CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC CHI PHÍ TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ TƢ VẤN ĐẦU TƢ TÀI CHÍNH CHÂU Á THỰC HIỆN
2.1. Khái quát về Công ty Kiểm toán và Đầu tƣ Tài chính Châu Á
2.2.2. Thực trạng quy trình kiểm toán khoản mục chi phí do Công ty Kiểm toán và Tƣ vấn Đầu tƣ Tài chính Châu Á thực hiện tại Công ty khách hàng ABC
a. Lập kế hoạch kiểm toán
Công ty ABC đây là một khách hàng đã đƣợc FADACO kiểm toán từ năm trước, tức năm 2020. KTV chính cùng thành viên Ban giám đốc phụ trách giám sát của FADACO sẽ tiến hành công việc đánh giá rủi ro khi chấp nhận hợp đồng, tìm hiểu và thu thập thêm các thông tin về công ty ABC trong năm 2021 trên các khía cạnh về: thông tin chung, tình hình tài chính và tình hình hoạt động kinh doanh, tính liêm chính của Ban giám đốc công ty ABC, bổ sung các thông tin thay đổi về nhân sự, cơ cấu và chính sách kế toán của công ty ABC. Sau khi đàm phán sơ bộ với lãnh đạo khách hàng về các điều khoản, mức độ rủi ro có thể gặp phải cũng nhƣ thống
nhất về mức phí kiểm toán, FADACO đi đến ký kết hợp đồng kiểm toán BCTC năm 2021 với công ty ABC.
Theo kế hoạch, cuộc kiểm toán đƣợc thực hiện từ ngày 18/01/2022 đến ngày 21/01/2022.
Tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng
Qua phỏng vấn với khách hàng và thu thập thêm một số tài liệu về Công ty nhƣ: giấy phép thành lập công ty, các điều lệ của công ty, báo cáo tài chính của các năm trước (Báo cáo đã được kiểm toán nếu có), biên bản họp và các hợp đồng quan trọng. Qua hồ sơ kiểm toán, KTV đã có những hiểu biết nhất định về khách hàng nhƣ sau:
Tên khách hàng: Công ty Cổ phần ABC
Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần có vốn đầu tư nước ngoài
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số 23002403xx đăng ký lần đầu ngày 25 tháng 02 năm 2004, thay đổi lần thứ 07 ngày 21 tháng 09 năm 2017 do Sở kế hoạch và Đầu tƣ tỉnh Bắc Ninh cấp.
Địa chỉ Trụ sở chính: Đường TS3, KCN Tiên Sơn, xã Hoàn Sơn, huyện Tiên Du, tỉnh Bắc Ninh, Việt Nam.
Hoạt động, kinh doanh trên các lĩnh vực sau:
- Sản xuất các loại thuốc tân dược chữa bệnh cho người;
- Kinh doanh các sản phẩm do Công ty sản xuất để phục vụ tiêu dùng nội địa và xuất khẩu;
Sản phẩm chính: Thuốc và các loại thuốc tân dƣợc Các chính sách kế toán chủ yếu:
- Báo cáo tài chính kèm theo đƣợc trình bày bằng Đồng Việt Nam (VNĐ), theo nguyên tắc giá gốc và phù hợp với các Chuẩn mực Kế toán Việt Nam, Hệ thống Kế toán Việt Nam và các quy định hiện hành khác về kế toán tại Việt Nam.
- Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ. Công ty sử dụng hình thức kế toán trên máy tính, sử dụng phần mềm MISA
- Phương pháp tính khấu hao: theo đường thẳng.
