2.2. Thực trạng kế toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán tại Công
2.2.2.1. Kế toán phải thu khách hàng
Nội dung: Tệp khách hàng của CTCP Công nghệ Gapo bao gồm những doanh nghiệp lớn và cả những khách hàng nhỏ lẻ. Tất cả khoản phải thu của khách hàng đều được kiểm tra đối chiếu thường xuyên bởi kế toán công nợ và các bộ phận có liên quan. Đối với những DN lớn kế toán hạch toán khoản phải thu vào từng mã đối tượng riêng biệt, những khách hàng nhỏ lẻ được hạch toán chung vào mã khách lẻ và thu tiền ngay khi cung cấp sản phẩm dịch vụ.
Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng duy nhất một TK 131 theo dõi chi tiết theo từng đối tượng để hạch toán và quản lý các khoản phải thu của khách hàng.
Chứng từ sử dụng:
- Giấy báo có, phiếu thu - Hóa đơn GTGT
- Chứng từ, hồ sơ có liên quan
Ghi sổ:
- Sổ Nhật ký chung - Sổ cái TK 131 - Sổ chi tiết TK 131
Quy trình thực hiện tại Công ty Cổ phần Công nghệ Gapo:
Ngay khi chuyển giao hàng hóa, sản phẩm hoặc hoàn thành dịch vụ, kế toán lập hóa đơn GTGT gửi khách hàng và ghi nhận tăng một khoản phải thu khách hàng vào phần mềm kế toán để theo dõi công nợ khách hàng.
Kế toán công nợ chịu trách nhiệm quản lý và tính toán số dư công nợ khách hàng chi tiết theo từng đối tượng. Kết hợp với các bộ phận có liên quan, kế toán công nợ có vai trò kiểm soát và đốc thúc khách hàng trả tiền đúng hạn. Sau khi khách hàng trả tiền, kế toán công nợ thu thập chứng từ gốc gửi kế toán thanh toán để hạch toán
Đặng Thùy Linh 43 K21KTDNG giảm khoản phải thu khách hàng chi tiết theo từng đối tượng. Phụ thuộc vào việc khách hàng trả tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng, kế toán hạch toán tăng loại tiền tương ứng giống quy trình tại phần “2.2.1. Kế toán vốn bằng tiền” và in phiếu thu hoặc Giấy báo Nợ tương ứng trình Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt xác nhận khoản đã thu của khách hàng.
Nghiệp vụ 5: Ngày 10/03/2022, trường THPT Văn Hiến tiến hành trả trước tiền mua 51 tài khoản Zoom với đơn giá 183.000 đồng, đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng.
Công ty đã nhận được xác nhận tăng số dư tiền gửi Ngân hàng ACB. Ngày 18/03/2022, Công ty Cổ phần Công nghệ Gapo tiến hành bàn giao dịch vụ và xuất hóa đơn cho trường THPT Văn Hiến và tiến hành ghi nhận doanh thu.
Sau khi Ngân hàng ACB xác nhận tăng số dư tiền gửi ngân hàng của công ty, kế toán tiến hành hạch toán tăng tiền gửi và ghi nhận khoản trả trước của trường THPT Văn Hiến bằng việc ghi Có TK 131 với mã đối tượng KH_THPTVHIEN. Kế toán xuất Giấy báo có trình Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
Hạch toán: Nợ TK 11211: 9.333.000
Có TK 131(Mã đối tượng: KH_THPTVHIEN): 9.333.000 Biểu 2.16: Hạch toán NV5 trên AMIS
Biểu 2.17: Giấy báo Có trường THPT Văn Hiến nộp tiền
Đặng Thùy Linh 44 K21KTDNG ghi nhận doanh thu vào phần mềm kế toán nghiệp vụ bán hàng.
Hạch toán: Nợ TK 131 (Mã đối tượng: KH_THPTVHIEN): 9.333.000 Có TK 511: 9.333.000
Biểu 2.18: Hóa đơn bán hàng
Ghi sổ kế toán:
Sau khi hạch toán nghiệp vụ hoàn tất, phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật số liệu vào các Sổ NKC, Sổ cái TK 131. Kế toán công nợ kiểm tra đối chiếu và tiếp tục theo dõi các khoản phải thu khách hàng chi tiết theo từng đối tượng trên Sổ chi tiết công nợ phải thu (Phụ lục 03).
