xử lý vi phạm thất thoát TSCĐ và CCDC phục vụ trong việc giảng dạy.

Lưu đồ Quy trình mua TSCĐ và CCDC

STT Các bước thực hiện Đơn vị có liên quan Ghi chú

B1 Đơn vị yêu cầu Phiếu đề nghị mua

TSCĐ,CCDC

B2 Phòng quản trị thiết

bị

Kiểm tra số lượng cần mua, Tổng hợp các danh mục cần mua

B3 Phòng tài chính kế

toán

Tìm hiểu bảng báo giá và chọn nhà cung cấp

B4 Viện trưởng Phê duyệt các danh

mục mua sắm và giá từng mặt hàng

B5 Phòng hành chính Ký kết hợp đồng

cung cấp

B6 Phòng quảng trị

thiết bị

Kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa và lưu vào kho

B7 Phòng tài chính kế

toán

Kế toán thanh toán chịu trách nhiệm thanh toán

( Nguồn: Phòng tài chính-kế toán của Viện Đào Tạo và Nâng Cao TP.HCM ) Lưu đồ 2.1: Quy trình mua TSCĐ-CCDC

Lập phiếu đề nghị mua sắm

Kiểm tra danh mục

Chọn nhà cung cấp

Trình phê duyệt

Đặt hàng

Nhận hàng

Thanh toán

Giải thích Quy trình

✓ Bước 1: Khi có nhu cầu về mua sắm TSCĐ hay CCDC các phòng ban, khoa đào tạo lập phiếu đề nghị mua sắm gởi lên cho phòng quản trị thiết bị để tiếp nhận.

✓ Bước 2: Phòng quản trị thiết bị có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra xác minh tính chính xác của những mục đề xuất có thật sự cần thiết mua mới hay thay đổi không.

Nếu thật sự là cần mua sắm thì phòng quản trị thiết bị sẽ ký giấy xác nhận để gởi sang phòng tài chính kế toán để xử lý.

✓ Bước 3: Tại phòng tài chính kế toán sẽ dựa vào danh sách đã được xác nhận, liên hệ những nhà cung cấp nhận bảng báo giá cũng như chất lượng sản phẩm. Sau đó so sánh giá cả của từng loại sản phẩm để đưa ra quyết định trình lên cho Ban Giám Hiệu phê duyệt.

✓ Bước 4: Ở đây Viện trưởng sẽ xem xét phê duyệt danh mục sản phẩm và giá của từng loại.

✓ Bước 5: Phòng hành chính chịu trách nhiệm liên hệ với nhà cung cấp đề soạn thảo hợp đồng mua bán, cũng như thời gian giao nhận hàng, thanh toán và trình lên Viện trưởng ký duyệt một lần nữa.

✓ Bước 6: Hàng hóa được chuyển đến thì phòng quản trị thiết bị có trách nhiệm kiểm tra đối chiếu số lượng, mẫu mã sản phẩm, chất lượng sản phẩm có đúng trong hợp đồng không, nếu không đúng thì báo cáo bộ phận có liên quan xử lý, nếu đúng thì lập phiếu nhập kho và ký biên bản nhận hàng, sau đó chuyển cho bộ phận có nhu cầu sử dụng. Đơn vị nào nhận có trách nhiệm bảo quản và chịu trách nhiệm đối với thiết bị đó.

✓ Bước 7: Sau khi hàng hóa được giao nhân hoàn thành không có vấn đề gì phát sinh, Căn cứ vào hợp đồng và hóa đơn kế toán tiến hành lập chứng từ thanh toán trình Ban giám hiệu duyệt, chuyển tiền cho nhà cung cấp. Đồng thời, các bộ phận có trách nhiệm lưu trữ chứng từ liên quan.

Nhận xét Quy trình:

Nhìn vào quy trình các bước thực hiện mua hàng hóa thực hiện một cách hợp lý, đảm bảo thủ tục cần thiết. Tuy nhiên không có sự kiểm tra chéo giữa các bộ phận có liên quan, cụ thể là ở bước 3 và bước 7 phòng tài chính kế toán lựa chọn nhà cung cấp và cũng là người thanh toán do vậy không mang tính khách quan, rủi ro tiềm tàng có thể xảy ra.

