6.4. Thực hiện 5S trong nghề kế toán
6.4.1. Trình tự thực hiện
* Bước 1: SERI (SÀNG LỌC): Loại bỏ những thứ không cần thiết
- Quan sát kỹ nơi làm việc của mình, phát hiện và xác định những thứ không cần thiết, sau đó vứt bỏ (hủy) những thứ không cần thiết.
- Vì công việc kế toán luôn có nhiều hồ sơ tài liệu quan trọng nên cần phải được xem xét và phân loại cẩn thận.
- Khi sàng lọc phải kiểm tra trong ngăn kéo, tủ và trong phòng, hãy kiểm tra mọi nơi, mọi ngóc ngách.
- Những tài liệu, dụng cụ, vật dụng nào không cần dùng cần được dán thẻ đỏ, loại bỏ hoàn toàn khỏi khu vực làm việc.
- Nếu không thể quyết định ngay được một thứ gì đó còn cần hay không cần cho công việc thì dán thẻ vàng (sẽ huỷ) kèm theo ngày tháng sẽ huỷ và để riêng ra một bên.
- Sau một thời gian, ví dụ 3 tháng kiểm tra lại xem có ai cần đến cái đó không, nếu sau 3 tháng mà không có ai cần đến, tức là cái đó không còn cần cho công việc nữa. Nếu không thể tự mình quyết định thì hãy đề ra một thời hạn để xử lý, hoặc phải xin ý kiến lãnh đạo, báo cáo cho người có thẩm quyền được biết.
- Trong khi sàng lọc cần phải xác định số lượng cần đủ dùng cho các vật dụng, tài liệu tại nơi làm việc.
- Chụp hình toàn cảnh và cận cảnh trước và sau khi sàng lọc.
* Bước 2: SEITON (SẮP XẾP): Đặt mọi thứ đúng chỗ sao cho thuận lợi khi sử dụng
- Nguyên tắc của bước sắp xếp là mọi vật được đặt đúng chỗ đảm bảo an toàn, thuận tiện và mỹ quan.
- Trao đổi với các đồng nghiệp về nơi đặt vật dụng và cách xắp xếp, bố trí trên quan điểm thuận tiện cho thao tác. Một nguyên tắc cần chú ý là cái gì thường xuyên hay phải sử dụng đến thì phải đặt gần người sử dụng để đỡ phải đi lại; phác thảo cách bố trí và trao đổi với đồng nghiệp, sau đó thì thực hiện.
+ Đối với các tài liệu (sổ sách kế toán, các biểu mẫu kế toán, các hóa đơn, chứng từ thanh toán, tạm ứng, các hồ sơ theo dõi các công nợ dự án,…) hay sử dụng để theo dõi thì phải được phân nhóm theo từng khách hàng, từng đối tác hay từng nghiệp vụ cụ thể để đảm bảo dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra,…
+ Các nhóm tài liệu khác nhau có thể được phân theo các màu khác nhau để dễ thấy.
Hình 6.1: Lưu trữ tài liệu theo nhóm, theo màu.
+ Các tài liệu khác ít khi dùng đến (sách tham khảo, các quyết định, các công văn giấy tờ có liên quan) có thể để tại một vị trí phù hợp.
+ Các dụng cụ văn phòng phẩm hay sử dụng, đặc biệt là bút, giấy hay điện thoại là những vật dụng rất cần để ghi chép và liên lạc nhanh, thường xuyên nên cần được sắp xếp trên bàn sao cho gọn gàng, có thể là đánh dấu, kẻ vạch phân chia khu vực.
Hình 6.2: Sắp xếp vật dụng tại bàn làm việc và trong hộc bàn làm việc.
+ Công việc của kế toán cũng cần sử dụng phần mềm kế toán trên máy tính.
Hàng ngày kế toán phải nhập những dữ liệu, những chứng từ trên phần mềm tùy váo chuyên môn của mỗi người như: tài sản cố định, kế toán thuế, kế toán tiêu thụ,…cần lưu trữ thông tin trên máy tính, vì vậy cần phải đảm bảo các thư mục phải được tạo theo nhóm để dễ quản lý và sử dụng.
Hình 6.3: Tạo thư mục theo nhóm
- Làm sao cho các đồng nghiệp của mình đều biết được là cái gì, để ở chỗ nào, để họ tự sự dụng mà không phải hỏi ai. Tốt nhất nên có một danh mục các vật dụng và nơi lưu giữ theo nguyên tắc: mọi vật đều được xác định vị trí đặt và phải đặt đúng vị trí đã định.
+ Hãy ghi chú, dán nhán hoặc đánh dấu trên từng ngăn kéo, ngăn tủ, cặp tài liệu để mọi người biết cái gì được lưu giữ tại đó.
+ Đảm bảo việc lưu trữ theo từng thư mục sẽ giúp đồng nghiệp dễ dàng truy cập thông tin dữ liệu hơn nếu sử dụng mạng nội bộ.
- Chụp hình toàn cảnh và cận cảnh trước và sau khi sắp xếp.
* Bước 3: SEISO (SẠCH SẼ): Làm vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc
Có một quan hệ rất mật thiết giữa chất lượng sản phẩm và sự sạch sẽ ở nơi làm việc, nơi chế tạo ra sản phẩm. Như vậy sạch sẽ phải được thực hiện hàng ngày, đôi khi liên tục trong suốt cả ngày. Thực hiện S3 theo nguyên tắc vệ sinh “Từ trên xuống dưới, từ trong ra ngoài”.
