CHƯƠNG 2: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG THANH TOÁN KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT
2.3 NHỮNG PHƯƠNG TIỆN THANH TOÁN KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT
2.3.1 Thanh toán bằng Séc
Khái niệm:
Séc là một thể thức thanh toán không thể thiếu được trong thanh toán không dùng tiền mặt hiện nay. Mặc dù đã ra đời rất sớm và ngày càng có nhiều công cụ thanh toán hiện đại, song thanh toán bằng séc vẫn giữ vai trò quan trọng trong các thể thức thanh toán không dùng tiền mặt.
Theo Nghị định số 30/CP: Séc là lệnh trả tiền của chủ tài khoản, được lập trên mẫu do Ngân hàng Nhà nước quy định, yêu cầu đơn vị thanh toán trích một số tiền từ tài khoản tiền gửi của mình để trả cho người thụ hưởng có tên ghi trên séc hoặc trả cho người cầm séc.
Như vậy, séc là một chi phiếu, lập trên mẫu in sẵn do chủ tài khoản phát hành giao trực tiếp cho người bán để thanh toán tiền vật tư, hàng hóa, chi phí, dịch vụ,…
Các quy tắc trong thanh toán bằng séc:
Tất cả các tờ séc đều do Ngân hàng Nhà nước thiết kế mẫu thống nhất được in và ghi bằng tiếng Việt Nam (séc phục vụ người nước ngoài có thể in thêm tiếng Anh dưới tiếng Việt Nam với cỡ chữ nhỏ hơn). Các Tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước đăng ký mẫu séc với Ngân hàng Nhà nước và chỉ được in séc tại nhà in Ngân hàng.
Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước…bán séc trắng cho khách hàng sử dụng, theo đúng mẫu séc đã dược duyệt và chỉ bán séc cho khách hàng nào có mở tài khoản tại đơn vị mình.
Người phát hành séc là chủ tài khoản hoặc được chủ tài khoản ủy quyền. Chỉ được phát hành séc trong phạm vi số dư tài khoản tiền gửi hoặc bảo chi, nếu vi phạm sẽ bị phát tiền bị đình chỉ sử dụng séc hoặc bị truy tố trước pháp luật.
Séc phải được viết bằng một thứ mực khó tẩy xóa, không dùng bút chì, không dùng mực đỏ. Các yếu tố trong tờ séc phải ghi đầy đủ, rõ ràng. Không sửa chữa tẩy xóa trên tờ séc, các tờ séc viết hỏng cần gạch chéo, để nguyên không xé rời khỏi cuốn séc.
Khi phát hành séc phải ghi số tiền bằng số và bằng chữ khớp nhau, địa điểm và ngày tháng ký phát hành séc phải ghi bằng chữ - năm phát hành ghi bằng số. Chữ cái đầu tiên của số tiền bằng chữ phải viết hoa và sát đầu dòng của dòng đầu tiên, không viết cách dòng, cách quãng.
Một tờ séc hợp lệ là một tờ séc ghi đầy đủ các yếu tố và nội dung quy định, có đủ chữ ký và con dấu (nếu có).
Thời hạn hiệu lực thanh toán của tờ séc là 30 ngày kể từ ngày ký phát hành cho đến khi tờ séc được nộp vào đơn vị thanh toán hoặc đơn vị thu hộ. Thời hạn này gồm cả ngày lễ và ngày chủ nhật. Nếu ngày kết thúc thời hạn rơi vào ngày lễ, ngày nghỉ thì ngày thanh toán sẽ rơi vào ngày làm việc kế tiếp.
Người phát hành séc và người thụ hưởng phải thông báo ngay cho các bên liên quan khi bị mất séc. Việc thông báo phải thực hiện bằng văn bản mới có giá trị pháp lý. Căn cứ vào thông báo mất séc, các đơn vị thanh toán cần ra lệnh đình chỉ thanh toán đối với tờ séc được thông báo và phải chịu phí bồi thường nếu tờ séc bị
lợi dụng lấy tiền sau khi nhận được thông báo. Trường hợp người phát hành hoặc người thụ hưởng không kịp thời thông báo sau khi tờ séc bị lợi dụng thì họ phải chịu trách nhiệm về các thiệt hại do mất séc. Nếu thông báo mất séc không đảm bảo tính trung thực thì người thông báo sẽ bị phạt hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm trước pháp luật.