Kiểm soát quy trình mua TSCĐ và CCDC

Bảng 2.10: Kết quả khảo sát quy trình mua TSCĐ và CCDC

STT Câu hỏi khảo sát

Kết quả khảo sát Tỷ lệ ( %)

Có Không

Quy trình mua TSCĐ và CCDC

1 Các phòng ban có tuân thủ theo các bước trong

quy trình mua TSCĐ và CCDC không ? 95% 5%

2 Viện trưởng có kiểm tra, giám sát các bước thực

hiện trong quy trình không ? 41,7% 58,3%

3 Hàng mua về có được lập phiếu nhập kho và lưu

trữ đầy đủ không? 100% 0

4

Viện trưởng có tổ chức kiểm tra đột xuất hay định kỳ hàng hóa trong kho so với số liệu sổ sách không ?

23,3% 76,7%

( Nguồn: Tác giả khảo sát) Kết quả khảo sát cho thấy 95% cho rằng hầu như các phòng ban đều tuân thủ các bước trong quy trình mua TSCĐ và CCDC.

Về việc kiểm tra giám sát các bước thực hiện trong quy trình thì phần lớn số người cho rằng Viện trưởng không thường kiểm tra việc thực hiện của các phòng ban (58,3%

trả lời là không)

Hàng hóa mua về tất cả đều được kiểm tra, lập phiếu nhập kho và lưu trữ đầy đủ.

Khảo sát cho thấy 76,7 % số người cho rằng ban giám hiệu không tổ chức kiểm tra đột xuất hay định kỳ hàng hóa trong kho so với số liệu sổ sách, Viện trưởng chỉ kiểm kê hàng trong kho vào cuối mỗi năm.

Kiểm soát sử dụng và bảo vệ tài sản.

Bảng 2.11: Kết quả khảo sát sử dụng và bảo vệ tài sản.

STT Câu hỏi khảo sát

Kết quả khảo sát Tỷ lệ ( %)

Có Không

Sử dụng và bảo vệ tài sản

1 Viện đào tạo có quy định về sử dụng và bảo vệ tài

sản và trang thiết bị của trường không ? 100% 0

2

Viện đào tạo có phổ biến về cách sử dụng và bảo quản tài sản cũng như trang thiết bị của trường đến nhân viên và giảng viên không ?

6,7% 93,3%

( Nguồn: Tác giả khảo sát) Tài sản sau khi mua sắm và trang bị đưa vào sử dụng, bộ phận được trang bị, phòng quản trị thiết bị và phòng tài chính kế toán phải tiến hành kiểm tra, lập biên bản bàn giao tài sản, mở sổ theo dõi tài sản, vật tư giúp quy định trách nhiệm quản lý, được bảo quản cẩn thận và bảo vệ để tránh thất thoát, hư hỏng. Tuy nhiên theo khảo có 93,3% trả lời là không được hướng dẫn cách bảo quản tài sản, trang thiết bị, điều này cho thấy những thiết bị sẽ được quản lý cẩn thận nhưng không được bảo quản tốt dẫn đến thời gian sử dụng tài sản thấp.

Kiểm soát thu tiền học phí Quy trình thu tiền.

Trong môi trường đào tạo về giáo dục nguồn thu chủ yếu là tiền học phí của sinh viên, học viên. Qua đó Viện đào tạo cũng đã ban hành quyết định số 34/2009/QĐ- VĐT ban hành ngày 26/05/2009 do Viện trưởng duyệt và đã ký về quy định mức học phí và thu học phí cụ thể như sau:

- Đối với mức học phí của từng ngành, theo từng hệ đào tạo được tính theo mức chi phí tại thời điểm cụ thể. Mức học phí của từng ngành sẽ được công bố cùng lúc với thông báo tuyển sinh cho người có nhu cầu cần biết và chọn lựa.