Biểu 2.19: Sổ NKC trích TK 131
Đặng Thùy Linh 45 K21KTDNG Biểu 2.20: Sổ cái TK131
2.2.2.2. Kế toán phải trả người bán.
Nội dung: Công ty hạch toán các khoản phải trả người bán chi tiết theo từng đối tượng. Kế toán công nợ và các bộ phận có liên quan theo dõi và lên kế hoạch trả tiền đúng hạn cho người bán. Các khoản phải trả người bán phản ánh tình hình thanh toán của doanh nghiệp là yếu tố quan trọng trong mắt nhà đầu tư và các nhà cung cấp nên được CTCP Công nghệ Gapo chú trọng trong khâu quản lý và hạch toán.
Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng duy nhất TK cấp 1 là TK 331 – Phải trả người bán theo dõi theo từng đối tượng để quản lý tình hình công nợ và các khoản phải trả của công ty.
Chứng từ sử dụng:
- Giấy báo Nợ, ủy nhiệm chi - Hóa đơn GTGT
- Giấy đề nghị thanh toán
- Báo giá, chứng từ, hồ sơ có liên quan
Ghi sổ:
- Sổ Nhật ký chung - Sổ cái TK 331 - Sổ chi tiết TK 311
Đặng Thùy Linh 46 K21KTDNG Kế toán công nợ kiểm tra đối chiếu thường xuyên tình hình công nợ, các khoản phải trả người bán của công ty, khi khoản nợ đến hạn cần thanh toán xin ý kiến chỉ đạo thực hiện trả tiền đúng hạn. Sau khi được cấp trên phê duyệt, kế toán thanh toán tiến hành lập Ủy nhiệm chi và chi tiền cho người bán. Ngân hàng xác nhận đã chuyển tiền cho người bán thành công, kế toán tiến hành hạch toán nghiệp vụ giảm một khoản phải trả người bán chi tiết theo từng đối tượng nhà cung cấp, người bán vào phần mềm kế toán và xuất Giấy báo Nợ trình Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt. Giấy báo Nợ đã ký được lưu tại bộ phận kế toán để quản lý các khoản đã thanh toán. Sau khi hạch toán nghiệp vụ hoàn tất, phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật số liệu vào các sổ NKC, sổ cái TK 331, sổ chi tiết TK 331.
Nghiệp vụ 6: ngày 16/03/2022, công ty thanh toán tiền chạy quảng cáo lần 3 cho Công ty Cổ phần BEATVN số tiền 50.000.000 theo hợp đồng đã ký từ đầu năm, kế toán đã chuyển khoản và nhà cung cấp dịch vụ đã nhận được tiền.
Dựa trên hợp đồng cung cấp dịch vụ đã ký từ đầu năm với CTCP BEAT Việt Nam, khi đến hạn thanh toán lần 3 bộ phận Marketing kết hợp với kế toán công nợ lập đề nghị thanh toán và báo cáo với cấp trên.
Biểu 2.21: Phiếu ĐNTT tiền chạy quảng cáo
Đặng Thùy Linh 47 K21KTDNG Sau khi ĐNTT được ký duyệt, kế toán thanh toán lập Ủy nhiệm chi và thanh toán chi phí chạy quảng cáo cho nhà cung cấp dịch vụ CTCP BEAT Việt Nam.
Biểu 2.22: Ủy nhiệm chi chuyển tiền chạy quảng cáo
Ngân hàng xác nhận giảm số dư tiền gửi trong tài khoản của công ty và chuyển tiền thành công tới đơn vị thụ hưởng, kế toán tiến hành hạch toán giảm một khoản phải trả người bán CTCP BEAT Việt Nam vào phần mềm kế toán đồng thời xuất Giấy báo Nợ trình Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
Hạch toán: Nợ TK 331(Mã đối tượng: NCC_BEATVN): 50.000.000 Nợ TK 64278: 10.500
Có TK 11211: 50.010.500
Biểu 2.23: Giấy báo Nợ chuyển tiền chạy quảng cáo
Đặng Thùy Linh 48 K21KTDNG Sau khi hạch toán nghiệp vụ hoàn tất, phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật số liệu vào các Sổ NKC, Sổ cái TK 331. Kế toán công nợ kiểm tra đối chiếu và tiếp tục theo dõi các khoản phải trả người bán chi tiết theo từng đối tượng trên Sổ chi tiết công nợ phải trả NCC CTCP BEAT Việt Nam (Phụ lục 04).
