CHƯƠNG 2: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU
2.2. Một số lý thuyết về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.2.3. Nội dung quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.2.3.2. Tổ chức quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Sơ đồ 1.1: Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
(Nguồn: Giáo trình “Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế” Trường đại học Thương mại, NXB Thống kê, 2014)
2.2.3.2.1. Xin giấy phép nhập khẩu
Giấy phép nhập khẩu là một biện pháp quan trọng để nhà nước quản lý hoạt động nhập khẩu. Vì thế khi ký kết hợp đồng nhập khẩu doanh nghiệp phải xin giấy phép nhập khẩu để thực hiện hợp đồng đó.
Theo nghị định số 12/2016/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/05/2016 quy định thương nhân là doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế được thành lập theo quy định của pháp luật được phép XNK hàng hoá theo những ngành nghề đã đăng ký theo giấy chứng nhận kinh doanh. Tuy nhiên thì đối với những mặt hàng thuộc danh mục hàng hoá cấm nhập khẩu, nhập khẩu có điều kiện hay tạm ngừng nhập khẩu thì doanh nghiệp cần phải xin giấy phép nhập khẩu. Để xin giấy phép nhập khẩu, doanh nghiệp phải xuất trình bộ hồ sơ xin giấy phép bao gồm:
➢ Hợp đồng nhập khẩu.
➢ Phiếu hạn ngạch (nếu hàng thuộc diện quản lý bằng hạn ngạch).
➢ Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu (nếu đó là trường hợp nhập khẩu uỷ thác)…
Việc cấp giấy phép nhập khẩu được phân công như sau:
21
➢ Bộ Thương Mại (các phòng cấp giấy phép) cấp những giấy phép nhập khẩu hàng mậu dịch nếu hàng đó thuộc danh mục quản lý của nhà nước.
➢ Tổng cục hải quan cấp giấy phép nhập khẩu hàng phi mậu dịch (hàng mẫu, quà biếu, hàng triển lãm).
Mỗi giấy phép chỉ cấp cho một chủ hàng kinh doanh để nhập khẩu một hoặc một số mặt hàng với một số nước nhất định, chuyên chở bằng một phương thức vận tải và giao nhận tại một cửa khẩu nhất định.
2.2.3.2.2. Thực hiện bước đầu khâu thanh toán.
• Mở L/C(nếu thanh toán bằng L/C).
Thư tín dụng (Letter of credit – L/C) là một văn bản pháp lý trong đó ngân hàng mở L/C cam kết trả tiền cho người xuất khẩu nếu họ xuất trình đầy đủ bộ chứng từ thanh toán hợp lệ và phù hợp với nội dung của L/C. Thanh toán tiền hàng bằng L/C là phương thức thanh toán đảm bảo hợp lý, thuận tiện an toàn, hạn chế rủi ro cho cả bên mua và bên bán. Khi hợp đồng nhập khẩu quy định phương thức thanh toán là L/C thì một trong những công việc đầu tiên mà bên nhập khẩu phải làm để thực hiện hợp đồng nhập khẩu là mở L/C.
Về thời gian mở L/C: Thông thường thì L/C được mở trước thời hạn giao hàng khoàng từ 20-25 ngày nếu như hợp đồng không quy định cụ thể. Nhưng để hợp đồng được chặt chẽ thì trong hợp đồng người ta thường quy định cụ thể ngày mở L/C.
Căn cứ để mở L/C: Là điều khoản của hợp đồng nhập khẩu. Khi mở L/C công ty phải dựa vào căn cứ này đề điền vào phiếu in sẵn của ngân hàng mở L/C gọi là “ Giấy xin mở thư tín dụng nhập khẩu”.
Cách thức mở L/C tại Việt Nam: Để mở L/C doanh nghiệp XNK phải tiến hành các công việc sau:
− Nộp hồ sơ và lập đơn xin mở L/C.
− Ký quỹ để mở tài khoản thư tín dụng.
− Thanh toán phí mở L/C.
Khi được ngân hàng thông báo đã mở L/C, nhà nhập khẩu liên hệ với ngân hàng để kiểm tra các chi tiết của L/C có phù hợp với hợp đồng không, rồi nhờ ngân hàng chuyển đến cho nhà xuất khẩu. Nếu có điều gì chưa thích hợp cần tu chỉnh, nhà nhập khẩu làm đơn yêu cầu ngân hàng tu chỉnh L/C (theo sự thống nhất với nhà xuất khẩu), trong đó có ghi đầy đủ các chi tiết cần tu chỉnh. Sau đó thông báo kết quả đã tu chỉnh.