- Cũng theo quy định này đối với việc thu học phí Viện đào tạo quy định học phí được thu theo từng học kỳ, nhằm làm giảm bớt gánh nặng tài chính cho sinh viên. Học phí được thông báo thu vào trước mỗi học kỳ và trước 30 ngày kể từ ngày ra thông báo.

Lưu đồ quy trình thu học phí

( Nguồn: Phòng tài chính-kế toán của Viện Đào Tạo và Nâng Cao TP.HCM ) Lưu đồ 2.2: Quy trình thu học phí

Giải thích quy trình thu học phí

✓ Lập kế hoạch thu học phí: Kế hoạch thu học phí được phòng tài chính kế toán lập vào tháng 7 hàng năm, mục đích nhằm lên kế hoạch về thời gian thu, hình thứ thu, số tiền nộp học phí theo từng ngành học.

✓ Báo cáo kế hoạch thu học phí: Sau khi lập kế hoạch thu học phí, phòng tài chính kế toán báo cáo lên Viện trưởng xét duyệt, thông báo về thời gian cụ thể bắt đầu thu học phí, thông báo được tuyên truyền trên mọi phương tiện thông tin của nhà trường, nhằm đảm bảo tất cả sinh viên nắm rõ và thực hiện đúng quy định.

✓ Thực hiện thu học phí: Sau 30 ngày kể từ ngày ra thông báo, phòng tài chính kế toán bắt đầu thu, thời gian thu trong vòng 20 ngày. Hình thức thu sinh viên có thể nộp bằng tiền tại phòng tài chính kế toán, hoặc thu qua tài khoản ngân hàng của nhà trường tạo điều kiện thuận lợi cho phụ huynh có thể giám sát việc nộp học phí của các em.

Lập kế hoạch thu học phí

Báo cáo kế hoạch thu học phí

Báo cáo tình hình thu học phí Thực hiện thu học phí

Xử lý nợ học phí

Theo dõi tình hình nợ học phí

Lưu trữ

Phòng tài chính-kế toán

Ngân hàng

Ban Giám Hiệu

+ Hình thức thu bằng tiền mặt: Trong thời gian quy định sinh viên đến trực tiếp phòng tài chính kế toán điền vào mẫu đơn có sẵn, điền họ tên người nộp, lý do nộp, mã số sinh viên, nộp cho bộ phận thu của phòng tài chính kế toán. Bộ phận thu nhập mã số sinh viên vào hệ thống của trường xem số tiền cần thu, sau đó in biên lai nhận tiền và giao biên lai lại cho người nộp.

+ Thu qua ngân hàng: Người nộp trực tiếp đến ngân hàng điền vào phiếu nội dung nộp và tài khoản ngân hàng của nhà trường, sau đó đến phòng tài chính kế toán xác nhận và lấy biên lai.

+ Cuối mỗi ngày, kế toán thu sẽ lập bảng tổng hợp danh sách và số tiền thu được đến nộp cho thủ quỹ, ở đây thủ quỹ đối chiếu số tiền thu được và bảng tổng hợp, nếu hợp lý thì ký vào bảng xác nhận trao lại cho kế toán thu, và thu tiền cho vào nơi cất giữ, kế toán thu mang bảng tổng hợp có chữ ký xác nhận đến cho kế toán tổng hợp kiểm tra và tổng hợp lại trình lên cho kế toán trưởng và Viện trưởng ký, chứng từ đã ký sẽ được lưu vào nơi lưu trữ của Viện.

✓ Báo cáo tình hình thu học phí : Sau khi hết thời gian thu học phí theo quy định, phòng tài chính kế toán tổng hợp lại số lượng sinh viên đã nộp và chưa nộp học phí báo cáo lên Viện trưởng, để có những biện pháp xử lý.

✓ Xử lý nợ học phí : Đối với những sinh viên chưa thực hiện nghĩa vụ với Viện, phòng tài chính kế toán trình lên Viện trưởng để có những biện pháp xử phạt.

✓ Theo dõi nợ học phí: Số sinh viên chưa nộp học phí được phòng tài chính kế toán theo dõi và hình thức xử phạt khi quá hạn nộp theo quy định cùa nhà trường.