Biểu 2.24: Sổ NKC trích NV6
Biểu 2.25: Sổ Cái TK 331
2.2.2.3. Kế toán các khoản phải trả, phải nộp khác.
Nội dung: Các khoản phải trả, phải nộp khác thường xuyên của công ty là các khoản liên quan đến bảo hiểm, kinh phí công đoàn được hạch toán đầy đủ và chi tiết đảm bảo quyền và nghĩa vụ của nhân viên cũng như của công ty đối với nhà nước.
Đặng Thùy Linh 49 K21KTDNG
Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng TK 338 – Phải trả, phải nộp khác để phản ánh những khoản thu chi khác của công ty với 7 TK cấp 2 như sau:
Bảng 2.3: TK cấp 2 của TK 338
TK Tên TK
3381 Tài sản thừa chờ giải quyết
3382 Kinh phí công đoàn
3383 Bảo hiểm xã hội
3384 Bảo hiểm y tế
3385 Phải trả về cổ phần hóa
3386 Bảo hiểm thất nghiệp
3387 Doanh thu chưa thực hiện
Chứng từ sử dụng:
- Giấy báo nợ, phiếu chi, ủy nhiệm chi.
- Biên bản xử lý TS thừa chờ giải quyết.
- Bảng kê trích nộp các khoản theo lương.
- Hóa đơn GTGT, chứng từ, hồ sơ có liên quan.
Ghi sổ:
- Sổ Nhật ký chung - Sổ cái TK 338
- Sổ chi tiết các TK cấp 2
Quy trình thực hiện tại Công ty Cổ phần Công nghệ Gapo:
Các bộ phận có liên quan kết hợp với bộ phận kế toán thu thập đầy đủ hồ sơ chứng từ gốc của các khoản phải trả, phải nộp khác và lập đơn ĐNTT hoặc phiếu nộp tiền trình Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt. Sau khi được xét duyệt, kế toán tiếp thu chỉ thị tiến hành thu chi tiền của các khoản phải trả, phải nộp khác và hạch toán nghiệp vụ tăng giảm khoản phải trả, phải nộp khác vào phần mềm kế toán với các tài khoản có liên quan, đồng thời xuất các chứng từ xác nhận kết quả xử lý nghiệp vụ trình Kế toán trưởng, Giám đốc ký duyệt. Hồ sơ chứng từ gốc và giấy tờ đã ký được lưu tại bộ phận kế toán theo số thứ tự.
Nghiệp vụ 7: Ngày 08/03/2022, bộ phận Hành chính-Nhân sự lập báo cáo tổng hợp tiền BHXH, BHYT, BHTN tháng 02/2022. Công ty Cổ phần Công nghệ Gapo tiến hành chuyển tiền cho đơn vị Bảo hiểm Xã hội Quận Thanh Xuân số tiền BHXH:
160.944.250 đồng, BHYT: 29.182.815 đồng, BHTN: 6.437.770 đồng. Ngân hàng xác nhận đã chuyển tiền thành công, phí chuyển khoản 10.500 đồng.
Bộ phận hành chính thu thập số lượng nhân viên đóng bảo hiểm, hồ sơ chứng từ có liên quan lập báo cáo tổng hợp và ĐNTT (Phụ lục 05) số tiền BHXH, BHYT,
Đặng Thùy Linh 50 K21KTDNG thanh toán lập Ủy nhiệm chi và chuyển khoản tiền BHXH, BHYT, BHTN đến Bảo hiểm Xã hội Quận Thanh Xuân.
