CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP
2.1 Tổng quan về Công ty TNHH Một thành viên Du lịch Công đoàn Việt
2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ bộ máy quản lý tại Công ty TNHH MTV Du lịch Công đoàn Việt Nam
(Nguồn: Phòng kế toán) Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban:
Giám đốc:
- Là người trực tiếp điều hành, giám sát mọi hoạt động của phòng thị trường, kế hoạch tài chính.
- Quản lý toàn diện hoạt động của công ty.
- Đồng thời, chịu trách nhiệm trước công ty về kết quả hoạt động, sản xuất của công ty cũng như chịu trách nhiệm trước nhà nước về mặt pháp luật.
Phó giám đốc phụ trách lữ hành:
- Là người giúp việc cho giám đốc về mảng dịch vụ du lịch lữ hành.
Phó giám đốc phụ trách khách sạn:
Giám đốc
Phó Giám Đốc Phó giám đốc
Bộ phận Lữ Hành
Hành chính – Tổ Chức
Tài chính – Kế toán
Phòng Kinh doanh
Bộ phận Phục vụ
Bộ phận dịch vụ ăn uống
- Là người giúp việc cho giám đốc về mảng khách sạn.
Phòng kế toán tài chính:
- Tham mưu cho Giám đốc xây dựng kế hoạch kinh doanh hằng năm và tổ chức hạch toán kinh doanh trong khách sạn phù hợp với chế độ chính sách của Nhà Nước, công ty.
- Đảm bảo duy trì nguồn vốn có hiệu quả.
- Thực hiện công tác quản lý tài sản của Khách sạn, tổ chức mô hình hạch toán và thực hiện toàn bộ công tác kế toán sản xuất kinh doanh, kế toán thống kế, thông tin kinh tế hạch toán ở từng bộ phận trong khách sạn.
- Tổ chức thực hiện hoạt động tài chính kế toán của công ty như: theo dõi chi tiêu của doanh nghiệp, phân tích tình hình tài chính của Khách sạn, phản ánh tình hình sử dụng vốn, tài sản, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
- Thực hiện công tác ghi chép, báo cáo thống kê định kỳ, tháng, quý, năm theo quy định của Nhà nước và cung cấp kịp thời khi Ban giám đốc cần.
- Cùng với tổ thị trường xây dựng chính sách giá cả, khuyến mại để thúc đẩy kinh doanh những hàng hóa và dịch vụ trong Khách sạn.
- Đảm bảo thanh toán kịp thời chính xác
- Tổ chức thu thập và xử lý kịp thời thông tin về tình hình thực hiện kế hoạch trong khách sạn.
- Kiểm tra giám sát chặt chẽ việc thực hiện các hợp đồng kinh tế.
Phòng Hành chính tổ chức:
- Theo dõi và thực hiện công tác hành chính, quản trị trong Khách sạn, tổ chức thực hiện tất cả các Nội quy, quy định của Khách sạn, Công ty đề ra.
- Thực hiện công tác đối nội, đối ngoại, hành chính văn thư, đánh máy, lưu trữ văn bản.
- Giữ gìn bảo quản tài sản, công cụ lao động trong bộ phận quản lý.
- Cung cấp kịp thời các vật tư hàng hóa khi các bộ phận đề nghị đã được Giám đốc, phòng Kế toán duyệt để đảm bảo yêu cầu phục vụ hoạt động kinh doanh.
- Giúp ban giám đốc thực hiện sắp xếp, bố trí đào tạo cán bộ ngành du lịch để
làm việc ngay tại cơ quan cũng như làm việc tại các cơ sở. Có nhiệm vụ tổ chức thực hiện tiền lương, tiền thưởng, lao động …
- Hành chính công ty: Giúp đỡ ban giám đốc về văn bản, văn thư và phụ trách về mảng cho thuê xe, đưa đón khách
- Hành chính khách sạn: phục vụ khách hội nghị, tiệc cưới.
Phòng kinh doanh:
- Có nhiệm vụ nghiên cứu thị hiếu của khách trong cũng như ngoài nước để tham mưu cho ban Giám đốc về công tác thị trường, chính sách xây dựng sản phẩm du lịch thích hợp. Bên cạnh đó còn tiến hành các hoạt động tiếp thị và quảng cáo thường xuyên bằng nhiều hình thức nhằm thu hút khách.
- Tư vấn giao dịch ký kết hợp đồng với khách hàng về phòng nghỉ, hội nghị, tiệc cưới, tiệc tại Khách sạn.
- Thực hiện công tác chăm sóc Khách hàng.
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công tác đón tiếp: Bao gồm đặt phòng, gửi chỗ khi khách đến, cung cấp thông tin về các dịch vụ trong Khách sạn và đảm bảo thông tin liên lạc cho khách, nội bộ trong Khách sạn và Công ty.
Phòng phục vụ khách nghỉ:
- Tham mưu cho giám đốc về việc phát triền các dịch vụ lưu trú của Khách sạn để phục vụ và phù hợp với yêu cầu của khách ngày một tốt hơn
- Đảm bảo tối đa nhu cầu phục vụ khách hàng, nhu cầu lưu trú của khách tại Khách sạn.
- Cung cấp các dịch vụ có của khách trong phòng của Khách sạn cho khách (nghỉ ngơi, ăn uống, giải trí ...). Đảm bảo yêu cầu của khách về các dịch vụ mà khách sạn có.
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ công việc tại khu vực tiền sảnh, hành lang cầu thang, khu vực để xe, khu vệ sinh công cộng liên quan đến cảnh quan môi trường, đảm bảo môi trường Khách sạn luôn sạch đẹp.
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc đảm bảo điện, nước, quản lý kỹ thuật, bảo dưỡng trang thiết bị ở các bộ phận trong Khách sạn.
Phòng dịch vụ:
- Phục vụ khách nghỉ tại khách sạn, tiệc cưới, tiệc hội nghị, hội thảo.
- Tham mưu cho Giám đốc trong việc định giá món ăn, lên thực đơn thay đổi phù hợp với tình hình thực tế của Thị trường
- Duy trì phát triển cải thiện nhà hàng và chất lượng phục vụ khách hàng, đảm bảo việc huẩn luyện nhân viên mới đáp ứng yêu cầu phát triển của nhà hàng, Khách sạn
- Lập ra những quy định, điều lệ cho khu vực nhà hàng, bếp tham gia giải quyết những vấn đề nhân sự khi cần thiết
- Chịu trách nhiệm trước giám đốc về chế biến các món ăn trong Khách sạn, đảm bảo vệ sinh, chất lượng ăn uống cho khách, cũng như chất lượng bữa ăn phục vụ cho Cán bộ công nhân viên.
- Chịu trách nhiệm trước giám đốc về kinh doanh hàng hóa, dịch vụ trong nhà hàng, quầy Bar, dịch vụ ăn uống lưu động tại phòng …
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty được tổ chức khá gọn le, năng động, phù hợp với cơ cấu kinh doanh của công ty. Quyền hạn quản lý của các phòng ban được phân công rạch ròi không bị chồng chéo, vì vậy các cán bộ nhân viên có thể phát huy được hết khả năng về trình độ chuyên môn, khuyến khích tinh thần trách nhiệm và ý thức làm chủ tập thể của từng người. Các phòng ban chức năng quan hệ chặt chẽ với các cấp lãnh đạo trực tiếp điều hành, trợ giúp giám đốc thực hiện các kế hoạch kinh doanh, giúp giám đốc định hướng kinh doanh nhằm đạt hiệu quả cao.