- Quét dọn: Hãy quét dọn, vệ sinh nơi làm việc một cách thường xuyên làm cho những thứ trên không còn cơ hội để dơ bẩn.
+ Phải đảm bảo không có rác thải, bụi bẩn, mạng nhiện hoặc bất cứ dấu hiệu nào của tình trạng mất vệ sinh tại nơi làm việc.
+ Nên dành 5 - 10 phút mỗi ngày để làm vệ sinh.
+ Sau khi đã sắp xếp tài liệu xong thì cần lau dọn sạch sẽ để tránh bụi bẩn, mối mọt làm hòng tài liệu. Công việc này cần được tiến hành thường xuyên.
+ Có thể lập kế hoạch vệ sinh, phân công trách nhiệm và khu vực vệ sinh cụ thể cho mỗi cá nhân. Thông thường, mỗi người kế toán viên sẽ được bố trí tại một khu vực làm việc và trang bị đầy đủ các thiết bị làm việc nên việc thường xuyên dọn vệ sinh tại bàn làm việc của mỗi người là rất cần thiết để đảm bảo sạch sẽ, gọn gàng.
+ Trong phòng luôn có thùng đựng rác để đựng những thứ không cần sử dụng nữa như giấy tờ bỏ đi…
- Kiểm tra và loại trừ nguồn gốc gây dơ bẩn, qui hoạch, định vị khu vực để đồ phế thải và xử ký đồ phế thải, thiết lập quy định làm sạch.
- Chụp hình toàn cảnh và cận cảnh trước và sau khi làm vệ sinh.
* Bước 4: SEIKETSU (SĂN SÓC): Duy trì sự vệ sinh sạch sẽ ở mức độ cao
Để không lãng phí những nỗ lực đã bỏ ra, tổ chức không nên dừng lại sau khi đã thực hiện 3S. Sau đây là các bước thực hiện “Săn sóc”.
- Duy trì 3S đầu:
+ Đảm bảo duy trì sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ như đã thực hiện.
+ Thực hiện 3S mọi lúc, mọi nơi, đảm bảo bàn, phòng làm việc luôn sạch sẽ, ngăn nắp.
- Tạo thói quen yêu thích sự sạch sẽ:
+ Mọi người thấu hiểu ý nghĩa 5S và cách làm.
+ Mọi người cùng nhau thực hiện.
- Áp dụng quản lý trực quan:
+ Phòng kế toán, doanh nghiệp cần biên soạn, ban hành và áp dụng quy định thực hành 5S.
- Đánh giá 5S bởi lãnh đạo cấp cao:
+ Thường xuyên lên kế hoạch kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện bằng biện pháp chấm điểm 5S.
Có thể áp dụng Checklist đánh giá 5S – Mỗi S có 5 tiêu chí. Mỗi tiêu chí có 5 thang điểm:
4 điểm: Rất tốt (Bằng chứng tốt ở mọi nơi = Không có sự không phù hợp).
3 điểm: Tốt (Có không quá 03 sự không phù hợp nhỏ).
2 điểm: Khá (Có từ 04 đến không quá 07 sự không phù hợp nhỏ).
1 điểm: Trung bình (Có trên 07 sự không phù hợp nhỏ).
0 điểm: Kém (Không có bằng chứng tốt nào).
+ Các nội dung chưa phù hợp và các kiến nghị sau lần đánh giá sẽ được xem xét, khắc phục kịp thời.
- Tổ chức phong trào thi đua giữa các phòng ban, phân xưởng và giữa các tổ chức nhằm lôi kéo, cuốn hút mọi nguời tham gia chương trình 5S:
+ Cần khen thưởng các đơn vị thực hiện tốt và cải tiến các nơi chưa đạt yêu cầu.
+ Khuyến khích người lao động tham gai đề xuất cải tiến và ghi nhận các kết quả thực hành tốt 5S nhằm tạo môi trường làm việc hăng hái, vui vẻ, hợp tác, lành mạnh và an toàn.
- Khi thực hiện “Săn sóc” cần nêu rõ tên người chịu trách nhiệm về nơi làm việc.
Hình 6.4: Bảng tin 5S tại doanh nghiệp
* Bước 5: SHITSUKE (SẴN SÀNG): Thực hiện các S trên một cách tự giác mà không cần phải có ai đó nhắc nhở hay ra lệnh
- Tiếp tục thực hiện 4S trên cho đến khi ổn định. Cần làm cho mọi người thực hiện 4S nói trên một cách tự giác như một thói quen hay lẽ sống. Không có cách nào thúc ép thực hiện 5S tốt hơn là thường xuyên thực hành nó cho tới khi mọi người đều yêu 5S.
- Xây dưng quy tắc hay ràng buộc chung như các quy tắc an toàn vệ sinh, kỷ luật lao động, trang phục, …
- Giáo dục huấn luyện mọi nguời thực hiện các quy tắc, ràng buộc. Cần tạo ra một bầu không khí lành mạnh để mọi người thấy không thể thiếu 5S.
- Thực hiện liên tục sẽ thành thói quen, nề nếp, từ đó tạo thành sự tự nguyện, tự giác thực hiện và duy trì 5S.