CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY TNHH PKF VIỆT NAM THỰC HIỆN
2.4. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG
2.4.2. Hạn chế và nguyên nhân của hạn chế
2.4.2.1. Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán Thứ nhất, về tìm hiểu thông tin khách hàng
- Đối với các khách hàng đã sử dụng dịch vụ kiểm toán của PKF nhiều năm, các KTV thường sử dụng các thông tin lưu trữ trong hồ sơ thường trực và hồ sơ kiểm toán năm trước, mặc dù cập nhật thêm các thông tin tài chính ảnh hưởng đến BCTC năm nay nhưng còn bỏ qua các yếu tố phi tài chính.
- Đối với khách hàng mới: với những KH mới có lĩnh vực kinh doanh đặc thù mà KTV chưa có nhiều hiểu biết trước đó nên việc thu thập thông tin thường khó khăn, không đầy đủ ảnh hưởng đến khả năng xét đoán ban đầu của KTV.
Nguyên nhân là do mỗi cuộc kiểm toán đều có giới hạn về nhân lực và thời gian thực hiện. Vào mùa kiểm toán, khối lượng công việc là rất lớn nhưng số lượng nhân viên lại không đổi nên khối lượng công việc trên mỗi KTV là nhiều hơn, áp lực cho mỗi KTV và trợ lý KTV cũng tăng lên. Nên khi tìm hiểu thông tin về khách hàng, việc tìm hiểu các yếu tố phi tài chính còn được thực hiện sơ sài.
Thứ hai, về đánh giá kiểm soát nội bộ
PKF Việt Nam thiết kế mẫu bảng hỏi để tìm hiểu về KSNB và các KTV thường sử dụng mẫu có sẵn này, tuy nhiên mẫu này không thể bao quát hết các đặc điểm của KH. Hơn nữa, bảng câu hỏi chỉ có tùy chọn “Có/Không/Không áp dụng”
58
nên có thể bị ảnh hưởng bởi ý kiến chủ quan của người trả lời. Quy trình phỏng vấn KH cũng còn đơn giản, chỉ đánh giá tổng thể chứ không thể đi sâu vào đánh giá rủi ro kiểm toán của khoản mục CPHĐ.
Nguyên nhân là do vào cuối năm, số lượng KH nhiều kéo theo khối lượng công việc lớn và nhân lực lại có hạn. Mặt khác việc đánh giá KSNB phải được thực hiện bởi những KTV có nhiều kinh nghiệm và am hiểu về khách hàng. Nên KTV thường sử dụng luôn các mẫu bảng hỏi tìm hiểu về KSNB có sẵn mà không thiết kế riêng cho mỗi KH.
Thứ ba, về xác định mức trọng yếu
Tại PKF Việt Nam, việc xác định mức trọng yếu mới chỉ dừng lại ở việc đánh giá toàn bộ BCTC mà chưa có công thức để tính mức trọng yếu cho từng khoản mục cụ thể. Điều này sẽ làm tăng khả năng xảy ra sai sót không bị phát hiện đối với các khoản mục.
Nguyên nhân là do trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, KTV cấp cao tiến hành xác định mức trọng yếu, mức trọng yếu này thường được áp dụng với mọi phần hành và xuyên suốt cuộc kiểm toán chứ không xác định mức trọng yếu cho từng khoản mục cụ thể.
Thứ tư, về hiệu suất làm việc của KTV và chất lượng công việc kiểm toán trong giai đoạn lập kế hoạch
Trong mùa kiểm toán, các KTV vừa phải hoàn thành cuộc kiểm toán trước vừa phải lập kế hoạch cho cuộc kiểm toán tiếp theo. Đây là một hạn chế rất lớn đối với sự tập trung của các KTV và vô hình chung tạo ra một môi trường làm việc căng thẳng. Điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất làm việc của KTV và chất lượng của công việc kiểm toán trong giai đoạn lập kế hoạch.
Nguyên nhân là do nhân lực và thời gian của mỗi cuộc kiểm toán là có hạn, tình hình biến động nhân sự đặc biệt là các KTV làm việc lâu năm trong ngành cũng như xuất phát từ đội ngũ nhân lực trẻ, năng động, khả năng học hỏi cao nhưng lại chưa có nhiều kinh nghiệm. Bên cạnh đó có một số khách hàng chưa thực sự hợp tác với KTV trong việc cung cấp chứng từ và tài liệu phục vụ cho cuộc kiểm toán
59
hoặc cố tình kéo dài thời gian, gây trở ngại cho nhóm kiểm toán. Điều này dẫn đến một vài cuộc kiểm toán bị chậm tiến độ.
2.4.2.2. Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán
Thứ nhất, quy trình chọn mẫu để kiểm tra chi tiết còn chưa khoa học, chủ yếu dựa trên xét đoán nghề nghiệp của KTV. Quá trình chọn mẫu chủ yếu dựa trên kinh nghiệm, tập trung vào các mẫu có giá trị cao mà không quan tâm nhiều đến các mẫu có giá trị thấp. Do đó, việc lấy mẫu có thể bỏ sót các nghiệp vụ có giá trị thấp nhưng có tổng tác động và sai sót lớn. Mặt khác, việc chọn mẫu chủ yếu dựa trên kinh nghiệm của KTV, vì vậy đối với những KTV còn trẻ, chưa có nhiều kinh nghiệmcó thể lựa chọn các mẫu không đại diện cho toàn bộ khoản mục.
