2.2. Thực trạng kế toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán tại Công
2.2.1.1. Kế toán tiền mặt
Nội dung: CTCP Công nghệ Gapo dự trữ một lượng tiền mặt ở quỹ của công ty để phục vụ chi trả những khoản chi thường xuyên với giá trị tương đối nhỏ. Tiền mặt là một bộ phận vô cùng quan trọng trong dòng vốn lưu động tại công ty nên được quản
Đặng Thùy Linh 32 K21KTDNG trên.
Tài khoản sử dụng: Công ty Cổ phần Công nghệ Gapo chỉ mở một TK cấp 2 là TK 1111-Tiền Việt Nam do thống nhất chỉ sử dụng đồng Việt Nam là đơn vị tiền tệ dùng để hạch toán. Khi phát sinh các giao dịch với nước ngoài, đơn vị tiền tệ đều được quy về đồng Việt Nam theo tỷ giá tại ngày phát sinh giao dịch. Mọi nghiệp vụ thu chi tiền mặt đều được ghi nhận nhanh chóng và kịp thời để tránh xảy ra sai sót.
Chứng từ sử dụng:
- Phiếu thu tiền, phiếu chi tiền.
- Giấy đề nghị thanh toán, giấy thanh toán tạm ứng.
- Hóa đơn GTGT, hợp đồng có liên quan đến giao dịch.
Ghi sổ:
- Sổ Nhật ký chung.
- Sổ cái TK 1111, Sổ chi tiết TK 1111.
- Sổ quỹ tiền mặt.
a. Kế toán thu tiền mặt.
Quy trình thực hiện tại Công ty Cổ phần Công nghệ Gapo.
Khi có một khoản tiền mặt được thu về sẽ được tiến hành nhập quỹ tiền mặt tại công ty. Nhân viên nộp tiền sẽ đưa tiền cho thủ quỹ cất giữ và được xác nhận đã thu tiền. Thủ quỹ tiến hành báo cáo cho kế toán thanh toán để lập phiếu thu. Kế toán thanh toán thu thập hồ sơ chứng từ gốc có liên quan và hạch toán nghiệp vụ thu tiền vào phần mềm AMIS, phần mềm sẽ tự động cập nhật số liệu vào sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết TK 111 và Sổ cái TK 111. Kế toán xuất phiếu thu thành 2 liên trình kế toán trưởng ký duyệt. Sau khi kế toán trưởng ký duyệt, phiếu thu liên 1 được lưu giữ tại bộ phận kế toán, liên 2 chuyển tới thủ quỹ. Thủ quỹ tiến hành ghi sổ quỹ tiền mặt, cuối kỳ tiến hành kiểm tra đối chiếu với sổ chi tiết TK 111, sổ cái TK 111.
Nghiệp vụ 1: Ngày 02/03/2022, nhân viên kế toán rút tiền gửi ở Ngân hàng ACB để nhập quỹ tiền mặt tại công ty số tiền 100.000.000 đồng.
Kế toán rút tiền gửi trong tài khoản tiền gửi ngân hàng ACB tại ATM, kế toán mang tiền mặt vừa rút về bàn giao cho thủ quỹ đồng thời thu thập chứng từ gốc Ủy nhiệm chi nghiệp vụ rút tiền gửi nộp quỹ.
Đặng Thùy Linh 33 K21KTDNG Biểu 2.2: Ủy nhiệm chi rút tiền gửi về nộp quỹ
Sau khi được thủ quỹ xác nhận đã thu tiền cùng với Ủy nhiệm chi, kế toán thanh toán tiến hành hạch toán nghiệp vụ rút tiền gửi về nộp quỹ vào phần mềm kế toán AMIS. Phần mềm tự động cập nhật số liệu vào hệ thống sổ NKC, sổ cái TK 111, sổ chi tiết TK 111.