Trường hợp có nhiều tờ séc được phát hành bởi một chủ tài khoản được nộp cùng một thời điểm thì đơn vị thanh toán xác định thứ tự thanh toán theo số séc phát hành từ nhỏ đến lớn.
Các đối tượng có liên quan đến séc:
- Chủ tài khoản: là người đứng tên mở tài khoản và là sở hữu hoặc đại diện chủ sở hữu số tiền trên tài khoản đó. Chủ tài khoản có thể đại diện một pháp nhân hoặc một thể nhân.
- Người phát hành séc: là người ký phát hành séc để thanh toán cho người hưởng séc.
Người phát hành séc có thể là chủ tài khoản hoặc được chủ tài khoản ủy quyền.
- Người thụ hưởng séc: là người sở hữu số tiền ghi trên séc. Người thụ hưởng séc được ghi rõ họ tên trên tờ séc (Nếu là séc ký danh) hoặc là người cầm séc (Nếu là séc vô danh).
- Người chuyển nhượng séc: là người chuyển nhượng quyền thụ hưởng séc của mình cho người khác theo luật định.
- Đơn vị thu hộ: là đơn vị được phép làm dịch vụ thanh toán tiến hành nhận các tờ séc do người thụ hưởng nộp vào để thu hộ tiền cho người thụ hưởng.
- Đơn vị thanh toán: là đơn vị giữ tài khoản tiền gửi của chủ tài khoản, được phép làm dịch vụ thanh toán. Thực hiện việc trích tiền từ tài khoản tiền gửi của chủ tài khoản để thanh toán cho người thụ hưởng séc khi tờ séc được chuyển nhượng đến.
- Người phát hành và người thụ hưởng đều có trách nhiệm đối với séc. Trách nhiệm này gồm: trách nhiệm thanh toán, liên đới giải quyết các khiếu nại hoặc khởi kiện khi séc bị từ chối thanh toán.
- Người thụ hưởng séc được quyền khiếu nại những người có trách nhiệm để đòi thanh toán số tiền của tờ séc. Trường hợp không giải quyết được khiếu nại, thì người thụ hưởng có quyền khởi kiện những người có trách nhiệm trước tòa án để giải quyết theo pháp luật.
Các loại séc trong thanh toán:
Căn cứ tính chất chuyển nhượng séc chia làm 2 loại:
- Séc ký danh: là séc ghi rõ họ tên, địa chỉ của cá nhân hoặc pháp nhân thụ hưởng séc.
Loại séc này được chuyển nhượng theo luật bằng phương pháp ký hậu chuyển nhượng.
Việc chuyển nhượng phải ghi rõ họ tên, địa chỉ cá nhân hoặc địa chỉ pháp nhân được chuyển nhượng vào mặt sau của tờ séc.
- Séc vô danh: là loại séc không ghi tên cá nhân hoặc tên pháp nhân thụ hưởng séc.
Trên tờ séc sẽ ghi: “Yêu cầu trả lại cho người cầm séc”. Loại séc này được chuyển nhượng tự do tức là bằng cách trao tay.
Căn cứ tính chất sử dụng séc chia làm 2 loại:
- Séc chuyển khoản: đây là loại séc chỉ được dùng để thanh toán theo lối chuyển khoản bằng cách ghi có vào các tài khoản liên quan. Séc chuyển khoản được gạch 2 đường song song chéo góc phía trên bên trái tờ séc, hoặc được đóng dấu có chữ: CHUYỂN KHOẢN” ở mặt trước tờ séc.
- Séc tiền mặt: đây là loại séc mà người thụ hưởng được quyền rút tiền mặt tại đơn vị thanh toán.
Phạm vi sử dụng trong thanh toán:
- Sử dụng giữa khách hàng mở tài khoản tiền gửi trong cùng một đơn vị thanh toán, hoặc khác đơn vị thanh toán này nhưng thuộc cùng một hệ thống ngân hàng, tổ chức tín dụng.
- Séc thanh toán giữa các khách hàng mở tài khoản tiền gửi thanh toán tại các đơn vị thanh toán khác hệ thống ngân hàng, tổ chức tín dụng và có tham gia thanh toán của Ngân hàng Nhà nước.