22 2.2.3.2.3.Thuê phương tiện vận tải
Phần lớn hàng hoá giao dịch mua bán trên thị trường thế giới đều được thực hiện vận chuyển bằng đường biển (chiếm khoảng 80% khối lượng hàng hoá trong buôn bán quốc tế) bởi những tính ưu việt của loại hình vận tải này. Vì thế nghiệp vụ thuê tàu vận chuyển hàng hoá bằng đường biển đã trở thành nghiệp vụ phổ biến, cơ bản và gần như không thể thiếu trong đa số các hoạt động XNK trên thế giới hiện nay.
Đối với nhà nhập khẩu, nghiệp vụ thuê tàu để vận chuyển hàng hoá chỉ phát sinh khi trong hợp đồng mua bán quy định nghĩa vụ này thuộc về phía người mua (theo điều kiện giao hàng nhóm F và EXW). Nhà nhập khẩu sẽ tiến hành nghiệp vụ thuê tàu của mình dựa trên các căn cứ sau:
− Những điều khoản của hợp đồng mua bán.
− Đặc điểm của hàng hoá mua bán.
− Điều kiện vận tải.
Hiện nay trên thế giới có ba phương thức thuê tàu cho nhà nhập khẩu lựa chọn là:
Phương thức thuê tàu chợ: Thuê tàu chợ còn gọi là lưu cước tàu chợ (Booking Shipping Space) là người chủ hàng thông qua môi giới hoặc tự mình đứng ra yêu cầu chủ tàu giành cho thuê một phần chiếc tàu để chở hàng từ cảng này qua cảng khác.
Phương thức thuê tàu chuyến: Thuê tàu chuyến là chủ tàu (Shipowner) cho người thuê tàu (charter) thuê toàn bộ hay một phần chiếc tàu chạy rông để chuyên chở hàng hoá từ một hay vài cảng này đến một hay vài cảng khác. Mối quan hệ giữa người chủ tàu và người thuê tàu được điều chỉnh bằng một văn bản gọi là hợp đồng thuê tàu chuyến (C/P – Voyage Charter Party).
Phương thức thuê tàu định hạn: Thuê tàu định hạn là chủ tàu cho người thuê tàu con tàu để sử dụng vào mục đích chuyên chở hàng hoá hoặc cho thuê lại trong thời gian nhất định, chủ tàu có trách nhiệm chuyển giao quyền sử dụng chiếc tàu cho người thuê và đảm bảo “khả năng đi biển” của chiếc tàu trong suốt thời gian thuê. Còn người thuê tàu có trách nhiệm trả tiền thuê và chịu trách nhiệm về việc kinh doanh khai thác tàu, sau khi hết thời gian thuê phải trả cho chủ tàu trong tình trạng kỹ thuật tốt tại cảng và trong thời gian quy định.
2.2.3.2.4. Mua bảo hiểm
Do đặc điểm của hợp đồng kinh doanh TMQT là hàng hoá thường phải vận chuyển trên một quãng đường dài từ nước này sang nước khác trong thời gian dài. Chính vì thế
23
hàng hoá thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất. Để đảm bảo an toàn trong kinh doanh, các nhà XNK thường tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hoá của mình thông qua một hợp đồng bảo hiểm. Hợp đồng bảo hiểm có thể là hợp đồng bảo hiểm bao (Open policy) hoặc hợp đồng bảo hiểm chuyến (Voyage policy). Hiện nay bảo hiểm hàng hoá bằng đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong hoạt động ngoại thương.
Nhà nhập khẩu chỉ mua bảo hiểm cho hàng hoá trong trường hợp nhập khẩu theo điều kiện thương mại nhóm E, F và nhóm C (trừ CIF và CIP). Khi đi mua bảo hiềm cho hàng hoá, nhà nhập khẩu cần thực hiện theo trình tự sau:
➢ Chọn điều kiện thích hợp để mua bảo hiểm.
Nhà nhập khẩu cần căn cứ vào: đặc tính của hàng hoá, tính chất bao bì và phương thức xếp hàng, điều khoản hợp đồng, loại tàu chuyên chở... để chọn điều kiện bảo hiểm thích hợp: đảm bảo an toàn cho hàng hoá và đạt hiệu quả kinh tế cao.
➢ Làm giấy yêu cầu bảo hiểm.
Nhà nhập khẩu căn cứ vào hợp đồng và L/C (nếu có) điền đầy đủ các nội dung trong giấy yêu cầu bảo hiểm.
Ngoài ra, nhà nhập khẩu còn phải báo cho người bảo hiểm những tình huống quan trọng khác mà họ biết để giúp người bảo hiểm phán đoán rủi ro.
