CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CỦA QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU SẢN PHẨM LINH KIỆN ĐIỆN TỬ TỪ THỊ TRƯỜNG TRUNG QUỐC CỦA CÔNG TY TNHH RHEEGEND VIỆT NAM
3.2. Phân tích thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản phẩm linh kiện điện tử từ thị trường Trung Quốc của Công ty TNHH Rheegend Việt Nam
3.2.4. Phân tích kết quả điều tra về công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng NK. 50 1.Kết quả thực hiện hợp đồng nhập khẩu linh kiện điện tử theo số liệu từ công ty
Bảng 4.2.Kết quả tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu linh kiện điện tử của công ty Rheegend Việt Nam tại thị trường Trung Quốc giai đoạn 2018- 2020.
Năm Số hợp đồng
ký kết
Số hợp đồng thành công Số hợp đồng không thành công Số hợp đồng Tỷ trọng
(%)
Số hợp đồng
Tỷ trọng (%)
Năm 2018 250 236 94 14 6
Năm 2019 298 285 96 13 4
Năm 2020 348 315 91 33 9
51
( Nguồn : Ban tài chính – kế toán của công ty Rheegend Việt Nam. ) Nhìn vào bảng trên dựa vào số hợp đồng được ký kết thành công với các đối tác Trung Quốc ta có thể thấy công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khầu của Rheegend tương đối tốt, số hợp đồng thành công luôn chiếm tỷ trọng trên 90% , cao nhất vào năm 2019 với 285 hợp đồng nhập khẩu linh kiện điện tử chiếm 96%.
Tuy nhiên trong quá trình thực hiện hợp đồng không thể tránh khỏi những rủi ro trong các khâu thực thiện hợp đồng . Nhưng tỷ lệ để xảy ra sai xót trong quá trình nhập khẩu của Rheegend Việt Nam vẫn duy trì ở mức dưới 10 % với khối lượng hợp đồng nhập khẩu của Rheegend Việt Nam hàng năm.
Năm 2018: 14 trường hợp hợp đồng không thành công – chiếm 6% số hợp đồng nhập khẩu linh kiện điện tử từ thị trường Trung Quốc. Nguyên nhân đều là do hàng hóa chậm giao hàng. Do cán bộ phòng xuất nhập khẩu chưa theo dõi sát tiến độ cung cấp và chưa có phương án khi phát hiện ra sai sót ảnh hưởng tới uy tín của công ty . Bên cạnh đó nhiều lô hàng máy móc thiết bị với số lượng lớn, thành phần phức tạp, nhưng do nguồn lực còn hạn chế nên công ty cử một hoặc hai người đi nhận hàng, do đó khâu kiểm tra thường qua loa đại khái, thiếu cẩn thận dẫn đến chất lượng không đảm bảo.
Năm 2019: 13 trường hợp hợp đồng không thành công - chiếm 4% số hợp đồng nhập khẩu linh kiện điện tử từ Trung Quốc, trong năm 2019 Công ty đã khắc phục hạn chế về nguồn lực , việc bổ sung nguồn lực chất lượng đã đem lại hiệu quả cao trong khâu kiểm tra hàng hóa và phát hiện sai sót kịp thời tiến độ giao hàng của bên đối tác, khiến cho số hợp đồng thành công chiểm tỷ trọng lên đến 96% , tuy nhiên 4% còn lại , lại đến từ việc thiếu sót trong quá trình kê khai bộ chứng từ dẫn đến quá trình thông quan hàng hóa gặp khó khăn, khiến cho hàng hóa không được thông qua và phải đưa về bên xuất.
