CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG HUY ĐỘNG VỐN TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT NAM – CHI NHÁNH TÂY HỒ
2.3 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG HUY ĐỘNG VỐN TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT NAM – CHI NHÁNH TÂY HỒ
2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân
+ Chính sách và thông lệ về nhân sự: Chính sách tiền lương ở Agribank Tây
Hồ còn mang tính chất thụ động, chưa đánh giá được chính xác tỷ lệ hoàn thành công việc của nhân viên. Nguyên nhân do hệ thống Agribank xây dựng chính sách lương thưởng theo hệ số thâm niên, xác đinh lương thưởng dựa trên kết quả kinh doanh của toàn chi nhánh. Tổng tiền lương sau đó chia về từng cán bộ theo mức độ hoàn thành của chi nhánh nhân với hệ số thâm niên tương ứng. Việc này làm giảm động lực cố gắng của cán bộ nhân viên.
Mặc dù chi nhánh có tổ chức các lớp đào tạo nghiệp vụ hàng năm nhưng trình độ của cán bộ làm công tác huy động vốn tại chi nhánh vẫn chưa được đồng đều.
Nguyên nhân là do chi nhánh thực hiện đào tạo nhiều nhưng lại không có các biện pháp đánh giá trình độ, nhận thức sau đào tạo khiến nhiều cán bộ vẫn có thái độ thờ ơ, chủ quan, không chịu học tập một cách nghiêm túc.
- Quy trình đánh giá rủi ro:
+ Quy trình đánh giá rủi ro của chi nhánh mới chỉ dừng ở việc phát hiện và giảm thiểu rủi ro, chưa nhận diện và đánh giá được các rủi ro một cách chủ động.
Nguyên nhân do cán bộ làm công tác đánh giá rủi ro chưa được đào tạo và hướng dẫn về việc xây dựng mô hình, quy trình cụ thể để nhận diện, đánh giá rủi ro. Bên cạnh đó, chi nhánh cũng chưa thực sự quan tâm đến một số yếu tố có thể dẫn tới rủi ro như: thay đổi thành viên Ban lãnh đạo, áp dụng mô hình kinh doanh mới, ứng dụng công nghệ mới…
+ Bộ phận giao dịch khách hàng mới chỉ thực hiện việc đối chiếu số dư tiền gửi khách hàng theo hình thức chọn mẫu và định kỳ cuối mỗi năm nên vẫn còn ít việc phát hiện những rủi ro trong công tác huy động vốn. Nguyên nhân do chi nhánh chưa có quy định cụ thể về việc đối chiếu số dư tiền gửi khách hàng, không yêu cầu bộ phận giao dịch khách hàng tại chi nhánh và các Phòng Giao Dịch trực thuộc báo cáo lại kết quả xác nhận số dư tiền gửi dẫn đến công tác này chưa được thực hiện một cách nghiêm túc.
- Các hoạt động kiểm soát:
+ Hoạt động kiểm soát trong việc xác minh khách hàng của các GDV còn hạn chế, chủ yếu còn dựa vào cảm quan cá nhân của mỗi người. Nguyên nhân do các
GDV ở chi nhánh chưa được đào tạo về đối chiếu, xác minh khách hàng, xác minh chữ ký, mẫu dấu trong hoạt động kinh doanh.
+ Tuân thủ quy trình giao dịch huy động vốn: Một số trường hợp GDV chưa tuân thủ đúng quy trình nên vẫn xảy ra những sai sót, nhầm lẫn trong giao dịch.
Nguyên nhân do ở một số phòng giao dịch, số lượng khách hàng giao dịch đông nhưng số lượng GDV, KSV được bố trí chưa phù hợp với lượng công việc, có những GDV kinh nghiệm công tác còn ít nhưng phải kiêm nhiệm thêm nhiều công việc nên các GDV bị quá tải, áp lực cao dẫn đến việc không tuân thủ đầy đủ quy trình, làm tắt bước, gây ra nhầm lẫn trong giao dịch và thu chi tiền mặt.