➢ Đóng phí bảo hiểm và lấy chứng thư bảo hiểm.
Sau khi nộp giấy yêu cầu bảo hiểm cho người bảo hiểm, người bảo hiểm sẽ xác định số phí phải đóng, nhà nhập khẩu đóng phí bảo hiểm và nhận chứng thư bảo hiểm (đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm).
2.2.3.2.5. Làm thủ tục hải quan
Làm thủ tục hải quan là một công việc mà bất kỳ doanh nghiệp kinh doanh XNK nào cũng đều phải thực hiện khi có hàng hoá đi ngang qua biên giới quốc gia. Thủ tục hải quan là một công cụ để quản lý hành vi buôn bán quốc tế theo pháp luật của nhà nước nhằm: ngăn chặn tình trạng XNK lậu qua biên giới, kiểm tra giấy tờ có sai sót, giả mạo không, thống kê số liệu về hàng XNK.
Quá trình làm thủ tục hải quan bao gồm ba bước chủ yếu sau đây:
➢ Khai báo - nộp tờ khai hải quan.
Trong bước này, chủ hàng phải kê khai chi tiết về hàng hoá nhập khẩu theo mẫu tờ khai hải quan để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ. Việc kê khai phải được tiến hành một cách trung thực, chính xác.
24
Sau khi kê khai đầy đủ các nội dung của tờ khai, doanh nghiệp nộp tờ khai đó cho cơ quan hải quan kèm với một số chứng từ khác, chủ yếu là: giấy phép nhập khẩu, hoá đơn, phiếu đóng gói, bảng kê khai chi tiết, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá...
➢ Xuất trình hàng hoá.
Bước tiếp theo, doanh nghiệp phải tổ chức xuất trình hàng hoá nhập khẩu cho cơ quan hải quan kiểm tra. Hàng hoá nhập khẩu phải được sắp xếp trật tự, thuận tiện cho việc kiểm tra, kiểm soát. Toàn bộ chi phí cũng như nhân công về việc đóng, mở các kiện hàng do chủ hàng chịu. Yêu cầu của việc xuất trình hàng hoá là sự trung thực của chủ hàng.
Đối với khối lượng hàng hoá ít thì chủ hàng tổ chức vận chuyển tới kho của hải quan để kiểm lượng, làm thủ tục hải quan và nộp thuế (nếu có) khi hàng nhập khẩu lên bờ. Đối với những lô hàng nhập khẩu có khối lượng lớn, việc kiểm tra hàng hoá và giấy tờ của hải quan có thể diễn ra ở hai nơi:
− Tại cửa khẩu: nhân viên hải quan kiểm tra hàng hoá và các loại thủ tục giấy tờ ngay tại cửa khẩu nhập hàng hoá đó.
− Tại nơi giao nhận hàng hoá cuối cùng: nhân viên hải quan kiểm tra niêm phong kẹp chì và nội dung hàng hoá theo nghiệp vụ của mình tại kho của đơn vị nhập khẩu hoặc tại kho của chủ hàng.
➢ Thực hiện các quyết định của hải quan.
Sau khi hoàn tất các công tác kiểm tra cần thiết theo quy định, cơ quan hải quan sẽ ra các quyết định như:
− Cho hàng qua biên giới (thông quan).
− Cho hàng hoá qua biên giới có điều kiện (VD: phải sửa chữa khắc phục khuyết tật, phải bao bì lại); Cho hàng qua biên giới sau khi chủ hàng đã nộp thuế XNK.
− Không được phép XNK.
Khi có các quyết định này thì nghĩa vụ của chủ hàng là phải nghiêm túc thực hiện các quyết định đó, nếu vi phạm sẽ thuộc vào tội hình sự.
2.2.3.2.6. Nhận hàng nhập khẩu
Theo quy định của nhà nước, các cơ quan vận tải (ga, cảng) có trách nhiệm tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu trên các phương tiện vận tải từ nước ngoài vào, bảo quản hàng hoá đó trong quá trình xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi và giao cho các đơn vị đặt hàng theo lệnh giao hàng của đơn vị ngoại thương đã nhập lô hàng đó. Do đó, khi hàng cập cảng, hãng
25
tàu sẽ trực tiếp đứng ra giao nhận hàng với cảng, rồi đưa hàng về vị trí an toàn: kho hoặc bãi. Chủ hàng phải kí hợp đồng uỷ thác cho cảng làm việc này.
Trước khi tàu đến, đại lý tàu biển hoặc hãng tàu sẽ gửi “Giấy báo tàu đến” cho người nhận hàng, để họ biết và tới nhận “Lệnh giao hàng” (Delivery – D/O) tại đại lý tàu. Khi đi nhận D/O cần mang theo:
− Original B/L.