Năm 2020 : 33 trường hợp hợp đồng không thành - chiếm 9%. Nguyên nhân đến từ các khiếu nại về quá trình vận chuyển hàng hóa không được bảo quản kỹ nên vỡ, kích thước hàng hóa không đúng với quy định trong hợp đồng. Những nguyên nhân dẫn đến khiếu nại trong thực hiện hợp đồng đa số là nhà cung cấp chậm giao hàng làm ảnh hưởng tới uy tín của công ty, vi phạm điều khoản hợp đồng về bảo hành hàng hóa, chất lượng hàng hóa như kích thước bản lề , tụ điện, cuộm cảm,.. không đúng với kích thước trong hợp đồng . Khi xảy ra những vấn đề sai sót khiếu nại, Rheegend sẽ xem xét và xử lý một cách ôn hòa nhất để duy trì hợp tác với đối tác trong tương lai. Đặc biệt trong đầu năm 2020 sự xuất hiện đại dịch COVID-19 từ Trung Quốc , nền kinh tế các nước đóng
52
cửa , khiến cho các cửa khẩu bị ngưng đọng một thời gian , đây cũng là nguyên nhân chính dẫn đến hợp đồng không thành khi hàng hóa đến cửa khẩu đã bị giữ lại không được phép qua biên giới.
3.2.4.2. Kết quả điều tra khảo sát công tác quản trị hợp đồng nhập khẩu linh kiện điện tử theo đánh giá từ nhân viên bộ phận NK công ty Rheegend Việt Nam
- Kết quả dưới đây là sự đánh giá của 11 nhân viên bộ phận NK của công ty TNHH Rheegend Việt Nam.
Bảng 4.3. Đánh giá về công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng NK Mức độ
đánh giá Nội dung
Rất tốt (5)
Tốt (4)
Đat yêu cầu (3)
Còn thiếu sót
(2)
Kém (1) SP TL
(%)
SP TL (%)
SP TL (%)
SP TL (%)
SP TL (%)
Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng
NK
7 64 4 36 0 0 0 0 0 0
Tổ chức quy trình thực hiện hợp
đồng NK
0 0 3 27 7 64 1 9 0 0
Giám sát và điều hành thực hiện
hợp đồng
2 18 8 73 1 9 0 0 0 0
(Nguồn: Tổng hợp từ các phiếu điều tra khảo sát ) o Đối với công tác lập kế hoạch thực hiện hợp đồng NK :
Kết quả điều tra cho thấy trong 11 số phiếu điều tra có 7/11 phiếu đánh giá bước lập kế hoạch thực hiện hợp đồng NK của Rheegend Việt Nam là ở mức độ rất tốt chiếm tỷ lệ 64%, và 4/11 đánh giá là tốt chiếm 36%, 0/11 phiếu cho 3 mức độ còn lại. Điều này khẳng định được công tác chuẩn bị, lập kế hoạch thực hiện hợp đồng NK của công ty là rất tốt, được nhân viên bộ phận NK đánh giá khá cao.
o Đối với tổ chức quy trình thực hiện hợp đồng NK :
Kết quả cho thấy 7/11 số phiếu điều tra đánh giá quy trình thực hiện hợp đồng nằm ở mức đạt yêu cầu tương ứng với tỷ lệ 64% ; 3/11 phiếu chọn mức độ tốt chiếm 27%;
và 1/11 phiếu chọn mức độ còn thiếu sót chiếm 9% ; 0/11 phiếu cho 2 mức độ còn lại.
53
Điều này nói lên quy trình thực hiện hợp đồng NK tại thị trường Trung Quốc vẫn còn những hạn chế và tổn thất nhất định.
Dựa vào phiếu khảo sát, ta có thể xây dựng được ma trận dưới đây về tần suất xảy ra cũng như mức độ tổn thất của các vấn đề gây ra với công ty trong những năm vừa qua.
Bảng 4.4.Ma trận đo lường tổn thất trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu linh kiện điện tử của công ty TNHH Rheegend Việt Nam.