+ Thời gian giao dịch, tư vấn của các giao dịch viên đối với khách hàng vẫn chưa được kiểm soát, trong giao dịch vẫn để khách hàng phàn nàn về việc giao dịch còn chậm. Nguyên nhân do hệ thống Agribank nói chung và Agribank Tây Hồ nói riêng chưa có công cụ hỗ trợ, đo lường, kiểm soát thời gian giao dịch với khách hàng nên thời gian giao dịch của các GDV còn chưa được hiệu quả.
- Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin:
+ Hệ thống hạch toán IPCAS đôi khi bị lỗi, chậm, ảnh hưởng đến giao dịch của cán bộ, khách hàng phải chờ đợi lâu để thực hiện các giao dịch gửi rút tiết kiệm.
Nguyên nhân do hệ thống IPCAS hiện tại đang tích hợp quá nhiều chức năng, chưa phân tách được một số chức năng giản đơn ra ngoài như một số ngân hàng khác đã triển khai như phân hệ chuyển tiền, nhận tiền kho bạc, nộp thuế liên ngân hàng…dẫn đến việc vận hành cồng kềnh. Những thời điểm cao điểm như cuối tháng, cuối quý, cuối năm niên độ, lượng khách hàng giao dịch đông, các cán bộ phải thực hiện trích xuất dữ liệu báo báo ở nhiều modul liên tục, dẫn tới đường truyền mạng nội bộ bị ảnh hưởng.
+ Trao đổi thông tin giữa các phòng giao dịch và Hội sở chi nhánh còn nhiều hạn chế, nhất là quá trình luân chuyển chứng từ nội bộ không ưu tiên việc xử lý công việc nhanh, hiệu quả, mặc dù văn bản chỉ đạo của TW là rất rõ ràng về phân quyền cho các bộ phận. Nguyên nhân là do Ban giám đốc còn quá cứng nhắc trong việc phê duyệt các giấy tờ, thủ tục. Văn bản giấy tờ phải đến tận tay mới cho phép,
chỉ đạo các bộ phận tiến hành các thủ tục có liên quan.
- Giám sát các kiểm soát
+ Giám sát thường xuyên về hậu kiểm: Công tác hậu kiểm còn chậm trễ trong việc phát hiện ra các sai sót. Nguyên nhân là do bộ phận Hậu kiểm trong chi nhánh hiện chỉ có 3 thành viên, trong đó 1 người là phó phòng Kế toán và ngân quỹ phụ trách bộ phận hậu kiểm, 2 hậu kiểm viên trực thuộc. Công việc hậu kiểm cho phòng Kế toán và ngân quỹ cùng 6 phòng giao dịch trực thuộc, nhân sự mỏng, số lượng bút toán giao dịch nhiều, Hậu kiểm còn tồn đọng chứng từ dẫn đến không đáp ứng yêu cầu phát hiện sai sót kịp thời của công việc.
+ Mặc dù công tác giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ được chi nhánh thực hiện khá hiệu quả. Tuy nhiên công tác khắc phục, chỉnh sửa sau kiểm tra còn chưa được thực hiện tốt, các GDV chưa tích cực trong việc chỉnh sửa, bổ sung các sai sót được ghi nhận trên các báo cáo, biên bản kiểm tra. Các sai sót được ghi nhận ở những lần kiểm tra trước vẫn lặp lại ở những lần kiểm tra tiếp theo. Nguyên nhân chủ yếu là do chi nhánh chưa thực sự nhận thức đúng được tầm quan trọng của công tác kiểm soát nội bộ, dẫn đến việc thực hiện còn chưa được thực sự nghiêm túc.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trên cơ sở lý thuyết chương 1, chương 2 đã khái quát tình hình chung của Agribank Tây Hồ và đi sâu nghiên cứu thực trạng KSNB hoạt động huy động vốn tại Agribank Tây Hồ, đánh giá những kết quả đạt được cũng như những hạn chế còn tồn tại. Đây chính là những cơ sở để luận văn đưa ra những giải pháp và kiến nghị ở Chương 3 nhằm hoàn thiện KSNB hoạt động huy động vốn để hoạt động này đạt được hiệu quả cao hơn trong thời gian tới.