Biểu 2.26: Ủy nhiệm chi nộp tiền bảo hiểm T02/2022
Ngân hàng xác nhận đã chuyển tiền thành công, kế toán tiến hành hạch toán vào phần mềm kế toán với các TK tương ứng đồng thời xuất Giấy báo Nợ trình Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
Hạch toán: Nợ TK 3383: 160.944.250 Nợ TK 3384: 29.182.815 Nợ TK 3386: 6.437.770 Nợ TK 64278: 10.500
Có TK 11211: 196.575.335
Biểu 2.27: Giấy báo Nợ nộp tiền bảo hiểm T02/2022
Đặng Thùy Linh 51 K21KTDNG
Ghi sổ kế toán:
Sau khi hạch toán nghiệp vụ hoàn tất, phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật số liệu vào các Sổ NKC, sổ cái TK 338.
Biểu 2.28: Sổ NKC trích NV7
Biểu 2.29: Sổ cái TK 338
Đặng Thùy Linh 52 K21KTDNG toán tại Công ty.
2.3.1. Ưu điểm.
2.3.1.1. Tổ chức bộ máy quản lý, bộ máy kế toán hợp lý, hiệu quả
Công ty Cổ phần Công nghệ Gapo phân chia bộ máy tổ chức thành nhiều phòng ban theo hình thức phân quyền trách nhiệm, mỗi phòng ban chịu trách nhiệm riêng cho từng công việc góp phần làm tăng hiệu quả, chất lượng lao động. Mỗi phòng ban sẽ có trưởng phòng phân chia chia công việc và quản lý hiệu suất làm việc, nhân viên mỗi phòng nhận chỉ thị từ cấp trên trực tiếp nên cơ cấu bộ máy tổ chức năng động và hiệu quả, không chồng chéo giữa các vấn đề xảy ra trong tổ chức. Các phòng ban chịu sự quản lý của Ban giám đốc theo mảng liên quan với ba Giám đốc chính là Giám đốc Kinh doanh, Giám đốc Công nghệ, Giám đốc Tài chính. Định kỳ các trưởng phòng phải lập báo cáo chung về hiệu quả làm việc của phòng gửi Ban giám đốc để Ban quan trị luôn nắm bắt được tình hình hoạt động của công ty và đưa ra những chỉ thị, phương hướng phát triển phù hợp và kịp thời.
Phòng Kế toán dưới quyền trực tiếp của Giám đốc Tài chính có mô hình tổ chức công tác kế toán tập trung với phòng làm việc riêng biệt hỗ trợ việc lưu trữ giấy tờ và đảm bảo tính an toàn, bảo mật thông tin kế toán nhạy cảm, mọi công việc kế toán đều được thực hiện tập trung tại phòng kế toán dưới sự chỉ đạo của Kế toán trưởng. Kế toán tiền lương, Kế toán thanh toán, Kế toán Công nợ, Kế toán Thuế, Thủ quỹ phụ trách các mảng nghiệp vụ riêng phù hợp với năng lực và trình độ chuyên môn nhưng cũng đồng thời hỗ trợ xử lý các nghiệp vụ có liên quan đến nhau trong công tác kế toán. Định kỳ phòng kế toán tham gia các buổi tập huấn, đào tạo bên trong hoặc bên ngoài công ty để rèn kỹ năng nghiệp vụ và cập nhật những thay đổi về quy định , thông tư trong công tác kế toán theo quy định của Bộ Tài chính và Nhà nước ban hành.
2.3.1.2. Chính sách, chế độ kế toán phù hợp.
Dù mới thành lập không lâu và vẫn là một doanh nghiệp vừa và nhỏ nhưng CTCP Công nghệ Gapo đã có những định hướng phát triển lâu dài trở thành một trong những công ty hàng đầu về công nghệ. Minh chứng là CTCP Công nghệ Gapo đã lựa chọn áp dụng Chế độ Kế toán doanh nghiệp theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ban
Đặng Thùy Linh 53 K21KTDNG hành ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính dành cho mọi loại hình doanh nghiệp mà không phải theo Thông tư số 133/2016 TT-BTC chỉ áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, không áp dụng cho doanh nghiệp lớn.