Mức độ tổn thất Tần suất xuất hiện
Cao Thấp Cao
- Làm thủ tục hải quan (I)
- Kiểm tra hàng hóa nhập khẩu - Thuê phương tiện vận tải (II)
Thấp
- Mở L/C
- Nhận hàng nhập khẩu
(III)
- Xin giấy phép nhập khẩu - Đôn đốc người bán giao hàng - Mua bảo hiểm
- Làm thủ tục thanh toán
- Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
(IV)
Nhìn vào bảng trên, có thể thấy tổn thất trong khâu làm thủ tục hải quan xảy ra với tần suất lớn và gây nên tổn thất lớn nhất cho doanh nghiệp, đây là một trong những vấn đề ảnh hưởng trược tiếp đến lợi ích doanh nghiệp mà cần quan tâm xử lý trong tương lai. Theo khảo sát, trong 3 năm từ 2018 đến 2020, tổn thất trong quá trình vận tải và kiểm tra hàng hóa nhập khẩu rất hiếm khi xảy ra, nhưng khi xảy ra thì tổn thất của nó là rất lớn và chủ yếu là do nguyên nhân bất khả kháng. Trong khi đó, tổn thất trong khâu mở L/C và nhận hàng nhập khẩu dù mức độ tổn thất không lớn nhưng tần suất xảy ra nhiều hơn hẳn so với các tổn thất khác trong suốt quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Các khâu xin giấy phép nhập khẩu, đôn đốc người bán giao hàng, mua bảo hiểm, làm thủ tục thanh toán, khiếu nại và giải quyết khiếu nại xảy ra và tổn thất cũng thấp nhưng doanh nghiệp không hề lơ là, chủ quan.
Nhóm (IV) là nhóm có mức độ tổn thất và tần suất xuất hiện thấp nhất, chỉ tổn thất về mặt thời gian và nhân lực, ít hoặc hầu như không có tổn thất về tài chính. Đây là những khâu mà công ty đã làm khá tốt, tuy nhiên công ty cần có giải pháp đẩy nhanh tốc độ xử lý trong các khâu đó.
54
Nhóm (I), (II), (III) có mức độ tổn thất và tần suất xuất hiện cao hơn. Ngoài tổn thất về mặt thời gian thì còn có tổn thất về tài chính và nhân lực. Ví dụ như khâu làm thủ tục hải quan và thuê phương tiện vận tải, thường gặp tổn thất về chi phí lưu kho bãi, chi phí phát sinh khi thuê bên thứ ba vận chuyển, thủ tục khai báo hải quan rườm rà tốn nhiều chi phí... Khâu kiểm tra hàng hóa nhập khẩu do thiếu nhân lực có kinh nghiệm nên không đạt được hiệu quả và đôi khi xảy ra vấn đề về hàng hóa thiếu, lỗi, hỏng…gây ra tổn thất khá lớn về giá trị hàng hóa ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của công ty. Đây là những tổn thất không đáng có và là vấn đề mà công ty cần đưa ra hướng giải quyết thật chặt chẽ sao cho phù hợp để nâng cao hiệu quả hoạt động nhập khẩu. Mỗi tổn thất được giảm thiểu sẽ giúp cho quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu được hoàn thiện và hiệu quả hơn.
o Đối với giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng NK.
Kết quả điều tra cho thấy trong 11 số phiếu điều tra có 8/11 phiếu đánh giá bước lập kế hoạch thực hiện hợp đồng NK của Rheegend Việt Nam là tốt chiếm tỷ lệ 73%, và 2/11 đánh giá là rất tốt chiếm 18%, 1/11 phiếu đạt yêu cầu chiếm 9% còn 0/11 phiếu cho 2 mức độ còn lại. Với tỷ lệ 72% Rheegend Việt Nam đã và đang duy trì tốt công tác giám sát cũng như điều hành thực hiện hợp đồng NK , công ty đã sử dụng tốt phương pháp giám sát hợp đồng thông qua qua sử dụng máy vi tính, tất cả giữ liệu của bản hợp đồng với đối tác Trung Quốc sẽ được ghi vào một bảng hệ thống lưu trong máy tình, việc này thuận tiện trong việc tổ chức và truy cập thông tin ngoài ra ta có thể giám giám sát được việc thực hiện của các bên liên quan đến việc thực hiện hợp đồng. Điều này đem lại hiệu quả trong công tác giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng NK của Rheegend Việt Nam .
3.3. Các nhân tố ảnh hưởng tới quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản phẩm linh kiện điện tử từ thị trường Trung Quốc của Công ty TNHH Rheegend Việt Nam