Nguyên nhân là do nhân lực và thời gian của mỗi cuộc kiểm toán là có hạn mà khoản mục chi phí lại có nhiều nghiệp vụ phát sinh. Nên đội ngũ nhân lực trẻ, năng động, khả năng học hỏi cao nhưng lại chưa có nhiều kinh nghiệm, thường chọn những mẫu có giá trị cao để kiểm tra mà bỏ qua các nghiệp vụ có giá trị nhỏ.
Thứ hai, hiện tại PKF Việt Nam chưa sử dụng phần mềm kiểm toán để hỗ trợ kiểm toán. Các GTLV được thực hiện chủ yếu trên Word và Excel. Các thủ tục cần xử lý nhiều số liệu chủ yếu được KTV xử lý trên Excel. Công việc này được thực hiện một cách thủ công, tránh được những rủi ro có thể xảy ra do lỗi phần mềm.
Tuy nhiên, vì đây là một công việc thủ công nên mất nhiều thời gian và hiệu quả mang lại phụ thuộc nhiều vào khả năng và kinh nghiệm của người thực hiện.
Nguyên nhân do cơ cấu bộ máy tổ chức của PKF Việt Nam chưa có một phòng ban nào về công nghệ thông tin. Nên việc xây dựng và sử dụng phần mềm kiểm toán để hỗ trợ cho quy trình kiểm toán còn gặp nhiều khó khăn.
Thứ ba, để đạt được sự chuẩn hóa tối đa các hướng dẫn và quy trình kiểm toán chất lượng cao, các hướng dẫn kiểm toán của PKF Việt Nam đôi khi được coi là cứng nhắc, chủ yếu bao gồm các nguyên tắc và thủ tục kiểm toán có sẵn mà KTV phải tuân theo. Điều này đôi khi dẫn đến sự kém hiệu quả trong công việc kiểm toán do KTV ngại đưa ra ý kiến đóng góp và sự không hài lòng từ KH mới khi họ lần đầu sử dụng dịch vụ kiểm toán của PKF.
60
Nguyên nhân là do đội ngũ nhân lực trẻ nên đôi khi còn ngần ngại trong việc đưa ra ý kiến đóng góp với cấp trên cũng như chưa có nhiều kinh nghiệm làm việc với khách hàng.
2.4.2.3. Trong giai đoạn kết thúc kiểm toán
Về GTLV, tại PKF vẫn xảy ra tình trạng khó khăn khi tìm hồ sơ file cứng, thậm chí có trường hợp thất lạc hồ sơ. Nguyên nhân là do có rất nhiều hồ sơ file cứng cần lưu trữ nhưng không gian diện tích văn phòng lại có hạn.
Việc tổng hợp kết quả kiểm tra và thực hiện soát xét ở tất cả các cấp đôi khi mất nhiều thời gian hơn dự kiến. Do số lượng KH của PKF Việt Nam tương đối lớn, đặc biệt là vào mùa kiểm toán, trưởng nhóm kiểm toán và chủ nhiệm kiểm toán sẽ phải phụ trách và soát xét nhiều nhóm kiểm toán nên sẽ xảy ra tình trạng chậm trễ trong việc trao đổi những vấn đề còn tồn tại trong quá trình xử lý GTLV. Điều này dẫn đến khi nhóm kiểm toán đã kết thúc thời gian làm việc tại công ty KH nhưng vẫn phải liên hệ với KH trong một thời gian dài sau đó để có thể giải quyết những vấn đề chưa rõ ràng trên GTLV. Việc liên lạc qua lại này có thể gây ra sự bất tiện và đôi khi khiến KH không hài lòng cũng như đánh giá công ty không tốt.
Nguyên nhân là do nhân lực và thời gian của mỗi cuộc kiểm toán là có hạn, tình hình biến động nhân sự đặc biệt là các KTV làm việc lâu năm trong ngành cũng như xuất phát từ đội ngũ nhân lực trẻ, năng động, khả năng học hỏi cao nhưng lại chưa có nhiều kinh nghiệm. Bên cạnh đó có một số khách hàng chưa thực sự hợp tác với KTV trong việc cung cấp chứng từ và tài liệu phục vụ cho cuộc kiểm toán hoặc cố tình kéo dài thời gian, gây trở ngại cho nhóm kiểm toán. Điều này dẫn đến một vài cuộc kiểm toán bị chậm tiến độ.
61
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Chương 2 đã giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH PKF Việt Nam và cũng trình bày quy trình kiểm toán khoản mục CPHĐ chung và thực trạng quy trình kiểm toán khoản mục CPHĐ với KH cụ thể CTCP KNH do Công ty TNHH PKF Việt Nam thực hiện qua ba giai đoạn: giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, giai đoạn thực hiện kiểm toán và giai đoạn kết thúc kiểm toán. Qua đó đánh giá những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của hạn chế. Từ đó đưa ra định hướng phát triển và giải pháp hoàn thiện quy trình kiểm toán khoản mục CPHĐ trong Chương 3.
62