Sơ đồ 2.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần ABC
(Nguồn: tài liệu kiểm toán báo cáo tài chính - FADACO)
Xem xét các kết quả kiểm toán các năm trước và hồ sơ kiểm toán chung Khi xem xét các kết quả kiểm toán năm trước và so sánh với tình hình hiện tại, KTV nhận xét về tình hình chung của Công ty Cổ phần ABC nhƣ sau:
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
Văn phòng Công ty Khối sản xuất - GĐ SX
Phòn g Kế
toán
Phòng Tổ chức
Phòng Vật tƣ
Phòng Kinh doanh
Nhà máy số 1
Nhà máy số 2
Chi nhánh TP HCM
Chi nhánh Đà Nẵng
Nhân viên thị trường
Ban Tài chính
Ban PR
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
BAN KIỂM SOÁT
BAN GIÁM ĐỐC
- Những thông tin rút ra từ cuộc kiểm toán năm trước như các vấn đề dẫn đến sự chậm trễ hay những vùng đã thực hiện kiểm toán vượt quá/dưới mức yêu cầu:
không có.
- Những thay đổi trong năm liên quan đến hoạt động KD, tình hình tài chính, quy định ngành, chính sách kế toán áp dụng, phần mềm kế toán và nhân sự: không có.
- Các thay đổi quan trọng về môi trường kinh doanh, quy định pháp lý trong năm có ảnh hưởng đến đơn vị: không có.
- Các vụ kiện tụng, tranh chấp từ năm trước ảnh hưởng đến kỳ báo cáo:
không có.
- Những vấn đề trọng yếu từ năm trước chưa được điều chỉnh: không có.
- Ý kiến kiểm toán năm trước: Ý kiến chấp nhận toàn phần Tìm hiểu thông tin từ các bên hữu quan
Xác định các bên liên quan nhƣ sau:
Đối tƣợng Mối quan hệ
Ông Nguyễn Văn X Chủ tịch HĐQT, cố đông chiếm 40% cổ phần
Ông Phan Văn Y Trưởng ban kiểm soát
Bà Phạm Thị Z Giám đốc, cố đông chiếm 15% cổ phần Công ty AAA Cổ đông nước ngoài chiếm 20% cổ phần
Công ty BBB Cổ đông chiếm 25% cổ phần
(Nguồn: tài liệu kiểm toán báo cáo tài chính - FADACO)
Qua phỏng vấn Ban Giám đốc đơn vị, trong năm tài chính, đơn vị không có sự thay đổi về thông tin các bên liên quan. Không có bên liên quan nào mới phát sinh hoặc lƣợc bỏ trong năm tài chính.
Khi xem xét khả năng xảy ra các sai sót trên BCTC liên quan đến các bên hữu quan, KTV nhận định không phát hiện rủi ro liên quan đến các bên hữu quan.
Tìm hiểu môi trường kiểm soát
Khách hàng ABC được FADACO kiểm toán từ các năm trước, KTV thông qua tài liệu trong hồ sơ thường trực của công ty, kiểm tra các văn bản, quy định về KSNB; phỏng vấn Ban giám đốc, kế toán trưởng, nhân viên về việc áp dụng các quy định về KSNB, qua đó để xác định những vấn đề còn tồn tại của doanh nghiệp
những năm trước sau khi được KTV kiến nghị đã tiến hành sửa đổi chưa, qua đó đánh giá về tính hữu hiệu của hệ thống KSNB đối với khoản mục CPBH và CPQLDN.
Với Công ty ABC, việc đánh giá sự hiện hữu của HTKSNB đối với khoản mục CPBH và CPQLDN của Công ty đƣợc KTV thực hiện thông qua một số buổi gặp gỡ trực tiếp với Ban giám đốc Công ty. Thông qua Ban giám đốc công ty, KTV thu thập những thông tin về cơ cấu tổ chức và quản lý điều hành, các chính sách và thủ tục kiểm soát nội bộ trong đơn vị khách hàng. Đồng thời qua việc tiếp xúc này, KTV cũng đánh giá đƣợc phần nào thái độ, nhận thức và phong cách làm việc của Ban giám đốc. KTV không thu thập đƣợc các bằng chứng nào liên quan đến nghi ngờ tính chính trực của Ban giám đốc cũng nhƣ Hội đồng quản trị của Công ty
Đánh giá rủi ro kiểm soát: Mức rủi ro của cuộc kiểm toán đƣợc KTV đánh giá thông qua đánh giá rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát từ đó đánh giá đƣợc rủi ro phát hiện của khoản mục CPBH và CPQLDN thông qua việc phỏng vấn khách hàng, quan sát trực tiếp,…Sau khi đã tìm hiểu đƣợc những thông tin tổng quan về đơn vị khách hàng như chính sách kế toán, môi trường kinh doanh,… KTV tiến hành đánh giá rủi ro kiểm soát đối với khoản mục CPBH và CPQLDN. Qua việc đánh giá rủi ro kiểm soát đối với khoản mục này, KTV đƣa ra kết luận rủi ro kiểm soát đối với khoản mục CPBH và CPQLDN tại Công ty ABC ở mức trung bình.