✓ Lưu trữ: Phòng tài chính kế toán lưu trữ tất cả giấy tờ có liên quan đến tình hình thu học phí.

Nhận xét về quy trình thu học phí

Theo tác giả nhìn nhận các bước trong quy trình thu học phí được mô tả hợp lý từ khi lập kế hoạch đến khi lưu trữ đều được nhà quản lý kiểm soát chặt chẽ, các bước thể hiện rõ sự tuân thủ, cũng như các qui định ngiêm ngặt về sự kiểm soát tiền theo đúng trình tự hợp lý. Nhà trường cũng đưa ra các hình thứ thu hợp lý tạo thuận lợi cho người nộp.

Kiểm soát quy trình thu tiền học phí

Bảng 2.12: Kết quả khảo sát quy trình thu tiền học phí

STT Câu hỏi khảo sát

Kết quả khảo sát Tỷ lệ ( %)

Có Không

Quy trình thu tiền học phí

1 Viện trưởng có kiểm tra sự tuân thủ quy trình thu

tiền học phí không ? 18,3% 81,7%

2 Các chức năng ghi chép sổ sách kế toán và thu

tiền có được tách bạch không ? 100% 0

3 Thu tiền học phí của sinh viên có lập hóa đơn

chứng từ rõ ràng không ? 100% 0

4 Viện trưởng có kiểm tra giám sát việc thu tiền học

phí qua ngân hàng không ? 100% 0

5 Định kỳ Viện trưởng có kiểm tra hay được thông

báo tình hình thu học phí không ? 100% 0

6 Viện đào tạo có kiểm tra thường xuyên quỹ tiền

mặt, tiền trong tài khoản ngân hàng không ? 100% 0 7 Viện đào tạo có thiết lập quy trình hoàn trả học

phí cho sinh viên không ? 0 100%

( Nguồn: Tác giả khảo sát) Viện trưởng không thường xuyên kiểm tra việc tuân thủ quy trình thu học phí (81,7% số người trả lời là không ) nên chưa đánh giá được các bước trong quy trình có được thực hiện đầy đủ có gian lận và sai sót không, nhất là việc quy định về thời gian tối đa khi thực hiện các bước, vì một số bước trong chu trình còn tùy vào thực tế như thời gian thu bị kéo dài, ảnh hưởng tiến độ theo kế hoạch của nhà trường.

Kết quả khảo sát cho thấy 100% số người cho là nhà trường tách bạch chức năng ghi chép sổ sách kế toán và bộ phận thu tiền tạo môi trường làm việc khách quan. Hơn thế nữa nhà trường chú trọng nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong phòng tài chính kế toán tránh được những rủi ro tiềm tàng có thể xảy ra.

Thu tiền học phí của sinh viên được lập hóa đơn chứng từ rõ ràng, hóa đơn được đánh số thứ tự, được lập thành 3 liên, người nộp giữ một bản, một liên giữ lại và chuyển một liên cho thủ quỹ để đối chiếu, số tiền nộp được ghi bằng số và bằng chữ, cuối cùng là có chữ ký của người thu và người nộp.

Viện đào tạo thường xuyên kiểm tra giám sát việc thu học phí qua ngân hàng do phòng tài chính báo cáo lại.

Viện trưởng thường xuyên kiểm tra tình hình thu học phí để khi có tình trạng trễ nộp học phí thì có những biện pháp đôn đốc, xử lý kịp thời tránh tình trạng nợ đọng học phí quá nhiều.

Theo khảo sát có 100% cho là Viện trưởng thường xuyên kiểm tra quỹ tiền mặt và tiền trong tài khoản ngân hàng, điều này cho thấy đối với tài sản là tiền, loại tài sản mang tính nhạy cảm, nhà trường chủ động giám sát chặt chẽ hơn.

Kết quả khào sát cho thấy nhà trường chưa thiết lập quy trình hoàn trả học phí cho sinh viên.

Kiểm soát quy trình về tiền lương.