Hạch toán: Nợ TK 1111: 100.000.000 Có TK 11211: 100.000.000
Biểu 2.3: Hạch toán nghiệp vụ rút tiền gửi về nộp quỹ trên phần mềm AMIS
Kế toán xuất phiếu thu thành 2 liên từ phần mềm kế toán gửi kế toán trưởng ký duyệt. Phiếu thu đã ký lưu 1 liên tại phòng kế toán, liên còn lại chuyển tới thủ quỹ.
Đặng Thùy Linh 34 K21KTDNG b. Kế toán chi tiền mặt.
Quy trình thực hiện tại Công ty Cổ phần Công nghệ Gapo.
Đơn vị cần thanh toán tập hợp hồ sơ chứng từ gốc để làm cơ sở lập phiếu đề nghị thanh toán chuyển đến phòng kế toán xét duyệt. Kế toán thanh toán tiếp nhận chứng từ và phiếu đề nghị thanh toán, dựa trên chứng từ gốc hạch toán nghiệp vụ giảm tiền mặt vào các tài khoản tương ứng và lập phiếu chi thành 2 liên đề xuất lên Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt chi. Phiếu chi liên 1 và đề nghị thanh toán được ký duyệt cùng với bộ chứng từ gốc được lưu tại phòng kế toán. Phiếu chi liên 2 được chuyển cho thủ quỹ, thủ quỹ chi tiền mặt theo yêu cầu cho đơn vị cần thanh toán. Thủ quỹ ghi nhận khoản chi vào sổ quỹ tiền mặt cuối kỳ đối chiếu với sổ chi tiết TK 111, sổ cái TK 111.
Nghiệp vụ 2: Ngày 31/03/2022, kế toán chi tiền cho bộ phận Hành chính-Nhân sự thanh toán 260.000 đồng - tiền đăng ký và gia hạn bổ sung vé xe cho nhân viên tháng 03/2022 cho. Công ty đã nhận được hóa đơn GTGT từ nhà cung cấp dịch vụ.
Bộ phận Hành chính-Nhân sự dựa trên hợp đồng đã ký với nhà cung cấp dịch vụ và số lượng nhân viên bổ sung đăng ký vé xe, lập phiếu ĐNTT tiền gia hạn vé xe T03/2022 (Phụ lục 01) gửi tới bộ phận kế toán. Sau khi ĐNTT được Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt, bộ phận cần thanh toán báo số lượng vé xe gia hạn cho bên cung cấp dịch vụ và lấy hóa đơn GTGT gửi phòng kế toán.
Đặng Thùy Linh 35 K21KTDNG Biểu 2.5: Hóa đơn GTGT tiền gửi xe T03/2022
Kế toán thanh toán dựa trên hóa đơn GTGT tiến hành hạch toán nghiệp vụ giảm tiền mặt vào phần mềm kế toán AMIS. Phần mềm tự động cập nhật số liệu vào hệ thống sổ NKC, sổ cái TK 111, sổ chi tiết TK 111.
Hạch toán: Nợ TK 64278: 236.364 Nợ TK 13311: 23.636
Có TK 1111: 260.000
Kế toán thanh toán xuất phiếu chi từ phần mềm kế toán thành 2 liên trình lên Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt. Phiếu chi liên 1 và chứng từ đi kèm lưu tại bộ phận kế toán, phiếu chi liên 2 chuyển đến thủ quỹ để tiến hành chi tiền cho bộ phận cần thanh toán.
Biểu 2.6: Phiếu chi thanh toán tiền vé xe T03/2022
Đặng Thùy Linh 36 K21KTDNG Sau khi kế toán hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ tăng giảm tiền mặt, phần mềm kế toán tự động cập nhật số liệu vào các tài khoản liên quan và lên sổ NKC, sổ cái TK 111, sổ chi tiết TK 111. Cuối kỳ kế toán thanh toán tiền hành kiểm tra đối chiếu với sổ quỹ tiền mặt, nếu có sai sót tiến hành điều tra nguyên nhân và chỉnh sửa, sau khi hoàn tất khóa sổ kế toán theo kỳ.