Đánh giá rủi ro phát hiện dự kiến: KTV đánh giá rủi ro phát hiện dự kiến dựa trên kết quả việc đánh giá rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát và mức độ rủi ro kiểm toán mong muốn. Rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát đƣợc xác định ở mức trung bình. Vì vậy, rủi ro phát hiện dự kiến đƣợc đánh giá ở mức trung bình.
Bảng 2.6. Bảng câu hỏi về KSNB đối với CPBH và CPQLDN Công ty ABC Câu hỏi tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ Có Không Không
áp dụng - Các CPBH và CPQLDN có được sự đồng ý, phê
chuẩn của các cấp lãnh đạo trước khi thực hiện không?
v
- Các CPBH và CPQLDN có được kiểm soát để đảm bảo rằng chúng chỉ sử dụng đúng cho mục đích kinh doanh của doanh nghiệp hay không?
v
- Doanh nghiệp có theo dõi chi tiết từng tiểu mục chi phí trong CPBH và CPQLDN hay không?
v
- Việc phản ánh các khoản CPBH và CPQLDN có đúng kỳ kế toán hay không?
v
- Có các định mức về chi phí hay dự toán chi phí hay không?
v
- Có phân cấp chi tiêu không? Có các quy định về kiểm soát chi phí hợp lý, hợp lệ hay không?
v
- Các khoản CPBH và CPQLDN có được báo cáo theo khoản mục không?
v
- Có lập báo cáo chi phí hàng tháng, hàng quý không?
x
- Có phân tích báo cáo chi phí không? x
- Các nguyên nhân gây biến động CPBH và CPQLDN có được báo cáo ngay lập tức cho Ban giám đốc hay không?
v
- Người chịu trách nhiệm ghi sổ kế toán theo dõi các khoản chi phí có tham gia vào việc thanh toán, lập hóa đơn không?
v
(Nguồn: tài liệu kiểm toán báo cáo tài chính - FADACO)
Tổng hợp các thông tin thu thập đƣợc, KTV nhận định:
- Công ty có áp dụng thủ tục kiểm soát.
- Công ty đã kiểm soát đƣợc chi phí.
- Có sự đối chiếu chéo giữa các phòng ban trong công ty.
Kết luận: Hệ thống KSNB đối với CPBH và CPQLDN của Công ty ABC tồn tại và hoạt động hiệu quả, đảm bảo nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn, phân công, phân nhiệm. KTV đánh giá rủi ro đối với CPBH và CPQLDN ở mức trung bình.
Thực hiện phân tích sơ bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Mục tiêu: xem xét tình hình biến động trong năm của khoản mục Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, từ đó, đánh giá xem sự biến động có hợp lý hay không?