Đặc biệt Công ty Cổ phần Công nghệ Gapo sử dụng hình thức Kế toán ghi sổ Nhật ký chung với sự hỗ trợ của Phần mềm kế toán AMIS. Hình thức này giúp kế toán xử lý nghiệp vụ một cách nhanh chóng và chính xác hơn, kế toán có thể thể dễ dàng trong việc tìm kiếm, kiểm tra và đối chiếu nghiệp vụ, tránh hạch toán thừa thiếu các giao dịch kinh tế phát sinh tại công ty bởi tất cả các nghiệp vụ đều được hạch toán theo trình tự thời gian vào Sổ Nhật ký chung trên nền máy tính.
Công ty sử dụng hệ thống chứng từ đầy đủ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC nhưng có thay đổi một số chi tiết để phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp. Quy trình luân chuyển chứng từ trong công ty chuẩn mực và rõ ràng, chứng từ sổ sách được lưu giữ cẩn thận, sắp xếp theo từng tháng, quý, năm.
2.3.1.3. Về kế toán vốn bằng tiền.
Tại Công ty Cổ phần Công nghệ Gapo, mọi khoản thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng đều được trình ký lên Kế toán trưởng và Giám đốc để xét duyệt. Sau khi chứng từ được ký, thủ quỹ và kế toán thanh toán mới tiến hành rút quỹ tiền mặt, thanh toán qua tài khoản ngân hàng. Thủ tục này giúp kiểm soát chặt chẽ dòng tiền của công ty được chi tiêu đúng mục đích, không lãng phí nguồn vốn bằng tiền. Kế toán thanh toán hoàn toàn độc lập với thủ quỹ góp phần hạn chế tối đa những sai sót, gian lận có thể xảy ra.
Công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty được thực hiện đầy đủ và chặt chẽ theo đúng các chính sách của công ty và quy tắc hạch toán trong Thông tư 200 của Bộ Tài chính. Bên cạnh việc sử dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư 200/2014/TT- BTC, công ty còn linh hoạt mở thêm một số TK cấp 2, cấp 3 để phù hợp với các bước định khoản của một số giao dịch kinh tế phát sinh điển hình là các TK cấp 2 của TK 112 khi công ty muốn quản lý riêng biệt từng luồng tiền gửi tại những ngân hàng khác nhau.
Công ty đã cải tiến các bước thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng nhanh gọn và tiết kiệm thời gian, công sức hơn. Thay vì ra chi nhánh ngân hàng làm các thủ tục thu, chi tiền gửi, lấy xác nhận Giấy báo Có, Giấy báo Nợ như kiểu truyền thống,
Đặng Thùy Linh 54 K21KTDNG Ngân hàng. Việc này giúp kế toán thanh toán có thể thường xuyên nhanh chóng kiểm soát số dư tài khoản tiền gửi của công ty và hạch toán đầy đủ kịp thời các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày.
2.3.1.4. Về kế toán các khoản thanh toán.
Phòng kế toán của công ty đặc biệt là kế toán công nợ luôn theo dõi và quản lí chặt chẽ khoản mục phải thu, phải trả từng theo đối tượng. Lưu giữ đầy đủ chứng từ, hồ sơ, hóa đơn, hợp đồng đã ký với các cá nhân, tổ chức để thực hiện đầy đủ nghĩa vụ và trách nhiệm, thanh toán, thu tiền đúng hạn theo hợp đồng.
Với các khoản phải thu khách hàng, kế toán công nợ thường xuyên theo dõi trên sổ chi tiết công nợ phải thu theo từng đối tượng, kiểm soát các khoản còn phải thu của khách hàng, đôn đốc và nhắc nhở khách hàng gửi tiền cho kế toán thanh toán của công ty khi khoản phải thu đến hạn. Ghi nhận và lập dự phòng đối với những khoản nợ quá hạn khó đòi.
Với các khoản phải trả người bán, bộ phận có liên quan và kế toán công nợ, kế toán thanh toán cùng kết hợp theo dõi và kiểm soát các khoản phải trả trên Sổ chi tiết công nợ phải trả, thường xuyên đối chiếu công nợ để dự trù ngân sách và chi trả đúng hạn hợp đồng.
2.3.2. Hạn chế.