Quy trình tiền lương

Quy trình tiền lương là quy trình thanh toán lương cho các phòng ban trong Viện đào tạo, và có nghĩa vụ phải trả các khoản trích theo lương theo quy định của pháp luật như các khoản bảo hiểm như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn, thuế thu nhập cá nhân…. Nhiệm vụ này được Viện trưởng phân cho phòng hành chính phối hợp cùng phòng tài chính kế toán thực hiện. Quy trình tiền lương tại nhà trường bao gồm những bước sau:

Lưu đồ quy trình tiền lương

( Nguồn: Phòng Tài Chính-Kế Toán của Viện Đào Tạo và Nâng Cao TP.HCM ) Lưu đồ 2.3: Quy trình tiền lương

Giải thích quy trình tiền lương

✓ Lập và thu thập các chứng từ : Phòng hành chính có nhiệm vụ tổng hợp tất cả các chứng từ liên quan đến việc chấm công và mức lương của từng cá nhân, xem xét có sự thay đổi về nhân sự trong từng bộ phận của nhà trường không, để điều chỉnh bổ xung hoặc điều chỉnh giảm, sau đó chuyển hồ sơ chứng từ ( bảng chấm công) đến phòng tài chính kế toán.

✓ Tính lương và các khoản trích theo lương: Phòng tài chính kế toán dựa vào lương cơ bản của từng người để tính lương và các khoản trích theo lương phải nộp, sau đó lập bảng thanh toán lương trình lên Viện trưởng xét duyệt.

Lập và thu thập các chứng từ

Tính lương và các khoảng trích theo lương

Xét duyệt chi

Thanh toán tiền lương

Nộp các khoản trích theo lương

Lưu trữ

Phòng hành chính

Phòng tài chính kế toán

Viện trưởng

Bộ phận chi ( Phòng tài chính kế toán )

Phòng tài chính kế toán

✓ Xét duyệt chi: Viện trưởng xem xét đối chiếu bảng báo cáo về nhân sự của phòng hành chính với bảng thanh toán lương, nếu không có vấn đề gì thì ký ủy nhiệm chi. Sau đó được mang cho kế toán trưởng ký chuyển cho thủ quỹ.

✓ Thanh toán tiền lương: Vào ngày 10 hàng tháng nhân viên của nhà trường trực tiếp xuống bộ phận kế toán chi để nhận lương và ký tên vào bảng thanh toán lương.

Nhân viên sẽ nhận được một phiếu kê khai lương và các khoản trích theo lương đã khấu trừ để kiểm tra.

✓ Nộp các khoản trích theo lương: Các khoản trích theo lương phải nộp cho nhà nước theo pháp luật quy định sẽ được phòng tài chính kế toán của nhà trường nộp thay cho các nhân viên.

✓ Lưu trữ: Sau khi hoàn tất việc trả lương và các thủ tục đối với nhà nước, bảng chấm công, bảng thanh toán lương và các giấy tờ có liên quan sẽ được lưu trữ lại để đối chiếu sau này.

Nhận xét quy trình tiền lương:

Qua phân tích cho thấy quy trình tiền lương của nhà trường thực hiện một cách rõ ràng, tách bạch, mỗi phòng ban đảm nhận một công việc riêng biệt.

Kiểm soát quy trình về tiền lương

Bảng 2.13 : Kết quả khảo sát quy trình tiền lương

STT Câu hỏi khảo sát

Kết quả khảo sát Tỷ lệ ( %)

Có Không

Quy trình về tiền lương

1 Bộ phận chấm công có được Viện trưởng giám sát

không ? 100 % 0

2 Viện đào tạo có quy định bảo mật mức lương của

mỗi người không ? 0 100%

3 Việc Thay đổi nhân sự có được điều chỉnh kịp

thời không ? 75% 25%

4 Viện đào tạo có tuân thủ quy định pháp luật về

các khoản trích theo lương phải nộp không ? 100% 0 ( Nguồn: Tác giả khảo sát)

Một phần của tài liệu Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH Phúc Hiếu (Trang 56 - 70)

Tải bản đầy đủ (PDF)

(126 trang)