Thủ tục phát hành và thanh toán séc:
Thủ tục phát hành và thanh toán séc tiến hành theo trình tự như sau:
Bước 1
Các đơn vị, cá nhân sau khi đã mở hoặc đã có tài khoản tiền gửi ngân hàng, hay kho bạc, khi có nhu cầu sử dụng séc sẽ lập giấy đề nghị nhượng séc nộp vào đơn vị thanh toán kèm theo giấy chứng minh thư, hoặc hộ chiếu.
Đơn vị thanh toán sau khi kiểm tra giấy tờ hợp lệ sẽ mở sổ theo dõi tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản của khách hàng. Số lượng và ký hiệu (số séc, số sêri) của tờ séc bán cho khách hàng; Đồng thời ghi hoặc in tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản của chủ tài khoản lên tất cả các tờ séc rồi sau đó mới giao séc cho khách hàng. Số lượng séc bán tối đa mỗi lần cho pháp nhân là 3 cuốn, cho thể nhân là 1 cuốn (1 cuốn séc gồm 10 tờ). Khi dùng hết, khách hàng làm thủ tục mua tiếp. Khi nhận séc trắng, khách hàng cần kiểm tra kỹ thông tin trên tờ séc để tránh thiệt hại hoặc bị lợi dụng séc.
Bước 2
Sau khi đã có séc, khách hàng phát hành séc và giao trực tiếp cho người bán (người thụ hưởng séc) để thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ.
Bước 3
Khi nhận được tờ séc do người phát hành trao cho mình, người thụ hưởng cần kiểm tra tính hợp lệ của tờ séc. Nếu tờ séc hợp lệ thì người thụ hưởng séc có thể xử lý bằng 1 trong 2 cách sau:
- Cách thứ nhất: Nộp séc để được thanh toán. Theo cách này người thụ hưởng lập bảng kê nộp séc (lập 3 liên bảng kê theo từng đơn vị thanh toán) kèm theo tờ séc nộp vào đơn vị thu hộ, hoặc nộp trực tiếp vào đơn vị thanh toán trong thời hạn hiệu lực
thanh toán của tờ séc. Nếu người thụ hưởng không có tài khoản thì nộp séc vào đơn vị thu hộ (hoặc) đơn vị thanh toán tại địa bàn tỉnh, thành phố mà người thụ hưởng cư trú.
- Cách thứ hai: chuyển nhượng séc. Nếu người thụ hưởng séc muốn chuyển nhượng tờ séc cho người khác để trừ nợ hoặc trả tiền hàng hóa dịch vụ thì tiến hành các thủ tục chuyển nhượng séc theo quy định.
- Ghi tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản của người được chuyển nhượng vào mặt sau tờ séc.
- Ghi ngày, tháng, năm chuyển nhượng, ký tên, đóng dấu (nếu là pháp nhân) vào mặt sau tờ séc rồi trao tờ séc trực tiếp cho người chuyển nhượng. Người được chuyển nhượng - lúc này là người thụ hưởng nếu muốn chuyển nhượng tiếp thì tiến hành theo đúng thủ tục chuyển nhượng nói trên. Nếu không chuyển nhượng tiếp thì người này lập bảng kê nộp séc kèm theo tờ séc nộp vào ngân hàng để xin thanh toán (như cách thứ nhất đã nói ở trên).
Bước 4
Khi nhận tờ séc kèm theo bảng kê nộp séc của khách hàng nộp vào đơn vị tiếp nhận séc cần kiểm tra chất hợp lệ của tờ séc, thời hạn thanh toán của tờ séc:
- Nếu tờ séc không hợp lệ thì từ chối vào trao lại séc cho khách hàng.
- Nếu tờ séc hợp lệ và còn thời hạn thanh toán thì đơn vị thu hộ ký nhận séc đồng thời chuyển ngày tờ séc và bảng kê cho đơn vị thanh toán.
- Nếu tờ séc quá hạn thời hạn xuất trình séc nhưng chưa quá 06 tháng kể từ ngày ký phát hành séc thì người thực hiện thanh toán séc vẫn có thể thanh toán nếu người thực hiện thanh toán không nhận được thông báo đình chỉ thanh toán đối với tờ séc đó và người ký phát có khoản tiền được sử dụng đủ để chi trả cho tờ séc đó.
- Trường hợp tờ séc được nộp trực tiếp vào đơn vị thanh toán thì đơn vị thanh toán sẽ tiến hành thanh toán ngay cho người thụ hưởng.
