CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG HUY ĐỘNG VỐN TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT NAM – CHI NHÁNH TÂY HỒ
2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT NAM - CHI NHÁNH TÂY HỒ
2.2.3 Các hoạt động kiểm soát tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam – Chi nhánh Tây Hồ
Để ngăn ngừa, kiểm soát các rùi ro phát sinh trong hoạy động huy động vốn, Agribank Tây Hồ xây dựng một hệ thống các thủ tục kiểm soát rõ ràng, đầy đủ, phù hợp với hoạt động ngân hàng:
- Phê duyệt: KSV (tại hội sở chi nhánh Agribank Tây Hồ là Phó phòng, Trưởng phòng Kế toán và ngân quỹ, tại phòng giao dịch là Phó giám đốc phòng giao dịch phụ trách kế toán hay Giám đốc phòng giao dịch) là người được giao nhiệm vụ phê duyệt liên quan đến hoạt động huy động vốn của GDV trong trường hợp giao dịch vượt hạn mức theo phân loại nghiệp vụ của GDV, giao dịch gửi rút nhiều nơi và ký đóng dấu duyệt mở sổ tiết kiệm. Hạn mức phê duyệt tối đa của KSV tương ứng với hạn mức giao dịch tối đa của các GDV:
+ GDV quỹ chính (chỉ có ở hội sở chi nhánh): Hạn mức giao dịch tiền mặt tối đa là 100.000.000.000đ, 1.000.000 USD, 500.000 EUR. GDV quỹ chính chỉ thực hiện giao dịch trên IPCAS, thu chi quỹ chính chi nhánh sẽ thực hiện.
+ GDV quầy giao dịch loại 1: Hạn mức giao dịch tiền mặt tối đa là 20.000.000.000đ, 200.000 USD, 50.000 EUR. GDV quầy loại 1 chỉ thực hiện giao dịch trên IPCAS, thu chi có một thủ quỹ đi kèm thực hiện.
+ GDV quầy giao dịch loại 2: Hạn mức giao dịch tiền mặt tối đa là 1.000.000.000đ và 35.000 USD, 30.000 EUR. GDV quầy giao dịch loại 2 tự thu chi.
Hạn mức rút tiền, tất toán sổ tiết kiệm mà GDV không cần qua KSV phê duyệt là dưới 200.000.000đ, 10.000 USD, 5.000 EUR.
Hạn mức gửi tiền tiết kiệm mà GDV không cần qua KSV phê duyệt là dưới 1.000.000.000đ, 35.000 USD, 30.000 EUR.
Ngoài các hạn mức quy định trên, nếu có phát sinh vượt hạn mức phải trình
Giám đốc chi nhánh phê duyệt.
Các giao dịch gửi rút nhiều nơi (giao dịch tại chi nhánh không phải là chi nhánh mở tài khoản tiền gửi tiết kiệm) 100% phải qua phê duyệt của KSV.
- Đánh giá hoạt động:
+ Định kỳ hàng ngày, Phòng kế hoạch nguồn vốn thực hiện báo cáo so sánh tình hình hoạt động huy động vốn thực tế tại chi nhánh và các phòng giao dịch trực thuộc tính đến thời điểm ngày hôm trước đó so với kế hoạch và so với tình hình hoạt động của cùng kỳ năm trước để toàn thể cán bộ chi nhánh nắm được tình hình kinh doanh tại đơn vị.
Ví dụ: sau đây là bảng báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch nguồn vốn, dư nợ của Agribank Tây Hồ ngày 30/09/2022:
Bảng 2.4 Tiến độ thực hiện kế hoạch nguồn vốn, dƣ nợ của Hội Sở, PGD trực thuộc AGRIBANK Tây Hồ ngày 30/09/2022
Đơn vị: tỷ đồng, %
STT Chỉ tiêu
Thực hiện 2021
Kế hoạch
2022
Thực hiện ngày 30/09/20
22
(+),(-) so với 2021
(+),(-) so với ngày
hôm trước
% hoàn thành
KH 2022
I
Nguồn vốn KH quy đổi
9,141
8,740
8,338
(803)
(13.3) 95.40%
1 Hội sở
6,953
6,499
6,189
(764)
(11.0) 95.23%
2 PGD 21
349
358
314
(35)
0.3 87.71%
3 PGD 22
336
346
328
(8)
3.7 94.80%
4 PGD 5
516
516
470
(46)
0.9 91.09%
3 PGD Châu Long
324
334
302
(22)
0.1 90.42%
6 PGD Yên Phụ
212
224
236
24
(3.4) 105.36%
7 PGD Phú Thượng
451
463
499
48
(3.9) 107.78%
II Dƣ nợ quy đổi
7,283
7,200
6,936
(347)
5.5 96.33%
1 Phòng KHDN
6,619
6,506
6,284
(335)
0.3 96.59%
2
Phòng
KHHSX&CN
231
261
214
(17)
0.6 81.99%
3 PGD 21
44
49
45
1
- 91.84%
4 PGD 22
180
162
164
(16)
3.7 101.23%
5 PGD 5
87
87
104
17
(0.2) 119.54%
6 PGD Châu Long
44
45
42
(2)
- 93.33%
7 PGD Yên Phụ
51
55
51 -
- 92.73%
8 PGD Phú Thượng
27
35
32
5
1.2 91.43%
Nguồn: Phòng Kế hoạch nguồn vốn - Agribank Tây Hồ
+ Định kỳ hàng tháng, Phòng kế hoạch nguồn vốn chuẩn bị tài liệu phân tích tình hình huy động vốn, so sánh, đối chiếu với các nguồn thông tin bên ngoài để đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ của chi nhánh, báo cáo Ban lãnh đạo trong cuộc họp giao ban.