Phương pháp thực hiện: dựa vào BCKQHĐKD, KTV phân tích tỷ lệ biến động của khoản mục Chi phí bán hàng và Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Bảng 2.7. Phân tích sơ bộ biến động chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2021
Năm nay Năm trước Tuyệt đối %
Doanh thu
thuần 489.294.592.193 361.086.653.151 128.207.939.042 35,51%
Giá vốn hàng
bán 435.123.157.643 307.139.497.463 127.983.660.180 41,67%
CPBH 4.653.034.498 3.530.989.382 1.122.045.116 31,78%
CPQLDN 24.365.565.999 30.676.126.957 -6.310.560.958 -20,57%
(Nguồn: tài liệu kiểm toán báo cáo tài chính - FADACO)
Nhận xét: Doanh thu thuần, giá vốn hàng bán đều tăng, tỷ lệ tăng doanh thu 35.51%, tỷ lệ tăng giá vốn hàng bán là 41.67%. Chi phí bán hàng cuối năm so với đầu năm tăng 1.122.045.116 đồng, tương ứng với tỷ lệ 31.78%, phù hợp với biến động tăng của doanh thu và giá vốn. Trong khi chi phí quản lý doanh nghiệp biến động giảm 6.310.560.958 đồng, tương ứng với tỷ lệ giảm 20,57% điều này có thể cho thấy doanh nghiệp đã cắt giảm chi phí cho bộ máy quản lý để tối ƣu hóa lợi
nhuận. Việc này phù hợp với kế hoạch công ty đã đề ra.
Sau khi tập hợp các bằng chứng tin cậy, và giải trình của doanh nghiệp. KTV kết luận chênh lệch không có gì bất thường.
Xác định mức trọng yếu và đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro và sai sót tiềm tàng
Kiểm toán viên sẽ xem xét nội dung, bản chất của các khoản chi phí thuộc chi phí hoạt động bao gồm cả những sự kiện bất thường đối với từng khách hàng cụ thể để xác định rủi ro tiềm tàng tương ứng.
Đây là một doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh khá đa dạng mà chủ yếu là sản xuất dƣợc phẩm, bộ máy quản lý của công ty ABC khá phức tạp và có thể chứa đựng những điểm bất hợp lý.
Vì vậy chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm tỷ trọng khá lớn, kiểm toán viên cần tập trung vào kiểm toán chi phí này. Dựa vào kết quả kiểm toán năm ngoái, kiểm toán viên cho rằng cần tập trung các khoản mục chi phí nhƣ chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, chi phí quảng cáo, chi phí dịch vụ mua ngoài...
- Chi phí dịch vụ mua ngoài bao gồm tiền điện nước, tiền điện thoại, chi phí tiếp khách. Kiểm toán viên cho rằng các chi phí này không vƣợt quá 10% tổng chi phí. Ở trường hợp này kiểm toán viên cho rằng số tiền vận chuyển bằng máy bay của nhân viên trong công ty vẫn chƣa đƣợc xác thực vì không có kế hoạch công tác kèm theo nên không biết đƣợc mục đích của số tiền.
- Chi phí nguyên vật liệu công cụ dụng cụ là những khoản chi phí đầu vào phục vụ cho bộ phận quản lý, văn phòng như chi phí điện nước, bàn ghế, văn phòng phẩm…Khi phát sinh khoản chi phí này bộ phận có nhu cầu lập phiếu yêu cầu sử dụng cho phòng vật tƣ có đầy đủ chữ ký và sự phê duyệt của cấp trên. Sau đó phòng vật tƣ cung cấp vật tƣ chuyển các giấy tờ lên cho phòng kế toán để tiến hành ghi sổ kế toán. Ở khoản mục chi phí này thì có thể hạch toán nhầm lẫn giữa mua sắm TSCĐ với việc mua vật tƣ, công cụ dụng cụ phục vụ cho bộ phận quản lý.
- Các khoản phí và lệ phí: Kiểm toán viên cần phỏng vấn xem xét các khoản phí nhƣ phí làm visa đƣợc phê duyệt trên cơ sở nào, có chính xác hay không? Ví dụ
nhƣ theo kế hoạch công tác, kế hoạch mua sắm…và có kèm theo quyết định đi công tác và các quyết định này có đúng theo quy định của công ty hay không?
- Các chi phí dịch vụ mua ngoài kiểm toán viên cần chú ý tới việc chi trả tiền vé máy bay đi công tác nước ngoài của nhân viên trong công ty. Xem xét các khoản chi này có đầy đủ chứng từ hợp lệ không.
- Các chi phí bằng tiền khác nhƣ chi phí bảo trì máy tính… Xem xét hợp đồng bảo trì máy vi tính của công ty, đây là hoạt động bảo trì định kỳ hay bất thường và đã ghi nhận chi phí hay chưa?