Biểu 2.7: Sổ NKC trích TK 1111
Biểu 2.8: Sổ cái TK 1111
Đặng Thùy Linh 37 K21KTDNG 2.2.1.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng.
Nội dung: Là một công ty về công nghệ cung cấp các sản phẩm trên nền online cho tất cả mọi người gần xa, CTCP Công nghệ Gapo có những khoản thu chi thường xuyên bằng tiền gửi ngân hàng. Đặc biệt đối với những khoản tiền lớn thì việc thu chi qua tiền gửi ngân hàng sẽ đảm bảo được tính an toàn, thuận tiện và dễ kiểm soát.
Tài khoản sử dụng: CTCP Gapo chia luồng tiền thành nhiều phần gửi tại nhiều Ngân hàng để đảm bảo tính an toàn và linh động trong việc thanh toán. Giám đốc đã mở 4 TK cấp 2 tương ứng với từng Ngân hàng như sau:
Bảng 2.2: TK cấp 2 của TK 112
TK cấp 2 Tên TK
11211 TK Ngân hàng ACB - 158 11212 TK Ngân hàng Techcombank 11213 TK Ngân hàng Sacombank 11215 TK Ngân hàng MSB
Chứng từ sử dụng:
- Giấy báo Nợ, giấy báo Có.
- Ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng.
- Giấy đề nghị thanh toán, tạm ứng,..
- Hóa đơn, hợp đồng dịch vụ có liên quan.
Tại CTCP Công nghệ Gapo để cải thiện tốc độ xử lý nghiệp vụ, kế toán thanh toán không cần bắt buộc phải ra ngân hàng lấy Giấy báo Nợ, Giấy báo Có của ngân hàng mà có thể thực hiện kiểm tra đối chiếu số dư, in sao kê trực tiếp trên App Ngân hàng bằng hình thức online để xác nhận thông báo tăng, giảm tiền gửi ngân hàng. Tích hợp với phần mềm kế toán AMIS, kế toán viên có đầy đủ cơ sở để lập Giấy báo Nợ, Giấy báo Có trên phần mềm kế toán của công ty để trình Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt khoản thu chi tiền gửi ngân hàng.
Ghi sổ:
- Sổ Nhật ký chung - Sổ cái TK 112
- Sổ chi tiết TK 11211, 11212,11213, 11215 a. Kế toán tăng tiền gửi ngân hàng.
Quy trình thực hiện tại Công ty Cổ phần Công nghệ Gapo.
Khi có một khoản tiền thu về qua tài khoản tiền gửi của công ty, kế toán thanh toán có nhiệm vụ thu thập đầy đủ hồ sơ chứng từ có liên quan và hạch toán vào phần
Đặng Thùy Linh 38 K21KTDNG báo có từ phần mềm kế toán trình Kế toán trưởng ký duyệt và thường xuyên đối chiếu, kiểm tra số dư TK 112 với sao kê ngân hàng để tránh bỏ sót các khoản tăng TGNH.
Nghiệp vụ 3: Ngày 23/03/2022, Công ty Cổ phần Công nghệ Gapo nhận tiền đầu tư góp vốn từ Tập đoàn Công nghệ G-Group số tiền 500.000.000 đồng.
Sau khi nhận một khoản tiền gửi ngân hàng từ bên đầu tư góp vốn và đã có xác nhận của ngân hàng, kế toán tiến hành hạch toán khoản thu tiền gửi trên phần mềm kế toán.
Hạch toán: Nợ TK 11211: 500.000.000 Có TK 41111: 500.000.000
Biểu 2.9: Hạch toán tăng tiền gửi NH trên AMIS
Kế toán in Giấy báo Có từ phần mềm kế toán và trình duyệt Kế toán trưởng ký duyệt thu.
Biểu 2.10: Giấy báo Có khoản tiền nhận góp vốn
Đặng Thùy Linh 39 K21KTDNG b. Kế toán giảm tiền gửi ngân hàng.