- Xử lý thông tin:
+ Kiểm soát chương trình ứng dụng: Phòng điện toán thiết lập thẩm quyền truy cập vào hệ thống IPCAS cho từng cán bộ với tên đăng nhập riêng, thực hiện phân quyền theo chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận, riêng bộ phận giao dịch sẽ được cấp thêm một số user hỗ trợ tác nghiệp khác phục vụ yêu cầu công việc về thuế, kho bạc, quản lý tài sản trong kho tiền ... Định kỳ hàng tháng, hệ thống yêu cầu các user phải thay đổi mật khẩu để đảm bảo tính bảo mật.
+ Kiểm soát chung về công nghệ thông tin:
Phòng điện toán thiết lập thẩm quyền truy cập vào máy tính. Mỗi cán bộ nhân viên chỉ được phép truy cập vào một máy tính cụ thể, khi cần truy cập vào một máy tính khác, cán bộ nhân viên cần phải thông báo với bộ phận điện toán để được cấp mới quyền truy cập. Trường hợp cán bộ nghỉ phép, phòng điện toán sẽ khóa user của cán bộ. Trong một số trường hợp đặc biệt, phải có quyết định Ban giám đốc thì phòng điện toán mới được phép thực hiện cấp quyền truy cập vào hệ thống cho cán bộ.
Chi nhánh bố trí một phòng máy chủ tách biệt với hệ thống máy tính trong đơn vị, được quản lý bởi phòng Điện Toán và 01 Phó Giám đốc phụ trách Kế toán.
Phòng điện toán cử cán bộ chuyên trách phối hợp với Trung tâm Công nghệ thông tin Trụ sở chính trong những trường hợp gặp sự cố về đường truyền hay gặp những vấn đề phát sinh khác liên quan đến lỗi phần mềm hạch toán để kịp thời xử lý, đảm bảo hạn chế gián đoạn, gây khó khăn trong công tác giao dịch với khách hàng.
- Kiểm soát vật chất:
Kiểm soát tiền mặt, chứng từ và sổ tiết kiệm trắng:
+ Cuối giờ làm việc buổi trưa, KSV kiểm kê tiền mặt, sổ tiết kiệm trắng còn tồn của các GDV, thực hiện đối chiếu khớp đúng với số dư tồn quỹ tiền mặt, tồn sổ tiết kiệm trên IPCAS của GDV, niêm phong gửi vào kho. Đối với phòng giao dịch không
có kho tiền, tiền mặt và sổ trắng được cất vào két tổng 3 ổ khóa của Thủ quỹ (1 ổ chìa khóa của Giám đốc, 1 ổ chìa khóa của thủ quỹ, mật khẩu ổ khóa GDV quầy giao dịch loại 1 giữ).
+ Cuối ngày làm việc, các GDV quầy loại 2, loại 1 sau khi cân quỹ hạch toán, chuyển hết tiền và sổ tiết kiệm trắng về quỹ chính. Việc lên tiền và kiểm sổ trắng được giám sát bởi các KSV, đảm bảo đúng, đủ trước khi cất vào kho tiền. Tại phòng giao dịch không có kho tiền, thực hiện thủ tục lập đề nghị thu tiền và sổ tiết kiệm trắng, gửi theo hòm niêm phong cho cán bộ dịch vụ ngân quỹ vận chuyển về kho của Trung tâm Ngân quỹ Miền Bắc để bảo quản.
+ Tất cả chứng từ của các GDV sau khi được kiểm soát, đánh số hoàn hiện được chuyển đến bộ phận hậu kiểm vào cuối ngày làm việc hoặc trong buổi sáng ngày làm việc tiếp theo. Riêng đối với các Phòng giao dịch, chứng từ được cho vào túi niêm phong và vận chuyển theo xe thu chứng từ của chi nhánh 1 tuần 2 lần. Khi nhận chứng từ, hậu kiểm viên phải kiểm tra, xác định tình trạng niêm phong trước sự chứng kiến của người Phụ trách bộ phận hậu kiểm và cán bộ giao nhận. Nếu niêm phong còn nguyên, thực hiện tháo bỏ niêm phong, kiểm đếm số lượng tập chứng từ theo sổ giao nhận và ký nhận, ghi rõ ngày giờ vào sổ giao nhận. Nếu phát hiện có thiếu sót, báo ngay cho GDV để kiểm tra lại.
Quản lý camera: Camera được bố trí phía trên mỗi quầy giao dịch khách hàng.
Bộ phận quản lý camera bao gồm 2 thành viên, một cán bộ chuyên trách phòng Tổng hợp chịu trách nhiệm quản lý chung, một cán bộ IT phòng Điện toán chịu trách nhiệm quản lý mật khẩu mở khóa camera. Khi có nhu cầu trích xuất dữ liệu camera, cán bộ giao dịch làm tờ trình có chữ ký xác nhận của trưởng phòng gửi phòng Tổng hợp. Sau đó phòng Tổng hợp sẽ báo bộ phận quản lý camera làm nhiệm vụ. Dữ liệu camera được lưu trữ trong vòng 6 tháng.
- Phân chia nhiệm vụ: Bộ phận giao dịch khách hàng được phân chia nhiệm vụ rõ ràng, đảm bảo nguyên tắc “phân công phân nhiệm”: GDV thực hiện hạch toán, thủ quỹ thực hiện thu chi tiền mặt, bảo quản sổ tiết kiệm trắng, bút toán hạch toán của GDV thành công và in được ra chứng từ khi có sự phê duyệt của KSV.