- Đối với chi phí bán hàng kiểm toán viên cần xem xét xem các khoản chi phí vận chuyển và cước chi phí vận chuyển. Thông thường ở công ty ABC thường xảy ra trường hợp hàng đã xuất kỳ trước nhưng kỳ sau kế toán mới xuất hóa đơn vì vậy khoản chi phí này bị ghi nhận không đúng thời điểm. vì vậy kiểm toán viên cần kiểm tra các hóa đơn chứng từ vận chuyển trước và sau ngày kết thúc niên độ kế toán
Khách hàng ABC là đơn vị đã được kiểm toán từ năm trước. Trong năm kiểm toán trước đây, KTV nhận định rủi ro trong khoản mục chi phí bán hàng và chi phí trong quản lý doanh nghiệp là trung bình.
Kết luận:
Rủi ro tiềm tàng đƣợc xác định ở mức độ trung bình và thực hiện thủ tục kiểm toán cơ bản ở mức độ trung bình.
Xác định mức trọng yếu
Qua kinh nghiệm kiểm toán năm trước đối với khách hàng này, KTV nhận thấy trong năm tài chính vừa qua, đơn vị không có sự biến động lớn về bộ máy kế toán cũng nhƣ quản lý doanh nghiệp nên KTV sẽ không thực hiện thêm các thủ tục kiểm toán bổ sung mà sử dụng chủ yếu theo kết quả của hồ sơ kiểm toán năm trước.
Đối với mức trọng yếu cho toàn cuộc kiểm toán – M đƣợc xác định nhƣ sau: M của đơn vị đƣợc xác định theo Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Trong đó:
Đối với khách hàng ABC, KTV lựa chọn chỉ tiêu Doanh thu để làm cơ sở tính mức trọng yếu. Doanh thu của công ty ABC năm 2021 là 489.294.592.193 đồng, theo đánh giá của công ty, tỉ lệ mức trọng yếu tổng thể được tính tương ứng là
1%. Nhƣ vậy, mức trọng yếu (M) ở đây là M= 489.294.592.193 * 1% = 4.892.945.922 đồng.
Dựa trên kinh nghiệm của KTV từ những năm trước đây thì KTV có thể ước tính các sai phạm không được ghi nhận những năm trước chiếm khoảng gần 25% so với M. Do đó mức độ trọng yếu thực hiện PM tính đƣợc là: PM= M * 75% = 4.892.945.922 * 75% = 3.669.710.000 đồng. Tóm lại, mức trọng yếu thực hiện đối với BCTC của công ty ABC là 3.669.710.000 đồng.
Tỷ lệ sử dụng để tính ngƣỡng sai sót có thể bỏ qua là 4%, tức là 146.788.000 đồng Việc sử dụng mức trọng yếu và ngưỡng sai sót có thể bỏ qua được do trưởng nhóm xác định cho toàn bộ cuộc kiểm toán. Nhƣ vậy, nếu các sai phạm KTV phát hiện ra trong quá trình kiểm toán có giá trị lớn hơn 146.788.000 đồng thì KTV phải đƣa ra các bút toán điều chỉnh.
Bảng 2.8. Xác định mức trọng yếu của Công ty ABC Nội dung Các loại hình
đơn vị
Chỉ tiêu tính toán mức trọng yếu
Chọn tỷ lệ
%
Doanh thu 489.294.592.193 Đơn vị dựa vào doanh thu
0.5% đến 1%
Doanh thu
1%
Mức TY lựa chọn:
4.892.945.922 1% doanh thu
Mức TY thực hiện:
3.669.710.000 Bằng 75% mức trọng yếu tổng thể. Theo TOC, công ty có quy trình phù hợp, chặt chẽ, KTV đánh giá không có RR về gian lận =>
KTV chọn tỷ lệ 75% M Mức sai sót có
thể bỏ qua 146.788.000 Bằng 4% mức trọng yếu thực hiện (Nguồn: tài liệu kiểm toán báo cáo tài chính - FADACO)