Quy trình thực hiện tại Công ty Cổ phần Công nghệ Gapo.
Bộ phận cần thanh toán thu thập đầy đủ hồ sơ chứng từ gốc và lập phiếu đề nghị thanh toán gửi phòng kế toán và Giám đốc ký duyệt chi tiền. Sau khi kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt phiếu ĐNTT, kế toán thanh toán tiến hành lập Ủy nhiệm chi qua App ngân hàng và chuyển khoản tới đơn vị nhận tiền. Khi có xác nhận giảm tiền gửi ngân hàng và sao kê, kế toán hạch toán nghiệp vụ giảm tiền gửi và lập Giấy báo Nợ trên phần mềm kế toán. Giấy báo Nợ được in ra trình Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt để kiểm soát tính đầy đủ và có thực của các khoản đã chi. Phiếu chi đã ký được lưu tại bộ phận kế toán.
Nghiệp vụ 4: Ngày 08/03/2022, nhân viên kế toán tiến hành thanh toán tiền nước uống văn phòng tháng 02/2022 cho Công ty Cổ Phần Tư vấn và Xây dựng Công trình Thăng Long tổng số tiền 1.572.000 đồng, phí chuyển khoản 10.500 đồng. Công ty thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, ngân hàng ACB đã xác nhận chuyển tiền thành công và công ty đã nhận được hóa đơn GTGT.
Bộ phận Hành chính- Nhân sự tập hợp đầy đủ hồ sơ chứng từ và lập phiếu ĐNTT tiền nước uống VP T02/2022 (Phụ lục 02) gửi Giám đốc ký duyệt chi. ĐNTT đã ký và hóa đơn GTGT được chuyển đến phòng kế toán.
Biểu 2.11: Hóa đơn GTGT tiền nước uống văn phòng T02/2022
Đặng Thùy Linh 40 K21KTDNG để lập Ủy nhiệm chi và chi tiền gửi cho Công ty CP Tư vấn và Xây dựng công trình Thăng Long.
Biểu 2.12: Ủy nhiệm chi thanh toán tiền nước uống VP T02/2022
Sau khi được ngân hàng ACB xác nhận tiền trong tài khoản công ty đã giảm và chuyển thành công đến người nhận, kế toán thanh toán tiến hành hạch toán vào phần mềm kế toán và xuất Giấy báo Nợ từ phần mềm trình Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt theo quy định của công ty.
Hạch toán: Nợ TK 331: 1.572.000 Nợ TK 64278: 10.500
Có TK 11211: 1.582.500
Biểu 2.13: Giấy báo Nợ tiền nước uống VP T02/2022
Đặng Thùy Linh 41 K21KTDNG
Ghi sổ kế toán:
Sau khi kế toán hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ tăng giảm tiền gửi ngân hàng, phần mềm kế toán tự động cập nhật số liệu vào các tài khoản liên quan và lên sổ NKC, sổ cái TK 112, sổ chi tiết TK 112. Cuối kỳ kế toán thanh toán tiền hành kiểm tra đối chiếu với sao kế, sổ phụ ngân hàng, nếu có sai sót tiến hành điều tra nguyên nhân và chỉnh sửa, sau khi hoàn tất khóa sổ kế toán theo định kỳ.
Biểu 2.14: Sổ NKC trích TK 11211
Biểu 2.15: Sổ cái TK 112
Đặng Thùy Linh 42 K21KTDNG Mặc dù thường xuyên có những khoản tiền đang chuyển trong quá trình thanh toán và thu tiền gửi ngân hàng nhưng CTCP Công nghệ Gapo không sử dụng TK 113 để hạch toán và ghi nhận những khoản tiền đang chuyển. Kế toán đợi đến khi có xác nhận tăng giảm tiền gửi từ ngân hàng rồi trực tiếp hạch toán vào TK 112 mà không thông qua TK 113.
2.2.2. Kế toán các khoản thanh toán.