Bước 5
Đơn vị thanh toán khi nhận được bảng kê kèm theo tờ séc do đơn vị thu hộ chuyển đến (hoặc do người thụ hưởng nộp trực tiếp) cần kiểm tra lại:
- Tính hợp lệ của tờ séc.
- Thời hạn hiệu lực.
- Tính liên tục của dãy chữ ký chuyển nhượng (nếu có).
- Sự khớp đúng giữa số tiền của tờ séc và bảng kê. Nếu hoàn toàn hợp lệ và khớp đúng – Đơn vị thanh toán sẽ thực hiện việc thanh toán như sau:
+ Nếu tờ séc dùng để thanh toán chuyển khoản: đơn vị thanh toán sẽ trích tiền trên tài khoản của chủ tài khoản (hoặc tài khoản ký gửi để bảo chi séc) thanh toán cho người thụ hưởng rồi báo có cho họ hoặc chuyển tiền qua đơn vị thu hộ nếu người thụ hưởng có tài khoản ở ngân hàng khác.
+ Nếu tờ séc được thanh toán bằng tiền mặt thì đơn vị thanh toán cho người thụ hưởng lấy tiền mặt sau khi đã kiểm tra kỹ các giấy tờ liên quan. (Chú ý: séc rút tiền mặt phải được nộp vào đơn vị thanh toán)
Bước 6:
Đơn vị thu hộ khi nhận được tiền do đơn vị thanh toán chuyển đến qua hệ thống liên hàng hoặc bù trừ thì tiến hành ghi có ngay vào tài khoản của người thụ hưởng rồi gửi giấy báo có cho người thụ hưởng.
Toàn bộ sơ đồ luân chuyển chứng từ và thanh toán như sau - Trường hợp 1
Nguồn: Giáo trình Kế toán Ngân hàng Hình 2.1: Quy trình thanh toán séc trường hợp người phát hành và người thụ hưởng có tài khoản tại 2 ngân hàng khác nhau, có tham gia bù trừ trên địa bàn Chú thích:
(1) Người trả tiền phát hành séc giao cho người thụ hưởng.
(2) Người thụ hưởng sau khi kiểm tra tính hợp lệ của tờ séc sẽ lập 3 liên bảng kê nộp séc cùng tờ séc giao cho Ngân hàng phục vụ mình xin thanh toán (Người thụ hưởng
cũng có thể nộp trực tiếp bảng kê nộp séc và tờ séc vào Ngân hàng phục vụ người trả tiền để đòi tiền).
(3) Ngân hàng sẽ tiến hành kiểm tra (Nếu lập bảng kê có gì sai sót hoặc có tờ séc không hợp lệ, quá thời hạn hiệu lực thanh toán thì từ chối thanh toán) sau đó chuyển các tờ séc và bảng kê nộp séc cho Ngân hàng phục vụ người trả tiền.
(4) Ngân hàng phục vụ người trả tiền sau khi kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của tờ séc và số dư tài khoản tiền gửi của chủ tài khoản sẽ tiến hành trích tài khoản của người trả tiền và báo Nợ cho họ.
(5) Ngân hàng phục vụ người trả tiền dùng các liên bảng kê nộp séc lập chứng từ thanh toán bù trừ và chuyển cho Ngân hàng phục vụ người thụ hưởng để thanh toán cho người thụ hưởng.
(6) Ngân hàng phục vụ người thụ hưởng tiếp nhận các bảng kê nộp séc (thông qua thanh toán bù trừ) sẽ ghi Có vào tài khoản người thụ hưởng và báo cho họ.
- Trường hợp 2
Nguồn: Giáo trình Kế toán Ngân hàng
Hình 2.2: Quy trình thanh toán séc trường hợp người phát hành và người thụ hưởng có tài khoản tại cùng một ngân hàng
Chú thích:
(1) Người trả tiền phát hành séc giao cho người thụ hưởng.
(2) Người thụ hưởng tiếp nhận séc, sau khi kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của tờ séc sẽ lập 3 liên bảng kê nộp séc cùng tờ séc nộp vào Ngân hàng xin thanh toán.
(3) Ngân hàng kiểm tra tờ séc, nếu đủ điều kiện thì tiến hành trích tài khoản tiền gửi của người trả tiền và báo Nợ cho họ.
(4) Ngân hàng ghi Có tài khoản của bên thụ hưởng và báo Có cho họ.