− Giấy giới thiệu của đơn vị.
Có D/O nhà nhập khẩu cần nhanh chóng làm thủ tục để nhận lô hàng của mình.
2.2.3.2.7. Kiểm tra hàng nhập khẩu
Theo quy định của Nhà nước hàng nhập khẩu khi về qua cửa khẩu cần được kiểm tra kỹ càng. Mục đích của quá trình kiểm tra này là để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người mua, ngăn chặn kịp thời những hậu quả xấu, phân định trách nhiệm của các bên, đảm bảo uy tín cho các đơn vị kinh doanh và là cơ sở để khiếu nại sau này (nếu có).
Mỗi cơ quan tuỳ theo chức năng của mình phải tiến hành công việc kiểm tra đó.
Đơn vị kinh doanh nhập khẩu, với tư cách là một bên đứng tên trên vận đơn thì phải lập thư dự kháng (letter of reservation), nếu nghi ngờ hoặc thực sự thấy hàng bị tổn thất, thiếu hụt, không đồng bộ, không phù hợp với hợp đồng thì yêu cầu cơ quan có thẩm quyền lập biên bản giám định (survey report).
2.2.3.2.8. Thanh toán
Thanh toán là nghiệp vụ chủ yếu của người mua trong quá trình mua bán. Trong kinh doanh TMQT có rất nhiều hình thức thanh toán nhưng thông thường hay sử dụng là 4 phương thức: Tiền mặt; Nhờ thu; Chuyển tiền; Tín dụng chứng từ (L/C). Trong đó hình thức L/C được dùng phổ biến nhất.
Nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về đến ngân hàng ngoại thương thì doanh nghiệp phải tiến hành kiểm tra chứng từ, nếu thấy hợp lệ thì làm thủ tục trả tiền cho ngân hàng hoặc kí nhận sẽ thanh toán để nhận được bộ chứng từ nhận hàng.
Nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng phương thức nhờ thu kèm chứng từ thì sau khi nhận chứng từ ở ngân hàng ngoại thương, doanh nghiệp nhập khẩu phải kiểm tra chứng từ thấy phù hợp với hợp đồng thì chấp nhận trả tiền hoặc trả tiền để lấy chứng từ nhận hàng. Trong trường hợp nhờ thu phiếu trơn thì sau khi nhận hối phiếu đòi tiền của ngân
26
hàng, nhà nhập khẩu có thể trả tiền hoặc từ chối trả tiền cho người bán. Phương thức này hoàn toàn bất lợi cho bên bán vì chỉ phụ thuộc vào ý muốn của người mua.
Nếu thanh toán bằng phương thức chuyển tiền thì khi nhận được hàng do bên bán gửi và chứng từ ở ngân hàng chuyển về, đến thời hạn quy định thì doanh nghiệp nhập khẩu phải viết lệnh chuyển tiền gửi đến ngân hàng yêu cầu ngân hàng chuyển tiền trả bên xuất khẩu. Có hai hình thức, điện chuyển tiền (T/T) và thư chuyển tiền (M/T). Trong đó, Việt Nam hay sử dụng hình thức điện chuyển tiền, phương thức này nhanh hơn thư chuyển tiền nhưng chi phí cao hơn nhiều, vì vậy khi sử dụng cần cân nhắc kỹ.
2.2.3.2.9. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (Nếu có)
Khiếu nại là một trong hai cách giải quyết các tranh chấp phát sinh trong ngoại thương. Bằng cách khiếu nại, các bên đương sự thương lượng với nhau để giải quyết các tranh chấp.
Hồ sơ khiếu nại bao gồm: đơn khiếu nại và các chứng từ kèm theo làm bằng chứng khiếu nại như hợp đồng mua bán, vận đơn, các biên bản giám định của cơ quan có thẩm quyền...
Nếu tranh chấp xảy ra mà các bên không thể tự giải quyết thì có thể nhờ đến sự phán quyết của Hội đồng trọng tài mà hai bên đã chỉ định trong hợp đồng. Bộ hồ sơ kiện phải có đủ các chứng từ đã được lập trong hồ sơ khiếu nại, thư khiếu nại và trả lời thư khiếu nại của các bên và đơn kiện. Gửi bộ hồ sơ này cho Toà án hoặc Hội đồng trọng tài xem xét giải quyết. Các quyết định của Toà án sẽ là quyết định cuối cùng và có hiệu lực pháp lý mà các bên phải nghiêm chỉnh thực hiện.